MODUL TIK: Tutorial Merancang Database dengan Microsoft Access Oleh: Heri Istiyanto http://istiyanto.com Berikut ini merupakan tutorial sederhana pembuatan database dengan Microsoft Access mulai dari tahap perancangan, pembuatan tabel sampai dengan pembuatan aplikasi (Table, Query dan Form). Sedangkan untuk pembuatan Report, Macro dan Form Utama, silakan download di tutorial yang sudah saya berikan sebelumnya. Sebagai contoh saya akan menggunakan contoh kasus di sekolah agar kontekstual dengan kondisi siswa dan guru. Semoga tutorial ini bermanfaat bagi Anda! Di sebuah SMA Unggulan terdapat beberapa entitas yang berpengaruh terhadap jalannya dinamika sekolah. Sekolah tersebut memiliki aturan sebagai berikut. 1. SISWA boleh mengikuti lebih dari satu MATA PELAJARAN. 2. GURU hanya boleh mengajar satu MATA PELAJARAN. Dari entitas SISWA diketahui atribut Nis (Nomor Induk Siswa), Nama_Siswa, Kelas, No_urut, Alamat_asal, Tempat_lahir dan Tanggal_lahir. Entitas MATA_PELAJARAN memiliki atribut Kode_mapel, Nama_mapel. Sedangkan entitas GURU memiliki atribut Kode_guru, Nama_guru, dan Nilai. Catatan: Entitas: sebuah kata benda, peristiwa, objek, atau kejadian. Atribut: sifat yang melekat atau dimiliki oleh sebuah entitas. Tujuan dari perancangan database ini diantaranya. 1. Siswa dapat mengetahui nilai mata pelajarannya. 2. Siswa dapat mengetahui guru yang mengajar mata pelajaran. 3. Guru dapat mengetahui data-data siswa dll. Dari deskripsi di atas dapat dibuat ERD (Entity Relationship Diagram) sebagai berikut. (ERD disesuaikan dengan Microsoft Access, silakan normalisasi jika diperlukan) SISWA * Nis Nama_siswa Kelas No_urut Alamat_asal Tempat_lahir Tanggal_lahir mengikuti diikuti MATA_PELAJARAN Kode_mapel Nama_mapel Nilai Nis diampu mengampu GURU * Kode_guru Nama_guru Kode_mapel 1
A. TABEL Langkah-langkah membuat database di Microsoft Access 2003. 1. Buat database dengan nama: DB_SISWA.mdb 2. Selanjutnya, kita buat tabel siswa di Microsoft Access (digunakan M.Access 2003/untuk versi lainnya mohon disesuaikan) Untuk membuat tabel klik dua kali pada Create table in Design view. Buat tabel SISWA dengan data-data berikut. Perhatikan bahwa tanda * merupakan tanda untuk Primary Key. Keterangan dalam tanda kurung berarti Field Size. Field Name Data type Description *Nis Text(5) Nomor induk siswa Nama_siswa Text(30) Nama siswa Kelas Text(10) Kelas siswa No_urut Number(Long Integer) Nomor urut siswa Alamat_asal Text(50) Alamat asal siswa Tempat_lahir Text(20) Tempat lahir siswa Tanggal_lahir Date/Time(Medium Date) Tanggal lahir siswa Simpan dengan nama: Tabel_Siswa_Kelas_Nomor 3. Buat tabel MATA_PELAJARAN Field Name Data type Description Kode_mapel Text(5) Kode mata pelajaran Nama_mapel Text(20) Nama mata pelajaran Nilai Number(Long Integer) Nilai mata pelajaran Nis Text(5) Nomor induk siswa Simpan dengan nama: Tabel_MP_Kelas_Nomor 4. Buat tabel GURU 2
Field Name Data type Description *Kode_guru Text(5) Kode guru Nama_guru Text(30) Nama guru Kode_mapel Text(5) Kode mata pelajaran Simpan dengan nama: Tabel_Guru_Kelas_Nomor 5. Jika benar Anda akan memiliki tabel-tabel seperti berikut. Tabel_Siswa_Kelas_Nomor Tabel_MP_Kelas_Nomor Tabel_Guru_Kelas_Nomor 6. Sekarang Anda memiliki 3 tabel. Selanjutnya, masukkan data-data di masingmasing tabel. Caranya klik dua kali pada file tabel. 3
Tabel_Siswa_Kelas_Nomor Tabel_MP_Kelas_Nomor Tabel_Guru_Kelas_Nomor B. QUERY 1. Selanjutnya kita buat Relationship dan Query. Gunakan Create query in Design View (klik dua kali). 2. Jika benar akan keluar tampilan berikut. Klik Add dan tambahkan ketiga tabel tersebut. Klik Close jika sudah selesai. 4
