BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1. Analisis Sistem penggajian PT. Timatex saat ini sudah secara terkomputerisasi. Aplikasi yang digunakan adalah Fox Pro dan Ms. Excel. Alur proses perhitungan gaji dimulai dari pengambilan data absensi (secara komputer) pada Mesin Finger Printmerk Cardtick dengan aplikasi Smart 2K.V5 Utilitykemudian diproses denganms. Excel. Data absensi pada Ms. Excel akan dicocokkan dengan Data Absensi manual yang dilakukan oleh staf administrasi produksi di setiap bagian. Data absensi secara manual akan direkap dan dimasukkan ke dalam aplikasi Fox Pro. Selain data absensi, perhitungan gaji juga menggunakan Form PerintahLembur dan Form Cuti Haid yang akan direkap dan dimasukkan ke dalam aplikasi Fox Pro. Dari Perhitungan gaji dimulai tanggal 15 (bulan sebelumnya) sampai tanggal 16 (bulan transaksi penggajian). Mulai dari bulan November 2014, Argo Manunggal Group menerapkan sebuah sistem baru berbasis Web. Sistem tersebut bernama Human Resources Information System (HRIS). HRIS masih dalam tahap percobaan dan pengembangan. Komponen dalam HRIS juga belum sepenuhnya dapat berjalan. HRIS dianggap kurang efisien karena akses sistem cenderung lambat apabila pengguna HRIS cukup banyak. Namunpada pertengahan tahun 2015, diharapkan Argo Manunggal 30
Group sudah menerapkan HRIS dengan koneksi akses yang lebih meningkat. 4.1.1 Prosedur Penggajian Karyawan Produksi PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries. Penggajian dilakukan tanggal 25 setiap bulannya (sesuai dengan kesepakatan pekerja dengan perusahaan yang tertuang dalam PKB). 1. Setiap hari karyawan melakukan absensi. 2. Secara otomatis, Absensi akan menjadi Rekap Absensi setiap bulan. Absensi diarsip urut bulan. 3. Melalui Rekap Absensi akan terlihat NRK dan Nama Karyawan beserta jumlah jam masuk dan jam keluar Dari Rekap Absensi dapat diketahui: Jika jam masuk dan jam keluar > 8 jam, maka perlu ditelusuri apabila karyawan tersebut lembur apakah terdapat Perintah Lembur. Jika terdapat Perintah Lembur, maka nominal lembur akan diperhitungkan dengan ketentuan yang berlaku. Jika jam masuk dan jam keluar < 8 jam atau tidak absen sama sekali, maka akan ditelusuri apakah karyawan tersebut ijin, mangkir, cuti, atau sakit. Bagi karyawan perempuan yang absen 1 bulan secara penuh, maka perusahaan akan memberi penggantian hak cuti haid dengan nominal sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Berdasarkan Rekap Absensi, Staf Pengupahan membuat Gaji per karyawan. 5. Berdasarkan data Gaji per karyawan, Staf Pengupahan membuat Rekap Gaji. 6. Rekap Gaji akan diserahkan kepada Pimpinan Pengupahan untuk dilakukan pengecekan dan perhitungan kembali. 7. Secara lisan, Pimpinan Penggajian memberi informasi tentang kebenaran perhitungan Rekap Gaji. Kemudian Staf Pengupahan mencetak Label Gaji per karyawan, Kartu Upah per karyawan, dan Rekap Gaji 3 rangkap yang terdiri atas 2 jenis yaitu Rekap Gaji Per Bagian dan Rekap Gaji Per Kelompok NRK. a. Rekap Gaji Per Bagian meliputi 5 bagian yaitu Twisting, Weaving, Dyeing, Power, dan Umum. b. Rekap Gaji Per Kelompok menjadi dasar untuk membuat Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang yang akan diserahkan ke Bagian Kasir. 8. Berdasarkan Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang, Bagian Kasir membuat Cek. Cek akan ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan. Kemudian Bagian Kasir akan mencairkan cek ke Bank. 9. Setelah menerima uang, Bagian Kasir melakukan pengecekan terhadap keaslian lalu uang dan Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang diberikan kepada Staf pengupahan untuk dikelompokkan.
