Bab I Pendahuluan I.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat di era globalisasi saat ini memberikan banyak manfaat di berbagai aspek, membantu menyelesaikan suatu pekerjaan dalam mengumpulkan data, memprosesnya, kemudian menyalurkan, dan menyimpan data. Hampir seluruh organisasi telah menggunakan teknologi informasi untuk mengolah seluruh data yang dimiliki, dibutuhkan SDM dan didukung oleh teknologi informasi yang berkualitas untuk membantu organisasi dalam mencapai target. Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu elemen terpenting yang akan memutar roda perusahaan. Dalam meningkatkan kompetensi pegawai perlu adanya suatu penilaian kinerja untuk mengukur, menilai dan mengevaluasi hal yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku dan hasil yang telah dicapai oleh setiap pegawai. Dapentel (Dana Pensiun Telkom) adalah salah satu unit organisasi PT. Telkom, khususnya dibawah naungan direktorat HCM (Human Capital Management) yang bertanggung jawab mengelola dana pensiun pegawai telkom sangat memperhatikan kompetensi SDM yang dimiliki. Dapentel telah melakukan kegiatan penilaian kinerja pegawai yang dilakukan setiap akhir tahun, namun masih terdapat beberapa masalah diantaranya dikarenakan penilaian belum menggunakan sistem sehingga membuat hasil penilaian menjadi tidak objective. Pegawai yang memiliki kinerja tidak bagus tetapi dinilai bagus sangat berdampak kurang baik bagi perusahaan, yang seharusnya pegawai tersebut mendapatkan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan kinerjanya namun karena dinilai bagus maka pegawai tersebut tidak mendapatkan pelatihan. Apabila hal tersebut sering terjadi maka perusahaan tidak mendapatkan benefit yang sesuai dengan penilaian yang dihasilkan. Saat ini Dapentel telah memiliki suatu sistem yaitu SIDPT (Sistem Informasi Dana Pensiun Telkom) namun hanya dapat dipergunakan dalam beberapa fungsi secara online diantaranya absensi, penerbitan surat perjalanan dinas, penerbitan surat cuti, dan data riwayat pegawai. 21
SIDPT tidak memiliki fungsi untuk melakukan proses penilaian kinerja pegawai, sehingga dibutuhkan suatu sistem yang terintegrasi agar dapat menghasilkan hasil penilaian yang lebih objective sesuai dengan kinerja yang telah diberikan guna memberikan pertimbangan pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kompetensi pegawai dapentel, meminimalisir penggunaan kertas kerja yang berlebihan, dan laporan hasil penilaian kinerja pegawai dapat update secara real time ke dalam record data riwayat pegawai pada SIDPT. Suatu sistem terintegrasi yang dibutuhkan untuk menangani permasalahan yang terjadi pada proses penilaian kinerja pegawai yaitu Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ERP merupakan suatu sistem yang dapat membantu perusahaan dalam mengintegrasikan informasi sehingga lebih baik dalam hal pengambilan keputusan dan menghasilkan data yang lebih akurat dan tepat. Ada banyak manfaat terkait dengan sistem ERP, semua dapat menyebabkan peningkatan efisiensi dan memberikan keunggulan yang lebih kompetitif bagi perusahaan dalam ekonomi global. Dalam rangka untuk mencapai hal ini, perusahaan harus berkonsultasi dengan konsultan selama dalam proses implementasi untuk menghindari kegagalan sistem (Maditinos et al., 2011). Salah satu aplikasi ERP saat ini banyak digunakan oleh banyak perusahaan besar dan ternama adalah SAP (System, Application, Production in Data Processing). SAP adalah suatu tools IT untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan pemimpin software ERP didunia yang telah memperoleh popularitas tinggi selama 20tahun terakhir, dengan menjadi vendor software pertama yang menawarkan integrasi data secara mulus antar setiap unit yang ada dalam organisasi besar serta menyediakan paket lengkap semua modul (Hejazi et al., 2003).SAP memiliki banyak modul salah satunya adalah SAP HCM (Human Capital Management) yang mendukung seluruh proses manajemen SDM didalam suatu perusahaan. Pada SAP HCM terdapat modul performance management yang terdapat sistem appraisal untuk mengelola pelaksanaan penilaian kinerja pergawai. 22
