ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. GRANITOGUNA BUILDING CERAMICS Nurbani Ismei Daryani (20208922) Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma, 2012 ABSTRAKSI Objek penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Granitoguna Building Ceramics. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah terdapat kelemahan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Granitoguna Building Ceramics serta memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kreditnya. Penelitian ini merupakan penelitian analisis deskriptif kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori. Pada tahap ini penulis melakukan pemeriksaan awal dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual penjualan yang berasal dari penjualan secara kredit seperti bagan alir (Flowchart) pada PT. Granitoguna Building Ceramics. Kemudian dalam perancangan yang digunakan, penulis merancang sistem dengan membuat pemodelan proses dengan menggunakan Data Flow Diagram, pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penjualan kredit yang digunakan perusahaan masih memiliki kekurangan dan kelemahan seperti pencatatan yang dilakukan secara masih manual sehingga rawan akan salah catat, laporan yang dihasilkan oleh sistem penjualan kredit yang masih belum lengkap, serta format untuk dokumennya masih terlihat standard dan tidak lengkap. Selanjutnya penulis merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang mampu mengatasi kekurangan dan kelemahan tersebut. Perancangan ini meliputi desain konseptual dan desain fisik, tetapi hanya sebatas desain database, input, dan output. Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Kredit ABSTRACT Object of this study is sales accounting information systems at PT. Granitoguna Building Ceramics. The purpose of this study was to determine whether there is a weakness in the accounting information system of credit sales at PT. Granitoguna Building Ceramics and provides accounting information system design alternative credit sales. This research is a qualitative descriptive analysis of the analysis using data obtained by the author, and compared with theories. At this stage, the author conducted the initial examination and survey system to collect data on a manual system of sales derived from the sale of such credits flowchart (Flowchart) at PT. Granitoguna Building Ceramics. Then the design is used, the authors designed a system to make the modeling process by using Data Flow Diagrams, data modeling (using the Entity Relationship Diagram), and normalization. The results showed that the credit sales system used by the company still has flaws and weaknesses as recording is still done manually so prone to false note, a report generated by the credit sales system is still incomplete, and the
format for the document still looks standard and incomplete. Furthermore, the authors designed a credit sale accounting information system that is able to overcome the shortcomings and weaknesses. The design includes conceptual design and physical design, but only the database design, input, and output. Keywords : Analysis, Design, Accounting Information Systems, Credit Sales PENDAHULUAN Perkembangan ekonomi dan kemajuan teknologi yang sangat pesat pada masa sekarang ini menuntut kemampuan pemimpin perusahaan dalam mengalokasikan sumber daya perusahaannya secara efektif dan efisien. Untuk dapat mencapai hal tersebut, informasi akuntansi merupakan salah satu dasar penting dalam pengambilan keputusan alokasi sumber daya perusahaan. Untuk mendapat informasi yang tepat dan akurat, maka diperlukan satu sistem informasi akuntansi yang dibuat menurut pola yang terpadu sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan salah satu sub sistem informasi akuntansi yang menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan sehingga tindakan manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari. Dalam sistem penjualan akan memberitahukan kepada para pengguna informasi tentang bagaimana kegiatan tersebut dilaksanakan, dokumen apa saja yang diperlukan, serta pihak mana saja yang berwenang mengotorisasi kegiatan penjualan. Hal ini dilakukan karena uang kas adalah harta perusahaan yang paling mudah disalahgunakan, serta penjualan fiktif merupakan salah satu cara untuk dapat memanipulasi dan mencuri persediaan yang dimiliki perusahaan. Selain itu dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang sangat sulit adalah ketika terjadi penjualan kredit dan menimbulkan piutang karena terdapat rentang waktu yang cukup lama antara terjadinya penjualan dan penerimaan kas. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi yang efektif sesuai dengan kondisi perusahaan untuk dapat melindungi penjualan kredit dari tindakan manipulasi yang mungkin terjadi. Hal itu juga yang harus menjadi perhatian PT. Granitoguna Building Ceramics untuk menerapkan sistem informasi akuntansi yang memadai untuk dapat mengawasi kegiatan penjualan sehingga dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi penyalahgunaan. Selain itu, tujuan dari perancangan sistem informasi akuntansi adalah meningkatkan efektivitas dalam penyajian laporan keuangan untuk memproduksi dengan lebih cepat, mudah, dan lebih tepat dengan menggunakan teknologi informasi. Sistem Informasi Akuntansi Menurut O Brein yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Denny Arnes Kwary (2005:5) sistem informasi akuntansi merupakan kombinasi teratur apapun dari orangorang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan
menyelesaikan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Mardi (2011:4) sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan laporan di bentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkannya. Fungsi - Fungsi Penjualan Menurut Mulyadi (2005:130) penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai. Penjualan kredit ataupun penjualan tunai terdapat fungsi yang terkait. Menurut Mulyadi (2001:214) fungsi yang terkait untuk penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Kredit 3. Fungsi Gudang 4. Fungsi Pengiriman 5. Fungsi Akuntansi 6. Fungsi Penagihan Alat Pengembangan Sistem Merancang sistem harus menggunakan alat yang tepat untuk menggambarkan simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-diagram yang menunjukan arti fisiknya. Beberapa alat-alat pengembangan sistem, seperti: 1. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah suatu model yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data. 2. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah model yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan dalam Data Flow Diagram. Entity relationship diagram digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. 3. Normalisasi Menurut Kroenke dalam Kadir (2003:65) mengemukakan bahwa normalisasi sebagai proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu kedalamdua buah relasi atau lebih yang tak memiliki masalah tersebut. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. Tahapan-tahapan dalam siklus hidup pengembangan sistem terdiri dari : 1. Tahap Perencanaan Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. 2. Tahap Analisis Sistem Menurut Romney dan Steinbart (2003:716) analisis sistem adalah sebuah penelitian dan pendekatan sistematis untuk membuat keputusan yang dikarakteristikan berdasarkan definisi yang
komperehensif dari alternatife sebagai dasar untuk memilih alternatif yang terbaik. 3. Tahap Perancangan Sistem Menurut Mulyadi (2001:51) perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2003:716) perancangan sistem adalah proses persiapan spesifikasi detail untuk pengembangan sistem informasi yang baru. Menurut Anatasia Diana dan Lilis Setiawati (2010:48) Perancangan sistem merupakan sekumpulan prosedur yang dilakukan untuk mengubah spesifikasi logis menjadi desain yang dapat diimplementasikan ke sistem komputer organisasi. 4. Tahap Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Menurut Mulyadi (2001:53) implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi. METODE PENELITIAN Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori. Berdasarkan analisis yang telah dibuat kemudian penulis berusaha untuk memberikan usulan pemecahannya. Adapun tahapantahapannya adalah sebagai berikut : 1. Sistem Analisis Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif. Pada tahap ini penulis melakukan pemeriksaan awal dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual penjualan yang berasal dari penjualan secara kredit seperti bagan alir (Flowchart) pada PT. Granitoguna Building Ceramics. 2. Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem Prosedur penjualan kredit yang diterapkan oleh PT. Granitoguna Building Ceramics tidak berjalan secara efektif, masih banyak kelemahan yaitu tidak dilakukannya pemisahan antara bagian gudang dan bagian pengiriman. Dengan kondisi yang seperti ini dapat menimbulkan terjadinya penyalahgunaan barang serta informasi tentang persediaan barang yang tidak akurat. Belum terdapat catatan akuntansi yang dianggap penting seperti jurnal penjualan, kartu piutang, dan kartu gudang. Serta pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama.
