MEMBANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI SMP MUHAMMADIYAH PANJATAN KULON PROGO DIY Naskah Publikasi diajukan oleh Eka Prasetya 07.01.2368 Sidik Susilo 07.01.2429 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER A M I K O M YOGYAKARTA 2011
BUILD INFORMATION SYSTEM OF FINANCIAL ADMINISTRATION ON SMP MUHAMADIYAH PANJATAN KULON PROGO DIY MEMBANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI SMP MUHAMMADIYAH PANJATAN KULON PROGO DIY Eka Prasetya Sidik Susilo Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In this thesis developed a financial administration information system designed for SMP Muhammadiyah Panjatan. The system developed is intended to process financial data. The system was developed with the approach of the Unified Modeling Language (UML) and implemented using the Java programming language with the editor of NetBeans 6.5 and MySQL database. The main purpose of making financial administration system is for processing financial data can quickly and accurately, because the system of financial administration is done manually does not produce 100% accurate data. This is because of the limited level of accuracy of Human Resources (HR). Data processing system of financial administration manual also requires a long time. With the construction of system of financial administration is expected to assist in the processing of financial data in a short time and produce accurate data. Financial administration information system is only related to financial information in and out, and only managing committee of financial contributions only. This application is not a financial administration information system that handles all financial information SMP Muhammadiyah Panjatan. Keywords: Information System of Financial Administration, Java, MySQL.
1. Pendahuluan SMP Muhammadiyah Panjatan Kulon Progo sebagai suatu institusi pendidikan yang sedang berkembang dan selalu ingin mengikuti perkembangan teknologi informasi yang sedang berkembang. Bidang administrasi keuangan yang selama ini masih terasa sulit untuk dikerjakan karena menggunakan format manual menarik penulis untuk meneliti dan mengembangkan sistem informasi administrasi keuangan berbasis komputer. Beberapa permasalahan yang sering muncul adalah pelayanan pembayaran Iuran Komite. Pencatatan yang masih manual menyebabkan terkadang terjadi human error, karena pencatatan terkadang dilakukan seadanya. Permasalahan lain yang muncul adalah dalam penyusunan laporan. Permasalahan yang sering dikeluhkan adalah sulitnya mengumpulkan data keuangan yang terpisah-pisah di beberapa buku keuangan. Untuk itu, dibutuhkan sebuah sistem yang mampu mengatasi permasalahan tersebut sehingga pengelolaan lebih maksimal.. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedurprosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. 2.2 Pengertian Administrasi Keuangan Administrasi keuangan dapat didefinisikan sebagai proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama. 2.3 Pengenalan UML Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa standard untuk pengembangan sebuah software yang dapat menyampaikan bagaimana membuat dan membentuk model-model, tetapi tidak menyampaikan apa dan kapan model yang seharusnya dibuat yang merupakan salah satu proses implementasi pengembangan software. 2
