Muka : 1/13 PROFIL PINDAAN Edisi Pindaan No. BPD Ringkasan Pindaan Dokumen Disediakan Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa 2 0 - Dokumen Baru PP(P) TPK (HCM) 07.12.2012 2 A 05/2013 Pindaan pada 1.0, 2.1.2, Tambahan 3.12, 5.0, 6.0, 7.0, Carta Alir PP(P) TPK (HCM) 28.02.2013 Dokumen lengkap boleh didapati di dalam Borang Pindaan Dokumen mengikut nombor berkaitan dan tersimpan di Pusat Kawalan Dokumen Pengurusan Kualiti, Pejabat Pendaftar.
Muka : 2/13 1.0 TUJUAN Tujuan prosedur ini disediakan adalah untuk menerangkan langkah-langkah untuk menguruskan Urusan Perkhidmatan Personel Staf Pejabat Pendaftar, Bahagian-bahagian di bawah tanggungjawab Pejabat Pendaftar dan Universiti Teknologi Malaysia (mana yang berkenaan). 2.0 SKOP 2.1 Bagi semua kategori jawatan iaitu:- 2.1.1 Staf Akademik 2.1.2 Kumpulan Pengurusan dan Profesional 2.1.3 Kumpulan Sokongan I 2.1.4 Kumpulan Sokongan II 2.2 Meliputi semua urusan personel bermula dari staf melapor diri sehingga tamat perkhidmatan (letak jawatan, bersara atau ditamatkan). 3.0 SUMBER RUJUKAN 3.1 Skim Perkhidmatan 3.2 Pekeliling Perkhidmatan 3.3 Perintah Am 3.4 Pekeliling Pentadbiran (Universiti Teknologi Malaysia) 3.5 Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan 3.6 Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan tempatan 1980 (Akta 239) 3.7 Akta Badan-badan Berkanun 605 Surcaj 2000 3.8 Peraturan 14 PU(A) 134/90 3.9 Polisi dan Prosedur Naik Pangkat Staf Akademik 3.10 Waran Perjawatan daripada Perbendaharaan 3.11 Maklumat Perangkaan Perjawatan Staf Universiti 3.12 P.U.(A)1.2012
Muka : 3/13 4.0 DEFINISI 4.1 Staf Akademik Tenaga pengajar Universiti yang meliputi jawatan Profesfor (Gred Khas VK5/VK6/VK7), Profesor Madya (Gred DS53/54), Pensyarah Kanan (Gred DS51/52), Pensyarah (Gred DS45) dan Guru (Gred DG41). 4.2 Kumpulan Pengurusan & Profesional Staf pentadbiran yang mempunyai kelayakan minimum Ijazah Sarjana Muda. 4.3 Kumpulan Sokongan I Staf pentadbiran sokongan yang mempunyai kelayakan minimum di peringkat Sijil Pelajaran Malaysia. 4.4 Kumpulan Sokongan II Staf pentadbiran sokongan yang mempunyai kelayakan minimum di peringkat Penilaian Menengah Rendah dan tamat persekolahan Darjah Enam. 4.5 Anggota Berpencen Seorang pekerja yang telah diberi taraf sebagai pekerja berpencen di bawah Seksyen 6 Akta 239 atau disifatkan sebagai seorang pekerja berpencen di bawah Seksyen 7 Akta 239. 4.6 Pesara Anggota yang telah bersara atau dibersarakan di bawah undang-undang pencen. 4.7 Akta 239 Akta pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan tempatan 1980. 4.8 Gemulah Seseorang staf yang meninggal dunia dalam perkhidmatan 4.9 Cuti Rehat Cuti bergaji penuh yang diberi kerana perkhidmatan yang melayakkan dalam sesuatu tahun, dari bulan Januari hingga bulan Disember. 4.10 Waran Perjawatan Surat kelulusan peruntukan jawatan tetap daripada pihak Perbendaharaan.
