BAB IV EVALUASI DAN PEMBAHASAN. Evaluasi Sistem Akuntansi Siklus Pendapatan

BAB IV EVALUASI DAN PEMBAHASAN IV.1 Evaluasi Sistem Akuntansi Siklus Pendapatan Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi sebuah perusahaan. Untuk melakukan kegiatan sistem akuntansi diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik agar mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga dapat memberikan rekomendasi dan saran sebagai bahan pertimbangan perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan agar dapat mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan sistem akuntansi atas siklus pendapatan pada PT. Saga Machie adalah sebagai berikut: a. Melakukan Survei Pendahuluan untuk memperoleh informasi umum tentang perusahaan, berupa struktur organisasi beserta uraian tugas (job description). b. Melakukan wawancara dengan bagian yang terkait dengan proses penjualan, penagihan dan penerimaan kas perusahaan untuk memperoleh data dan informasi mengenai kebijakan, kegiatan dan prosedur yang terjadi dalam perusahaan. c. Melakukan penelusuran terhadap dokumen-dokumen pendukung terkait transaksi penjualan dan penerimaan kas apakah telah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. d. Melakukan pengujian atas sistem pengendalian internal dengan menggunakan pengisian Internal Control Questionnaire yang diisi oleh bagian terkait, untuk lebih memahami prosedur, serta mengidentifikasi kebaikan maupun kelemahan yang ada dalam perusahaan. 61

e. Melakukan pengamatan langsung terhadap proses terjadinya transaksi penjualan dan penerimaan kas dalam perusahaan, mulai dari penerimaan pesanan, pengiriman barang, pencatatan penjualan, serta penerimaan kas. Adapun tujuan dilakukan sistem akuntansi atas siklus pendapatan pada PT. Saga Machie adalah: 1. Menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan, penerimaan kas dan piutang di perusahaan sudah efektif, sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Menilai apakah prosedur penjualan, penerimaan kas dan piutang di perusahaan sudah memiliki sistem pengendalian internal yang memadai. 3. Memberikan saran dan rekomendasi perbaikan yang diperlukan untuk mengatasi kelemahan atas siklus pendapatan pada perusahaan. IV.1.1 Survei Pendahuluan Survei pendahuluan dilakukan bertujuan untuk memperoleh gambaran dan informasi umum perusahaan, sehingga memperoleh pengetahuan dan pemahaman mengenai operasional perusahaan terkait dengan sistem akuntansi yang akan dilakukan. Informasi-informasi yang diperoleh selama melakukan survei pendahuluan pada PT. Saga Machie adalah sebagai berikut: 1. Memperoleh data perusahaan seperti: a. Struktur Organisasi Perusahaan b. Uraian tugas masing-masing karyawan c. Kontrak kerjasama penjualan konsinyasi 62

2. Informasi yang diperoleh: a. Perusahaan menjual produk di dalam negeri dan luar negeri. Produk PT. Saga Machie tersebar di berbagai kota di Indonesia seperti Jakarta, Bandung, Surabaya, Medan, Bali, dan Banjarmasin, Palembang. Selain itu dipasarkan juga di Singapura dan Malaysia. b. Pejabat atau pihak yang berwenang memberikan otorisasi untuk setiap transaksi yang terjadi terkait dengan penjualan, penerimaan kas maupun piutang. c. Perusahaan melakukan penjualan tunai dan konsinyasi. Penjualan tunai dilakukan dengan membuka boutique (toko) di pusat pembelanjaan seperti Mal Kelapa Gading, Mal Gandaria City, Mal Puri Indah, dan sebagainya. Sedangkan penjualan konsinyasi dilakukan dengan menitip barang ke department stores seperti Sogo Department Stores, Matahari Department Stores. Centro Department Stores, dan sebagainya. d. Perusahaan melakukan perjanjian kerjasama mengenai hak dan kewajiban oleh masing-masing pihak dan telah ditetapkan PT. Saga Machie sebagai konsinyor, dan Department Stores sebagai konsinyi. e. Komisi yang diberikan ke Department Stores berbeda, besarnya komisi yang diberikan antara 30% - 35% yang nantinya akan dipotong dari hasil penjualan. f. Jika barang konsinyasi yang tidak terjual dalam jangka waktu yang lama (3-4 bulan) maka barang konsinyasi tersebut akan dikembalikan dan dikirimkan ke counter lain atau diadakan bazaar. 63

3. Dokumen pendukung yang digunakan oleh PT. Saga Machie terkait siklus pendapatan adalah: a. Form Order Merupakan dokumen pesanan pelanggan berupa jenis barang (size,color). Jumlah yang dipesan, brand, counter pemesan, tanggal pesanan, yang dibuat oleh SPG/SPB counter dan akan diotorisasi oleh pihak terkait. b. Faktur Pengiriman (Surat Jalan) Merupakan dokumen pendukung pengiriman barang yang dibuat oleh bagian administrasi. Faktur pengiriman berisi nomor formulir, tanggal, counter pemesan, kode barang, jumlah, dan harga barang yang diotorisasi oleh sales manager dan penerima pesanan (SPG/SPB) c. Daily Sales Report Merupakan laporan yang dibuat oleh Product Executive berdasarkan laporan dari SPG/SPB, dan dijadikan acuan dalam pembuatan Rekapitulasi Penjualan. d. Rekapitulasi Penjualan Merupakan dokumen berisi nama Department Stores, Brand, tanggal transaksi, jumlah, diskon, total penjualan. Rekapitulasi digunakan untuk merekap penjualan selama sebulan, digunakan sebagai formulir penagihan kepada Department Stores dan untuk mencatat piutang. e. Stock List Merupakan dokumen yang diisi oleh bagian gudang, berisi nama counter pemesan, brand, nomor faktur, tanggal pengiriman, ukuran, warna dan jumlah pesanan. Stock list tersebut akan diberikan kepada bagian Entry Data Processing untuk mengurangi persediaan yang tercatat di sistem komputer. 64

4. Catatan Pembukuan a. Perusahaan melakukan penginputan barang keluar berdasarkan stock list yang dibuat oleh bagian gudang. b. Perusahaan tidak melakukan pencatatan jurnal penjualan, pencatatan penjualan dicatat pada daily sales report oleh bagian penjualan, berdasarkan laporan yang dibuat oleh SPG/SPB c. Perusahaan melakukan pencatatan jurnal ketika terjadi penagihan berdasarkan laporan penjualan sebagai berikut: Piutang Dagang xxx - Diskon Penjualan xxx - Komisi Penjualan xxx - Penjualan - xxx PPN Out - xxx d. Jurnal Penerimaan Kas Merupakan jurnal yang berisi daftar penerimaan kas tunai dan penagihan piutang usaha. Pencatatan jurnal yang dilakukan ketika adanya pembayaran dari Department Store adalah: Bank xxx - Piutang Dagang - xxx 5. Kuesioner Dalam pengisian jawaban kuesioner terkait Sistem Akuntansi Siklus Pendapatan pendapatan pada PT. Saga Machie diisi oleh : - Bapak Marga Singgih selaku General Manager - Ibu Yeyen Christy selaku Accounting Manager 65