10. Uang sesuai gaji per karyawan akan dimasukkan ke dalam amplop gaji besarta Label Gaji dan Bukti Potongan Koperasi. 11. Pada saat transaksi penggajian, karyawan menghitung uang yang diterima apakah sudah sesuai dengan Label Gaji kemudian menandatangani Kartu Upah dan memberi tanggal. 12. Rekap Gaji rangkap 1 dan Daftar Rincian Pecahan Nominal Uang diarsip di Bagian Pengupahan, Rekap Gaji rangkap 2 diserahkan Bagian Kasir. Rekap Gaji rangkap 3 diserahkan Bagian Accountinguntuk dilakukan pencatatan jurnal. 4.1.2 Dasar dan Ketentuan perhitungan dalam Penggajian PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries. 1. Dasar a. Penggajian dilakukan tanggal 25 (sesuai dengan kesepakatan pekerja dengan perusahaan yang tertuang dalam PKB). Apabila terdapat kondisi tertentu, maka akan dilakukan pemberitahuan 2 hari sebelum tanggal 25. b. Gaji tanggal 25 adalah periode kerja tanggal 16 bulan sebelumnya samapai tanggal 15 bulan yang bersangkutan (tanpa memandang jumlah hari dalam 1 bulan). 2. Ketentuan A. Komponen Gaji meliputi: Gaji Tetap terdiri atas Gaji Pokok dan Tunjangan (bagi yang memiliki jabatan).
Gaji Tidak Tetap terdiri atas Lembur + Cuti Haid. Potongan Astek (JHT). Potongan pajak Potongan Lain-lain, terdiri atas: SPN (iuran SPN sebesar 0,5% dari Upah Pokok dan Iuran Kematian 0.3% dari Upah Pokok). Koperasi (Iuran Wajib dan Angsuran Karyawan jika memiliki pinjaman) B. Ketentuan: Gaji Pokok sesuai dengan UMK sebesar Rp 1.287.000. Tunjangan (bagi yang memiliki jabatan): Ketua Regu (Karu) Wakil Shift (Waka Shift) Kepala Shift(KaShift) Kepala Bagian (KaBag) Kepala Devisi Kepala Departemen (KaDept) Pimpinan Pabrik Lembur harus memiliki Surat Perintah Lembur dari bagian. Lembur mendapat nominal sebesar Gaji Pokok/173. Hak Cuti Haid apabila tidak digunakan, maka perusahaan akan menggati dengan nominal sebesar UMK/25 (Mengacu pada aturan Depnakertrans).
Potongan Astek (Jaminan Hari Tua) sebesar 2% x Gaji Tetap. Potongan pajak, sebesar: 5% dari jumlah Gaji Tetap dan Gaji Tidak Tetap untuk karyawan yang memiliki NPWP. 6% dari jumlah Gaji Tetap dan Gaji Tidak Tetap dan Potongan bagi karyawan yang tidak memiliki NPWP. 4.1.3 Kelemahan dan kelebihan Penggajian PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries. 1. Kelemahan dalam sistem penggajian di Tiga Manunggal Synthetic Industries: a. Apabila terdapat kondisi dimana ada perubahan kebijakan, distribusi penggajian terkadang tidak tepat waktu karena harus mengubah aturan perhitungan yang terdapat dalam aplikasi Fox Pro dan komponen yang terdapat di Label Gaji yang akan dicetak. b. Kurangnya stafuntuk menangani penggajian. 2. Kelebihan: Perhitungan penggajian sudah menggunakan secara terkomputerisasi dengan aplikasi Fox Prodan Ms. Excel.Perhitungan penggajian lebih efisien dan mengurangi resiko salah perhitungan gaji.