Muka : 4/13 4.11 Maklumat Perangkaan Perjawatan Staf Universiti Taburan dan pengisian jawatan tetap/kontrak di fakulti/bahagian yang dikemaskini setiap bulan oleh Pengurusan Modal Insan Pejabat Pendaftar. 4.12 Skim Perkhidmatan Terma dan syarat-syarat lantikan bagi sesuatu jawatan. 4.13 Perintah Am & Arahan Pentadbiran Peraturan yang diterima pakai oleh jabatan Kerajaan dari masa ke semasa berkaitan dengan perkhidmatan. 4.14 Pekeliling Perkhidmatan Pekeliling yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari masa ke semasa berkaitan dengan perkhidmatan. 4.15 Surat Pekeliling Perkhidmatan Surat pemakluman mengenai maklumat tambahan atau pindaan yang dibuat pada Pekeliling Perkhidmatan dari masa ke semasa. 4.16 Jawatankuasa Pemilih Jawatankuasa yang dilantik oleh Pihak Berkuasa Melantik untuk menjalankan tanggungjawab menguruskan urusan pengambilan dan personel staf dalam perkhidmatan Universiti. 5.0 SINGKATAN 5.1 UTM - Universiti Teknologi Malaysia 5.2 HCM - Human Capital Management 5.3 TPK - Timbalan Pendaftar Kanan 5.4 TP(P) - Timbalan Pendaftar (Perkhidmatan) 5.4 PP(P) - Penolong Pendaftar (Perkhidmatan) 5.5 PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) 5.6 LPPT - Laporan Penilaian Prestasi Tahunan 5.7 ROC - Penyata Perubahan Pendapatan
Muka : 5/13 5.8 BKRP - Buku Kenyataan Rekod Perkhidmatan 5.9 JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam 5.10 KWSP - Kumpulan Wang Simpanan Pekerja 5.11 LHDN - Lembaga Hasil Dalam Negeri 5.12 GCR - Wang Tunai Gantian Faedah Cuti Rehat 5.13 P.P - Pekeliling Perkhidmatan 5.14 UTMHR - UTM Human Resource 5.15 BPO - Bahagian Pengurusan Organisasi 5.16 SPRM - Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 5.17 BRC - Buku Rekod Cuti 5.18 JPS - Jawatankuasa Pemilih Sokongan 5.19 JPK - Jawatankuasa Pemilih Kursi 5.20 JPPP - Jawatankuasa Pemilih Pengurusan dan Profesional 5.21 JPG - Jawatankuasa Pemilih Guru Selain Kursi 5.22 BITK - Bayaran Insentif Tugas Kewangan 5.23 JPSM - Jawatankuasa Pembangunan Sumber Manusia 5.24 CV - Curriculum Vitae
Muka : 6/13 6.0 KETERANGAN PROSEDUR Pegawai Bertanggungjawab Tindakan 6.1 Urusan Perkhidmatan Personel bagi staf baru melapor diri 6.1.1 Merekodkan Maklumat Dalam UTMHR, BKRP dan fail peribadi 6.1.2 Pengurusan Cuti Staf (Arahan Kerja.01 hingga 09.06) 6.1.3 Pembayaran Imbuhan Tahunan / Bayaran Khas Prestasi (Arahan Kerja.07) 6.1.4 Urusan Penilaian Prestasi (Arahan Kerja.08) 6.1.5 Urusan Pergerakan Gaji (Arahan Kerja.09) 6.1.6 Urusan Pengendalian Peperiksaan Perkhidmatan Staf (Anjuran UTM) (Arahan Kerja.10) 6.1.7 Pertukaran/Perpindahan Staf Dalam UTM (Arahan Kerja.12) 6.1.8 Peletakan Jawatan/ Pelepasan Dengan Izin (Arahan Kerja.20) 6.1.9 Tambang Percuma dan Mengunjungi Wilayah Asal (Arahan Kerja.13) 6.1.10 Pengesahan Jawatan/ Dilanjutkan Tempoh Percubaan /Ditamatkan Perkhidmatan (Arahan Kerja.17) 6.1.11 Pemberian Taraf Berpencen (Arahan Kerja.18)
Muka : 7/13 Pegawai Bertanggungjawab Tindakan 6.1.12 Peperiksaan Anjuran Luar Untuk Staf UTM (Arahan Kerja.11) 6.1.13 Pemangkuan /Penanggungan Kerja (Arahan Kerja.19) 6.1.14 Permohonan Pinjaman/ Pembiayaan Perumahan (Arahan Kerja.21) 6.1.15 Pinjaman Staf Ke Agensi Luar UTM (Arahan Kerja.22) Nota: Pengulangan proses kerja 6.1 (dari 6.1.1 hingga 6.1.9) akan berlaku dari masa ke semasa. 6.2 Urusan Perkhidmatan Personel Selepas Kenaikan Pangkat 6.2.1 Urusan Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negeri Bagi Pegawai Jawatan Utama A dan Ke Atas, Gred Khas A Serta Yang Setaraf (Arahan Kerja.26) 6.2.2 Urusan Persaraan (Wajib/ Terbitan /Pilihan) (Arahan Kerja.14 hingga 09.16) Nota: Pengulangan proses kerja 6.1 (dari 6.1.1 hingga 6.1.9) dan 6.2 (dari 6.2.1 dan 6.2.2) akan berlaku dari masa ke semasa.
