BAB II PROFIL INSTANSI

8 BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Berdirinya Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Pendirian (USU) awalnya diprakrasai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk yayasan dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai Fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi dan Bisnis pertama kali didirikan oleh Yayasan berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) memisahkan diri dari dan bergabung dengan Universitas Syah Kuala, maka Fakultas Ekonomi dan Bisnis didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Dengan demikian setiap tanggal 24 November 1961 diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi dan Bisnis. 8

9 Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 24/DIKTI/Kep/1987, 25/DIKTI/Kep/1987 dan 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi dan Bisnis mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1, Program Pendidikan Diploma-III yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang bermutu. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Program Studi Kesekretariatan 2. Program Studi Keuangan 3. Program Studi Akuntansi Pada tahun 2003 menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2003 tanggal 11 November 2003, dimana Fakultas Ekonomi dan Bisnis merupakan salah satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 fakultas.

10 Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis 1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar, 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen, 3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN, 4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya, 5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional. Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis : 1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

11 2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan. B. Sejarah Ringkas Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis semula bernama Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan disingkat dengan PAAP Universitas Sumatera Utara. PAAP berdiri pada tanggal 13 Maret 1975 yaitu sebagai tindak lanjut dari passing-out Akademik Administrasi Niaga (AAN) Negeri Medan. Mahasiswa pertama dari PAAP berasal dari mahasiswa AAN yang belum menyelesaikan studinya sampai saat passing-out, ditambah dengan mahasiswa baru yang diterima pada tahun akademik 1975/1976. Lapangan kerja yang memungkinkan untuk alumni antara lain: 1. menjadi sekretaris dalam suatu perusahaan dan pemerintahan. 2. Menjadi pegawai administrasi dari suatu organisasi atau perusahaan. Berikut Struktur Organisasi Program Studi D-III Kesekretariatan dapat dilihat pada Gambar 2.1.

12 Ketua Program Studi Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Lab. Manajemen Kelompok Dosen Ketatausahaan Lab. DIII Kesekretariatan Sumber : Informasi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis ( 2014 ) Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Visi Program Studi D-III Kesekretariatan Rumusan visi program studi yang konsisten dengan visi lembaga menjadi Program Studi Diploma III Kesekretariatan terkemuka yang mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global 5 tahun kedepan. Misi Program Studi D-III Kesekretariatan 1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai kompetensi dalam bidang ilmu kesekretariatan. 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

13 3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan. 4. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa dan stake holders lainnya. 5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional. Tujuan Program Studi D-III Kesekretariatan a. Mampu menghasilkan sekretaris-sekretaris yang profesional dalam bidang bisnis dan manajemen yang berkompeten dalam melakukan kegiatan secara profesional untuk menghadapi perkembanagan dunia bisnis, manajemen dan industri. b. Menghasilkan lulusan bermutu yang mahir, terampil, dan mampu berdiri sendiri serta peka terhadap perubahan dunia bisnis dan industri. c. Mampu mempublikasikan dan menyebarluaskan hasil-hasil penelitian kepada pihak-pihak yang berkepentingan khususnya bagi para sekretaris didalam perusahaan. d. Mampu memberikan konsultasi seperti pemberian saran-saran pelaksanaan dan layanan konsultasi dalam berbagai bidang bagi para sekretaris didalam perusahaan tersebut.

14 C. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Zaenudin ( 2007 : 118 ) struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Menurut Gie ( 2001 : 114 ) suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

15 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.2. Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab / Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis (2007 2008) Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis

16 PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III : Porf. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak, CA : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak : Ami Dilham, SE, M.Si DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Ketua Sekretaris : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Acc, Ak : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec ANGGOTA : 1. Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS 2. Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si 3. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc 4. Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP 5. Prof. Dr. Ramli, MS 6. Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak 7. Ami Dilham, SE, M.Si 8. Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak 9. Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si

17 DEPARTEMEN Ekonomi Pembangunan Ketua Departemen Sekretaris Departemen Ketua Program Studi Sekretaris Program Studi : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D : Paidi Hidayat, SE, M.Si Manajemen Ketua Departemen Sekretaris Departemen Ketua Program Studi Sekretaris Program Studi : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME : Dra. Marhayanie, M.Si : Dr. Endang Sulistya Rini,SE, M.Si : Dra. Friska Sipayung, M.Si Akuntansi Ketua Departemen Sekretaris Departemen Ketua Program Studi Sekretaris Program Studi : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA : Drs. Hotmal Ja far, MM, Ak : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak PROGRAM STUDI DIPLOMA Keuangan Ketua Program Studi Sekretaris Program Studi : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si : Syafrizal Helmi, SE, M.Si Akuntansi Ketua Program Studi Sekretaris Program Studi : Drs. Rustam, M.Si, Ak : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