Model Logika yang Diusulkan Gambar 1 Diagram Konteks Sistem Penjualan Kredit Gambar 2 Diagram Zero Sistem Penjualan Kredit
Entity Relationship Diagram yang Diusulkan Gambar 3 Entity Relationship Diagram Normalisasi Gambar 4 Bentuk Unnormal
Gambar 5 Bentuk Normal Kesatu (1NF) Gambar 6 Bentuk Normal Kedua (2NF)
Laporan Yang Dihasilkan Dalam Sistem Yang Diusulkan 4. Laporan Piutang Ada empat laporan yang dihasilkan dalam sistem yang diusulkan yaitu laporan persediaan, laporan penjualan berdasarkan pelanggan, laporan penjualan perharian, dan laporan piutang. 1. Laporan Persediaan KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan 2. Laporan Penjualan berdasarkan Pelanggan 3. Laporan Penjualan Perharian 1. Penerapan sistem penjualan yang dilakukan pada PT. Granitoguna Building Ceramics adalah sistem penjualan bedasarkan pesanan. Dalam penjualan bedasarkan pesanan meliputi pelanggan yang datang memesan barang yang dikehendaki, lalu perusahaan menawarkan harga bahan baku setelah setuju dengan bahan baku kemudian pelanggan membayar uang muka, selanjutnya perusahaan akan membuat pesanan pelanggan setelah barang selesai baru barang dikirim dan setelah itu perusahaan menagih sisa pembayaran serta mencatat transaksinya. Pencatatan transaksi pada perusahaan ini masih dilakukan secara manual. 2. Sistem akuntansi penjualan yang sudah berjalan di PT. Granitoguna Building Ceramics ditemukan beberapa kelemahan di antaranya dalam memberikan persetujuan kredit kepada para pelanggan yang terlalu mudah, sehingga menyebabkan banyaknya laporan atau
dokumen yang dinilai tidak akurat. Seperti dalam kegiatan penagihan yang dilakukan oleh pihak perusahaan yaitu tidak memberikan bukti pembayaran kredit berupa kwitansi kepada pelanggan, tidak dilakukannya pemeriksaan persediaan barang secara berkala, tidak adanya catatan akuntansi yang digunakan, pengarsipan yang masih terlihat kurang rapi, pencatatan yang dilakukan secara masih manual sehingga rawan akan salah catat, laporan yang dihasilkan oleh sistem penjualan kredit yang masih belum lengkap, serta format untuk dokumennya masih terlihat standard dan tidak lengkap. 3. Penulis mengusulkan beberapa alternatif perancangan sisitem yang dirancang agar mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas dan dapat memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Dalam perancangan yang digunakan, penulis merancang sistem dengan membuat pemodelan proses dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output. Sistem informasi akuntansi penjualan ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian dokumendokumen tersebut. Tetapi dalam menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan Saran membuat laporan keuangan, sistem informasi akuntansi penjualan yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan sebelumnya, penulis mengajukan saran saran sebagai berikut. Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan untuk memakai sistem penjualan kredit yang telah terkomputerisasi untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan sistem penjualan kredit manual perusahaan. Sistem informasi akuntansi dirancang dengan baik agar dapat memproses data secara cepat dan menghasilkan informasi yang memadai bagi perusahaan, mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh karyawan di perusahaan, dan waktu yang dibutuhkan untuk memproses data dapat lebih singkat dan akurat sehingga terjadi efisiensi waktu dan informasi yang dihasilkan dapat diandalkan dan membantu karyawan PT. Granitoguna Building Ceramics untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan efisien, efektif, dan tepat waktu. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, ANDI, Yogyakarta Ikatan Akuntansi Indonesia, 2000, Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta Jogiyanto H.M., 2005, Analisis & Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta
Krismiaji, 2004, Sistem Informasi Akuntansi, AMP YKPN, Yogyakarta Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, Jakarta Marom, Chairul, 2003, Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang, PT. Grasindo, Jakarta Mulyadi, 2008, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta O Brien, James. 2006. Pengantar Sistem Informasi, Prespektif Bisnis dan Manajerial, Dewi Fitriasari dan Deny A. Kwary, Penerjamah ; Palupi Wuriarti, editor. Jakarta. Salemba Empat. Terjamahan dari Introduction to Information System 12 th ed Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart, 2004, Accounting Information System (Sistem Informasi Akuntansi), Salemba Empat, Jakarta Setiabudi, Djoni, dan Gunawan, Ibnu, 2003, Database Terdistribusi dengan Visual Studio 6, Elex Media Komputindo, Jakarta Setiawati, lilies. dan Anastasia Diana, 2010, Sistem Informasi Akuntansi, ANDI, Yogjakarta Widjajanto,2008, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta