BAB V MANAJEMEN PERUSAHAAN 1. Bentuk Perusahaan Pabrik metil salisilat didirikan dengan bentuk Perseroan Terbatas (PT) dan berlokasi di Bontang, Kalimantan Timur. Perseroan Terbatas dipilih sebagai bentuk perusahaan dengan alasan sebagai berikut (Widjaja, 2003): a. Modal dapat diperoleh dengan mudah, yaitu melalui penjualan saham. b. Tanggung jawab pemegang saham terbatas, sehingga kegiatan produksi hanya diatur oleh pimpinan perusahaan. c. Pemilik dan pengurus perusahaan terpisah. Pemilik perusahaan yaitu para pemegang saham, sementara pengurus perusahaan yaitu direksi beserta staf yang diawasi oleh dewan komisaris. d. Kelangsungan perusahaan terjamin karena tidak terpengaruh oleh pergantian pemegang saham, direksi beserta staf, atau pun karyawan. e. Sistem manajemen efisien dengan direktur utama sebagai ujung tombak dalam mengoperasikan perusahaan. f. Modal yang diperoleh dari masyarakat dalam bentuk saham turut memperluas bidang usaha. Perseroan Terbatas didirikan dengan akta notaris berdasarkan Kitab Undang-Undang Hukum Dagang. Modal terdiri dari saham-saham dan dicantumkan dalam akta pendirian. Pemilik perusahaan adalah para pemegang saham dan dipimpin oleh seorang direktur utama. Pembinaan karyawan diatur oleh direksi commit dengan mematuhi to user hukum-hukum perburuhan. Bab V Manajemen Perusahaan 73
2. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan salah satu faktor penting penunjang kelangsungan dan kemajuan perusahaan. Struktur organisasi sangat berpengaruh terhadap komunikasi antar staf dan karyawan. Organisasi yang baik dapat disusun dengan memperhatikan azas-azas berikut ini (Zamani, 1998): a. perumusan tujuan perusahaan dengan jelas, b. tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap individu dalam organisasi, c. tujuan organisasi harus diterima oleh setiap individu dalam organisasi, d. memiliki kesatuan arah (unity of direction), e. memiliki kesatuan perintah (unity of command), f. wewenang dan tanggung jawab harus proporsional, g. pembagian tugas dengan jelas (distribution of work), h. koordinasi antar karyawan, i. susunan organisasi sesederhana mungkin, j. pola dasar organisasi relatif permanen, k. jaminan jabatan (warranty of tenure) l. reward and punishment, dan m. penempatan orang sesuai keahliannya. Struktur organisasi berdasarkan azas-azas di atas yaitu Line and Staff System. Sistem ini memiliki garis kekuasaan yang sederhana dan praktis. Pembagian tugas dilakukan secara fungsional, sehingga seorang karyawan hanya bertanggung jawab kepada seorang atasan saja. Staf ahli diperlukan Bab V Manajemen Perusahaan 74
guna memberikan saran dan nasihat demi tercapainya tujuan perusahaan. Staf ahli dipilih dari orang-orang yang ahli di bidangnya. Dua kelompok dalam struktur organisasi yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi Line and Staff System, yaitu: a. Garis atau lini yaitu orang-orang yang menjalankan tugas pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuan. b. Staf yaitu orang-orang yang menjalankan tugas sesuai dengan keahliannya dengan cara memberikan saran-saran kepada unit operasi. Dewan komisaris mewakili para pemegang saham (pemilik perusahaan) dalam menjalankan tugas sehari-hari. Tugas menjalankan perusahaan dilaksanakan oleh seorang direktur utama dan dibantu oleh direktur produksi, direktur administrasi dan keuangan, dan direktur umum dan pemasaran. Direktur produksi membawahi bidang teknik dan produksi. Direktur administrasi dan keuangan membawahi bidang administrasi dan keuangan. Direktur umum dan pemasaran membawahi bidang umum dan pemasaran. Seorang direktur membawahi beberapa kepala bagian yang memiliki tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Setiap kepala bagian membawahi beberapa kepala seksi dan masing-masing seksi terdiri dari beberapa karyawan. Karyawan perusahaan dibagi menjadi beberapa kelompok regu dengan seorang kepala regu sebagai pemimpin setiap regu. Kepala regu bertanggung jawab kepada masing-masing kepala seksi (Widjaja, 2003). Manfaat struktur organisasi yaitu: a. Menjelaskan, membagi, dan membatasi pelaksanaan tugas dan tanggung jawab setiap orang yang commit terlibat di to dalamnya. user Bab V Manajemen Perusahaan 75