4.2. Kebutuhan PT. Tiga Manunggal membutuhkan tampilan sistem yang lebih efisien dalam melakukan perhitungan penggajian. Di dalam sistem tersebut diharapkan juga dapat menampilkan Laporan Label Gaji untuk tiap karyawan. Aplikasi ini membutuhkan program XAMPP sebagai tempat atau wadah untuk database. 4.3. Jadwal Tanggal Januari 2015 Minggu 3 15 Minggu 4 28 Februari 2015 Minggu 1 4 Minggu 2 11 Minggu 3 Tabel 4.1 Jadwal Perancangan Sistem Keterangan Mencari informasi mengenai Sistem Penggajian yang sedang berjalan di PT. TIMATEX. Pembuatan Flowchart Sistem Penggajian PT. TIMATEX. Pembuatan rancangan DFD, ERD, dan Hubungan Antar Tabel. Revisi rancangan DFD, ERD, dan Hubungan Antar Tabel. Revisi rancangan DFD, ERD, dan Hubungan Antar Tabel. Pembuatan database dalam My SQL. 16 Mencari informasi yang lebih rinci mengenai Sistem Penggajian di PT. TIMATEX. Revisi Flowchart Sistem Penggajian PT. TIMATEX. 18 Revisi Flowchart Sistem Penggajian PT. TIMATEX. Revisi rancangan DFD, ERD, dan Hubungan Antar Tabel. 19 Pembuatan rancangan User Interface dengan Java- Netbeans. 25 Revisi rancangan User Interface dengan Java-Netbeans.
Maret 2015 Minggu 1 4 Revisi rancangan User Interface dengan Java-Netbeans. Data Karyawan (Insert, Update, Delete). Minggu 2 9 Data Absensi Karyawan (Insert, Update, Delete). Minggu 3 16 Transaksi Penggajian (Insert, Update, Delete). Minggu 4 23 Transaksi Penggajian (Insert, Update, Delete). 30 Pembuatan Laporan. April 2015 Minggu 1 4 Pembuatan Laporan. 4.4. Perancangan 4.4.1 DFD DFD level 0 dari sistem penggajian PT. Timatex berawal dari Bagian Pengupahan yang membawa informasi rekap absen untuk dilakukan proses perhitungan gaji. Kemudian, informasi hasil perhitungan gaji diserahkan ke Bagian Kasir untuk proses pengambilan uang kemudian dilakukan pendistribusian gaji ke karyawan. Gambar 4.1 DFD Level 0 Sistem Penggajian TIMATEX Salatiga DFD level 1 untuk proses perhitungan gaji berawal dari Bagian Kepegawaian yang menerima data absen setiap hari. Absen akan
direkap secara otomatis menjadi Rekap Absen. Dari Rekap Absen akan diketahui jumlah lembur, cuti, sakit, mangkir, cuti haid dan ijin. Rekap Absen akan diserahkan ke Bagian Penguahan untuk dilakukan proses perhitungan gaji. Kemudian, informasi hasil perhitungan gaji akan diproses untuk mencetak Label dan Rekap Gaji. Gambar 4.2 DFD Level 1 Sistem Penggajian TIMATEX Salatiga DFD level 1 untuk proses pengambilan uang untuk gaji berawal dari Bagian Pengupahan yang membawa informasi Data Gaji untuk dilakukan proses Rekap Gaji. Kemudian, informasi hasil Rekap Gaji dan rincian pecahan nominal uang diserahkan ke Bagian Kasir untuk dilakukan pengecekan oleh Pimpinan Perusahaan. Setelah dicek, akan dilakukan pengambilan uang ke Bank. Gambar 4.3 DFD Level 1 Sistem Penggajian TIMATEX Salatiga
DFD level 1 untuk proses pendistribusian gaji berawal dari Bagian Pengupahan yang melakukan proses pengisian gaji ke dalam amplop gaji. Kemudian dilakukan pendistribusian gaji ke karyawan. Gambar 4.4 DFD Level 1 Sistem Penggajian TIMATEX Salatiga 4.4.2 ERD (E--Relationship Diagram) Gambar 4.5 ERD Penjelasan: Bagian Kepegawaian mengabsen minimal 1 karyawan dan maksimal banyak karyawan. Karyawan memiliki beberapa atribut seperti NRK, nama karyawan, alamat, tempat dan tanggal lahir, status, nama bagian, dan nama jabatan. Karyawan hanya dapat diabsen hanya oleh
