BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Perencanaan Menurut Robbins dan Coulter (1999, p200), perencanaan adalah suatu proses yang melibatkan penentuan sasaran atau tujuan organisasi, menyusun strategi secara menyeluruh untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dan mengembangkan hierarki rencana menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan. 2.2 Strategi Pengertian strategi menurut Rangkuti (2001,p3) adalah alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut serta prioritas alokasi sumber daya. Menurut Martin (1990,p70), Strategi adalah suatu pola dari sasaran, kebijaksanaan dan perencanaan yang menentukan bagaimana suatu organisasi seharusnya berfungsi dalam jangka waktu tertentu. Suatu strategi seharusnya mampu menentukan area bagi perkembangan produk, tehnik tehnik untuk merespon persaingan, alat alat keuangan, ukuran organisasi, gambaran proyek proyek yang akan dikerjakan perusahaan dan sebagainya. Strategi dapat di definisikan sebagai suatu rangkaian tindakan tindakan terpadu yang menjadi alat untuk meningkatkan keberhasilan dan kekuatan jangka
9 panjang sebuah perusahaan dalam mencapai keunggulan bersaing (Ward dan Peppard, 2002, p69). 2.3 Strategi Bisnis, Strategi SI, dan Strategi TI Secara garis besar, strategi SI/TI dapat dibagi atas 2 komponen, yaitu : IS Strategy dan IT Strategy. Tabel 2.1 menjelaskan perbedaan IS Strategy dan IT Strategy. Perbedaan yang mendasar adalah bahwa strategi sistem informasi lebih menitikberatkan pada bisnis sehingga semua strategi yang dicanangkan harus sesuai dengan tujuan bisnis. Disisi lain, strategi teknologi informasi lebih menitikberatkan pada aktivitas-aktivitas yang terjadi. Tabel 2.1 IS Strategy vs IT Strategy (Ward dan Peppard, 2002, p71) No. IS Strategy IT Strategy 1 Business Based Activity Based 2. Demand Oriented Supply Oriented 3. Application Focused Technology Focused 2.3.1 Strategi Sistem Informasi Strategi SI adalah strategi yang mendefinisikan kebutuhan organisasi atau perusahaan terhadap informasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki organisasi tersebut. Hal ini dihubungkan dengan konteks bisnis dengan mempertimbangkan dampak persaingan dalam bisnis
10 dan kebutuhan perusahaan terhadap teknologi informasi atau sistem informasi. Pada dasarnya, strategi SI mendefinisikan dan memprioritaskan investasi yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai portfolio aplikasi yang sesuai, mendefinisikan tujuan yang akan dicapai dan menentukan perubahaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut (Ward dan Peppard, 2002, p44). 2.3.2 Strategi Teknologi Informasi Strategi TI adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah organisasi (Ward dan Peppard, 2002, p44). 2.3.3 Strategi Bisnis Strategi bisnis merupakan dokumen yang harus dijadikan landasan berpijak utama dalam pembuatan strategi teknologi informasi karena dalam dokumen tersebut disebutkan visi dan misi perusahaan serta target kinerja masingmasing fungsi pada struktur organisasi (Indrajit 2001, p31). Berdasarkan pendapat Robbert M Grant (2002, p14), strategi bisnis berkaitan dengan cara-cara yang digunakan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan persaingan di dalam setiap bisnis utamanya. Selain itu berdasarkan pendapat Robbert M Grant (2002, p165) pula, strategi bisnis merupakan kebijakan-kebijakan dan garis-garis pedoman yang menentukan cara sebuah perusahaan bersaing dalam sebuah industri dan khususnya cara perusahaan untuk membentuk keunggulan bersaing.