b. Menempatkan tenaga kerja dengan tepat. c. Mengawasi, mengevaluasi, dan mengembangkan manajemen perusahaan dengan efisien. d. Mengatur kembali langkah kerja dan prosedur apabila tidak efektif. Struktur organisasi pabrik metil salisilat ditampilkan pada Gambar 5.1 berikut. RUPS Dewan Komisaris Direktur Utama Staf Ahli Direktur Produksi Direktur Administrasi & Keuangan Direktur Umum & Pemasaran Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Teknik Kepala Bagian Administrasi & Keuangan Kepala Bagian Umum Kepala Bagian Pemasaran Gambar 5.1 Struktur Organisasi 3. Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang jabatan dalam sebuah organisasi dibagi secara proporsional dan efisien. Pembagian commit to tugas user bertujuan agar masing-masing Bab V Manajemen Perusahaan 76
individu paham dengan tugas masing-masing dan dapat berkoordinasi demi kelancaran proses produksi. Dengan demikian kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 3.1. Pemegang Saham Pemegang saham adalah orang yang mengumpulkan modal untuk kepentingan pendirian dan kegiatan operasi perusahaan. Kekuasaan tertinggi dalam perusahaan berbentuk PT terdapat pada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Kewenangan para pemegang saham pada RUPS yaitu (Widjaja, 2003): a. mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris, b. mengangkat dan memberhentikan direktur, c. mengesahkan hasil-hasil usaha serta neraca untung rugi tahunan. 3.2. Dewan Komisaris Dewan komisaris merupakan pelaksana tugas sehari-hari dari pemilik saham sehingga dewan komisaris akan bertanggung jawab kepada pemilik saham. Tugas-tugas dewan komisaris yaitu (Widjaja, 2003): a. menilai dan menyetujui rencana direksi tentang kebijakan umum, target perusahaan, alokasi sumber-sumber dana, dan pengarahan pemasana, b. mengawasi direksi dalam menjalankan perusahaan, dan c. membantu direksi dalam tugas-tugas penting. Bab V Manajemen Perusahaan 77
3.3. Dewan Direksi Direktur utama merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan dan bertanggun jawab sepenuhnya terhadap kemajuan perusahaan. Direktur utama bertanggun jawab kepada dewan komisaris atas segala tindakan dan kebijakan yang diambil olehnya sebagai pimpinan perusahaan. Direktur utama membawahi direktur produksi, direktur administrasi dan keuangan, dan direktur umum dan pemasaran. Tugas-tugas seorang direktur utama secara umum yaitu: a. melaksanakan kebijakan perusahaan dan mempertanggungjawabkannya kepada pemegang saham secara berkala, b. menjaga kestabilan organisasi perusahaan dan hubungan harmonis antara pemilik saham, pimpinan, karyawan, dan konsumen, c. mengangkat dan memberhentikan kepala bagian dengan persetujuan RUPS, dan d. mengkoordinasikan kerjasama antar bagian produksi, administrasi, keuangan, umum, dan pemasaran. Direktur produksi memiliki tugas sebagai berikut: a. mengkoordinasikan pekerjaan bagian produksi, teknik, dan rekayasa produks, dan b. mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas para kepala bagian yang menjadi bawahannya. Direktur administrasi dan keuangan memiliki tugas yaitu: a. mengkoordinasikan pekerjaan bagian administrasi dan keuangan, dan b. mengatur serta mengawasi pelaksanaan pekerjaan kepala bagian yang menjadi bawahannya. Bab V Manajemen Perusahaan 78