1 bagian yaitu Bagian Kepegawaian. Bagian Kepegawaian akan menerima minimal 1 absensi dan maksimal banyak absensi dari beberapa bagian. Beberapa absensi akan direkap oleh Bagian Pengupahan menjadi 1 Rekap Absensi. Dari Rekap Absensi, dapat dibuat minimal 1 data gaji karyawan dan maksimal banyak data gaji karyawan. 4.4.3 Kamus Data Tabel 4.2 Tabel Login Nama tabel: tb_login Field Type Panjang no int 11 id_login varchar 30 password varchar 20 Tabel 4.3 Tabel Karyawan Nama tabel: tb_karyawan Primary Key: nrk Field Type Panjang no int 11 nrk varchar 6 nama_karyawan varchar 100 tempat_lahir varchar 30 tgl_lahir date alamat varchar 100 bagian varchar 30 jenis_kelamin varchar 10
Tabel 4.4 Tabel Jabatan Nama tabel: tb_jabatan PrimaryKey: nrk Field Type Panjang nrk varchar 6 nama_karyawan varchar 100 nama_jabatan varchar 30 Nama tabel: tb_status PrimaryKey: nrk Tabel 4.5 Tabel Status Field Type Panjang nrk varchar 6 nama_karyawan varchar 100 status varchar 7 Tabel 4.6 Tabel Absen Nama tabel: tb_absen ForeignKey: nrk Field Type Panjang periode varchar 20 tgl_absen date nrk varchar 6 keterangan varchar 10 jumlah int 11
Nama tabel: tb_gaji ForeignKey: nrk Tabel 4.7 Tabel Gaji Field Type Panjang periode varchar 20 no_gaji int 11 nrk varchar 6 nama_bagian varchar 30 upah_pokok tj_jabatan tj_fungsional premi lembur cuti_haid gaji_kotor pot_jht pot_kop pot_spn pot_kematian pot_lain gaji_bersih Nama tabel: tb_tunjangan Tabel 4.8 Tabel Tunjangan Field Type Panjang no int 11 nama_jabatan varchar 30 tunjangan
Tabel 4.9 Tabel Upah Pokok Nama tabel: tb_upahpokok Field Type Panjang no int 11 nama_jabatan varchar 30 upah_pokok 4.4.4 Relasi antar tabel username pass tb_login +insert() +update() tb_status 1 nrk nama_karyawan status +insert() +update() tb_jabatan nrk 1 nama_karyawan 1 nama_jabatan +insert() +update() tb_tunjangan no nama_jabatan tunjangan +insert() +update() 1 tb_karyawan 1 no nrk 1 1 nama_karyawan tempat_lahir tgl_lahir alamat bagian jenis_kelamin +insert() +update() +delete() tb_absen periode tgl_absen nrk keterangan jumlah +insert() +update() +delete() tb_gaji periode no_gaji nrk nama_bagian upah_pokok tj_jabatan tj_fungsional premi cuti_haid gaji_kotor pot_jht pot_kop pot_spn pot_kematian pot_lain gaji_bersih +insert() +update() +delete() tb_upahpokok no nama_jabatan upah_pokok +insert() +update() Gambar 4.6 Relasi Antar Tabel
4.4.5 Rancangan Interface a) Login Pada tampilan ini, dibutuhkan 2 field yaitu id karyawan dan password serta sebuah fungsi untuk login ke sistem. Gambar 4.7.1 Tampilan Rancangan Login b) Data Karyawan Pada tampilan ini dibutuhkan field data karyawan seperti nrk, nama, alamat, tempat dan tanggal lahir, dan lain lain. Fungsi yang digunakan adalah fungsi untuk menyimpan, mengubah, dan menghapus serta mencari data karyawan dengan NRK. Data yang akan disimpan akan masuk ke dalam tabel yang disediakan. Gambar 4.7.2 Tampilan Rancangan Data Karyawan