11 Sedangkan menurut Ward dan Peppard (2002, p188), Strategi bisnis dapat ditemukan dalam berbagai bentuk, dapat berupa dokumen resmi perusahaan, dokumen strategi dari suatu unit bisnis atau bahkan dapat berupa suatu pandangan strategi yang tersimpan di dalam pikiran seseorang. Dan suatu strategi bisnis biasanya meliputi hal sebagai berikut : Mission, adalah pernyataan yang memberikan arahan tentang apa yang akan dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam mencapai visinya. Vision, adalah pencapaian dari sebuah misi atau dapat diartikan sebagai sebuah pandangan masa depan dari sebuah bisnis yang menjadi tujuan umum sebuah perusahaan. Business Driver, adalah beberapa factor kritis pendorong perubahan yang dapat memberikan focus pada bisnis sehingga dapat memenuhi sasarannya. Objectives, adalah sasaran-sasaran yang ditetapkan dan harus dipenuhi oleh perusahaan dalam pencapaian visi perusahaan. Strategies, adalah kebijakan atau tindakan langsung yang dipilih perusahaan sebagai alat untuk mencapai tujuan dan memenuhi misinya. Critical Success Factors (CSFs), adalah beberapa area kunci dimana sesuatu harus berjalan dengan baik sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai. Business Area Plans, adalah perencanaan dari berbagai area bisnis yang ada yang berkaitan dengan strategi bisnis perusahaan.
12 2.3.4 Hubungan antara Strategi SI, Strategi TI, dan Strategi Bisnis Gambar 2.1 Hubungan antara Strategi SI, Strategi TI, Strategi Bisnis (Ward,2002,p41) Gambar di atas mengilustrasikan hubungan antara strategi SI, Strategi TI, dan Strategi Bisnis dalam suatu pendekatan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang berdasar dan terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan. Menurut (Ward,2002,p41-42)Hubungan di antara strategi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut
13 a. Strategi Bisnis Untuk merencanakan suatu strategi SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan bisnis perusahaan, informasi apa yang dibutuhkan, peluang dan hambatan bisnis yang dihadapi serta alternatif solusinya. b. Strategi SI Setelah mengetahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, maka kita dapat mengevaluasi sistem informasi apa yang sesuai dengan kebutuhan dan mendukung strategi bisnis perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan. c. Strategi TI Untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahaan, maka kita perlu menyeleksi dan memilih secara tepat teknologi apa yang paling sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut. 2.4 Sistem Informasi Berdasarkan O Brien (2003, pg-10) sistem informasi ialah (1) kombinasi terorganisir apapun dari sumber daya orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan data yang mengumpulkan, mengolah, dan menyebarkan informasi di dalam organisasi. (2) Sistem yang menerima sumber sumber data sebagai masukannya, dna mengolah outputnya menjadi produk produk informasi.
14 UK Academy of Information Systems (UKAIS) mendefinisikan sistem informasi (SI) sebagai suatu alat yang digunakan orang dan organisasi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi dengan dukungan teknologi (Ward dan Peppard, 2002,p3). Sedangkan menurut Turban, Rainer, dan Porter (2003, p15) Sistem informasi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menganalisis data, dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. 2.5 Definisi Teknologi Informasi Teknologi Informasi (TI) adalah kumpulan dari komponen teknologi yang di organisir kedalam suatu sistem informasi berbasis komputer (Turban et al, 2003,p3). Teknologi Informasi adalah perangkat keras, perangkat lunak, perangkat telekomunikasi, manajemen database, dan teknologi pengolahan informasi lainnya yang digunakan didalam sebuah sistem informasi berbasis komputer (O Brien,2003,G-10). Teknologi Informasi atau yang biasa disingkat dengan TI secara spesifik mengacu pada teknologi, baik berupa hardware, software, dan jaringan telekomunikasi yang memfasilitasikan dan mendukung proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran, dan pertukaran informasi. Dapat di
15 simpulkan bahwa TI adalah alat yang mendukung aktivitas dari sebuah sistem informasi (Ward dan Peppard,2002,p3). 2.6 Definisi Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Perencanaan strategis menunjukkan analisa yang komprehensif sistematis untuk mengembangkan rencana dari suatu aksi/kegiatan (Ward dan Peppard, 2002, p69). Perencanaan strategis sistem informasi merupakan sekumpulan tujuan jangka panjang yang menggambarkan kebutuhan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan (Turban, 2003, p462). Sistem informasi strategis adalah sistem informasi yang dapat memberi perusahaan produk dan jasa yang kompetitif hingga dapat memberikan keunggulan strategis atas para pesaingnya dalam pasar. Selain itu juga merupakan sistem informasi yang menyebarkan inovasi bisnis, memperbaiki proses bisnis dan membangun sumber daya informasi strategis untuk perusahaan (O Brien, 2003, p20). Sistem informasi strategis adalah sistem-sistem yang membentuk atau mendukung terciptanya keunggulan kompetitif perusahaan (Turban, 2003, p426).