Direktur umum dan pemasaran memiliki tugas yaitu (Djoko, 2003): a. mengkoordinasikan pekerjaan bagian umum, personalia, keamanan, pembelian, dan pemasaran, serta b. mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas kepala bagian yang menajadi bawahannya. 3.4. Staf Ahli Staf ahli terdiri dari para tenaga ahli yang bertugas membantu direktur dalam menjalankan tugasnya, baik dalam bidang teknik maupun administrasi. Staf ahli bertanggung jawab kepada direktur utama sesuai bidang keahliannya masing-masing. Tugas staf ahli meliputi: a. mengadakan evaluasi bidang teknik dan ekonomi perusahaan, b. memberikan saran terkait perencanaan dan pengembangan perusahaan, dan c. memberikan saran dalam hal hukum, administrasi, dan keuangan. 3.5. Kepala Bagian Kepala bagian memiliki tugas secara umum yaitu mengkoordinasikan, mengatur, dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan dalam lingkungan bagiannya sesuai dengan garis wewenang yang diberikan pimpinan perusahaan. Kepala bagian dapat bertindak pula sebagai staf direktur. Kepala bagian bertanggung jawab kepada direktur utama. Kepala bagian terdiri dari kepala bagian produksi, kepala bagian teknik, kepala bagian keuangan, kepala bagian pemasaran, dan kepala bagian umum. Bab V Manajemen Perusahaan 79
3.5.1. Kepala Bagian Produksi Kepala bagian produksi bertanggung jawab kepada direktur produksi dalam hal mutu dan kelancaran produksi, serta mengkoordinasikan pekerjaan para kepala seksi yang menjadi bawahannya. Kepala bagian produksi membawahi seksi proses dan seksi utilitas. Seksi proses bertanggung jawab dalam hal proses produksi, mengawasi proses produksi, dan memastikan produk yang dihasilkan sesuai baku mutu. Seksi utilitas bertugas memenuhi kebutuhan pendukung proses seperti air pendingin, steam, udara tekan, dan tenga listrik. 3.5.2. Kepala Bagian Teknik Kepala bagian teknik memiliki tugas yaitu mengkoordinasikan pekerjaan bidang laboratorium, safety dan lingkungan, serta pemeliharaan. Kepala bagian teknik membawahi seksi laboratorium, safety dan lingkungan, serta pemeliharaan. Tugas seksi pemeliharaan yaitu melaksanakan pemeliharaan fasilitas gedung dan peralatan pabrik, serta memperbaiki kerusakan. Pengawasan keselamatan dan kesehatan pekerja merupakan tanggung jawab seksi safety dan lingkungan. Semetara itu seksi laboratorium bertugas melakukan riset dan rekayasa dalam rangka mencari inovasi produk baru atau pun meningkatkan efisiensi produksi. Bab V Manajemen Perusahaan 80
3.5.3. Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Kepala bagian administrasi dan keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Administrasi dan Keuangan dalam hal administrasi dan keuangan. Kepala bagian administrasi dan keuangan dibantu oleh dua orang kepala seksi, yaitu seksi administrasi dan seksi keuangan. Tugas seksi administrasi yaitu menyelenggarakan pencatatan utang piutang, administrasi persediaan kantor dan pembukuan, perpajakan, dan pengarsipan surat-menyurat. Seksi keuangan bertugas menghitung dan mencatat penggunaan uang perusahaan, mengamankan uang, dan meramalkan kondisi keuangan masa depan. 3.5.4. Kepala Bagian Umum Kepala bagian umum bertanggung jawab kepada direktur umum dan pemasaran dalam hal personalia, humas, dan keamanan, serta mengkoordinasikan pekerjaan seksi yang menjadi tanggung jawabnya. Kepala bagian umum membawahi seksi personalia, seksi humas, dan seksi keamanan. Seksi personalia bertugas membina tenaga kerja dan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan kondusif antara pekerja, pekerjaan, dan lingkungan. Selain itu, seksi personalia bertugas membina kedispilinan tenaga kerja dalam hal waktu dan penggunaan aset perusahaan. Hubungan antara perusahaan dan masyarakat di sekitar lokasi perusahaan harus senantiasa terjalin dengan harmonis. Seksi humas bertanggung jawab dalamcommit mewujudkan to user hubungan itu. Seksi humas juga Bab V Manajemen Perusahaan 81