2.4 Bahasa Pemrograman JAVA Sintaks bahasa pemogramman Java adalah pengembangan dari bahasa pemogramman C atau C++. Sehingga bagi mereka yang sudah terbiasa dengan C atau C++, tidak akan mengalami kesulitan mempelajari bahasa pemogramman Java. Java merupakan bahasa yang compiled dan sekaligus interpreted. Source code diubah ke instruksi binary sederhana, seperti kode mesin mikroprosesor umumnya. Bagaimanapun, dimana C atau C++ mengacu pada instruksi native untuk suatu prosessor model tertentu, source code Java dikompilasi ke dalam format universal-instruksi untuk virtual machine. Java adalah bahasa pemogramman yang sederhana dan tangguh. 2.5 Database MySQL MySQL merupakan salah satu engine database yang sangat populer dalam pembuatan aplikasi berbasis website. MySQL berfungsi menyimpan dan mengelola data yang akan ditampilkan ke halaman website. MySQL sangat cocok digabungkan dengan PHP karena kemampuan dan kemudahan serta sifatnya yang open source. 2.6 Teknik Perancangan Database ERD merupakan suatu pemodelan basis data relasional yang didasarkan perspeksi dunia nyata. ERD terdiri dari sekumpulan objek yang saling berhubungan satu sama lain. Normalisasi Normalisasi adalah proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Pada proses normalisasi dilakukan pengujian apakah ada kesulitan pada saat menambah, menyisipkan, menghapus, mengubah dan mengakses suatu basis data. Bila terdapat kesulitan pada pengujian tersebut maka data perlu dipecah menjadi beberapa tabel dengan foreign key. 3. Tinjauan Umum Sistem informasi administrasi keuangan sekolah ini merupakan sistem berbasis komputer. Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman JAVA dan MYSQL. Sistem akan diimplementasikan ke dalam komputer di sekolah. Hal ini dilakukan untuk memaksimalkan sumber daya IT yang sudah ada di SMP Muhammadiyah Panjatan, yakni: komputer tata usaha. 3
4. Pembahasan 4.1 Analisis Kebutuhan 4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras digunakan sebagai media agar sistem informasi administrasi keuangan sekolah ini dapat berjalan sehingga sistem dapat dijalankan oleh administrator. Berikut daftar perangkat keras yang digunakan: PC di Ruang Tata Usaha Printer 4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Selain perangkat keras, perangkat lunak sangat diperlukan untuk membangun sistem informasi administrasi keuangan sekolah. Berikut perangkat lunak yang digunakan: JAVA MySQL ireports 4.1.3 Kebutuhan Pengguna Sistem Berikut tabel kebutuhan administrator sistem informasi administrasi keuangan sekolah : Tabel 1.2 Kebutuhan administrator Sistem Aktor Deskripsi Kebutuhan dalam Sistem Administrator Dapat melakukan login ke dalam sistem. Dapat merubah username dan passwordnya. Dapat mensetting tahun ajaran Dapat menambah, mengupdate, dan menghapus data guru. Dapat menambah, mengupdate, dan menghapus data siswa. Dapat menambah, mengupdate, dan menghapus data kelas. Dapat mengolah data kelas siswa baru. Dapat mengolah data kenaikan kelas siswa. Dapat mengolah data kelulusan siswa. Dapat menambah, mengupdate, dan menghapus data kelas siswa. Dapat menambah, mengupdate, dan menghapus data pengaturan iuran komite Dapat memproses penerimaan pembayaran iuran komite. Dapat memproses pembayaran honor tambahan. Dapat mencetak Laporan Daftar Guru/Karyawan Dapat mencetak Laporan Daftar Siswa Per Kelas. Dapat mencetak Laporan Iuran Komite Siswa Per Kelas. Dapat mencetak Kartu Pembayaran Iuran Komite Per Siswa Dapat mencetak Laporan Honor Tambahan Guru/Karyawan Dapat mencetak Laporan Belanja Organisasi 4
4.2 Rancangan Sistem 4.2.1 Gambaran Umum Sistem Sistem informasi administrasi keuangan sekolah dibangun menggunakan NetBeans 6.5 dan database MySQL. 4.2.2 Desain ERD Gambar 1.1 Arsitektur Sistem Berikut desain ERD pada sistem informasi administrasi keuangan sekolah: Gambar 1.2 Entity Relationship Diagram 5
4.2.3 Rancangan Tabel 4.2.4.1 Tabel dan Relasi Hasil implementasi tabel dan relasi dapat dilihat melalui SQLYog Enterprise: 4.3 Perancangan Antar Muka Gambar 1.3 Tabel dan Relasi Berikut rancangan antar muka untuk pengguna dengan hak akses administrator : a. Halaman Login Gambar 1.4 Halaman Login Administrator 6