16 Gambar 2.2 Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi(Ward,2002,p154) Menurut Ward dan Peppard ( 2002, p153 154 ) dalam suatu perencanaan strategi sistem informasi terdapat 2 aktivitas, yaitu input dan output. Aktivitas inputnya terdiri dari : 1. Input, sebagai masukan dalam perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi, terdiri dari : a) The Internal Business Environment Merupakan strategi bisnis yang digunakan pada masa sekarang, tujuan, sumber daya, proses dan budaya organisasi serta nilai dari bisnis itu sendiri.
17 b) The External Business Environment Sisi politik, ekonomi, social, teknologi, industry dan iklim kompetisi dimana perusahaan tersebut beroperasi. c) The Internal IS/IT Environment Pandangan SI/TI terhadap bisnis pada masa sekarang ini, pengalaman perusahaan dalam bisnis, cakupan bisnis, dan kontribusinya terhadap pasar, kemampuan perusahaan, sumber daya dalam perusahaan dan infrastruktur teknologi yang digunakan. Aplikasi portfolio saat ini dari sistem yang berjalan sistem yang sedang dalam pengembangan atau belum dikembangkan tapi sudah direncanakan pada perusahaan. d) The External IS/IT Environment Perkembangan teknologi dan peluang yang ada serta SI/TI yang digunakan oleh pihak lain terutama konsumen, pesaing, dan pemasok. 2. Proses perencanaan strategi SI/TI, proses dimana informasi yang diperoleh serta analisis yang diperoleh serta hasil analisis yang diperoleh dari inputs, akan diolah untuk menghasilkan outputs. 3. Output, merupakan hasil dari proses yang mencakup: a) Business IS Strategies Bagaimana setiap unit memanfaatkan SI/TI dalam mencapai sasaran bisnisnya. Mencakup portfolio aplikasi yang akan dikembangkan untuk untuk setiap unit dan modal bisnis. Menjelaskan arsitektur informasi setiap unit.
18 b) IT Strategy Strategi dan kebijakan yang diterapkan untuk mengatur penggunaan teknologi dalam perusahaan dan mengatur sumber daya teknisi ahli. c) IS/IT Management Strategy Elemen umum dari strategi yang akan diaplikasikan pada organisasi secara menyeluruh, memastikan konsistensi kebijakan berdasarkan kebutuhan. 4. Future Application Portfolio, rincian yang menjelaskan usulan aplikasi yang akan digunakan perusahaan dalam waktu ke depan, untuk mengintegrasikan setiap unit dari perusahaan dan menyesuaikan perkembangan tekonologi dengan perkembangan perusahaan. 5. Current Application Portfolio, rincian mengenai aplikasi sistem informasi yang diterapkan perusahaan saat ini, dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh dengan menggunakan aplikasi tersebut serta melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap kegiatan operasional dan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi bagi perusahaan untuk menghadapi persaingan dan pasar pada saat sekarang ini. 2.7. Teori Teori Alat Analisis Pada sub bab ini akan menjelaskan mengenai teori teori dari alat alat analisis yang akan digunakan dalam menganalisis objek, diantaranya
19 adalah teori analisis PEST, teori 5 Daya Porter, analisis SWOT, analisis CSF dan KPI, analisis Value Chain, analisis Portfolio Mc.Farlan. 2.7.1 Analisis PEST Menurut Ward dan Peppard (2002, p70-72), analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. a. Faktor Politik Faktor Politik meliputi berbagai tindakan dan kebijakan yang dilakukan oleh pemerintah dapat mempengaruhi bisnis perusahaan, masalah hukum serta mencakup aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan tempat perusahaan melakukan kegiatannya. Misalnya, kebijakan tentang pajak, peraturan tenaga kerja, peraturan daerah, peraturan perdagangan dan stabilitas politik. b. Faktor Ekonomi Faktor ekonomi meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya beli dari pelanggan dan mempengaruhi tingkat biaya perusahaan. Misalnya, pertumbuhan ekonomi, tingkat suku bunga, standar nilai tukar dan tingkat inflasi.
