Panduan Penggunaan Aplikasi MANAJEMEN PERSURATAN (E-Office) PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
Daftar Isi 1. DESKRIPSI APLIKASI... 3 2. PERSIAPAN INFRASTRUKTUR... 5 2.1. KONEKSI INTERNET... 5 2.2. BROWSER... 5 2.3. E-MAIL... 6 2.4. PDF READER... 6 2.5. MESIN SCANNER... 6 3. CARA AKSES APLIKASI... 7 4. PANDUAN BAGI OPERATOR FO (FRONT OFFICE)... 8 4.1. PENGIRIMAN / INPUT SURAT MASUK... 8 5. PANDUAN BAGI PENGGUNA APLIKASI UMUM... 10 5.1. MENERIMA/MEMBUKA SURAT MASUK... 10 5.2. MELIHAT/TRACKING STATUS DISPOSISI SURAT... 11 5.3. MENCETAK LEMBAR DISPOSISI... 11 5.4. MENDISPOSISI SURAT... 12 5.5. MENANGGAPI SURAT (KOMENTAR)... 12 5.6. MENUTUP SURAT/DOKUMEN... 13 5.7. MEMBUAT SURAT INTERNAL (MEMO)... 13 5.8. INPUT DOKUMEN/SURAT KELUAR... 14 5.9. REKAP LAPORAN SURAT... 15 5.10. AGENDA... 16 5.11. MENGUBAH PASSWORD PENGGUNA... 17 6. PANDUAN BAGI ADMINISTRATOR... 18 6.1. MANAJEMEN UNIT... 18 6.2. MANAJEMEN GRUP PENGGUNA... 19 6.3. MANAJEMEN PENGGUNA... 20
1. DESKRIPSI APLIKASI Peranan surat-menyurat sebagai media komunikasi yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan antar instansi pemerintah tidak dapat tergantikan dan masih menjadi rujukan utama dalam setiap kegiatan di pemerintahan. Kegiatan surat-menyurat perlu dilakukan dengan baik karena menyangkut kepentingan banyak pihak yang terlibat baik pengirim, penerima, pencatat dan pengolah surat. Semakin banyak dan luas hubungan dengan pihak luar instansi, volume surat serta kegiatan suratmenyurat akan semakin padat. Sehingga manajemen administrasi surat-menyurat adalah kegiatan terpenting dalam suatu instansi pemerintah. Secara eksternal surat sangat penting bagi publik untuk menilai instansi yang bersangkutan. Secara internal surat sangat penting sebagai media komunikasi intern, baik dari atas ke bawah dalam bentuk instruksi/disposisi, maupun dari bawah ke atas dalam bentuk laporan. Administrasi surat-menyurat di pemerintahan secara umum masih berjalan secara manual. Jumlah ataupun intensitas persuratan di instansi pemerintah dari waktu ke waktu semakin bertambah dengan volume yg sangat tinggi. Dengan sistem manual, pencarian data menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Beberapa permasalahan yang muncul dengan administrasi surat-menyurat yang masih manual di antaranya: 1. Penumpukan dokumen surat 2. Penggunaan kertas yang relatif banyak 3. Disposisi yang tidak real time 4. Sulitnya mencari dokumen surat 5. Rekap laporan persuratan secara manual Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) di Indonesia semakin hari terus tumbuh. Keadaan tersebut mendorong instansi pemerintahan untuk terus membenahi dan meningkatkan kinerja dalam pelayanan publik memanfaatkan kemajuan TIK menuju e-government, dimana segala pelayanan publik oleh pemerintah didukung dengan pemanfaatan TIK. Untuk mewujudkan e-government salah satu hal yang dibutuhkan instansi pemerintah adalah penggunaan aplikasi manajemen persuratan. Tujuan sistem tersebut untuk memudahkan dan mempercepat kinerja pegawai di kantor dalam rangka memberikan pelayanan publik. e-office (Paperless Office) adalah aplikasi yang dikembangan khusus untuk instansi pemerintah yang masih menggunakan cara manual dalam proses administrasi surat menyurat. Aplikasi e-office dikembangkan sesuai dengan Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di lingkungan instansi pemerintah. Pada Undang-undang ini terdapat pedoman mengenai spesifikasi teknis dan non-teknis pada aplikasi.