b. Halaman Menu Administrator Gambar 1.5 Halaman Menu Administrator c. Halaman Data Siswa Gambar 1.6 Halaman Data Siswa d. Halaman Data Kelas Gambar 1.7 Halaman Data Kelas 7
e. Halaman Kelas Siswa f. Halaman Data Guru/Karyawan Gambar 1.8 Halaman Kelas Siswa g. Halaman Data Iuran Komite Gambar 1.9 Halaman Guru/Karyawan Gambar 1.2 Halaman Data Iuran Komite 8
h. Halaman Honor Tambahan Gambar 1.11 Halaman Data Honor Tambahan i. Halaman Belanja Organisasi j. Halaman Tahun Ajaran Gambar 1.12 Halaman Belanja Organisasi Gambar 1.13 Halaman Belanja Organisasi 9
4.4 Implementasi Interface Berikut implementasi interface untuk pengguna dengan hak akses administrator: a. Halaman Login b. Halaman Menu Utama Gambar 1.14 Implementasi Administrator c. Halaman Data Siswa Gambar 1.15 Implementasi Menu Utama Gambar 1.16 Implementasi Data Siswa 10
d. Halaman Data Kelas e. Halaman Kelas Siswa Gambar 1.17 Implementasi Data Kelas f. Halaman Guru/Karyawan Gambar 1.18 Implementasi Data Kelas Siswa Gambar 1.19 Implementasi Guru/Karyawan 11
g. Halaman Iuran Komite Gambar 1.20 Implementasi Iuran Komite h. Halaman Honor Tambahan Gambar 1.21 Implementasi Honor Tambahan i. Halaman Belanja Organisasi Gambar 1.22 Halaman Organisasi 12
j. Halaman Tahun Ajaran Gambar 1.23 Halaman Tahun Ajaran 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan proses-proses yang sudah dilakukan dalam membangun sistem ini dapat disimpulkan bahwa : a. Proses perancangan sistem menggunakan pendekatan Unified Modelling Language (UML) dan dihasilkan 9 kelas utama. b. Proses perancangan database menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram) dan dihasilkan 9 tabel dalam database. c. Dalam tahap implementasi sistem, mangalami kesulitan dalam hal pembuatan laporan yang merangkum keuangan masuk dan keuangan keluar. d. Tahap implementasi sistem dilakukan mengunakan tools yang open source sehingga suatu ketika jika sistem yang dihasilkan akan digunakan maka pengguna tidak perlu khawatir dengan masalah hak cipta. e. Sistem yang dibuat dapat digunakan untuk proses pengolahan data Administrasi Iuran Komite SMP Muhammadiyah Panjatan. 5.2 Saran Penulis menyadari bahwa proyek dalam tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis memberikan beberapa saran agar sistem ini dapat dikembangkan sehingga lebih bermanfaat: Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis memberikan saran sebagai berikut: a. Output yang dihasilkan masih perlu dikembangkan sehingga dapat mencetak laporan yang merangkum laporan keuangan masuk dan keuangan keluar. 13
b. Sistem yang dihasilkan masih bisa dikembangkan lebih lanjut sehingga fitur-fitur yang ada bisa dilengkapi sesuai dengan kebutuhan sehingga tidak hanya menangani masalah Iuran Komite saja. c. Sistem yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah atau akan dikembangkan, misalnya Sistem Presensi, Sistem Informasi Akademik, dan lain-lain. Daftar Pustaka Ahammad, S. 2010, ireport 3.7, Packt Publishing, Birmingham. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Amborowati, Armadyah. 2007. Pengantar Pemrograman Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Anonim, 2009, Pengenalan Unified Modelling Language/ UML Bagian I, http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/1034/pengenalan+uml.pdf, 29 Mei 2010. Bima, I. 2003, Materi Pelatihan Java Swing, From http://projecttemplate.googlecode.com/files/swing-excerpt.pdf, 21 April 2010. Eko Kurniawan Khannedy (2010). Screencast SwingMakeOver, Extreme Java GUI Programming. From http://eecchhoo.wordpress.com/2010/11/05/screencastswingmakeover-extreme-java-gui-programming/, 10 April 2010 Huda, Miftakhul. 2009. Membuat Aplikasi Rental Dengan Java dan MySQL. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Kusrini, 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Sidik, B, 2003, MYSQL, Bandung : Penerbit Informatika, 14