20 c. Faktor Sosial Faktor sosial meliputi semua faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan dari pelanggan dan mempengaruhi ukuran dari besarnya pangsa pasar yang ada. Misalnya,tingkat pendidikan masyarakat, tingkat pertumbuhan penduduk, kondisi lingkungan sosial, kondisi lingkungan kerja serta keselamatan dan kesejahteraan sosial. d. Faktor Teknologi Faktor teknologi meliputi semua hal yang dapat membantu dalam menghadapi tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses bisnis. PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi. Arah analisa PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana memasaran, atau ide. Dimana analisis ini cukup mempengaruhi perusahaan, karena melalui analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan. Tabel 2.2 Pertimbangan Faktor PEST POLITIK * Stabilitas politk * Ekologi dan isu-isu lingkungan * Perundang-undangan mengenai pasar di EKONOMI * Situasi ekonomi dalam negeri * Situasi tren ekonomi * Pertukaran nilai mata uang
21 dalam negeri dan internasional * Rancangan undang-undang * Kebijakan pemerintah * Perubahan pemerintah * Kebijakan perdagangan * Perdanaan atau keuangan di dalam negeri * Isu umum mengenai perpajakan * Perubahan pasar dan perdagangan * Faktor-faktor yang mempengaruhi industri * Pengadilan/pemeliharaan pelanggan * Biaya buruh * Prediksi perkembangan ekonomi * Regulasi harga dan perdagangan secara umum *Keadaan sosial masyarakat dalam negeri *Tren gaya hidup atau role models *Demografik *Perilaku dan pola konsumen *Periklanan dan publisitas *Budaya negara dan internasional *Laporan/pedagang dari media *Perubahan hukum yang berpengaruh bagi faktor sosial *Citra dan perusahaan, merek, dan teknologi *Acara-acara besar *keadaan suku dan kepercayaan SOSIAL *Teknologi saat ini masa yang akan datang *Tekanan teknologi pada bidang bisnis *Pengaruh teknologi pada struktur biaya dan rantai nilai *Kompensasi perkembangan teknologi *Solusi yang diberikan oleh teknologi *Kematangan kapasitas teknologi dalam industri *Komunikasi dan informasi *Mekanisme teknologi pembelian oleh konsumen *Kebijakan teknologi dalam negeri *Potensi inovasi teknologi *Isu-isu dampak buruk teknologi TEKNOLOGI
22 2.7.2 Analisis SWOT Menurut Rangkuti (2001, p18) analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknessess) dan ancaman (Threats). Analisis SWOT adalah metode yang cukup sederhana untuk mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan internal perusahaan yang dimiliki dan juga mengkaji peluang dan ancaman yang dihadapi perusahaan. Jadi intinya adalah memaksimumkan kekuatan dengan meminimumkan kelemahan sekaligus meraih peluang pasar dan menekan ancaman yang ada pada pasar. Dari sini dapat ditentukan faktor faktor kritis apa saja yang dapat dipakai untuk menentukkan arah perusahaan kemana harus bergerak dan membantu untuk menetapkan pengambilan keputusan yang penting. Juga dapat diperkirakan persaingan yang akan dihadapi dan memperkirakan apakah kekuatan perusahaan ini dapat dipertahankan. Perusahaan dapat membangun kekuatan ini sambil mengatasi kelemahan yang mungkin timbul. Untuk mengatasi kelemahan maka diperlukan pengerahan sumberdaya perusahaan. Peluang yang ada sedapat mungkin menggambarkan potensi pasar yang dapat diukur untuk menghasilkan keuntungan.
