2017 Pedoman Penggunaan Sistem Informasi Akademik untuk Dosen PUSAT KOMPUTER UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA
Penggunaan Sistem Informasi Akademik untuk Dosen Universitas Teknologi Yogyakarta 1. Pendahuluan Sistem Informasi Akademik (SIA) Universitas Teknologi Yogyakarta merupakan sistem yang bertujuan untuk mempermudah pengelolaan data akademik mahasiswa dan dosen. Melalui sistem ini, seorang dosen memiliki peran sebagai dosen mata kuliah dan dosen wali sehingga dapat mengisi kartu hasil studi (KHS) mahasiswa sekaligus menyetujui kartu rencana studi (KRS) mahasiswa setiap semester. Selain kedua hal tersebut, dosen dapat melakukan beberapa hal lain yang akan dipandu oleh penjelasan pada pedoman ini. 2. Pedoman Penggunaan Sistem Sistem Informasi Akademik (SIA) dapat dibuka pada alamat sia.uty.ac.id/. Berikut pedoman menggunakan sistem sebagai administrator Gambar 2.1 Halaman utama Sistem Informasi Akademik Setiap dosen yang telah memiliki akun, dapat melalukan login terlebih dahulu untuk memasuki sistem. Login dapat dilakukan pada halaman seperti Gambar 2.1. Bila login berhasil dilakukan maka akan muncul halaman seperti berikut
Gambar 2.2 Dasbor dosen pada SIA Apabila login sudah berhasil maka akan muncul dasbor dosen dengan beberapa menu di sebelah kiri halaman serta kalender akademik sesuai tahun ajaran. Berikut penjelasan setiap menu pada SIA. a. Profil Dosen Melalui menu Profil Dosen, setiap dosen dapat mengetahui, menambah atau mengedit profil, baik profil identitas diri maupun profil dalam kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi diantaranya seperti melaksanakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Berikut halaman yang muncul apabila dosen memasuki menu Profil Dosen
Gambar 2.3 Halaman profil dosen Selain dapat melihat profil dosen dapat mencetak dan mengedit profil. Berikut halaman yang akan muncul apabila dosen menekan tombol edit seperti pada Gambar 2.3
Gambar 2.4 Halaman pendaftaran baru Terdapat edit profil identitas diri yang dapat langsung diedit dan disimpan dengan tombol simpan seperti pada gambar di atas. Terdapat pula edit, hapus, dan tambah profil kegiatan Tridharma Perguruan Tingi berikut langkah untuk melakukan ketiga tersebut
Gambar 2.5 Halaman edit profil Tambah Kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi Untuk menambah data, dosen dapat menekan tombol tambah, sehingga akan muncul sebuah form. Data yang telah dimasukkan pada form dapat disimpan dengan menekan tombol simpan seperti pada gambar berikut Gambar 2.6 Form tambah data Edit dan Hapus Kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi Untuk mengedit data, dosen dapat mengarahkan kursor pada data yang akan diolah sehingga akan muncul tombol edit(tombol kuning berikon pensil) dan hapus(tombol merah berikon tempat sampat) seperti gambar berikut
Gambar 2.7 Tombol edit dan hapus data Untuk menghapus data, dosen dapat menekan tombol merah berikon tempat sampah. Sedangkan, untuk mengedit data, dosen dapat menekan tombol lain sehingga akan muncul form seperti berikut Gambar 2.8 Form edit data Data yang telah diedit akan tersimpan apabila dosen menekan tombol simpan seperti pada Gambar 2.8 b. Menu Dosen Terdapat dua buah submenu pada Menu Dosen, yaitu Nilai dan Histori Mengajar. Berikut penjelasan dari kedua submenu tersebut Nilai Sebagai dosen untuk sebuah mata kuliah, dosen dapat memasukkan nilai yang telah diraih oleh mahasiswa selama kegiatan perkuliahan. Pada halaman nilai, dosen akan mendapatkan pedoman untuk melakukan penambahan data, berikut gambar dari halaman tersebut