Proses alur surat masuk dan disposisi dalam aplikasi Paperless Office sekilas ditunjukan pada gambar berikut: Secara umum, benefit menggunakan e-office (Paperless Office) adalah untuk memudahkan proses administrasi persuratan yang mulanya dilakukan secara manual. Selain itu mampu meningkatkan efisiensi baik waktu, biaya, maupun tenaga. Adapun secara khusus benefit menggunakan e-office adalah: 1. Pengarsipan surat secara digital 2. Mengurangi biaya penggunaan kertas 3. Pelaksanaan disposisi di manapun dan kapanpun 4. Mempercepat pencarian dokumen surat 5. Memudahkan koordinasi 6. Memudahkan tracking dan status disposisi surat 7. Memudahkan rekap laporan surat
2. PERSIAPAN INFRASTRUKTUR 2.1. Koneksi Internet Aplikasi e-office ini berbasis web, sehingga untuk dapat mengaksesnya pastikan sebelumnya bahwa perangkat komputer / PC / laptop yang digunakan sudah terhubung dengan jaringan internet. 2.2. Browser Aplikasi e-office ini diakses menggunakan browser yang direkomendasikan yaitu Mozilla Firefox dengan versi terbaru, atau minimal versi 40 ke atas. Cara pengecekan versi browser ini berikut: 1. Setelah browser diakses, klik Open Menu di sisi pojok kanan atas, lalu klik tombol Help 2. Lalu klik About Firefox
3. Sehingga akan tampil informasi versi browser seperti contoh berikut. 2.3. E-mail Setiap pengguna aplikasi e-office disarankan sebelumnya memiliki e-mail untuk disetting ke profil user (oleh Admin) yang berguna untuk menerima notifikasi pemberitahuan via email jika ada surat disposisi yang masuk. Jenis e-mail ini bisa apa saja, namun e-mail yang direkomendasikan adalah Gmail yang aktif pada smartphone Android, sehingga pengguna smartphone Android akan dengan mudah langsung bisa menerima notifikasi surat via pop-up di handphone. 2.4. PDF Reader Perangkat Komputer / PC / Laptop yang digunakan untuk mengakses aplikasi disarankan sudah terinstal software PDF reader, yang berguna untuk pengelolaan file surat. 2.5. Mesin Scanner Untuk pengguna operator FO (front office) yang menginputkan surat masuk, perlu mesin scanner yang akan digunakan untuk scan fisik surat, yang kemudian diupload untuk proses pengiriman surat.