23 Di bawah ini dijelaskan pengertian Strenghts, Weakness, Opportunities, dan Threats. 1. Strenghts Adalah sumber daya, keterampilan yang lebih dari pada pesaing perusahaan sehingga memberikan nilai tambah bagi perusahaan, 2. Weakness Adalah keterbatasan dalam sumber daya alam, keahlian dan kemampuan yang menghambat kinerja perusahaan. 3. Opportunity Adalah situasi pentin yang menguntungkan dala lingkungan suatu perusahaan. Mengikuti trend merupakan hal yang penting dalam menganalisis peluang bagi perusahaan. 4. Threats Adalah situasi yang tidak menguntungkan bagi perusahaan, tetapi tidak untuk dihindari namun harus dihadapi sebagai suatu tantangan. Pengertian terhadap peluang dan ancaman yang ada akan membantu perusahaan untuk mengidentifikasikan pilihan pilihan yang nyata yang akan dipilih untuk menyusun strategi yang paling efektif bagi perusahaan.
24 Matrik SWOT Menurut Rangkuti (2001, p20) Alat yang dipakai untuk menyusun faktor faktor strategis perusahaan adalah Matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis. Tabel 2.3 Matriks SWOT(Menurut Rangkuti (2001, p20)) IFAS Strength (S) Weakness (W) EFAS Daftar faktor kekuatan internal Daftar faktor kelemahan internal Opportunities (O) Strategi SO Strategi WO Daftar peluang eksternal Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan memanfaatkan peluang kelemahan memanfaatkan peluang untuk Threats (T) Strategi ST Strategi WT Daftar ancaman eksternal Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman.
25 Penjelasan tabel 2.2 Matriks SWOT : Strategi SO : Menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk memanfaatkan peluang peluang eksternal Strategi WO : Memperbaiki kelemahan internal dengan cara memanfaatkan peluang peluang yang ada Strategi ST : Strategi yang menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk mengatasi atau mengurangi ancaman ancaman eksternal Strategi WT : Strategi ini digunakan pada saat berada dalam situasi yang genting yaitu dengan meminimalkan kelemahan kelemahan internal dan menghindari ancaman ancaman lingkungan. Matriks Faktor Strategi Eksternal Menurut Rangkuti ( 2000, p22 ), Sebelum membuat matriks faktor strategi eksternal, perlu diketahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal (EFAS). Berikut ini adalah cara untuk menentukan faktor strategi eksternal : a. Susun dalam kolom pertama ancaman dan peluang b. Beri bobot masing masing faktor dalam kolom kedua, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting)
26 c. Hitung rating dalam kolom ketiga untuk masing masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor) d. Kalikan bobot dengan kolom kedua dengan rating dalam kolom ketiga untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom keempat e. Jumlahkan skor pembobotan dalam kolom keempat untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Tujuannya untuk membandingkan perusahaan dengan perusahaan sejenis lainnya. Matriks Faktor Strategi Internal Menurut Rangkuti ( 2000, p24 ),Sebelum membuat matriks faktor strategi internal, perlu diketahui terlebih dahulu faktor strategi internal (IFAS). Berikut ini adalah cara untuk menentukan faktor strategi internal : a. Susun dalam kolom pertama kekuatan dan kelemahan b. Beri bobot masing masing faktor dalam kolom kedua, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting) c. Hitung rating dalam kolom ketiga untuk masing masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor)
27 d. Kalikan bobot dengan kolom kedua dengan rating dalam kolom ketiga untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom keempat e. Jumlahkan skor pembobotan dalam kolom keempat untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Tujuannya untuk membandingkan perusahaan dengan perusahaan sejenis lainnya. Diagram Analisis SWOT Diagram analisis SWOT menunjukan titik koordinat dari posisi SWOT seperti yang ditujukan pada gambar 2.7 Gambar 2.3 Analisis SWOT (Rangkuti,2000,p19)
28 Kuadran 1 : ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth oriented strategy). Kuadran 2 : meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus ditetapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk atau pasar). Kuadran 3 : perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak, ia menghadapi beberapa kendala / kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik. Kuadran 4 : ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. 2.7.3 Analisis Critical Success Factor (CSF) dan Key Performance Indicator (KPI) Menurut Tozer (1996,p141) Critical Success Factor (CSF) merupakan faktor yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan perusahaan dalam mencapai sasarannya. CSF kadang di artikan sama
29 dengan Key Performance Indicator (KPI), padahal sebenarnya keduanya sangat berbeda. CSF adalah sesuatu yang berpengaruh pada berhasil atau tidaknya pencapaian suatu sasaran, sedangkan KPI adalah sesuatu yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja pencapaian sasaran. Manfaat dari analisis CSF menurut Ward dan Peppard (2002,p029) adalah sebagai berikut : Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam melibatkan manajemen senior dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen puncak dalam menggunakan sistem informasi, yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui area bisnis yang kritis. Analisis CSF menghubungkan proyek SI yang akan di implementasikan dengan tujuannya, dengan demikian sistem informasi nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisis CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh setiap individu. Dengan menyediakan suatu hubungan antara tujuan dengan kebutuhan informasi, analisi CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial.