bertugas memberikan informasi kepada masyarakat terkait kegiatan perusahaan yang berhak diketahui masyarakat. 3.5.5. Kepala Bagian Pemasaran Kepala bagian pemasaran berada di bawah direktur umum dan pemasaran. Tugasnya yaitu menyediakan bahan baku dan memasarkan produk. Kepala bagian pemasaran dibantu dua kepala seksi dalam menjalankan tugasnya, yaitu seksi pembelian dan seksi pemasaran. Tugas seksi pembelian yaitu melakukan pembelian barang dan peralatan yang diperlukan untuk proses produksi. Selain itu, pengaturan keluar masuknya barang dan alat di gudang juga menjadi tugas seksi pembelian. Seksi pemasaran bertugas melaksanakan kegiatan pemasaran produk dengan menerapkan strategi penjualan dan mengatur distribusi produk. 3.6. Kepala Seksi Kepala seksi adalah pelaksana pekerjaan pada lingkungan bagiannya dengan rencana yang diatur oleh kepala bagian masing-masing. Setiap kepala seksi bertanggung jawab kepada kepala bagian sesuai seksinya. 4. Pembagian Jam Kerja Karyawan Pabrik metil salisilat direncakana beroperasi 24 jam sehari selama 330 hari per tahun. Sisa hari yang bukan merupakan hari libur digunakan Bab V Manajemen Perusahaan 82
untuk perawatan, perbaikan, dan shutdown. Jam kerja karyawan dikelompokkan menjadi dua, yaitu karyawan non-shift dan shift. 4.1. Karyawan Non-Shift Karyawan non-shift adalah karyawan yang tidak menangani proses secara langsung. Yang termasuk dalam kelompok non-shift yaitu direktur, staf ahli, kepala bagian, kepala seksi, serta karyawan perkantoran. Karyawan non-shift bekerja 5 hari dalam seminggu dengan durasi 8 jam kerja per hari. Pembagian waktu kerja karyawan non-shift disajikan pada Tabel 5.1 di bawah ini. Tabel 5.1 Pembagian Waktu Kerja Karyawan Non-Shift Hari Waktu Kerja Waktu Istirahat Senin Kamis 07.00 16.00 11.30 12.30 Jumat 07.00 16.30 11.30 13.00 4.2. Karyawan Shift Karyawan shift merupakan karyawan yang menangani proses produksi secara langsung atau karyawan dengan tugas tertentu yang diwajibkan bekerja secara shift seperti keamanan dan laboratorium. Karyawan shift terdiri dari karyawan proses dan utilitas, laboratorium, pemeliharaan, safety dan keselamatan, security, dan dokter. Para karyawan shift bekerja secara bergilir selama 24 jam dengan pembagian shift sebagai berikut: Bab V Manajemen Perusahaan 83
Shift Pagi : pukul 07.00 15.00 Shift Sore : pukul 15.00 23.00 Shift Malam : pukul 23.00 07.00 Karyawan shift terbagi menjadi 4 regu (A, B, C, dan D), yang mana ketika tiga regu bekerja, maka satu regu istirahat. Regu shift tetap masuk meskipun hari libur atau libur nasional. Jadwal kelompok shift ditampilkan pada Tabel 5.2. Tabel 5.2 Jadwal Kelompok Shift Shift Tanggal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Pagi A D C B A D C B A D Sore B A D C B A D C B A Malam C B A D C B A D C B Istirahat D C B A D C B A D C Tanggal Shift 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Pagi C B A D C B A D C B Sore D C B A D C B A D C Malam A D C B A D C B A D Istirahat B A D C B A D C B A Tanggal Shift 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Pagi A D C B A D C B A D Sore B A D C B A D C B A Malam C B A D C B A D C B Istirahat D C B A D C B A D C Bab V Manajemen Perusahaan 84
