BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan dibidang perkantoran akan lebih baik. Kemajuan teknologi khususnya dibidang elektronika membawa kemudahan dalam melaksanakn tugas-tugas perkantoran. Untuk kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume kerja yang cukup banyak penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses. Pengaruh teknologi, menunjukkan atau memungkinkan pemakaian mesinmesin serba otomatis seperti yang ada di bagian tata usaha seperti: komputer dan mesin printer. Salah satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah. Kecepatan tersebut mengakibatkna pula bahwa keputusan atau masalah-masalah yang sangat mendesak dapat segera diselesaikan. Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterprestasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi seperti sekarang ini, terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan alat-alat elektronik. Modernnya peralatan yang diciptakan,seperti komputer tidak menyebabkan pengetahuan dan masalah penanganan informasi dengan sistem tangan atau manual ditinggalkan begitu saja. Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis,
berdasarkan program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. Ketetapan suatu komputer bekerja tergantung pada ketetapan manusia dalam memberi umpan informasi. Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam pekerjaan pada bagian Tata Usaha adalah merupakan tuntutan dan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual. Teknologi komputer, termasuk salah satu teknologi yang berkembang dengan pesat, oleh sebab itu perlu segera dimanfaatkan penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Sehubungan dengan hal tersebut, yang perlu dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan komputer membawa serta metoda baru dalam pencatatan dan penyimpanan informasi, yang mempengaruhi cara bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan, dan didistribusikan kepada yang membutuhkannya. Dunia perkantoran membutuhkan komputer dalam menunjang pengelolaan informasi secara terpadu. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format yag dapat diinterprestasikan komputer melalui wujud baca mesin. Kurang dapat dimanfaatkannya komputer secara maksimal dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggung jawabkan. Perkembangan yang pesat dari teknologi informasi merupakan akibat dari banyak faktor, salah satu diantaranya adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan informasi dalam berbagai kegiatan manusia baik kegiatan yang terorganisasi
maupun yang tidak terorganisasi menunjukkan adanya peningkatan. Berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan kegiatan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut. Dengan kata lain informasi sangat dibutuhkan mulai dari mempersiapkan kegiatan sampai pada pencapaian tujuan yang diinginkan. Dalam penggunaannya kadang-kadang pengertian informasi dikacaukan dengan pengertian data dan fakta. Banyak istilah yang berhubungan dengan teknologi informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakatan istilah yang sering digunakan. Beberapa istilah yang sering digunakan adalah system informasi manajemen, teknologi informasi (TI), sistem informasi operasi dan sistem sistem organisasional lain. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas karyawan, informasi, kolaborasi, dan pembelajaran organisasional (Daft, 2003 : 264). Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Efisiensi di dalam sistem teknologi informasi memiliki peran yang bertujuan untuk mempercepat proses kerja, memotong biaya, dan memperbaiki koordinasi. Peran sistem teknologi informasi yang kedua adalah efektifitas yang memiliki arti sesuatu yang berhasil digunakan. Teknologi komputer dapat digunakan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan agar bisa berkinerja lebih baik
dalam melaksanakan pekerjaan. Teknologi informasi bisa menyediakan semua jenis data kepada karyawan. Sistem-sistem teknologi informasi ini memungkinkan para manajer untuk mendesain bebagai pekerjaan guna memberikan lebih banyak pekerjaan intelektual dan lebih menantang bagi para karyawan. Ketersediaan teknologi informasi tidak menjamin kinerja pekerjaan yang meningkat, tetapi ketika diimplementasikan dan digunakan dengan tepat, bisa memberikan pengaruh yang dramatis terhadap efektivitas karyawan. Peran Ketiga dan keempat dari sistem teknologi informasi adalah informasi dan kolaborasi. Kemampuan untuk menghasilkan data dan informasi melampaui para karyawan untuk memprosesnya. Teknologi informasi merupakan faktor utama yang memberikan kontribusi dalam penyakit baru ini. Tetapi para manajer memiliki kemampuan untuk mengurangi masalah dan memperbaiki kualitas informasi. Dengan banyaknya data yang dapat dihasilkan sebuah sistem dan melewatkan kebutuhan untuk memberikan sedikit informasi yang berkualitas yang sesuai dengan waktu dan kegunaan untuk kepentingan pengambilan keputusan. Teknologi informasi meningkatkan kolaborasi dalam organisasi. Intranet dan jaringan jaringan lain, sistem manajemen pengetahuan, dan perangkat grup dapat menghubungkan para karyawan diseluruh penjuru dunia untuk berbagi dan bertukar informasi serta ide. Peran kelima dari sistem teknologi informasi adalah pebelajaran organisaional. Teknologi informasi merupakan bagian penting dalam organisasi organisasi pembelajaran pada saat ini karena teknologi informasi memberikan identifikasi masalah dan peluang serta pengambilan keputusan yang lebih cepat, kapasitas
pembelajaran yang lebih besar dari informasi, dan pengetahuan yang dimiliki besama secara luas. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, berkembang menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era globalisasi. Berbagai perangkat teknologi informasi untuk infrastruktur, service maupun aplikasi, saat ini sangat banyak tersedia di pasaran dalam berbagai bentuk dan fungsinya. Hal ini menyebabkan banyaknya alternative solusi teknologi informasi yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan kebijakan pengembangan organisasi. Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masingmasing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya. Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Saat ini setiap karyawan dapat menentukan pilihan karirnya berdasarkan skill yang dimilikinya. Keadaan ini memacu setiap individu untuk mengembangkan potensi dirinya dengan harapan mendapatkan jenjang karir yang lebih tinggi. Pilihan yang efektif dan efisien juga tedapat pada pemanfaatan teknologi teknologi informasi, yang biasanya telah dimiliki kantor-kantor
pemerintahan maupun swasta. Maka, kinerja pegawai sebagai sumber daya manusia memiliki peran penting dalam pencapaian kinerja perusahaan. Dalam peningkatan kompetisi yang efektif, organisasi memerlukan terlebih dahulu model kompetensinya. Fakultas Ekonomi yang mengembangkan visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan pentingnya pemanfaatan teknologi informasi dalam peningkatan kompetensi dan kinerja pegawai untuk meningkatkan efesiensi waktu dan mendukung kegiatan operasional. Dengan kecanggihan zaman dan pemanfaatan teknologi informasi dalam era globalisasi ini sangat mendukung efisiensi untuk kegiatan administratif serta operasionalnya dan diharapkan dapat mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang lebih kreatif dan kompetitif untuk kemajuan organisasi sehingga mendorong penulis memilih judul IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. B. Perumusan Masalah Adapun alasan penulis dalam memaparkan implementasi teknologi informasi adalah bahwa pemanfaatannya akan sangat membantu efesiensi pekerjaan bagi seluruh pegawai dan peningkatan kompetensi dalam jenjang karir setiap pegawai, sehingga permasalahannya yang akan dibahas dalam penulisan
tugas akhir adalah Bagaimana Implementasi Teknologi Informasi Untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi?. C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Implementasi Teknologi Informasi Untuk Meningkatkan Efisiensi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. b) Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama. c) Agar penulis lebih memahami pemanfaatan teknologi informasi untuk peningkatan kompetensi pegawai. 2. Bagi Instansi. a) Sebagai masukan untuk meningkatkan pemanfaatan pelaksanaan teknologi informasi untuk membantu efesiensi pekerjaan pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi Peneliti yang Akan Datang a) Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN MINGGU KE 1 Persiapan I II III 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan. BAB 2 : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi. BAB 3 : PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat teknologi informasi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi. BAB 4 : PENUTUP Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi dimasa mendatang.