30 Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah - masalah tertentu yang paling kritis. Analisis CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan analisis value chain dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui kegiatankegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan. 2.7.4 Value Chain Analysis Menurut Turban, et al ( 2003, p21 ), value chain adalah aktivitasaktivitas utama dari suatu organisasi ( inbound logistic, operations dan lain-lain) beserta aktivitas-aktivitas pendukung lainnya ( infrastructure, human resources, technology, dan lain-lain ) dan net value yang ditambahkan ke produk atau layanan yang dimiliki organisasi, oleh setiap aktivitas utama, secara berurutan. Menurut Ward and Peppard ( 2002, p244 ) value chain analysis adalah kegiatan menganalisa kumpulan aktivitas yang dilakukan untuk merancang, memproduksi, memasarkan, mengantarkan dan mendukung produk dan layanannya. Semua ini dapat digambarkan dalam value chain.
31 Gambar 2.4 Rantai Nilai ( Value Chain, Porter, 1993, p34 ) Value chain menggambarkan nilai total, dan terdiri atas aktivitas nilai ( Value activities ) dan margin. Aktivitas nilai adalah kegiatan fisik dan teknologis yang diselenggarakan perusahaan. Ini merupakan unsur unsur pembangun yang digunakan perusahaan untuk menciptakan produk yang bernilai bagi para pembelinya. Margin adalah selisih antara nilai total dengan biaya kolektif untuk menyelenggarakan aktivitas nilai. Aktivitas nilai dapat dibagi kedalam dua golongan besar, aktivitas primer dan aktivitas pendukung, untuk lebih jelasnya adalah sebagai berikut : a. Aktivitas Primer Merupakan aktivitas dalam membuat produk secara fisik serta menjual dan menyampaikannya kepada pembeli selain juga aktivitas dalam bentuk purna jual. Pada setiap perusahaan
32 aktivitas primer dapat dibagi menjadi lima kelompok generik seperti berikut : Aktivitas Logistik ke Dalam Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, dan penyebaran masukan ke produk, seperti penanganan material, pergudangan, pengendalian persediaan, penjadwalan kendaraan pengangkut, pengembalian barang kepada pemasok. Aktivitas Operasi Aktivitas yang menyangkut pengubahan masukan menjadi produk akhir, seperti masinasi, pengemasan, perakitan, pemeliharaan alat alat, pengujian, pencetakan, dan pengoperasian fasilitas. Aktivitas Logistik Keluar Aktivitas yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, dan pendistribusian fisik produk kepada pembeli, seperti pergudangan barang jadi, penanganan material, operasi kendaraan pengirim, pengolahan pesanan, dan penjadwalan. Aktivitas Pemasaran dan Penjualan Aktivitas yang menyangkut penyediaan sarana agar pembeli dapat membeli produk dan aktivitas yang
33 mempengaruhi pembeli agar mereka mau membelinya, seperti periklanan, promosi, wiraniaga, penentuan quota, pemilihan penyalur, hubungan dengan penyalur, penetapan harga. Aktivitas Pelayanan Aktivitas yang menyangkut persediaan layanan untuk memperkuat atau menjaga nilai produk, seperti pemasangan, perbaikan, pelatihan, pasokan suku cadang, dan penyesuaian produk. b. Aktivitas Pendukung Adalah aktivitas yang menunjang aktivitas primer dan aktivitas pendukung lainnya dengan menyediakan masukan yang dibeli, teknologi, sumber daya manusia, serta sejumlah fungsi dalam perusahaan lainnya. Aktivitas pendukung tersebut diantaranya adalah : Aktivitas Infrastruktur Perusahaan Aktivitas yang mempengaruhi semua aktivitas utama secara umum, seperti manajemen umum, mengelola masalah perencanaan, keuangan, akuntansi, hukum dan hubungan dengan pemerintah.