18 Ketua Program Studi Sekretaris Program Studi : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM. : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Kep. Bag. Tata Usaha Kasub. Personalia Kasub. Keuangan Kasub. Perlengkapan Kasub. Akademik Kasub. Kemahasiswaan : Ridwan Shaleh, SH, CN : Maslan, SE : Ahmad Faizul, SE, M.Si : Sodali, SE : Dra. Cut Nilawati : Zailina, S.Sos D. Job Description Menurut Purwanto ( 2006 : 46 ) job description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai kemampuannya dan pengetahuannya. Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis : 1. Dekan Tugasnya adalah : a. Melakukan pengawasan atas jalannya Fakultas Ekonomi dan Bisnis dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian.

19 b. Melakukan pengawasan atas pelaksanaan peraturan dan kebijaksanaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing masing bagian. c. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja Fakultas Ekonomi dan Bisnis dengan dibantu oleh Pembantu Dekan I, II, dan III pada masing-masing bagian. 2. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas. b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. d. Melaksanakan kegiatan surat menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan. e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat. g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

20 h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas. k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas. 3. Bagian Akademik Tugasnya adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik. d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

21 h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian keuangan. 4. Bagian Umum dan Keuangan : Tugasnya adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan kegiatan surat menyurat dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan. f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, penbukuaan, pengeluaran, dan pertanggung jawabkan keuangan.. g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya. h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan. i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan.

22 5. Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. c. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan. e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. 6. Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Tugasnya adalah : a. Mengelola aktivitas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian di Program Studi. b. Mengalokasikan tugas mengajar, meneliti dan pengabdian dosen. c. Mengawasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar. d. Mengawasi pengalokasian pembimbing skripsi. e. Melaksanakan pelaksanaan KRS dan KHS Mahasiswa. f. Memimpin rapat dosen program studi.

23 g. Memimpin jalannya proses magang dan tugas akhir. 7. Pegawai Administrasi Program Studi D-III Kesekretariatan Tugasnya adalah : a. Menyimpan arsip nilai. b. Memasukkan nilai kedalam kartu evaluasi nilai. c. Menghitung Indeks Prestasi mahasiswa persemester kedalam kartu evaluasi. d. Mengoreksi transkip nilai mahasiswa. e. Menyimpan dan menyusun dokumen, surat yang berhubungan dengan program Akademik Program Studi D-III Kesekretariatan. f. Memasukkan judul Tugas Akhir ke dalam database Tugas Akhir D-III Kesekretariatan. g. Mengawasi ujian Tengah Semester (setiap 6 bulan sekali). h. Membuat laporan evaluasi diri (LED) Program Studi D-III Kesekretariatan setiap semester. i. Mengawasi Ujian Akhir Semester (setiap 6 bulan sekali) j. Membuat surat keluar Program Studi D-III Kesekretariatan setiap semester. k. Memasukkan judul Tugas Akhir ke dalam buku daftar judul. l. Menempelkan nomor urut di Tugas Akhir. m. Memberi stempel pada Tugas Akhir yang telah di tanda tangani oleh Ketua Program Studi. n. Membersihkan dan merapikan lemari Ketua Program Studi. o. Mengarsip data alumni, seminar, dosen-dosen yang honor di Program

24 Studi D-III Kesekretariatan. p. Membagikan KRS dan KHS kepada mahasiswa. E. Jenis Kegiatan Program Studi D-III Kesekretariatan adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat. Program Studi D-III Kesekretariatan berada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan TRI DHARMA Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

25 F. Kinerja Kegiatan Terkini Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu juga pada Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis. Program Studi D-III Kesekretariatan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Program Studi D-III Kesekretariatan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa mengenai ilmu-ilmu tentang seorang sekretaris yang profesional, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya dibidang kesekretariatan yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya. Program Studi D-III Kesekretariatan juga terus melakukan pembinaan terhadap dosen, peawainya dan mahasiswa agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki kualitas yang baik. G. Rencana Kegiatan Untuk mencapai program kerja Program D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :

26 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan. 2. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada pada rumpun ilmunya. 3. Bagi dosen yang mengajar di Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis harus melaksanakan pengabdian masyarakat dan penelitian. 4. Meningkatkan kegiatan seminar, lokal karya, kuliah umum tentang ilmu-ilmu kesekretariatan.