Jadwal tanggal selanjutnya selalu mengikuti urutan yang sudah ada yaitu shift yang istirahat akan masuk pagi, shift pagi akan masuk sore, dan shift sore akan masuk malam, demikian seterusnya. Kelancaran produksi suatu pabrik sangat dipengaruhi oleh kedisiplinan para karyawan. Oleh karena itu, perusahaan menerapkan sistem presensi bagi seluruh karyawan. Presensi digunakan sebagai ukuran kedisiplinan karyawan sekaligus sebagai bahan pertimbangan untuk pengembagan karir (Djoko, 2003). 5. Status Karyawan dan Sistem Upah Sistem pengupahan tenaga kerja tergantung pada status karyawan tersebut. Secara umum, status karyawan dibedakan menjadi tiga yaitu karyawan tetap, karyawan harian, dan karyawan borongan. Selain status karyawan, sistem pengupahan juga dipengaruhi oleh jabatan, keahlian, dan masa kerja. 5.1. Karyawan Tetap Karyawan tetap merupakan karyawan yang diangkat dan diberhentikan dengan surat keputusan (SK) direksi dan memperoleh gaji bulanan sesuai jabatan, keahlian, dan masa kerja. 5.2. Karyawan Harian Karyawan harian dipekerjakan tanpa SK pengangkatan direksi dan memperoleh upah harian yang dibayarkan tiap akhir pekan. 5.3. Karyawan Borongan Apabila perusahaan sedang menjalankan suatu proyek dan memerlukan tenaga khusus commit sesuaito proyek user tersebut, maka perusahaan Bab V Manajemen Perusahaan 85
menyewa tenaga kerja borongan. Tenaga kerja golongan ini menerima upah sesuai nilai kontrak kesepakatan pemborong dan perusahaan. 6. Jabatan dan Gaji Kedudukan dan jabatan seseorang di perusahaan ditentukan berdasarkan tingkat pendidikan dan keahliannya. Semakin tinggi jabatan, maka semakin tinggi pendidikan dan keahlian yang harus dikuasainya. Jabatan direksi diduduki oleh lulusan magister, dan jabatan kepala bagian diperuntukkan bagi lulusan sarjana. Jabatan kepala seksi dan karyawan minimal dipegang oleh tenaga kerja lulusan ahli madya. Penggolongan jabatan dan kualifikasi pendidikannya ditampilkan pada Tabel 5.3 berikut ini. Tabel 5.3 Jabatan dan Kualifikasi Pendidikan No. Jabatan Pendidikan 1 Direktur Utama Magister Ekonomi/Teknik 2 Direktur Produksi Magister Teknik Kimia 3 Direktur Administrasi dan Keuangan Magister Ekonomi 4 Direktur Umum dan Pemasaran Magister Ekonomi 5 Kepala Bagian Produksi Sarjana Teknik Kimia 6 Kepala Bagian Teknik Sarjana Teknik Mesin 7 Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Sarjana Ekonomi 8 Kepala Bagian Umum Sarjana Hukum 9 Kepala Bagian Pemasaran Sarjana Ekonomi 10 Kepala Seksi Ahli Madya/Sarjana 11 Karyawan proses dan perkantoran Ahli Madya/Sarjana 12 Sekretaris Sarjana Akuntansi 13 Dokter Sarjana Kedokteran 14 Lain-lain SMA/SMK Bab V Manajemen Perusahaan 86
Kedudukan atau jabatan karyawan harus didukung dengan kesejahteraan dan pengupahan yang memadai sesuai dengan jabatan dan keahlian. Pengupahan diberikan secara proporsional dan efisien agar karyawan dihargai secara layak, tetapi perusahaan tidak terbebani terlalu berat. Rincian jumlah dan gaji karyawan ditampilkan pada Tabel 5.4. Tabel 5.4 Jumlah dan Gaji Karyawan No. Jabatan Jumlah Gaji/bulan Gaji/tahun 1 Direktur Utama 1 35.000.000 420.000.000 2 Direktur Produksi 1 30.000.000 360.000.000 3 Direktur Administrasi dan Keuangan 1 30.000.000 360.000.000 4 Direktur Umum dan Pemasaran 1 30.000.000 360.000.000 5 Kepala Bagian 5 9.000.000 540.000.000 6 Kepala Seksi 11 7.000.000 924.000.000 7 Supervisor 10 4.500.000 540.000.000 8 Karyawan Proses dan Utilitas 56 3.500.000 2.352.000.000 9 Karyawan Laboratorium 12 3.500.000 504.000.000 10 Karyawan Safety dan Lingkungan 12 3.500.000 504.000.000 11 Karyawan Pemeliharaan 12 3.500.000 504.000.000 12 Karyawan Administrasi 5 3.000.000 180.000.000 13 Karyawan Keuangan 5 3.000.000 180.000.000 14 Karyawan Humas 5 3.000.000 180.000.000 15 Karyawan Personalia 5 3.000.000 180.000.000 16 Karyawan Pembelian 5 3.000.000 180.000.000 17 Karyawan Pemasaran 5 3.000.000 180.000.000 18 Sekretaris 4 3.000.000 144.000.000 19 Dokter 2 4.000.000 96.000.000 20 Sopir 4 2.000.000 96.000.000 21 Security 12 2.000.000 288.000.000 22 Pesuruh 8 1.500.000 144.000.000 Total 182 9.216.000.000 Bab V Manajemen Perusahaan 87
7. Kesejahteraan Sosial Karyawan Kesejahteraan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan antara lain tunjangan, cuti, pakaian kerja, pengobatan, dan asuransi tenaga kerja. Bab V Manajemen Perusahaan 88