IV.2 Evaluasi terhadap Pengendalian Internal Umum IV.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi yang baik harus dapat memastikan bahwa struktur tersebut dirancang sedemikian rupa agar dapat menciptakan suatu pengawasan yang baik di dalam perusahaan. Hal ini dilakukan semata-mata untuk menghindari terjadinya praktik kecurangan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan. Terdapat beberapa kebaikan yang ada di dalam perusahaan, antara lain : 1. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi akuntansi 2. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi gudang 3. Setiap transaksi dilakukan oleh lebih dari satu fungsi 4. Proses otorisasi secara umum diatur sesuai dengan wewenang setiap bagian. 5. Pengarsipan dokumen dilakukan secara tertib dan teratur. 6. Setiap pengiriman barang selalu berdasarkan faktur pengiriman (surat jalan) sehingga menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pihak yang berwenang. 7. Fungsi akuntansi mencatat terjadinya pembayaran atas dasar Laporan Penagihan, Bukti Setor Bank, dan Rekening Koran Bank. 8. Secara periodik diadakan pengecekan fisik terhadap laporan tertulis (stock opname) secara berkala, di kantor maupun gudang yang dilakukan oleh fungsi akuntansi, fungsi gudang. 9. Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. 10. Diadakan survey kegiatan counter dan boutique serta pemeriksaan dadakan yang dilakukan oleh perusahaan (Surprised Audit). 66

Selain kebaikan-kebaikan di atas, ditemukan beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan dalam struktur organisasi perusahaan, yaitu : No Kelemahan Kondisi Kriteria 1. Belum terdapat uraian Perusahaan sudah terdapat Sebagai perusahaan yang tugas dan tanggung petunjuk pelaksanaan dan profesional, seharusnya jawab secara tertulis yang spesifik untuk masing-masing fungsi. standar operasional, namun belum terdapat uraian tugas tanggung jawab spesifik dan tertulis untuk setiap fungsi. perusahaan memiliki uraian dalam menangani tugas dan tanggung jawab untuk semua fungsi yang terkait. 2. Tidak ada rotasi Perusahaan tidak melakukan Rotasi pekerjaan dapat pekerjaan pada fungsi rotasi pekerjaan dikarenakan dikategorikan sebagai Penjualan, Penerimaan Kas, Piutang untuk menghemat efisiensi dan tidak diperlukan bentuk pelatihan on the job. Mereka diharapkan pelatihan selanjutnya. instruksi dapat melakukan pekerjaanpekerjaan dalam ragam tingkat dan posisi tertentu. 3. Tidak terdapat prosedur Belum adanya prosedur Sistem kompensasi dibuat kompensasi terhadap kompensasi karyawan untuk oleh pihak perusahaan yang karyawan perusahaan memaksimalkan loyalitas bertujuan memotivasi terhadap pekerjaan karyawan untuk perusahaan. meningkatkan semangat dan kualitas kerja karyawan dalam melakukan pekerjaan. 67

No Kelemahan Kondisi Kriteria 4. Fungsi akuntansi tidak Fungsi akuntansi mencatat Pembubuhan tanda tangan membubuhkan tanda transaksi retur penjualan pada Bukti Retur tangan pada formulir Bukti Retur. berdasarkan bukti retur, tanpa membubuhkan tanda tangan. digunakan sebagai bukti bahwa transaksi telah dicatat agar terciptanya informasi dan dokumen yang valid. 5. Letak gudang yang Gudang dapat diakses Gudang merupakan dapat diakses oleh siapa dengan persetujuan penyimpanan asset yang saja. supervisor gudang. Namun seharusnya memiliki dalam keseharian siapa sistem pengamanan dari pun dapat masuk ke dalam gudang dan tidak memiliki pengaman fisik seperti pihak berkepentingan. menghindari tidak Untuk terjadinya pintu. kehilangan barang. Tabel 4.1. Kelemahan dalam Struktur Organisasi Perusahaan 1. Belum terdapat uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis yang spesifik untuk masing-masing fungsi. Selama ini tidak adanya uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis dikarenakan perusahaan menganggap bahwa PT. Saga Machie adalah perusahaan perorangan dan belum memiliki banyak karyawan, sehingga tugas dan tanggung 68

jawab cukup dijabarkan secara lisan. Serta salah satunya adalah dalam prosesnya kadangkala masih terjadi double job pada pemisahan fungsinya. Seperti yang terjadi di perusahaan, fungsi accounting kadangkala merangkap sebagai fungsi human resources Department, apabila perusahaan sedang membutuhkan perekrutan karyawan. Akibat dari hal tersebut, terdapat kemungkinan karyawan tidak mengetahui sampai dimana batas pekerjaan yang dikerjakan divisi atas fungsi lain. Dikhawatirkan hal ini dapat mengakibatkan para staf bekerja tidak proporsional pada tanggung jawabnya, bisa saja seorang karyawan melaksanakan pekerjaan lebih dari batas tanggung jawabnya atau sebaliknya melaksanakan pekerjaan secara tidak terfokus dan kurang dari batas tanggung jawabnya. Penulis merekomendasikan sebaiknya disamping standar operasional dan petunjuk pelaksanaan untuk setiap fungsi, perusahaan juga memiliki catatan tertulis mengenai uraian serta batasan tugas dan tanggung jawab setiap fungsi yang ada di dalam struktur organisasi, sehingga setiap karyawan mengetahui dengan jelas batas dari pekerjaan dan tanggung jawab mereka menurut fungsinya. 2. Tidak ada rotasi pekerjaan pada fungsi Penjualan, Penerimaan Kas, Piutang Tidak dilakukannya rotasi pekerjaan pada perusahaan, dikarenakan Perusahaan menganggap akan menghabiskan waktu dan membuat karyawan kesulitan, karena karyawan diharuskan mengikuti pelatihan instruksi kembali dan menerapkan pekerjaan yang berbeda dari sebelumnya. Dengan tidak diberlakukannya rotasi atau perputaran pekerjaan pada fungsi yang terkait siklus pendapatan tersebut mengakibatkan timbulnya kejenuhan di 69

