MENCEGAH DATA GANDA DALAM PENYUSUNAN CALLSIGN Pengurus Provinsi (Pengprov) memiliki tambahan kewenangan sekaligus kewajiban yaitu menetapkan callsign anggota yang ada di wilayah provinsinya. Kewenangan yang dimiliki Pengprov adalah menetapkan 3 digit terakhir dari susunan callsign dengan persyaratan sebagai berikut : 1. Prefik menggunakan huruf S 2. Dua digit berikuitnya adalah kode provinsi, misalnya untuk Jawa Timur 16 3. Tiga digit terakhir merupakan susunan huruf yang menjadi callsign seseorang, tidak boleh diawali dengan huruf Q dan Z, misalnya : JOE 4. Penulisan callsign menggunakan huruf kapital/besar semua, tanpa ada spasi atau tanda hubung (-) Dari ketentuan tersebut di atas maka bisa dicontohkan penulisan callsign secara lengkap dan benar, misalnya S16JOE atau S17ICH. Beberapa contoh salah penulisan : S 16 JOE, S-16-JOE, s16joe. Callsign yang tidak bisa dipergunakan untuk anggota adalah callsign yang berawalan Q atau Z, misalnya : S16QWL atau S16ZTO. Dengan persyaratan yang ada, maka Pengurus Provinsi tinggal menetapkan callsign yang diajukan oleh Pengkot/Pengkot yang ada di provinsinya. Masalahnya, terkadang callsign yang mereka usulkan sama dengan yang diusulkan oleh Pengkot/Pengkab lainnya. Menurut hemat penulis, pengajuan yang awal tentunya yang diprioritaskan, istilahnya FIFO (First In First Out). Sehingga azas keadilan bisa diterapkan. Tentunya hal ini akan menyulitkan apabila kita mesti satu persatu memeriksa apakah callsign yang diajukan sudah digunakan atau belum oleh anggota yang lain. Untuk itu kita bisa memanfaatkan fasilitas yang ada dalam program yang dipergunakan dalam menyusun Data Callsign. Dalam tulisan ini, penulis menggunakan MS Excel 2010. Menggunakan versi sebelumnya juga memiliki tahapan yang sama. Baiklah, langsung saja kita mulai. 1. Persiapkan data baru, dalam contoh ini bernama Buku Callsign.xlsx dengan pengaturan kolom seperti di bawah ini :
2. Sorot kolom Callsign Nasional, dalam contoh ini kolom H hingga kolom tersebut tersorot semuanya 3. Berikutnya untuk memudahkan penulisan callsign kita atur terlebih dahulu agar kita tinggal memasukkan 3 (tiga) digit huruf terakhir, karena prefik dan kode provinsi sama. Dalam contoh ini : S16. Kita atur sebagai berikut, dalam keadaan kolom H tersorot klik kanan mouse dan pilih Format Cells... : 4. Berikutnya atur beberapa parameter seperti berikut :
Pilih Tab Number, pada Category pilih Custom, kemudian pada Type ketik S16 @ (sesuaikan dengan kode provinsi) dan akhiri dengan menekan tombol OK. 5. Selanjutnya kita atur agar data yang kita masukkan di kolom H hanya dimungkinkan hanya 1 (satu) data, artinya tidak dimungkinkan adanya data kembar. Berikut caranya. Masih dalam keadaan kolom H tersorot, pilih Tab Data, kemudian pilih Data Validation, dan pilih Data Validation... 6. Berikutnya muncul box seperti di bawah ini, pilih Yes 7. Selanjutnya muncul box pengaturan seperti berikut : Pada Tab Settings, pada bagian Allow pilih Custom. Kemudian pada bagian Formula ketikkan =COUNTIF($H:$H;H1)=1. Rumus inilah yang membatasi hanya 1 data yang bisa dimasukkan dalam kolom H sehingga tidak memungkinkan adanya data kembar.
8. Kemudian berpindah ke Tab Error Alert, berikan tanda centang pada box Show error alert after invalid data is entered, untuk Style pilih Stop. Untuk Title silahkan dituliskan kalimat yang akan menjadi judul Box Peringatan. Dalam contoh ini tertulis Callsign Sudah Digunakan. Berikutnya isi juga Error message disini ditulis Masukkan Alternatif Callsign Lainnya!!! Akhiri dengan menekan tombol OK. 9. Berikutnya kita coba beberapa pengaturan yang telah kita lakukan. Pada kolom Callsign Nasional kita cukup masukkan 3 (tiga) digit huruf terakhir, misalnya JOE maka dalam kolom tersebut langsung otomatis tertulis S16JOE. 10. Pada data berikutnya kita coba masukkan data yang sama, dalam contoh ini JOE, apa yang akan terjadi... Ternyata sistem akan menolak data yang kita masukkan jika data tersebut sudah dipergunakan pada data sebelumnya.
11. Setelah kita ganti dengan data yang lainnya maka sistem akan menerima data tersebut. Demikian sedikit tips untuk mencegah terjadinya penulisan data ganda, dalam hal ini callsign. Pengaturan ini tidak berlaku apabila data dimasukkan dengan cara copy paste. Sehingga data harus diinput dengan cara mengetikkan data satu persatu. Hal ini hanya untuk data yang yang akan dilakukan validasi (kolom H). Sedangkan data lainnya bisa dengan cara melakukan copy paste dari data yang diajukan Pengkot/Pengkab untuk lebih memudahkan dan mempersingkat waktu. Semoga tulisan singkat ini bisa membawa manfaat bagi kita semua. Salam Hormat, Wahjoe Soetiono Jatim 3 S16JOE