Gambar 2.9 Halaman nilai Histori Mengajar Pada submenu Histori Mengajar, dosen dapat melihat daftar mata kuliah yang pernah diampu, berikut gambar dari halaman tersebut Gambar 2.10 Halaman histori mengajar
c. Menu Dosen Wali Selain menjadi dosen yang mengampu mata kuliah tertentu, dosen dapat bertugas menjadi dosen wali untuk membimbing kegiatan akademik mahasiswa. Menu Dosen Wali memiliki beberapa submenu, berikut penjelasan dari setiap submenu Mahasiswa Key In Submenu mahasiswa key in berisi daftar mahasiswa beserta nim, nama, program studi, kelas, angkatan, dan gender yang dibimbing oleh dosen wali. Berikut gambar dari halaman tersebut Gambar 2.11 Halaman mahasiswa key in Kelas bimbingan Submenu kelas bimbingan berisi daftar mahasiswa dalam suatu kelas. Untuk melihat daftar mahasiswa, dosen harus memilih kelas bimbingan terlebih dahulu kemudian menekan tombol Lihat sehingga akan muncul daftar mahasiswa dalam kelas tersebut seperti pada gambar berikut
Gambar 2.12 Halaman kelas bimbingan Setelah daftar mahasiswa muncul, dosen wali dapat mengetahui identitas mahasiswa dengan cara menekan nama mahasiswa sehingga akan muncul seperti gambar berikut Gambar 2.13 Identitas mahasiswa kelas bimbingan Pin KRS Mahasiswa Dosen wali dapat mengetahui pin kartu rencana studi atau KRS mahasiswa melalui submenu ini. Agar muncul daftar pin KRS, dosen harus memilih kelas bimbingan terlebih dahulu. Setelah semua data dapat terlihat, dosen dapat melakukan pencarian pin setiap mahasiswa berdasarkan nim dan nama mahasiswa. Berikut, gambar halaman pin KRS mahasiswa
Gambar 2.14 Halaman daftar pin KRS mahasiswa kelas bimbingan Rekap KRS Melalui submenu rekap nilai, dosen wali dapat mengetahui mata kuliah, jumlah SKS, dan kelas yang diambil oleh mahasiswa serta telah disetujui oleh dosen wali pada saat KRS. Berikut, dokumen *.pdf yang muncul saat submenu tersebut dipilih Gambar 2.15 Rekap KRS mahasiswa kelas bimbingan Setelah dokumen seperti Gambar 2.15 muncul, dosen dapat menyimpan dokumen dengan memilih ikon atau ikon untuk mencetak dokumen tersebut.
KHS Mahasiswa Melalui submenu ini, dosen wali dapat melihat hasil studi setiap mahasiswa baik secara keseluruhan atau pada setiap semester. Berikut gambar dari halaman KHS mahasiswa Gambar 2.16 Halaman KHS mahasiswa kelas bimbingan Berdasarkan Gambar 2.16, dosen dapat memilih salah satu menu yang dilingkari oleh garis berwarna merah. Berikut gambar halaman dari ketiga menu tersebut Gambar 2.17 Halaman histori KHS mahasiswa kelas bimbingan Gambar 2.17 merupakan gambar dari halaman histori KHS mahasiswa pada seluruh semester. Untuk melihat khs mahasiswa, dosen perlu memasukkan NIM terlebih dahulu seperti pada lingkaran merah gambar di atas.
Gambar 2.18 Halaman KHS mahasiswa kelas bimbingan pada suatu semester Untuk melihat khs mahasiswa berdasarkan semester, dosen harus memasukkan NIM, memilih tahun ajaran serta semester seperti pada Gambar 2.18. Gambar 2.19 Halaman rekap nilai mahasiswa Halaman rekap nilai hampir sama dengan histori KHS. Untuk melihat data seorang mahasiswa, dosen harus memasukkan NIM terlebih dahulu kemudian menekan tombol Lihat.