kalangan karyawan, serta tidak maksimalnya efektivitas ragam pekerjaan yang ada dan cenderung hanya menguasai pekerjaaan yang diperoleh sebelumnnya. Sehingga karyawan kurang memahami pengetahuan luas tentang operasional perusahaan. Penulis merekomendasikan sebaiknya perusahaan melakukan rotasi pekerjaan terhadap fungsi-fungsi terkait khususnya siklus pendapatan tersebut. Diharapkan dengan adanya program perputaran rotasi, perusahaan dapat mengembangkan manajemen dengan pengetahuan luas, serta memberikan karyawan latar belakang dalam akuntansi atau fungsi lain untuk membuka wawasan dalam fungsinya. 3. Tidak terdapat prosedur kompensasi terhadap karyawan perusahaan Hal ini disebabkan perusahaan tidak membuat prosedur karena dianggap belum terlalu penting untuk diterapkan dalam operasional perusahaan. Serta prosedur kompensasi belum terlalu efektif untuk mendorong stabilitas kinerja karyawan pada perusahaan. Dengan tidak adanya sistem prosedur terhadap kompensasi yang diberikan kepada karyawan dapat mengakibatkan timbulnya resiko tidak termotivasinya karyawan, tidak disiplin, tidak maksimalnya karyawan secara efektif dan efisien, serta kecenderungan para karyawan dapat bergeser atau berpindah dari yang kompensasinya rendah ke tempat kerja yang memiliki tingkat kompensasi lebih tinggi. Penulis merekomendasikan agar sebaiknya perusahaan menerapkan prosedur kompensasi terhadap karyawan perusahaan, diharapkan dengan adanya prosedur tersebut dapat bertujuan tercipanya pemenuhan kebutuhan ekonomi karyawan, 70

mempertahankan para karyawan yang ada sekarang, memperoleh personalia yang qualified untuk meningkatkan kinerja operasional perusahaan dengan lebih baik. IV.2.2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Umumnya PT. Saga Machie telah menerapkan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam dokumen sumber maupun dokumen pendukung lengkap yang lengkap digunakan dengan membubuhkan tanda tangan pada kolom yang telah disediakan dalam formulir sehingga menunjukkan bahwa dokumen dokumen yang sudah dibubuhkan tanda tangan telah disetujui oleh fungsi yang berkaitan. Selain kebaikan-kebaikan diatas, penulis juga menemukan kelemahan dalam sistem otorisasi perusahaan yang harus menjadi perhatian, yaitu : 4. Fungsi akuntansi tidak membubuhkan tanda tangan pada formulir Bukti Retur Hal ini disebabkan karena dalam formulir Bukti Retur perusahaan tidak terdapat kolom otorisasi untuk fungsi akuntansi, selama ini dalam formulir Bukti Retur hanya terdapat kolom otorisasi untuk boutique atau counter sebagai pihak yang menyerahkan barang retur, dan kolom otorisasi untuk fungsi gudang sebagai pihak yang menerima barang retur. Tidak adanya tanda tangan fungsi akuntansi dalam formulir Bukti Retur mengakibatkan luputnya pencatatan retur dan terlambatnya penginputan data, sehingga tidak adanya jaminan bahwa data yang direkam dalam formulir tersebut menjadi masukan terpercaya dan telah dicatat oleh fungsi akuntansi dengan tingkat ketelitian maupun keandalan yang tinggi. 71

Perusahaan merekomendasikan agar perusahaan merevisi format formulir bukti retur dengan menambahkan kolom otorisasi untuk fungsi akuntansi, sehingga terdapat sistem otorisasi yang menjamin bahwa data yang terdapat dalam formulir Bukti Retur telah dicatat oleh fungsi akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Selain itu dengan adanya sistem otorisasi seperti ini maka dapat mengurangi resiko luputnya pencatatan retur penjualan maupun keterlambatan penginputan data. IV.2.3 Praktik yang sehat Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Praktik yang sehat merupakan salah satu unsur pengendalian intern yang paling penting untuk ditetapkan perusahaan guna menjaga asset dan menjamin keakuratan data akuntansi. Selain kelebihan-kelebihan tersebut di atas, dalam pengamatannya penulis juga menemukan kelemahan yang perlu dijadikan perhatian perusahaan, yaitu : 5. Letak gudang yang dapat diakses oleh siapa saja Alasan perusahaan tidak memasang pintu sebagai pengaman, karena ruangan tersebut tidak hanya difungsikan sebagai gudang, namun juga sebagai ruangan entry data processing yang dimana apabila memakai pintu yang dikunci, akan menyulitkan pergerakan staff untuk mengakses ke berbagai fungsi lainnya seperti fungsi penjualan, fungsi pembelian, dan lain-lain. 72

Pengendalian gudang yang tidak ketat dapat mengakibatkan kehilangan barang sehingga merugikan perusahaan. Barang hilang yang terjadi di perusahaan kurang lebih 5-7 sandal/sepatu yang diketahui ketika dilakukan stock opname, dikarenakanakses ke gudang yang tidak dibatasi tersebut akan rentan terhadap kehilangan barang tanpa diketahui siapa pelakunya dan dapat mengurangi penjualan dan pendapatan yang akan diterima perusahaan. Rekomendasi untuk perusahaan mengatasi masalah ini dengan : a. Membuat sekat pembatas ruangan di lantai 2, sehingga gudang memiliki ruang tersendiri sehingga keamanan lebih terjaga. b. Memasang kamera CCTV yang terintegrasi sehingga dapat diawasi dan dimonitor oleh perusahaan. IV.3 Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan Dari hasil evaluasi ditemukan beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai dan konsinyasi, piutang dan penerimaan kas yang terdiri dari : 1. Surat Order 2. Laporan Penjualan 3. Daily Sales Report 4. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan 5. Rekapitulasi Penjualan Konsinyi 6. Laporan Harian 7. Invoice 8. Faktur Pengiriman 9. Bukti Retur 73

10. Kuitansi 11. Form Stock List 12. Form Stock Opname 13. Faktur Pajak 14. Bukti Retur 15. Kwitansi 16. Laporan Penerimaan Kas 17. Laporan piutang jatuh tempo Dokumen-dokumen yang digunakan oleh perusahaan terhadap sistem penjualan tunai, penjualan konsinyasi, retur penjualan dan penerimaankas ini secara umum memiliki beberapa kelebihan, antara lain: 1. Nama formulir tercantum sesuai dengan kebutuhan dokumen yang diperlukan. Sehingga lebih mudah untuk pengidentifikasian. 2. Perusahaan memanfaatkan tembusan dari setiap formulir, sehingga memudahkan dalam proses pengerjaannya. 3. Perusahaan telah menggunakan Bukti Retur. 4. Semua dokumen telah diotorisasi terlebih dahulu, agar tidak terjadi penyimpangan. 5. Rancangan formulir terbuat sederhana, sehingga dapat mudah dimengerti dan meminimalisasi terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir. 74

Selain kelebihan-kelebihan tersebut, terdapat juga beberapa kelemahan dari dokumen dokumen yang digunakan, antara lain : No Kelemahan Kondisi Kriteria 1. Formulir belum Selama ini perusahaan Nomor urut tercetak bernomor urut cetak belum menerapkan digunakan untuk formulir seperti form mengawasi pemakaian order, Bukti Retur, Faktur Penjualan dengan nomor formulir, mengidentifikasi transaksi bisnis, serta urut tercetak. memudahkan pencarian kembali dokumen tersebut bila dibutuhkan 2. Tidak adanya dokumen Bukti Penerimaan Kas Dalam hal menerima pembayaran, PT. Saga Machie tidak mencatat penerimaan melalui bukti Penerimaan Kas Bukti Penerimaan Kas merupakan tanda bukti bagi perusahaan bahwa telah menerima uang secara kas atau secara langsung. 75