3. CARA AKSES APLIKASI Untuk dapat mengakses aplikasi Paperless Office, lakukan login ke dalam aplikasi terlebih dahulu. Langkah-langkah untuk melakukan Login adalah sebagai berikut : 1. Buka browser Mozilla Firefox 2. Ketikkan nama URL pada halaman browser. 3. Selanjutnya akan muncul halaman Login. Masukkan username dan password lalu klik tombol Login. 4. Selanjutnya akan masuk halaman aplikasi e-office
4. PANDUAN BAGI OPERATOR FO (FRONT OFFICE) 4.1. Pengiriman / Input Surat Masuk Surat Masuk merupakan surat yang datang dan ditujukan kepada instansi/kantor kita, yang dikirimkan dari pihak lain. Proses input surat masuk ini dilakukan oleh administrator sebagai berikut: 1. Pada menu utama pilih Outbox. 2. Tekan tombol, sehingga tampil form berikut 3. Isikan detail data surat masuk undangan yang diperlukan pada form di atas berupa: Asal Surat : pilihan kategori dokumen Pengirim : pihak/instansi pengirim surat Tanggal Diterima : tanggal diterimanya surat Kepada : pihak/instansi penerima surat Tujuan : nama tujuan penerima surat. Ketikkan nama pejabat penerima tujuan surat yang kemudian akan tampil data autocomplete daftar nama pejabat, lalu pilih/klik nama pejabat yang dituju. Tembusan : nama tujuan tembusan surat (jika diperlukan) Jenis Surat : pilih surat undangan
Sifat Dokumen : pilihan sifat dokumen Nomor Dokumen : nomor dokumen yang tercantum di fisik dokumen/surat Tanggal Dokumen : tanggal yang tercantum di fisik dokumen/surat Perihal : judul perihal surat Keterangan : keterangan tambahan untuk dokumen/surat yang masuk File : upload file hasil scan fisik dokumen/surat berupa format pdf atau jpeg Tanggal Undangan : tanggal undangan (diisikan hanya jika jenis surat undangan) Jam Undangan : jam undangan (diisikan hanya jika jenis surat undangan) Lokasi : lokasi undangan (diisikan hanya jika jenis surat undangan) 4. Tekan tombol. Selanjutnya data surat ini akan diterima oleh penerima surat. Di samping itu, setiap surat yang dikirimkan oleh FO akan otomatis tercatat pada rekap Laporan Surat Masuk.
5. PANDUAN BAGI PENGGUNA APLIKASI UMUM Pengguna umum aplikasi ini meliputi semua staf atau pejabat pengguna aplikasi, (misalnya mulai dari Kepala Dinas, Kepala Bagian atau sampai dengan staf). Sedangkan hak akses pengguna tergantung seting akses yang diset oleh Admin. 5.1. Menerima/Membuka Surat Masuk Setelah surat dikirimkan oleh admin, maka penerima surat dapat menerima surat dengan cara login sesuai akses yang diberikan, lalu ikuti langkah berikut: 1. Pada menu utama pilih Inbox, sehingga akan tampil daftar surat masuk seperti berikut. Data inbox surat yang belum dibaca akan bertanda bold/tebal. 2. Tentukan surat yang akan dibuka/dibaca, lalu klik pada bagian judulnya sehingga akan tampil isi surat seperti contoh berikut. 3. Untuk membuka file scan/attachment surat, klik pada bagian nama file dokumen yang berformat.pdf atau.jpg Selanjutnya surat masuk yang telah dibuka ini dapat dilakukan Cetak Lembar Disposisi, Konfirmasi, Disposisi dan Tutup Surat.
5.2. Melihat/Tracking Status Disposisi Surat Dari detail inbox surat yang kita terima dapat dilihat alur surat beserta historinya dengan cara klik pada tab Data Alur dan History 5.3. Mencetak Lembar Disposisi Surat Masuk yang sudah dibuka dapat dicetak dengan langkah sebagai berikut: 1. Setelah membuka isi surat seperti pada poin 5.1, klik tombol, sehingga akan tampil sebuah halaman baru yang berisi preview lembar disposisi seperti gambar dibawah ini: 2. Klik tombol untuk mencetak lembar disposisi.