c) Data Absen Pada tampilan ini dibutuhkan format absen berdasarkan data karyawan. Format absen menggunakan fungsi perulangan. Apabila akan melakukan absen, maka format absen yang ada di dalam tabel, akan diperbarui dengan fungsi edit. Fungsi lain adalah fungsi menghapus dan mencari nama karyawan dengan NRK. Format absen dan data absen yang telah diperbarui akan tampil dalam tabel yang disediakan. Gambar 4.7.3 Tampilan Rancangan Data Absen d) Transaksi Pada tampilan ini, dibutuhkan fungsi untuk menghitung setiap komponen gaji sesuai aturan yang ada. Fungsi ini akan berjalan saat memilih tombol CARI. Apabila field sudah terisi, maka akan dilakukan perhitungan gaji besih untuk setiap karyawan. Fungsi lain adalah fungsi mengubah dan menghapus data. Data gaji akan tampil dalam tabel yang disediakan.
Data Karyawan Data Absen Transaksi Laporan Data Gaji Periode : No Gaji: NRK : Nama Bagian : Nama Jabatan : Upah Pokok : Tj. Jabatan : Tj. Fungsional : Premi : Lembur : Cuti Haid : Gaji Kotor : Pot. JHT : Pot. Kop : Pot. SPN : Pot. Kematian : Pot. Lain Lain : Gaji Bersih : CARI Tabel Gaji SIMPAN EDIT HAPUS HITUNG e) Laporan Gambar 4.7.4 Tampilan Rancangan Transaksi Gambar 4.7.5 Tampilan Rancangan Laporan
4.5. Implementasi Operation Manual Pada saat sistem dibuka, akan muncul tampilan Login. Pada tampilan ini, diminta untuk memasukkan ID dan Password. Untuk ID awal adalah admintimatex dan password timatexsalatiga. Gambar 4.8.1 Tampilan Login Kemudian, apabila sudah berhasil login, maka akan keluar Gambar 4.8.2. Gambar 4.8.2 Tampilan Menu Utama Apabila akan menambah data karyawan, pilih tombol kemudian akan muncul Gambar 4.8.3.
Gambar 4.8.3 Tampilan Data Karyawan Untuk menambah data karyawan, maka isi semua field kemudian pili tombol TAMBAH. Untuk mengedit data karyawan, dapat mencari NRK dengan menuliskan NRK pada kolom NRK kemudian pilih tombol CARI. Setelah data keluar maka ubah dat yang dimaksudkan kemudian pilih tombol EDIT. Untuk menghapus data, maka tuliskan NRK pada kolom NRK kemudian pilih tombol CARI. Setelah data keluar lalu pilih tombol HAPUS dan akan keluar peringatan seperti Gambar 4.8.4. Pilih Yes untuk menghapus data dan pilih No untuk kembali. Gambar 4.8.4 Tampilan Peringatan Hapus
Pemasukkan data absen akan dapat dilakukan 1 kali setiap hari. Pilih tombol kemudian akan muncul tampilan seperti Gambar 4.8.5. Gambar 4.8.5 Tampilan Data Absen Awal Pilih tombol FORMAT apabila akan melakukan absen. Tombol FORMAT hanya dapat mengeluarkan data 1x dalam 1 hari. Jika tombol FORMAT dipilih, maka akan mucul Gambar 4.8.6. Gambar 4.8.6 Tampilan Format Absen Untuk melakukan absenpilih periode, tanggal absen, dan NRK yang akan diperbarui pada Tabel Absen yang tersedia. Kemudian pilih tombol CARI
untuk mencari nama karyawan lalulakukan absen pada field yang ada.setelah absenpilih tombol PERBARUI. Untuk melihat data absen maka pilih tombol LIHAT DATA ABSEN dan akan muncul Gambar 4.8.7. dan untuk kembali ke menu utama, pilih tombol KEMBALI. Gambar 4.8.7 Tampilan Data Absen Apabila akan melakukan perhitungan penggajian, pilih tombol kemudian akan mucul Gambar 4.8.8. Gambar 4.8.8 Tampilan Transaksi