Catatan: Untuk menambahkan Relationship seperti di atas, drag dan drop dari Kode_mapel ke Kode_mapel dan Nis ke Nis. 3. Buat query seperti tampilan berikut. Dari tabel Siswa, tampilkan Nis, Nama_Siswa, Nilai, dari tabel Mata Pelajaran, tampilkan Nama_mapel dan Nilai, dari tabel Guru, tampilkan Nama_guru. (Tarik Nis ke bawah dan seterusnya untuk field-field tersebut) Untuk menjalankan klik tanda seru di toolbar di atas. 5
Berikut ini hasil dari Query. Simpanlah dengan nama Query1. C. FORM Selanjutnya kita ingin membuat Form, termasuk desainnya. Untuk membuat Form kita gunakan Create form by using wizard. Pada bagian pertama, kita akan membuat Form untuk tabel Siswa. 1. Klik dua kali pada Create form by using wizard. 2. Klik tanda panah >> untuk memasukkan semua field ke kanan. 3. Pilih Columnar. 4. Pilih desain Standard. 5. Beri nama pada kotak Form Siswa pada kotak dialog dan langsung pilih Modify the form s design. 6
6. Selanjutnya akan ditampilkan seperti gambar berikut. Form dalam bentuk design dan adanya Toolbox. 7
7. Tambahkan judul form: FORM DATA SISWA dengan Label (gambar Aa pada Toolbox). 8. Atur field-fieldnya dan buatlah teratur, rapi dengan Select Object. Besarkan kotak dialog, geser ke atas, bawah, kanan, kiri jika perlu. 9. Tambahkan dengan background warna untuk menambah desain Anda lebih menarik. 8
10. Dengan Command Button buat 4 tombol (button) untuk mengoptimasasi perintah-perintah pada Form. Pastikan juga bahwa Control Wizard Anda aktif ketika akan membuat tombol-tombol berikut. Keempat tombol yang akan kita buat adalah: tombol TAMBAH, HAPUS, SIMPAN, KELUAR (Close Form bukan Exit) 11. Setelah klik Command Button pada Toolbox, Anda akan dihadapkan pada kotak dialog berikut. Karena kita akan membuat tombol TAMBAH, maka kita pilih Record Operations Add New Record. 9
Catatan: Banyak pembaca yang kurang memperhatikan pada langkah ini, sehingga ketika Command Button diklik tidak muncul langkah-langkah selanjutnya. 12. Pilih Text dan ketikkan TAMBAH pada kotak dialog seperti gambar berikut. 13. Klik Next dan Finish. 14. Dengan langkah-langkah yang sama, buat pula untuk ketiga tombol lainnya. Berikut kustomisasi pada pilihan tombol. HAPUS Record Operations Delete Record SIMPAN Record Operations Save Record KELUAR Form Operations Close Form 15. Berikut tampilan desain form akhir. Jangan lupa untuk menyimpan form yang sudah dibuat. 10
16. Klik Form View untuk melihat preview form yang sudah kita buat. 17. Berikut hasil tampilan setelah di klik Form View. 11
18. Supaya tampilan lebih menarik, maka perlu dilakukan setting dengan langkahlangkah seperti berikut. Pastikan Anda telah berada pada Design View. 19. Klik kanan pada Form kemudian pilih Properties. 12
20. Ganti Detail dengan Form. 21. Scroll ke bawah dan ganti setting berikut. Scrool Bars: ganti Both dengan Neither Record Selectors: ganti Yes dengan No Navigantion Buttons: ganti Yes dengan No Dividing Lines: ganti Yes dengan No 13
Jangan lupa untuk menyimpan form tersebut. 22. Klik Form View untuk melihat preview Form. 23. Sedikit kita modifikasi, agar kita dapat melakukan pencarian dengan cepat berdasarkan Nis. Hal ini untuk mengantisipasi jika data yang sudah kita masukkan banyak. Pastikan Anda berada pada Design View. Geser semua field ke bawah. Pilih Combo Box dan letakkan di atas Nis. Pilih bagian ketiga: Find a record 14
Klik Next dan masukkan ke kanan field Nis. Klik Next dan Next sampai dengan Finish. Rename dengan Cari Nis dan atur sedemikian rupa sehingga tampilanya menjadi seperti berikut. 24. Klik kanan dan pilih Form View. Berikut ini hasil Form View. Kini Anda dapat melakukan pencarian dengan cepat dengan mengetikkan Nis. 15
25. Buat form untuk kedua tabel berikutnya Form Mata Pelajaran dan Form Guru. 16
Untuk pembuatan Report, Macro dan Form Utama silakan dilihat pada tutorialtutorial saya sebelumnya. Salam, Istiyanto 17