Halaman: 1/4 TUJUAN Garis Panduan ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara bagi proses perolehan secara rundingan terus. 1. Penyediaan Permohonan Kemukakan permohonan kepada Bahagian Pengurusan Perolehan berdasarkan Senarai Semakan Permohonan Pembelian Secara Rundingan Terus (SS003/BUY) yang boleh diperolehi dari laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen). 2. Proses Permohonan Cap tarikh terima permohonan dan semak permohonan yang telah diterima dari PTJ dengan merujuk Senarai Semakan Permohonan Pembelian Secara Rundingan Terus (SS003/BUY) yang boleh diperolehi dari laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen). Pemohon (b) Jika tidak lengkap, kembalikan dokumen untuk pembetulan. (c) Jika lengkap, terus ke para 3. 3. Kelulusan Perolehan Tentukan bagi perolehan secara rundingan terus berdasarkan kriteria berikut:- Had Nilai (RM) Bil. Kriteria (i) Peralatan/ Semua nilai Kementerian Perkhidmatan/ Kerja selain penyelidikan dan (Perolehan Kerajaan, PK 7)
Halaman: 2/4 Bil. (ii) (iii) (iv) Kriteria Peralatan/ Perkhidmatan penyelidikan Peralatan/ Perkhidmatan/ Kerja selain penyelidikan dan (Perolehan Kerajaan, PK 7) Perolehan dengan anak syarikat (v) Perolehan selain penyelidikan yang dikecualikan daripada tatacara perolehan Kerajaan (Perolehan Kerajaan, PK 7) Had Nilai (RM) Melebihi RM20,000 RM500,000 RM500,000 RM1.0 juta RM5.0 juta RM5.0 juta RM10.0 juta RM10.0 juta Semua nilai RM100,000 RM50,000 RM100,000 RM50,000 Rujuk Perolehan Kerajaan, PK 7 Jawatankuasa Rundingan Terus B Jawatankuasa Rundingan Terus A Perolehan A Pengarah Universiti Kementerian Kementerian Perolehan B Naib Canselor Timbalan Naib Canselor yang dinyatakan dalam peraturan berkuatkuasa.
(b) Sediakan dokumen untuk kelulusan berdasarkan Pihak Berkuasa berikut:- Dokumen Sokongan Kementerian Surat sokongan permohonan Malaysia yang akan ditandatangani oleh Naib Canselor Jawatankuasa Rundingan Sedia fail untuk mesyuarat Terus A atau B (bagi Jawatankuasa Rundingan peralatan dan perkhidmatan Terus A atau B penyelidikan) Jawatankuasa Sebut Harga Sedia fail untuk mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan Sedia fail untuk mesyuarat Universiti Perolehan Naib Canselor Sediakan ringkasan laporan Timbalan Naib Canselor untuk kelulusan Halaman: 3/4 (c) (d) (e) Bagi permohonan yang memerlukan kelulusan pihak Kementerian, permohonan di buat secara atas talian melalui system Electronic Government Procurement Application (egpa) dipautan https://egpa.treasury.gov.my. Pertimbangan dan kelulusan akan dibuat berdasarkan permohonan yang telah dikemukakan. Jika lulus, surat kelulusan akan dikeluarkan kepada pemohon. Urus Setia BKPP/Kementerian Malaysia (f) Jika rundingan harga diperlukan berdasarkan surat kelulusan, PTJ hendaklah mengadakan rundingan harga. (g) Pelantikan Ahli Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. PTK
(h) Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang berkelayakan atau mempunyai pengalaman dan kemahiran teknikal mengenai perolehan yang berkenaan. Pegawai dari agensi lain boleh dilantik bagi maksud ini. Halaman: 4/4 4. Muktamad Harga Rundingan (b) (c) Sediakan dokumen berikut bagi tujuan muktamad harga:- (i) Minit mesyuarat rundingan harga yang di tandatangani oleh Pengerusi dan wakil syarikat. (ii) Pengesahan bertulis daripada syarikat ke atas harga rundingan yang telah dipersetujui; dan (iii) Laporan Hasil Rundingan Harga hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh Pengerusi dan Ahli-ahli Jawatankuasa Rundingan Harga. Hantar dokumen di para 4.1 ke BKPP, Pejabat Bursar. Dapatkan pengesahan Naib Canselor ke atas harga yang dirunding untuk dimuktamadkan dan dibawa kepada Pihak Berkuasa untuk kelulusan. BKPP 5. Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran Bagi permohonan yang telah diluluskan, sedia surat setuju terima tawaran. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Bon Pelaksanaan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk penyediaan surat setuju terima tawaran. 6. Penyediaan Kontrak Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat Setuju Terima Tawaran, Bon Pelaksanaan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan penyediaan kontrak.
7. Rujuk Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus (SOK/KEW/GP032/BUY) di para 9 hingga 14 untuk proses selanjutnya. Halaman: 5/4