Pastikan periode gaji sudah benar. Kemudian cari NRK yang akan dilakukan perhitungan gaji kemudian pilih tombol CARI. Pastikan semua field sudah terisi dengan benar kemudian pilih tombol HITUNG lalu SIMPAN. Jika akan mengubah data, cari data gaji pada tabel kemudian field akan terisi, lakukan ubah data kemudian pilih tombol EDIT. Jika akan menghapus data gaji, cari data gaji pada tabel kemudian field akan terisi, kemudian pilih tombol HAPUS. Jika akan melihat laporan gaji maka pilih tombol LAPORAN maka akan muncul Gambar 4.8.9. Isi periode gaji dan NRK yang dimaksud, kemudian pilih tombol, Laporan akan muncul pada Gambar 4.8.10. Gambar 4.8.9 Tampilan Laporan Gambar 4.8.10 Tampilan Label Gaji
Untuk melakukan pergantian pada komponen gaji yang terdiri dari Upah Pokok, Nama Jabatan, Tunjangan, Status Karyawan, maka dapat pilih tombol maka akan mucul Gambar 4.9.1 Gambar 4.9.1 Tampilan Pengaturan Menggati Status Karyawan pilih tombol STATUS maka akan keluar Gambar 4.9.2. Untuk menggati data, maka tulis NRK yang akan diubah, kemudian pilih tombol CARI. Lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih PERBARUI lalu lihat pada tampilan tabel. Jika ingin kembali pilih tombol KEMBALI. Gambar 4.9.2 Tampilan Status Karyawan
Menggati Jabatan pilih tombol JABATAN maka akan keluar Gambar 4.9.3. Untuk menggati data, maka tulis NRK yang akan diubah, kemudian pilih tombol CARI. Lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih PERBARUI lalu lihat pada tampilan tabel. Jika ingin kembali pilih tombol KEMBALI. Gambar 4.9.3 Tampilan Jabatan Menggati Tunjangan pilih tombol TUNJANGAN maka akan keluar Gambar 4.9.4. Untuk menggati data, maka klik data dalam tabel yang akan diubah, kemudian lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih PERBARUI lalu lihat pada tampilan tabel. Jika ingin kembali pilih tombol KEMBALI. Gambar 4.9.4 Tampilan Tunjangan
Menggati Upah Pokok pilih tombol UPAH POKOK maka akan keluar Gambar 4.9.5. Untuk menggati data, maka klik data dalam tabel yang akan diubah, kemudian lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih PERBARUI lalu lihat pada tampilan tabel. Jika ingin kembali pilih tombol KEMBALI. Gambar 4.9.5 Tampilan Upah Pokok Menggati NRK pilih tombol NRK maka akan keluar Gambar 4.9.6. Untuk menggati data, maka klik data dalam tabel yang akan diubah, kemudian lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih PERBARUI lalu lihat pada tampilan tabel. Jika ingin kembali pilih tombol KEMBALI. Gambar 4.9.6 Tampilan Atur NRK
Menggati ID dan Password pada Login pilih tombol LOGIN maka akan keluar Gambar 4.9.7. Untuk menggati data, maka klik data dalam tabel yang akan diubah, kemudian lakukan ubah data yang dimaksud, kemudian pilih PERBARUI lalu lihat pada tampilan tabel. Pada form juga dapat menambah id dan password dengan cara isi no, id, password pada kolom yang disediakan lalu pilih tombol TAMBAH.Jika ingin kembali pilih tombol KEMBALI. Gambar 4.9.7 Tampilan Atur Login