No Kelemahan Kondisi Kriteria 3. Perusahaan tidak Pada PT. Saga Machie Laporan Keterlambatan membuat Laporan fungsi akuntansi tidak Pelunasan Piutang Keterlambatan membuat Laporan digunakan perusahaan Pelunasan Piutang Keterlambatan Pelunasan untuk mengetahui rata-rata Piutang terhadap pihak keterlambatan pelunasan konsinyi. piutang sebagai salah satu faktor yang menentukan penilaian terhadap pihak boutique & counter. 4. Terdapat kelemahan dalam beberapa desain formulir yang digunakan perusahaan Terdapat kelemahan : - Form Order : tidak mencantumkan harga satuan. - Bukti Retur : tidak mencantumkan nomor dan tanggal Faktur Penjualan yang diretur. Setiap formulir harus dirancang sedemikian rupa agar dapat merekam transaksi bisnis dan menyampaikan informasi pokok terhadap setiap pihak terkait. Tabel 4.2. Kelemahan terhadap Dokumen yang Digunakan 76

1. Formulir belum bernomor urut tercetak Perusahaan menganggap belum terlalu membutuhkan formulir dengan nomor urut tercetak, karena tidak efektif apabila terjadi kesalahan dalam pengisian formulir. Selain itu tentu akan membutuhkan biaya tambahan untuk mencetak formulir baru dengan nomor urut tercetak Tidak dicantumkannya nomor urut tercetak pada formulir akan mengakibatkan beberapa hal. Pertama, perusahaan akan kesulitan dalam mengidentifikasi transaksi yang terjadi dan pencocokan informasi antara dokumen yang saling berhubungan seperti misalnya Surat Order dengan Faktur Penjualan. Kedua, tidak adanya pengawasan dalam penggunaan formulir jika digunakan secara berlebihan, sehingga pertanggungjawaban atas jumlah transaksi menjadi sulit. Penulis merekomendasikan agar perusahaan memodifikasi format formulir dengan melakukan penambahan nomor urut tercetak sehingga dapat melakukan pengawasan dalam penggunaannya dan untuk menghindari kesalahan dalam pengidentifikasian informasi serta memudahkan pencarian kembali saat dokumen dibutuhkan. 2. Tidak adanya dokumen Bukti Penerimaan Kas Tidak adanya dokumen Bukti Penerimaan Kas dikarenakan perusahaan menganggap informasi yang terdapat dalam faktur penjualan sudah cukup mewakili sebagai bukti untuk fungsi penerimaan pembayaran yang terjadi. Selain itu, belum terdapatnya prosedur yang mengatur tentang pentingnya dokumen tersebut juga merupakan salah satu penyebabnya. 77

Jika perusahaan tidak membuat dokumen Bukti Penerimaan Kas, maka perusahaan akan kesulitan untuk mencatat penerimaan dan kas yang terjadi. Hal ini memungkinkan terjadinya kelalaian yang dilakukan oleh bagian keuangan seperti kesalahan pencatatan, menimbulkan resiko terjadinya kerugian, kecurangan dan sebagainya. Sehingga mengakibatkan berkurangnya pengendalian internal yang ingin dicapai perusahaan. Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat dokumen Bukti Kas Masuk dan Bukti Penerimaan Kas untuk memaksimalkan pengendalian terhadap penerimaan kas yang terjadi. Sehingga ada bukti yang kuat dan perusahaan dapat mempertanggungjawabkan nilai dari saldo dari akun kas. Dokumen tersebut juga harus ditandatangani oleh pihak-pihak yang berwenang, seperti bagian keuangan dan fungsi yang terkait penerimaan kas. 3. Perusahaan tidak membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang Tidak dibuatnya Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang disebabkan karena perusahaan menganggap belum begitu membutuhkan laporan tersebut, selain itu belum terdapatnya prosedur yang mengatur tentang pentingnya dokumen tersebut juga merupakan salah satu penyebabnya. Tidak adanya Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang akan mengakibatkan kesulitan dalam menilai kelayakan pihak konsinyi untuk ketepatan waktu dalam pembayaran piutang yang terjadi. Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang. Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang minimal berisi informasi tentang kode agen, nama agen, nomor faktur, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, tanggal pembayaran dan keterlambatan pelunasan 78

piutang, agar dapat membantu fungsi penagihan dalam pencatatan pembayaran yang dilakukan oleh pihak konsinyi. 4. Terdapat kelemahan dalam beberapa desain formulir yang digunakan perusahaan Hal ini dikarenakan perusahaan telah menggunakan desain formulir tersebut sejak perusahaan berdiri, dan perusahaan belum sempat memperbaiki desain formulir karena perusahaan menganggap belum terlalu memerlukan desain formulir yang baru. Tidak dicantumkannya beberapa informasi tersebut diatas dalam formulir terkait akan mengakibatkan beberapa hal, seperti kesulitan dalam menentukan tanggung jawab atas timbulnya transaksi tersebut dan kesulitan dalam mengidentifikasi dokumen sumber atas suatu pencatatan transaksi. Penulis merekomendasikan agar perusahaan memodifikasi beberapa format formulir tersebut diatas dengan menambahkan beberapa informasi dalam masing-masing formulir lainnya, agar dapat memudahkan identifikasi dan menghindari kesalahan dalam pengisian serta penggunaan formulir. IV.4. Evaluasi Sistem Akuntansi terhadap Fungsi Penjualan Evaluasi terhadap bisnis yang terjadi pada proses penjualan, piutang, dan penerimaan kas sudah memiliki pengendalian internal yang cukup baik dan memadai. Untuk mengetahui seberapa jauh penggunaan pengendalian internal atas siklus pendapatan, penulis membuat daftar pertanyaan (Questionare) tentang fungsi penjualan, disertai wawancara tentang keadaan perusahaan saat ini yang sedang berjalan. 79

Boutique merupakan suatu tempat milik perusahaan dan bersifat penjualan tunai, sedangkan Counter merupakan suatu tempat milik pihak konsinyi atau department store dan bersifat penjualan konsinyasi. Sehingga penjualan yang diperoleh dari perusahaan berdasarkan dari hasil penjualan yang terjadi di Boutique & Counter. Berdasarkan penelitian lapangan yang dilakukan pada PT. Saga Machie melalui wawancara, pemeriksaan dan kuesioner, proses bisnis dan pengendalian internal perusahaan terhadap sistem akuntansi terutama pada fungsi penerimaan kas berjalan dengan standar yang baik. Adapun hasil penelitian terkait fungsi penerimaan kas yang berjalan dengan baik, antara lain : 1. Pencatatan transaksi penjualan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. 2. Salah satu komponen pengendalian internal yaitu pemisahan fungsi yang terkait atau pemisahan wewenang telah diterapkan pada PT. Saga Machie. 3. Perusahaan mempunyai daftar harga (price list). 4. Penetapan harga jual, syarat penjualan, dan potongan penjualan sudah diatur secara tertulis berdasarkan rapat manajemen dan disetujui oleh direktur. 5. Dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap ketersediaan barang sebelum melakukan transaksi penjualan. 6. Penerimaan pesanan barang dari boutique atau counter diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order. 7. Perusahaan secara periodik melakukan rekonsiliasi secara antara laporan penjualan dan laporan pengeluaran barang. 8. Manajemen menyediakan waktu khusus untuk mengidentifikasi risiko yang dapat timbul terkait fungsi penjualan, seperti turunnya target penjualan di boutique & 80

counter, maupun pencurian barang yang mengakibatkan hasil penjualan berkurang. 9. Perusahaan memiliki kebijakan bagi counter (pihak konsinyi) yang terlambat melakukan pembayaran. 10. Dibuatnya daftar formulir-formulir seperti order penjualan surat jalan, faktur penjualan, retur penjualan dan stock list untuk fungsi penjualan. 11. Setiap penerimssn pesanan pelanggan diotorisasi dengan menggunakan faktur penjualan atau bukti penjualan. Selain kelebihan-kelebihan diatas, terdapat juga beberapa kelemahan dari sistem penjualan, antara lain : No Kelemahan Kondisi Kriteria 1. Perusahaan tidak Perusahaan memiliki Flowchart harus dibuat memiliki pedoman yang pedoman prosedur dalam sesuai standar sehingga tertulis mengenai bentuk flowchart di bagian dokumen dan bagian prosedur penjualan tertentu saja seperti yang bertanggung jawab prosedur permintaan terlihat jelas. Prosedur barang. Flowchart juga penjualan sebaiknya belum sesuai dengan dibuat secara tertulis agar standar Prosedur lisan. seharusnya. hanya secara berjalan sesuai fungsi yang terkait. 81

No Kelemahan Kondisi Kriteria 2. Adanya keterlambatan Pada saat hendak Ketepatan waktu yang penginputan data melakukan pencatatan, baik dalam penginputan tentang penjualan perusahaan terkadang sangat diperlukan untuk counter & boutique. mengalami keterlambatan terjadinya pencatatan penginputan data tentang penjualan di boutique & transaksi secara efektif dan efisien. counter. 3. Terdapat beberapa Masih terdapat beberapa Nomor urut tercetak dokumen atau formulir dokumen dan formulir digunakan untuk terkait fungsi penjualan seperti Form Order, Bukti mengawasi pemakaian yang belum bernomor Retur, Faktur Penjualan formulir, mengidentifi urut tercetak. yang belum bernomor urut tercetak. kasi transaksi bisnis terkait penjualan, agar memaksimalkan fungsi penjualan dengan baik. 82

No Kelemahan Kondisi Kriteria 4. Terdapat Masih terdapat Untuk dapat meminimali ketidaksesuaian barang ketidaksesuaian barang sasikan kesalahan dalam penjualan di Boutique antara ketersediaan barang penjualan diperlukan & Counter antara data yang dicatat di boutique & proses penjualan yang yang dicatat dengan counter dengan cepat serta pengidentifi aktual. ketersediaan aktual. kasian secara tepat. Seperti penggunaan halnya barcode barang. Tabel 4.3. Kelemahan terhadap Sistem Penjualan Dengan adanya kelemahan tersebut membuat beberapa penjelasan yang dapat teridentifikasi. Mengacu pada tabel kelemahan sistem penjualan di atas, uraiannya yaitu: 1. Perusahaan tidak memiliki pedoman yang tertulis mengenai prosedur penjualan Perusahaan menganggap komunikasi cukup dilakukan secara lisan ataupun melalui pelatihan karyawan akan lebih praktis dan mudah dimengerti. Sehingga perusahaan merasa tidak perlu membuat pedoman prosedur secara tertulis dan hanya disampaikan secara lisan kepada karyawan, karena prosedur yang ada selama ini sudah berjalan dengan baik. 83

Prosedur penjualan yang dikomunikasikan secara lisan akan mengakibatkan pengendalian internal menjadi lemah dan berjalan kurang efektif karena pedoman serta prosedur yang tidak memiliki penjelasan secara tertulis tentang aturan maupun kebijakan di dalam perusahaan. Seperti kondisi pada saat pengiriman barang, dimana barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan dokumen. Prosedur pengecekan barang yang dikirim dikomunikasikan secara lisan untuk melakukan pengecekan terhadap dokumen dengan barang yang dikirim. Akan tetapi karena human error, maka dapat mengakibatkan ketidaksesuaian barang tersebut. Perusahaan sebaiknya membuat suatu standar pedoman yang formal dalam suatu organisasi yang menjelaskan prosedur kegiatan operasionalnya. Dibutuhkan oleh perusahaan agar kegiatan operasional dan pengendalian internalnya dapat berjalan dengan baiik, serta dapat membantu perusahaan untuk menilai kinerja karyawannya. 2. Adanya keterlambatan penginputan data tentang penjualan counter & boutique Faktor keterlambatan penginputan data yang terkadang terjadi dalam perusahaan, disebabkan karena adanya suatu kegiatan perusahaan yang dilakukan pada waktu bersamaan, berbagai fungsi ditargetkan untuk melakukan segala sesuatu dengan tepat waktu. Sehingga dengan kesibukan yang terjadi, ada beberapa pencatatan-pencatatan transaksi terlewatkan oleh fungsi akuntansi maupun fungsi keuangan. Dengan adanya keterlambatan penginputan data penjualan di perusahaan, mengakibatkan luputnya penagihan yang akan dilakukan oleh bagian keuangan dan 84

akan sangat mempengaruhi persediaan yang terjadi di counter & boutique. Apabila barang dagangan telah terjual di counter / boutique, namun karena adanya keterlambatan penginputan, maka perusahaan tetap beranggapan bahwa belum terjadinya transaksi penjualan dan persediaan belum habis. Penulis merekomendasikan agar perusahaan melakukan pengecekan dan rekapitulasi setiap laporan dengan kegiatan yang terjadi di counter maupun boutique secara up to date, untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan dan keterlambatan penginputan data transaksi penjualan maupun data transaksi persediaan. Sehingga tidak luput dari berbagai fungsi dan mampu meningkatkan internal check yang baik dalam perusahaan. 3. Terdapat beberapa dokumen atau formulir terkait fungsi penjualan yang belum bernomor urut tercetak. Perusahaan menganggap belum terlalu membutuhkan formulir dengan nomor urut tercetak, karena tidak efektif apabila terjadi kesalahan dalam pengisian formulir. Selain itu dapat dituliskan sendiri keterangan tambahan di setiap formulir maupun dokumen yang terkait transaksi. Tidak dicantumkannya nomor urut tercetak pada formulir terkait penjualan akan mengakibatkan kesulitan dalam mengidentifikasi transaksi yang terjadi dan pencocokan informasi antara dokumen yang saling berhubungan seperti misalnya Surat Order dengan Faktur Penjualan, serta tidak adanya pengawasan dalam penggunaan formulir menjadi sulit. Penulis merekomendasikan agar perusahaan memodifikasi format formulir terkait penjualan dengan melakukan penambahan nomor urut tercetak sehingga 85

dapat melakukan pengawasan dalam penggunaannya dan untuk menghindari kesalahan dalam pengidentifikasian informasi penjualan. 4. Terdapat ketidaksesuaian barang penjualan di Boutique & Counter antara data yang dicatat dengan aktual. Sebelumnya perusahaan pernah membuat barcode barang yang diharapkan untuk memudahkan proses penjualan barang kepada konsumen. Namun ketika kotak sepatu yang dipasang barcode sulit diidentifikasi karena alat yang belum terlalu canggih dan bahan kotak sepatu yang belum memadai, untuk itu perusahaan mengatasinya dengan proses otorisasi dengan pengetikan secara manual. Tidak adanya barcode barang secara otomatis mengakibatkan timbulnya resiko human error apabila SPG/SPB salah memasukkan data penjualan ketika terjadinya proses pembayaran dengan konsumen, serta menjadi faktor pendukung terjadinya retur penjualan. Dengan adanya hal tersebut membuat perbedaan antara data persediaan barang yang dicatat dengan persediaan barang aktual, sehingga mengakibatkan berkurangnya transaksi penjualan secara optimal. Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat kembali barcode barang untuk mendukung pemrosesan otorisasi yang cepat dan tepat, dengan didukung alat dan kualitas bahan kotak sepatu yang memadai dalam pengidentifikasian, sehingga dapat mengurangi resiko human error. Diharapkan dengan adanya pemrosesan barcode barang melalui alat tersebut dapat memaksimalkan penjualan yang terjadi di Boutique & Counter serta proses otorisasi yang lebih baik. 86

IV.5 Evaluasi Sistem Akuntansi terhadap Fungsi Penerimaan Kas Perusahaan harus memiliki sistem akuntansi yang memadai dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, terutama yang berkaitan dengan siklus pendapatan. Siklus pendapatan terdiri dari kegiatan penjualan, piutang, penagihan dan penerimaan kas merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang akan digunakan untuk membiayai aktivitas perusahaan. Penerimaan kas berasal dari transaksi penjualan yang terjadi pada perusahaan. Berdasarkan penelitian lapangan yang dilakukan pada PT. Saga Machie melalui wawancara, pemeriksaan dan kuesioner, proses bisnis dan pengendalian internal perusahaan terhadap sistem akuntansi terutama pada fungsi penerimaan kas berjalan dengan standar yang baik. Adapun hasil penelitian terkait fungsi penerimaan kas yang berjalan dengan baik, antara lain : 1. Bagian keuangan secara periodik membuat laporan penerimaan kas dengan segera dan tepat waktu. 2. Fungsi penerimaan kas terlebih dahulu mencocokkan jumlah uang yang diterima dengan yang tertulis pada faktur penjualan. 3. Hasil penerimaan baik dari penjualan tunai maupun penagihan piutang disetorkan secara utuh ke bank paling lambat keesokan harinya, untuk mencegah resiko pencurian kas maupun penggelapan uang tersebut. 4. Rekonsiliasi antara saldo kas di bank dengan saldo kas yang ada pada catatatan di perusahaan dilakukan secara periodik untuk menghindari kesalahan pencatatan. 5. Perusahaan telah melakukan pemisahan antara fungsi penjualan dengan fungsi penerimaan kas sehingga dapat menciptakan fungsi pengecekan satu sama lain. 87

6. Setiap bukti setoran dari Boutique & Counter dicocokkan dengan kwitansi atau bon penjualan oleh bagian akuntansi. 7. Pembayaran yang telah dilakukan oleh konsumen dilakukan pengecekan ulang baik dari segi jumlah maupun metode pembayaran untuk menghindari ketidakcocokan pembayaran yang dilakukan Boutique & Counter. 8. Penerimaan kas diotorisasi dengan membubuhkan cap lunas dan diotorisasi oleh pejabat berwenang untuk pemantauan dan proses kinerja lebih baik. Namun selain itu penulis menemukan beberapa kelemahan yang terjadi pada penerimaan kas perusahaan, antara lain : No Kelemahan Kondisi Kriteria 1. Perusahaan Pada saat penagihan kepada Suatu penagihan dilakukan menyertakan kuitansi pihak department store, dengan dokumen sah, bermaterai ketika dokumen yang harus kemudian penagih akan dilakukan penagihan. disiapkan adalah menerbitkan suatu kuitansi rekapitulasi penjualan, bermaterai sebagai bukti faktur pajak serta kuitansi telah menerima uang. 2. Terdapat beberapa asli bermaterai. Masih terdapat beberapa Nomor urut tercetak dokumen atau dokumen atau formulir yang digunakan untuk mengawasi formulir terkait fungsi digunakan perusahaan pemakaian formulir, penerimaan kas yang belum bernomor urut mengidentifikasi transaksi belum bernomor urut tercetak. bisnis terkait penjualan, agar tercetak. memaksimalkan fungsi penjualan dengan baik. 88

No Kelemahan Kondisi Kriteria 3. Terdapat perbedaan Rekapitulasi perusahaan Penagihan merupakan suatu rekapitulasi penjualan disesuaikan dengan laporan proses permintaan perusahaan dengan penjualan SPG/SPB, namun pembayaran kepada pihak rekapitulasi penjualan konsinyi (department store). terdapat perbedaan jumlah dengan laporan penjualan pihak konsinyi. pembeli.laporan seharusnya mencatat jumlah yang sama sesuai dokumen tersebut. 4. Terdapat Masih terdapat Suatu sistem agar ketidaktelitian atau ketidaktelitian atau penerimaan kas dapat kesalahan SPG/SPB kesalahan atas informasi terkontrol dengan baik,, yang mempengaruhi barang mengenai ukuran, perlu didukung dengan stock atas barang model, maupun kondisi memperkecil kesalahan penjualan. barang secara aktual. seperti SPG/SPB yang benar dan teliti. Tabel 4.4. Kelemahan terhadap Sistem Penerimaan Kas Dengan adanya kelemahan tersebut membuat beberapa penjelasan yang dapat teridentifikasi. Mengacu pada tabel kelemahan sistem penerimaan kas di atas, uraiannya yaitu : 1. Perusahaan menyertakan kuitansi bermeterai ketika dilakukan penagihan Hubungan bisnis antara perusahaan dengan pihak department store sudah berlangsung cukup lama dan semua pembayaran dilakukan melalui transfer rekening sehingga apabila kuitansi bermeterai baru diterbitkan setelah dilakukan 89

transfer, dianggap akan menyulitkan pencatatan laporan pada department store. Sehingga department store hanya mau membayar jika tagihan yang dikirim perusahaan dilengkapi dengan kuitansi asli bermeterai. Dengan memberikan kuitansi bermeterai yang merupakan bukti sah bahwa perusahaan telah menerima pembayaran kepada pihak department store, dapat menimbulkan kerugian yang diakibatkan oleh kondisi dimana pihak department store belum melakukan pembayaran, namun mengatakan bahwa sudah melakukan pembayaran karena me merasa sudah memiliki kuitansi bermeterai tersebut. Sebaiknya perusahaan mengirimkan kuitansi bermeterai setelah pihak department store melakukan pembayaran. Pengiriman kuitansi bermeterai merupakan tanda terima uang dan kuitansi ini baru diterbitkan jika uang telah diterima. Akan tetapi sebagai bukti yang sah adalah setelah pihak department store melakukan transfer pembayaran, maka department store sebaiknya mengirimkan bukti transfer kepada pihak perusahaan melalui fax maupun email. 2. Terdapat beberapa dokumen pada penerimaan kas belum bernomor urut tercetak. Perusahaan menganggap belum efektif apabila terjadi kesalahan dalam pengisian formulir terkait dokumen penerimaan kas, sehingga belum terlalu membutuhkan formulir dengan nomor urut tercetak. Selain itu dapat dituliskan sendiri keterangan tambahan di setiap formulir maupun dokumen yang terkait transaksi. Tidak dicantumkannya nomor urut tercetak pada formulir terkait penerimaan kas akan mengakibatkan kurangnya pengendalian terhadap pemakaian 90

formulir secara efektif dan kesulitan dalam mengidentifikasi transaksi yang terjadi dan pencocokan informasi antara dokumen yang saling berhubungan. Penulis merekomendasikan agar sebaiknya seluruh formulir yang digunakan perusahaan dalam prosedur penerimaan kas bernomor urut tercetak dan penyimpanan serta penggunaannya diawasi agar formulir tersebut tidak dimanipulasi oleh karyawan maupun pihak luar. 3. Terdapat perbedaan rekapitulasi penjualan perusahaan dengan rekapitulasi penjualan konsinyi (department store). Penyebab terjadinya perbedaan antara rekapitulasi yang dilaporkan oleh pihak konsinyi dengan yang dilaporkan SPG/SPB dapat terjadi dikarenakan beberapa hal, seperti : a. Pelanggan yang tidak jadi atau batal melakukan transaksi sedangkan bon konsinyasi telah dibuat oleh SPG/SPB b. Kesalahan pada pihak department store saat meng-input data master persediaan dan harga jual produk. c. Kecurangan yang dilakukan pihak-pihak tak bertanggung jawab Ketika ditemukan adanya perbedaan antara rekapitulasi tersebut, maka perusahaan akan menugaskan SPG/SPB untuk menelusuri perbedaan tersebut. Apabila penyebab perbedaan tersebut tidak ditemukan, maka perusahaan akan menerima pembayaran berdasarkan rekapitulasi penjualan pihak konsinyi yang berakibat penerimaan kas dari pihak konsinyi tidak penuh. Jika hal tersebut sering terjadi, maka perusahaan akan mengalami tingkat kerugian yang cukup signifikan. 91

Penulis merekomendasikan agar sebaiknya perusahaan menyediakan database mengenai harga jual produk agar bisa selalu update dan dikontrol oleh perusahaan sehingga jika terjadi kesalahan dapat segera diketahui. Dalam hal transaksi, sebaiknya pelanggan mengambil barang langsung di SPG/SPB, adanya tingkat pengawasan yang lebih ketat, melakukan pengecekan ulang antara rekapitulasi penjualan yang dibuat SPG, perusahaan dan pihak konsinyi tersebut. Sehingga penerimaan kas yang diperoleh perusahaan lebih optimal. 4. Terdapat ketidaktelitian atau kesalahan SPG/SPB yang mempengaruhi stock atas barang penjualan. Ketidaktelitian para SPG/SPB, dikarenakan ketika konsumen selesai melakukan percobaan terhadap berbagai macam ukuran atau model sepatu yang diinginkan, maka terkadang SPG/SPB tidak memasukkan kembali ke dalam kotak sepatu dengan informasi yang benar, sehingga ukuran dan model setiap sepatu berbeda. Kurang telitinya SPG/SPB sehingga dalam kotak sepatu terdapat ukuran dan model yang berbeda-beda, mengakibatkan timbulnya kesalahan informasi terhadap stock barang. Akibat stock yang salah tersebut dikembalikan kepada perusahaan, maka perusahaan menganggap barang tersebut memang kesalahan perusahaan dan tidak layak kembali untuk dijual, karena tidak ada bukti cukup kuat terjadinya hal tersebut. Apabila dilakukan secara terus menerus, maka penerimaan kas mengalami pengurangan yang cukup signifikan. Penulis merekomendasikan agar selain membuat sanksi kepada SPG/SPB, perusahaan membuat pelatihan sederhana, agar bertambahnya ketelitian dan kualitas 92

kinerja yang baik para karyawan. Diharapkan dengan adanya pelatihan sederhana tersebut dapat memaksimalkan penjualan serta meningkatkan penerimaan kas yang terjadi di Boutique & Counter lebih baik. IV.6 Evaluasi Sistem Akuntansi terhadap Fungsi Piutang Dalam penjualan dilakukan oleh perusahaan, terdapat penjualan bersifat tunai dan konsinyasi. Proses kerjasama antara pihak perusahaan dengan pihak konsinyi atau department store telah terjalin dengan baik, hal ini terlihat dengan adanya kebijakan antara kedua belah pihak. Kesepakatan yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak konsinyi berupa negosiasi mengenai barang konsinyasi, penetapan komisi, jangka waktu konsinyasi serta metode pembayaran konsinyasi. Berdasarkan penelitian lapangan yang dilakukan pada PT. Saga Machie terhadap sistem akuntansi terutama pada fungsi piutang berjalan dengan standar yang baik. Adapun hasil penelitian kuesioner dan wawancara terkait fungsi piutang yang berjalan dengan baik, antara lain : 1. Proses pengelolaan piutang dikendalikan dengan menggunakan kartu piutang dan secara periodik dilakukan rekonsiliasi dengan buku besar piutang. 2. Perusahaan menetapkan kebijakan kepada pihak konsinyi yang belum atau terlambat membayar kepada perusahaan. 3. Setiap hasil penagihan atas piutang langsung diserahkan kepada fungsi keuangan, untuk meminimalisasi kesalahan pencatatan. 4. Pejabat berwenang berhak mengotorisasi piutang untuk pemantauan lebih maksimal. 5. Adanya pemeriksaan dan evaluasi atas setiap transaksi terkait fungsi piutang secara berkala. 93

Sedangkan kelemahan-kelemahan yang dapat diidentifikasi melalui fungsi piutang, antara lain : No Kelemahan Kondisi Kriteria 1. Perusahaan tidak Perusahaan mendapatkan Piutang tak tertagih menerapkan pembayaran berdasarkan merupakan hal yang sering pencadangan piutang laporan penjualan terjadi di setiap usaha. tak tertagih. konsinyi, menyebabkan Seharusnya perusahaan mengalami kerugian, menerapkan pencadangan namun perusahaan tidak untuk mengantisipasi mencadangkan yang tidak tertagih. piutang kelemahan yang terjadi. 2. Belum terdapat Perusahaan tidak Penghapusan piutang kebijakan mengenai melakukan kebijakan dagang digunakan untuk kebijakan tentang penghapusan mengantisipasi tidak penghapusan piutang. piutang yang tidap dapat ditagih. tertagihnya piutang dagang di masa yang akan datang Tabel 4.5. Kelemahan terhadap Sistem Piutang Dengan adanya kelemahan tersebut membuat beberapa penjelasan yang dapat teridentifikasi. Mengacu pada tabel kelemahan sistem piutang di atas, uraiannya yaitu : 94