34 Aktivitas Sumber Daya Manusia Terdiri dari semua aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, promosi, penempatan, penghargaan, dan pengembangan karyawan serta menjaga hubungan antar karyawan. Aktivitas Pengembangan Teknologi Mencakup semua aktivitas yang melibatkan penyediaan kebutuhan akan teknologi, pengembangan teknologi seperti R&D, prosedur dan teknik terbaru yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas untuk meningkatkan kualitas produk dan prosesnya. Aktivitas Pembelian Berhubungan dengan aktivitas mendapatkan sumber daya seperti material dan mesin yang digunakan oleh aktivitas aktivitas utama, pembelian bahan baku dan peralatan pendukung termasuk aset perusahaan. 2.7.5 Proses Clustering Matriks Proses analisa arsitektur informasi dilakukan melalui beberapa tahap yaitu:
35 a. Tahap pemetaan dan pemindahan subjek data Pada tahap pemetaan yang dilakukan adalah pemetaan antara fungsi fungsi bisnis dengan subjek subjek data. Hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data dijelaskan dalam bentuk matriks dengan menggunakan 2 (dua) aktivitas yaitu: 1. Read atau R, Aktivitas pembacaan tetapi tidak melakukan perubahan terhadap subjek data. 2. Create atau C, Aktivitas create dan update. Fungsi fungsi bisnis yang ada yang melakukan aktivitas read, create terhadap subjek subjek data. Tahap pemindahan subjek data, melakukan pemindahan subjek subjek data yang di create oleh fungsi fungsi bisnis ke posisi kiri, dimulai dari fungsi bisnis yang pertama kali meng-create subjek data dipindahkan ke posisi paling kiri dan untuk subjek data seterusnya mengikuti subjek data terdahulu. Sedangkan untuk subjek data yang hanya read atau tidak ada hubungan dengan fungsi bisnis tetap pada posisinya. Pemindahan dilakukan terus menerus sampai fungsi bisnis berakhir. b. Tahap pengelompokkan dan pemberian nama pada kelompok tersebut Tahap pengelompokkan tersebut / clustering kedua yaitu mengelompokkan fungsi fungsi bisnis kesuatu area bisnis yang terdapat diperusahaan dan memberikan tanda pengelompokkan
36 tersebut dengan memberikan garis batas dan arsiran. Tahap pemberian nama adalah memberikan nama pada setiap area bisnis yang telah dikelompokkan tersebut. 2.7.6 Analisis Portofolio Mc. Farlan Tabel 2.4 Tabel McFarlan ( Ward dan Peppard, 2002, p42 ) Menurut Ward dan Peppard (2002, p299) portfolio aplikasi adalah cara untuk membawa bersama sistem informasi yang telah ada, yang direncanakan dan potensial untuk kemudian menilai kontribusi bisnisnya, umumnya berupa matriks dua - kali dua,yang merupakan metode yang sangat populer untuk menjelaskan dampak dari variabel yang tidak berkaitan, namun saling mempengaruhi. Berdasarkan pendapat Ward dan Peppard (2002, p299) Portfolio Aplikasi McFarlan digunakan untuk menilai kontribusi SI/TI secara
37 keseluruhan dan efeknya terhadap kesuksesan bisnis. Penerapannya dapat dikelompokkan menjadi strategic, high potensial, key operational, atau support, bergantung pada kontribusi saat ini, ataupun yang diharapkan untuk kesuksesan bisnis. Hasil dari portfolio dari waktu ke waktu akan berubah, dan pada banyak organisasi isi dari bagian bagian yang terdapat pada portfolio akan dipengaruhi oleh banyak faktor internal dan eksternal. Penjelasan dari kategori aplikasi sebagai berikut: Aplikasi strategic adalah aplikasi yang penting untuk kesuksesan bisnis dimasa depan. Aplikasi strategic membuat atau mendukung perubahan bisnis dari organisasi, dengan tujuan untuk menyediakan keunggulan kompetitif. Penilaian didasarkan pada kontribusi bisnis. Aplikasi key-operational mendukung operasi bisnis yang telah ada, dan membantu menghindari kekurangan. Pada banyak industri, beberapa aplikasi seperti EPOS, ATM, dan ERP sudah menjadi bagian terpadu yang wajib agar dapat bertahan didalam industri. Aplikasi support untuk meningkatkan efisiensi bisnis dan efektivitas manajemen, tetapi tidak berfungsi untuk menopang bisnis atau menyediakan keunggulan kompetitif. Aplikasi high potential adalh aplikasi inovatif yang dapat menciptakan peluang untuk memperoleh keunggulan di masa depan, tetapi belum dapat dibuktikan.