5.4. Mendisposisi Surat Surat Masuk yang sudah dibuka dapat didisposisikan ke pejabat lain, berikut langkahnya: 1. Setelah membuka isi surat seperti pada poin 5.1, klik tombol, sehingga akan muncul form Tambah Disposisi berikut 2. Isikan detail data surat masuk yang diperlukan pada form di atas berupa: Tujuan Unit : pilih tujuan unit disposisi Tujuan Disposisi : nama tujuan penerima disposisi. Ketikkan nama pejabat penerima tujuan surat yang kemudian akan tampil data autocomplete daftar nama pejabat, lalu pilih/klik nama pejabat yang dituju. Tembusan : nama tujuan tembusan surat (jika diperlukan) Instruksi : centang jenis instruksi disposisi yang dipilih Sifat Dokumen : tentukan sifat dokumen Keterangan : isikan keterangan tambahan (jika diperlukan) Batas Waktu : tentukan tanggal batas waktu pelaksanaan disposisi (jika diperlukan) 3. Klik tombol 5.5. Menanggapi Surat (Komentar) Surat Masuk yang sudah dibuka dapat diberi tanggapan atau komentar, berikut langkahnya:
1. Setelah membuka isi surat seperti pada poin 3.3, klik tombol, sehingga akan muncul form tanggapan berikut 2. Klik tombol 5.6. Menutup Surat/Dokumen Jika surat yang sudah diproses atau didisposisikan sudah selesai dikerjakan, maka dapat dilakukan proses Close/Tutup Dokumen, berikut langkahnya. 1. Klik tombol 2. Akan muncul popup konfirmasi tutup surat seperti berikut, lalu klik Ok jika akan melanjutkan proses tutup dokumen 3. Dokumen yang telah dilakukan proses Tutup Dokumen ini akan ditandai sebagai surat tidak aktif 5.7. Membuat Surat Internal (Memo) Compose dokumen internal seperti memo digunakan untuk pengiriman pesan singkat dalam lingkup internal kantor, yang tidak berhubungan dengan data surat masuk eksternal. Memo ini bisa digunakan oleh semua karyawan untuk media komunikasi internal kantor. 1. Pada menu utama pilih Compose Dokumen (Memo) 2. Sehingga tampil form memo seperti berikut
3. Isikan data memo berikut Tujuan : nama tujuan memo. Ketikkan nama pejabat penerima tujuan surat yang kemudian akan tampil data autocomplete daftar nama pejabat, lalu pilih/klik nama pejabat yang dituju. Tembusan : nama tujuan tembusan surat (jika diperlukan) Jenis Dokumen : pilih Memo Internal Nomor Dokumen : nomor yang tercantum di fisik dokumen Tanggal Dokumen : tanggal yang tercantum di fisik dokumen/surat Keterangan : keterangan tambahan untuk dokumen/surat yang masuk File : upload file hasil scan fisik dokumen/surat berupa format pdf atau jpeg 4. Klik tombol Selanjutnya perlakuan memo ini sama seperti surat masuk sebelumnya yang dapat didisposisikan. 5.8. Input Dokumen/Surat Keluar Dokumen keluar yang dimaksud adalah dokumen/surat yang dikeluarkan dari kantor/instansi kita kepada pihak/instansi lain (eksternal). Proses dokumentasi input data dokumen keluar adalah seperti berikut: 1. Pada menu utama pilih Dokumen Keluar 2. Klik tombol sehingga akan tampil form Surat keluar berikut
3. Isikan detail data dokumen keluar yang diperlukan pada form di atas. 4. Klik tombol 5. Selanjutnya data yang sudah diinputkan ini dapat diubah dengan menggunakan tombol (Edit), dan dapat dihapus dengan tombol (Hapus). 5.9. Rekap Laporan Surat Menampilkan rekap data dokumen masuk. Berikut langkahnya: 1. Pada menu utama pilih Laporan > Laporan Dokumen Masuk