1. Perusahaan tidak menerapkan pencadangan piutang tak tertagih. Tidak diadakannya pencadangan piutang tak tertagih dikarenakan pihak perusahaan merasa yakin akan dapat menemukan penyebab perbedaan tersebut dan akan mendapatkan pembayaran yang belum dilunasi. Sehingga belum terlalu perlu apabila menggunakan pencadangan atas piutang yang tak tertagih. Pada saat suatu piutang tidak mendapatkan pelunasan secara penuh dan apabila hal ini terjadi, maka dapat mengakibatkan saldo akun piutang menjadi akun yang tidak mencerminkan keadaan secara tepat. Kemungkinan terburuknya adalah saldo piutang menunjukkan saldo tertentu yang kurang valid. Sebaiknya perusahaan melakukan pencadangan piutang tak tertagih. Dengan menerapkan hal tersebut, maka jumlah cadangan piutang tak tertagih dapat dipakai untuk menutupi kerugian yang terjadi, sehingga perusahaan dapat menyajikan laporan keuangan yang akurat, mencerminkan keadaan yang sesungguhnya dan dapat berguna bagi kepentingan pihak-pihak yang berwenang. 2. Belum terdapat kebijakan mengenai kebijakan penghapusan piutang Perusahaan menganggap belum terlalu efektif apabila membuat kebijakan mengenai penghapusan piutang, karena setiap piutang akan tertagih dan ketika diadakan rekonsiliasi tidak ada perbedaan nilai yang signifikan. Sehingga tidak perlu diadakan kebijakan penghapusan untuk mengantisipasi piutang yang tidak tertagih. Apabila terdapat piutang yang tidak dapat ditagih dan perusahaan tidak memiliki kebijakan atas penghapusan piutang tersebut, maka akan mengakibatkan saldo akun piutang dengan dokumen-dokumen lainnya yang terkait mencerminkan 95

saldo yang tidak wajar, berkurangnya saldo penerimaan kas yang seharusnya diterima. Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat kebijakan mengenai penghapusan piutang, sehingga dapat mengestimasi piutang yang tidak dapat ditagih dan menanggung resiko-resiko yang mungkin terjadi. Sehingga laporan keuangan perusahaan dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. IV.7 Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan dan Piutang yang Diusulkan IV.7.1 Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan dan Piutang yang Diusulkan Fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan dan piutang dagang: 1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Penagihan 3. Fungsi Gudang 4. Fungsi Pengiriman 5. Fungsi Akuntansi Formulir yang digunakan dalam prosedur ini adalah : 1. Kartu persediaan 2. Kartu Piutang 3. Jurnal Penjualan Uraian Prosedur yang diusulkan: 96

1. Prosedur Order Penjualan a. Fungsi Penjualan Product Executive - SPG/SPB melakukan pemesanan melalui telepon atau fax kepada perusahaan yang diterima oleh bagian Product Executive - Product Executive akan membuat form order sebanyak dua rangkap, berdasarkan pesanan yang diminta oleh SPG/SPB counter atau toko dan diberikan ke bagian gudang. - Product Executive akan menghubungi bagian gudang, jika barang tersedia, maka bagian gudang akan mempersiapkan barang pesanan yang diminta. - Mendistribusikan Form Order lembar ke-2 ke fungsi gudang, 2. Prosedur Pengecekan dan Penerimaan Pesanan Fungsi Gudang - Menerima Form Order lembar ke-2 dari Product Executive - Product Executive akan membuat form order dan faktur penjualan sebanyak tiga rangkap, berdasarkan pesanan yang diminta oleh SPG/SPB counter atau toko dan diberikan ke bagian gudang. - Bagian gudang akan melakukan pengecekan barang yang tersedia. - Jika barang tidak tersedia di gudang, counter / toko lainnya, maka Product Executive akan membuat form order dan diberikan ke bagian produksi untuk memproduksi barang pesanan tersebut. 97

- Jika barang tersedia, maka bagian gudang akan membuat Form Stock List dan Faktur penjualan sebanyak tiga rangkap berdasarkan Form Order dan memberikan ke bagian administrasi gudang - Mendisitribusikan Faktur Penjualan lembar ke-2 ke Product Executive dan lembar ke-3 ke bagian akuntansi. Fungsi Administrasi /Gudang - Setelah menerima Stock List dan Faktur Penjualan lembar ke-2 dari bagian gudang, bagian administrasi gudang akan membuat Surat Jalan berdasarkan Form Stock List. Faktur ini akan menjadi surat jalan ke boutique atau counter. - Faktur pengiriman (surat jalan) dibuat 4 rangkap yang telah ditanda tangani oleh manajer operasi untuk didistribusikan. Surat Jalan diserahkan ke bagian operasional. Surat Jalan lembar ke-2 didistribusikan ke department store. Lembar ke-3 diberikan ke bagian pengiriman sebagai bukti dari barang yang telah diantar ke department store. - Faktur Penjualan lembar ke-1 diarsipkan ke Kartu Persediaan dan Surat Jalan lembar ke-4 disimpan oleh bagian administrasi untuk diarsipkan berdasarkan tanggal. 3. Prosedur Pengiriman Barang a. Fungsi Pengiriman Operation Manager - Menerima Surat Jalan dari bagian gudang. 98

- Bagian operasional melakukan pengecekan barang dan melakukan otorisasi untuk persetujuan permintaan barang dari SPG/SPB. - Setelah dilakukan persetujuan, maka Surat Jalan akan diserahkan kepada driver. Driver - Driver akan membawa faktur pengiriman (Surat Jalan) bersama untuk diminta tanda tangan bahwa barang telah diterima dengan baik. - Setelah mengirimkan barang kepada SPG/SPB, maka akan diotorisasi dan ditandatangani supervisor. - Supervisor SPG/SPB menandatangani faktur pengiriman (Surat Jalan) yang dibawa oleh driver, supervisor akan mendistribusikan faktur lembar ke-2 ke department stores, lembar ke-3 ke bagian gudang, dan lembar ke- 4 dibawa pulang oleh driver dan diserahkan untuk diarsipkan. 4. Prosedur Pencatatan Penjualan a. Fungsi Pencatatan Penjualan Product Executive - Menerima Faktur Penjualan dari bagian gudang - Berdasarkan data penjualan yang diberikan SPG/SPB maka bagian penjualan akan membuat Daily Sales Report yang akan menjadi acuan untuk membuat rekapitulasi penjualan. - Rekapitulasi penjualan dibuat ketika akan dilakukan penagihan berdasarkan penjualan yang terjadi selama sebulan dan dibuat 3 99