Muka : 8/13 CARTA ALIR Standard Carta Alir Tanggungjawab Mula 6.1.1 6.1.2 Masukkan maklumat UTMHR dalam BKRP dan fail peribadi Cuti 6.1.3 6.1.4 Imbuhan Tahunan/Bayaran Khas Prestasi Penilaian Prestasi 6.1.5 Pergerakan Gaji 6.1.6 Peperiksaan Perkhidmatan (Dalam) 6.1.7 Pertukaran/perpindahan 6.1.8 Peletakan jawatan/ Pelepasan Dengan Izin 6.1.9 Tambang percuma wilayah asal A
Muka : 9/13 Standard Carta Alir Tanggungjawab A 6.1.10 6.1.11 6.1.12 Pengesahan Jawatan/Dilanjutkan Tempoh Percubaan/Ditamatkan Perkhidmatan Taraf berpencen Peperiksaan Luar 6.1.13 Pemangkuan/Penanggungan Kerja 6.1.14 Pinjaman Perumahan 6.1.15 Pinjaman Ke Agensi Luar 6.2.1 Tambang Percuma Gred Khas A 6.2.2 Urusan Persaraan Selesai
Muka : 10/13 7.0 REKOD 7.1 Borang Permohonan Cuti Rehat 7.2 BRC 7.3 Surat Permohonan CTG 7.4 Surat Kelulusan CTG 7.5 Borang C 7.6 BKRP 7.7 MC 7.8 ROC 7.9 Borang Kredit Gaji 7.10 Surat Akujanji 7.11 Akuan Sumpah 7.12 Borang Maklumat Diri Staf Baru dan Tanggungan 7.13 Salinan LPPT 7.14 Fail Sulit 7.15 Fail Peribadi 7.16 Borang Perakuan Lanjutan Tempoh Percubaan Ketua Jabatan 7.17 Laporan Perakuan JPSM 7.18 Laporan Perakuan JPSM Fakulti/Bahagian 7.19 Borang Permohonan Menduduki Peperiksaan 7.20 Jadual Peperiksaan 7.21 Surat Permohonan Menduduki Peperiksaan 7.22 Laporan Peperiksaan 7.23 Soalan Peperiksaan 7.24 Keputusan Peperiksaan 7.25 Inbois Pembayaran Tuntutan (Ahli Panel/Penggubal/Pengawas) 7.26 Sukatan Peperiksaan 7.27 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Perkhidmatan Staf
Muka : 11/13 7.28 Kenyataan Kehadiran 7.29 Borang Pengisian Markah 7.30 Surat Permohonan Staf Untuk Mendapatan Tambang Percuma Mengunjungi Wilayah Asal 7.31 Surat Kelulusan Untuk Mendapatkan Tambang Percuma Mengunjungi Wilayah Asal 7.32 Butir-butir Perjalanan Mengunjungi Wilayah Asal 7.33 Jadual Perakuan Pengesahan Jawatan 7.34 Borang Perakuan Ketua Jabatan Untuk Pengesahan Jawatan 7.35 Surat Panggilan Panel Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih 7.36 Surat Keputusan Pihak Pengurusan Universiti Untuk Pengesahan Jawatan 7.37 Borang Opsyen Skim Pencen/KWSP 7.38 Jadual Perakuan Yang Telah Disediakan Untuk Lanjutan Tempoh Percubaan 7.39 Borang Perakuan Untuk Pelanjutan Tempoh Percubaan 7.40 Surat keputusan Pihak Pengurusan Untuk Pelanjutan Tempoh Percubaan 7.41 Jadual Perakuan Untuk Penamatan Perkhidmatan Kerana Tidak Disahkan Dalam Jawatan 7.42 Borang Perakuan Ketua Jabatan Untuk Penamatan Perkhidmatan Kerana Tidak Disahkan Dalam Jawatan 7.43 Borang lampiran A dan F 7.44 Senarai Nama Mengikut Markah Tertinggi LPPT Bagi Tiga Tahun Sebelumnya 7.45 Salinan Borang LPPT Calon-calon Yang Diperakukan 7.46 Perangkaan Staf 7.47 Surat Memohon Penyemakan Perangkaan Staf 7.48 Surat Permohonan Pengemaskinian Perangkaan Staf Dari Fakulti/Bahagian 7.49 Borang Permohonan dan CV calon yang berjaya kenaikan pangkat 7.50 Surat Kenaikan Pangkat