2. Klik tombol untuk menentukan filter yang diperlukan sesuai data yang ingin ditampilkan, lalu klik Cari 3. Selanjutnya data rekap/laporan ini dapat dicetak dengan versi html dengan klik tombol atau export versi Excel dengan tombol 5.10. Agenda Agenda ini biasanya akan ditampilkan dalam bentuk display LCD untuk menampilkan agenda undangan masuk dan agenda keluar, sehingga pengguna dapat sekilas melihat jadwal agenda kegiatan yang sedang aktif. Data yang ditampilkan pada menu Agenda ini otomatis diambil dari data yang diinputkan pada saat input surat masuk yang berupa Surat Undangan. 1. Pada menu utama pilih Agenda
5.11. Mengubah password pengguna Fitur ini digunakan untuk mengubah password pengguna. Berikut langkahnya: 1. Pada bagian kanan atas menu utama pilih Pengguna > Ubah Kata Sandi 2. Pada form berikut isikan password sekarang dan password baru, lalu tekan tombol Simpan
6. PANDUAN BAGI ADMINISTRATOR Administrator aplikasi memiliki akses untuk mengelola data Unit, Grup dan User pengguna aplikasi. 6.1. Manajemen Unit Fitur ini digunakan oleh admin untuk melakukan pengaturan Unit/Instansi/OPD. Admin dapat melihat detail unit, menambah, mengubah dan menghapus data unit. Langkah-langkahnya: 1. Klik menu Preferensi > Unit pada pojok kanan atas 2. Klik tombol 3. Isikan form unit dibawah ini: Induk : nama induk dari unit. Misalnya untuk Dinas tertentu, maka induknya adalah kota/kabupaten Kode : isikan kode unit Nama Unit : isikan nama unit/opd Deskripsi : isikan jika ada deskripsinya (tidak wajib) Tujuan Surat : isikan posisi pejabat tujuan surat untuk proses disposisi eksternal
Tujuan Disposisi: isikan nama pejabat (autocomplete). Nama pejabat ini yanga kan otomatis menerima disposisi dari eksternal unit. 4. Klik tombol untuk menyimpan data yang telah diisi 6.2. Manajemen Grup Pengguna Fitur ini digunakan oleh admin untuk melakukan pengaturan grup pengguna. Admin dapat melihat detail grup, menambah, mengubah dan menghapus data grup. Langkah-langkah untuk menambahkan grup: 5. Klik menu Preferensi > Grup pada pojok kanan atas 6. Klik tombol 7. Isikan field-field dibawah ini:
Name : nama grup yang akan dibuat Description : keterangan grup Access Right : hak akses menu-menu yang akan diberikan Additional Menu Dashboard : menu tambahan bagi grup 8. Klik tombol untuk menyimpan data grup yang telah diisi 6.3. Manajemen Pengguna Fitur ini digunakan oleh admin untuk menambahkan, mengubah dan menghapus pengguna yang menggunakan sistem. Selain itu, untuk mempermudah admin dalam menemukan pengguna yang ada, admin dapat menggunakan fitur pencarian, dengan cara sebagai berikut: - Klik menu Preferensi Pengguna pada pojok kanan atas - Ketikkan nama asli pengguna jika ingin mencari berdasarkan nama asli - Ketikkan nama pengguna (username) jika ingin mencari berdasarkan nama pengguna (username) - Pilih grup dari pengguna yang ingin dicari - Lalu klik tombol Langkah-langkah untuk menambahkan pengguna/user aplikasi: 1. Klik tombol 2. Isikan kolom isian yang dibutuhkan:
Nama Asli : isikan nama asli pengguna Nama Pengguna (username) : username pengguna yang digunakan untuk login Email : isi email pengguna Kata sandi : kata sandi/password untuk login Konfirmasi kata sandi : ulangi kata sandi yang telah ditulis NIP : Nomor Induk Pegawai Jabatan : pilih jabatan dari pengguna yang dibuat Nomor telepon : isi nomor telepon pengguna Alamat : isikan alamat pengguna Deksripsi : keterangan pengguna Aktif : pilih Ya jika pengguna aktif untuk menggunakan aplikasi, atau pilih Tidak jika pengguna belum diberi izin untuk menggunakan aplikasi Bahasa : pilih bahasa default pengguna Unit : pilih unit kerja pengguna Grup : pilih grup pengguna Super Admin : centang jika pengguna adalah super admin Gambar Avatar : upload foto pengguna 3. Klik tombol