38 2.8 Hasil Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Hasil atau output dari sebuah proses penrencanaan SI/TI adalah gabungan dari hasil yang bersifat hard dan soft. Hasil yang bersifat hard adalah dokumen yang mendefinisikan strategi-strategi dan rencana-rencana, dapat juga berisi materi yang berhubungan dengan komputer,matrik-matrik,dan model analisis. Sedangkan hasil yang bersifat soft berhubungan dengan faktor manusia seperti standar keahlian yang dibutuhkan dan lainya.(ward dan Peppard, 2002, p162). Struktur dari sebuah hasil perencanaan SI/TI adalah mengacu pada gambar 2.2 yang terdapat pada subbab 2.7 tentang model perencanaan strategi SI/TI. Lebih jelasnya adalah sebagai berikut : A. Business IS Strategies Business IS strategies adalah strategi yang menjelaskan bagaimana sebuah bisnis akan memanfaatkan sistem dan teknologi informasi dalam pencapaian tujuanya. Tujuan utamanya adalah untuk menghubungkan sistem dan teknologi informasi secara jelas dan mendasar dengan strategi bisnis perusahaan. Strategi ini medenfiniskan kebutuhan aplikasi dan kebutuhan layanan dari manajemen dan end user yang disesuaikan dengan rencana bisnis dan kegiatan bisnis serta disesuaikan dengan semua prioritas pengembangan infrastuktur atau sistem aplikasi perusahaan. Tidak semua kebutuhan yang didefiniskan mengarah pada pengembangan aplikasi baru, beberapa kebutuhan dapat juga mengarah pada penyempurnaan sistem operasional yang sudah ada agar menjadi lebih baik dan efektif (Ward dan Peppard, 2002, p164).
39 Business IS strategies juga mencakup penjelasan tentang portfolio aplikasi dimasa mendatang, yang tak hanya berisik penjelasan mengenai kebutuhan-kebutuhan sistem dan informasi, tapi juga mencakup penjelasan tentang aplikasi yang potensial serta usulan-usulan untuk meningakatkan strategis bisnis dimasa yang akan datang (Ward dan Peppard, 2002, p167). B. IT Strategy IT strategy adalah strategi yang bertujuan untuk mendefinisikan bagaimana sumberdaya dan teknologi akan diperoloeh, diatur, dan dikembangkan sehingga dapat menunjang business IS strategies. Strategi ini juga harus dapat beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi saat ini yg dapat menimbulkan peluang dan hambatan dimasa yang akan datang. IS strategy memiliki fokus pada area dimana perubahan sangat diperlukan berdasar pada kebutuhan bisnis, atau fokus pada peluang-peluang baru yang dimbul karena adanya kemajuan dan perubahan pada teknologi, pengalaman atau juga kemampuan Menurut Ward dan Peppard (2002, p168) faktor dukungan yang diberikan IT strategy adalah sebagai berikut: Manajemen portfolio aplikasi Organisasi dari SI/TI, mengatur sumber daya dan masalahmasalah administrasi. Mengatur sumber daya informasi dan pencapaian tujuan dari layanan informasi.
40 Mengatur pengembangan aplikasi Mengatur teknologi C. IS/IT Management Strategy IS/IT Management Strategy adalah strategi yang mencakup keseluruhan elem strategi yang di terapkan pada perusahaan, strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan. kebijakan tersebut dapat berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi perusahaan kebijakan investasi perusahaan, kebijakan yang berhubungan dengan pemasok, kebijakan yang berkasitan dengan sumber daya manusia dan kebijakan akutansi yang berkasitan dengan sistem informasi perusahaan (Ward dan Peppard, 2002, p168-170).