Saat melakukan implementasi suatu sistem terdapat tahapan yang paling kritikal yaitu analisis business blueprint, pendokumentasian informasi yang dibutuhkan oleh pengguna, kebutuhan sumber daya, manfaat, dan proses bisnis yang akan dijalankan nantinya apabila telah melakukan implementasi sistem tersebut. Tahapan analisis business blueprint menggunakan metodologi ASAP (Accelerated SAP) yang menjadi best practice untuk melakukan implementasi SAP pada suatu perusahaan. Pada penelitian tugas akhir ini membahas mengenai perancangan business blueprint pada proses penilaian kinerja pegawai Dapentel dengan menggunakan sistem SAP ERP HCM. I.2 Rumusan Masalah Dengan melihat latar belakang yang telah dibahas, permasalahan yang dapat dirumuskan, yaitu : 1. Bagaimana rancangan business blueprint pada proses penilaian kinerja pegawai menggunakan SAP ERP HCM appraisal system yang diterapkan pada perusahaan Dapentel? 2. Bagaimana proses bisnis usulan pada proses penilaian kinerja pegawai setelah disesuaikan dengan menggunakan SAP ERP HCM appraisal system? I.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian yang dilakukan di Perusahaan Dapentel (Dana Pensiun Telkom) pada proses penilaian kinerja pegawai, yaitu : 1. Melakukan perancangan dan analisis business blueprint pada proses penilaian kinerja pegawai menggunakan SAP ERP HCM appraisal system guna memberikan solusi terbaik untuk mengatasi permasalahan yang ada. 2. Melakukan perancangan proses bisnis usulan pada proses penilaian kinerja pegawai untuk memberikan gambaran terhadap proses bisnis nantinya setelah menerapkan SAP ERP HCM appraisal system. 23
I.4 Batasan Penelitian Batasan masalah dari penelitian yang dilakukan di Perusahaan Dapentel (Dana Pensiun Telkom) pada proses penilaian kinerja pegawai, yaitu : 1. Melakukan fit and gap analysis terhadap proses bisnis dan infrastruktur sistem. 2. Merancang proses bisnis usulan pada proses penilaian kinerja pegawai. 3. Tidak melakukan tahap konfigurasi dan enhancement. 4. Tidak membahas mengenai biaya implementasi. I.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang diperoleh dari penelitian pada perusahaan dapentel (Dana Pensiun Telkom) pada proses penilaian kinerja pegawai, yaitu : 1. Kegunaan Ilmu, Penelitian ini bermanfaat sebagai sarana untuk menyalurkan ilmu yang telah didapat oleh peneliti selama berkuliah di Telkom University. 2. Kegunaan Praktis, Penelitian ini bermanfaat sebagai rekomendasi yang memberikan gambaran ide umum mengenai kebutuhan apa saja yang diperlukan dan proses bisnis usulan setelah menggunakan sistem bagi pihak perusahaan apabila hendak melakukan implementasi ERP menggunakan software SAP pada proses penilaian kinerja pegawai di masamendatang. I.6 Sistematika Laporan Sistematika penulisan laporan penelitian Tugas Akhir, yaitu sebagai berikut : 1. Bab I Pendahuluan : berisi penjelasan mengenai Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Batasan Masalah, Manfaat Penelitian, dan Sistematika Laporan. 2. Bab II Tinjauan Pustaka : berisi uraian state of the art dari penelitian, tinjauan pustaka digunakan untuk melakukan kajian penelitian agar dapat sesuai dengan ilmu yang bersesuaian dengan objek penelitian. 3. Bab III Metodologi Penelitian : berisi uraian metodologi yang digunakan dalam proses penelitian, model konseptual dan sistematika pemecahan masalah. 24
4. BAB IV Analisis Business Blueprint : berisi analisis As Is, To Be, fit and gap analysis pada proses bisnis dan infrastruktur sistem, proses bisnis usulan pada proses penilaian kinerja pegawai, dan contoh baseline configure appraisal. 5. BAB V Kesimpulan dan Saran : berisi mengenai kesimpulan yang dicapai dari proses kegiatan penelitian dan saran yang diberikan kepada pihak perusahaan apabila hendak melakukan implementasi SAP di masa mendatang. 6. Daftar Pustaka : berisi daftar kajian-kajian atau sumber literatur yang digunakan sebagai acuan dalam melakukan penelitian dan pembuatan laporan penelitian tugas akhir. 7. Lampiran : berisi scan dari berkas hasil studi lapangan pada perusahaan dapentel. 25