Muka : 12/13 7.51 Jadual Perakuan Calon Kenaikan Pangkat 7.52 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kenaikan Pangkat 7.53 Minit Mesyuarat Kenaikan Pangkat Panel Fakulti/Bahagian 7.54 Perakuan Senarai Pendek Calon Dari Fakulti/Bahagian 7.55 Jadual Temuduga dan Maklumat Calon 7.56 Borang Permohonan Calon Yang Berjaya 7.57 Buku Polisi dan Prosedur Kenaikan Pangkat 7.58 Buku Panduan Pemarkahan Untuk Temuduga 7.59 Borang Penilai Luar Untuk Kenaikan Pangkat Staf Akademik 7.60 Surat Permohonan Staf Bagi Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negara Bagi Pegawai Jawatan Utama A dan Ke Atas dan Gred Khas A 7.61 Minit Bebas Perakuan Kelulusan Pendaftar Bagi Permohonan Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negara 7.62 Surat Kelulusan Permohonan Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negara 7.63 Butir-butir Perjalanan Staf Bagi Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negara 7.64 Tiket Kapal Terbang Kemudahan Tambang Percuma Keluar Negara 7.65 Borang JPA.BP.SPT.B01a Permohonan Faedah Terbitan Bagi Kematian Dalam Perkhidmatan 7.66 Borang JPA.BP.STP.B01e Maklumat Tanggungan 7.67 Borang JPA.BP.SPT.B03a Pengesahan Anak Belajar Di Institusi Pengajian Tinggi (IPT) (jika berkenaan) 7.68 Borang JPA.BP.SPT.B06 Maklumat Akaun Bank Penerima Pencen 7.69 Borang JPA.BP.SPPP.B04 Notis Pelepasan/Pengasingan Caruman Kerajaan di Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Untuk Tujuan Pengiraan Faedah Persaraan (tidak perlu ditandatangani) 7.70 Borang JPA.BP.UMUM.B01 Sijil Akuan Berhutang/Tidak Berhutang 7.71 Borang JPA.BP.UMUM.B02 Pengiraan Cuti Rehat Yang Boleh Dikumpulkan Di Bawah Peraturan 21, Peraturan-peraturan Pencen 1980 (jika berkenaan)
Muka : 13/13 7.72 Borang JPA.BP.UMUM.B03 Maklumbalas Siasatan Polis Bagi Kes Kemalangan (jika berkenaan) Borang JPA.BP.UMUM.B02 Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota (jika berkenaan) 7.73 Borang JPA.BP.SPPP.B01a Maklumat Pesara 7.74 Borang JPA.BP.SPPP.B03 Maklumat Tanggungan 7.75 Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan Kenyataan Cuti 7.76 Salinan Sijil Kematian 7.77 Surat Akuan Balu/Duda yang sah dan Salinan Sijil Nikah 7.78 Salinan Kad Pengenalan balu/duda/anak. Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah umur 21 tahun dan tiada had umur bagi anak cacat 7.79 Salinan surat pengesahan pengambilan anak angkat (jika berkenaan) 7.80 Salinan Kad pengenalan ibu/bapa/wakil diri di sisi undang-undang (mana yang berkenaan) 7.81 Salinan Sijil Kelahiran pegawai/bukti pengesahan ibu/bapa 7.82 Surat Permohonan Persaraan Pilihan Oleh Staf Daripada Pegawai Anggota (bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan Atau Pekerja Pihak Berkuasa Berkanun Atau Tempatan Sahaja) 7.83 Surat Kelulusan Persaraan Pilihan (bagi Pegawai Perkhidmatan Negeri Sahaja) 7.84 Surat Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan 7.85 Surat Pengesahan Daripada Bahagian Pinjaman Perumahan 7.86 Surat Pengesahan Daripada BPR 7.87 Jadual Rekod Cuti Bagi Pengiraan GCR 7.88 Borang Pengiraan GCR 7.89 Borang Pengisytiharan Harta 7.90 Borang Laporan Kesihatan 7.91 Waran Perjawatan