PEKELILING BENDAHARI BIL. 3 TAHUN 2016 GARIS PANDUAN KEMUDAHAN BAYARAN MENGGUNAKAN KAD KORPORAT UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI SAINS MALAYSIA 1 Oktober 2016 Diedarkan kepada: Semua Ketua Pusat Tanggungjawab
PB 3/2016: GARIS PANDUAN KEMUDAHAN BAYARAN MENGGUNAKAN KAD KORPORAT UNIVERSITI SAINS MALAYSIA 1. TUJUAN Pekeliling Bendahari (PB) ini bertujuan memaklumkan mengenai kemudahan pembayaran menggunakan Kad Korporat Universiti Sains Malaysia (USM) bagi urusan rasmi Universiti. 2. LATAR BELAKANG Pada ketika ini, pembayaran bagi perolehan barangan atau perkhidmatan dibuat oleh Universiti melalui pusat tanggungjawab (PTJ) dibuat menggunakan Electronic Fund Transfer (EFT), cek ataupun secara tunai. Selaras dengan usaha untuk mengoptimumkan sumber Universiti serta memperkembangkan mod pembayaran sedia ada, perolehan dan bayaran secara dalam talian menggunakan Kad Korporat diperkenalkan bagi memanfaatkan peluang mendapat barangan atau perkhidmatan pada harga yang lebih rendah dan murah yang menawarkan nilai faedah terbaik (best value for money). 3. TAFSIRAN Melainkan sesuatu itu jelas maksudnya di dalam pekeliling ini, tafsiran di bawah hendaklah diikuti: 3.1 Kad Korporat ialah kad kredit yang disediakan oleh Universiti untuk membuat pembayaran kepada mana-mana pembelian yang dibenarkan; 3.2 Ketua PTJ ialah pegawai yang mengetuai sesebuah PTJ di dalam Universiti atau pegawai yang diberi kuasa; 3.3 Pemegang Kad Korporat PTJ ialah pegawai yang dilantik oleh Ketua PTJ untuk mengawalselia dan menguruskan penggunaan Kad Korporat PTJ; 3.4 Tugas Rasmi ialah tugas yang berkaitan dengan fungsi Jabatan dan tugas lain yang berkaitan dengan pejabat yang diarahkan oleh Ketua PTJ dari semasa ke semasa; dan 3.5 PTJ Yang Layak adalah Pejabat Naib Canselor, Pejabat Timbalan Naib Canselor, Pejabat Pengarah Kampus/Penolong Naib Canselor, Pusat- Pusat Pengajian, Jabatan Pendaftar Kampus Induk dan Jabatan Bendahari. 1
4. KEMUDAHAN BAYARAN MENGGUNAKAN KAD KORPORAT Kad Korporat USM adalah kemudahan bayaran kad kredit yang disediakan oleh Universiti dan terbahagi kepada kategori berikut: i. Kad Korporat Universiti (KKU); ii. Kad Korporat Ketua PTJ (KKK); dan iii. Kad Korporat PTJ (KKP). Kad Korporat PTJ (KKP) hanya dibenarkan bagi PTJ Yang Layak sahaja. Manamana PTJ lain yang perlu menggunakan kemudahan pembayaran yang sama, boleh berbuat demikian menggunakan Kad Korporat Universiti (KKU) seperti yang digariskan dalam perenggan 4.1.4. 4.1 Kad Korporat Universiti (KKU) 4.1.1 Kad Korporat Universiti (KKU) adalah kemudahan bayaran melalui kad kredit. 4.1.2 KKU adalah di bawah tanggungjawab Jabatan Bendahari serta diurus dan dikawal oleh Pemegang KKU yang dinamakan oleh Bendahari. Pengeluaran tunai menggunakan kad ini adalah TIDAK DIBENARKAN. 4.1.3 Pembayaran melalui kaedah ini adalah untuk pembelian yang diluluskan oleh Universiti seperti berikut: 4.1.3.1 Bayaran tempahan penerbangan pukal melebihi had nilai KKP; dan 4.2.1.3 Mod pembayaran yang memerlukan kepada penggunaan kad kredit. 4.1.4 Semua PTJ adalah layak memohon dan menggunakan kemudahan ini, tertakluk kepada kelulusan Bendahari. 4.1.5 Sebarang perolehan menggunakan kemudahan ini mestilah: 4.1.5.1 Diluluskan oleh Ketua PTJ; 4.1.5.2 Mempunyai peruntukan; dan 4.1.5.3 Mematuhi tatacara perolehan Universiti. 2
4.2 Kad Korporat Ketua PTJ (KKK) 4.2.1 KKK adalah satu kemudahan Kad Korporat USM yang disediakan kepada Ketua PTJ sahaja. 4.2.2 KKK adalah di bawah tanggungjawab Ketua PTJ. 4.2.3 Pembayaran melalui kaedah ini adalah untuk perbelanjaan berkaitan perjalanan rasmi Ketua PTJ sahaja. Pengeluaran tunai menggunakan kad ini adalah TIDAK DIBENARKAN. 4.2.4 Perbelanjaan dan pembayaran menggunakan kemudahan ini mestilah: 4.2.4.1 Diluluskan oleh Naib Canselor; 4.2.4.2 Mempunyai peruntukan; dan 4.2.4.3 Mematuhi Peraturan Kewangan Universiti. 4.2.5 Klausa berkaitan KKK hendaklah dibaca bersama Buku Panduan Kad Korporat Ketua PTJ. 4.3 Kad Korporat PTJ (KKP) 4.3.1 KKP adalah satu kemudahan Kad Korporat USM yang disediakan kepada PTJ Yang Layak untuk bayaran secara dalam talian. 4.3.2 KKP adalah di bawah tanggungjawab PTJ Yang Layak, diurus dan dikawal oleh Pemegang KKP yang dinamakan oleh Ketua PTJ Yang Layak. 4.3.3 Pembayaran melalui kaedah ini adalah untuk perbelanjaan berkaitan PENERBANGAN untuk urusan rasmi PTJ sahaja. Pengeluaran tunai menggunakan kad ini adalah TIDAK DIBENARKAN. 4.3.4 Sebarang perolehan menggunakan kemudahan ini mestilah: 4.3.4.1 Diluluskan oleh Ketua PTJ; 4.3.4.2 Mempunyai peruntukan; dan 4.3.4.3 Mematuhi tatacara perolehan Universiti. 4.3.5 Klausa KKP hendaklah dibaca bersama SPB 1/2016: Garis Panduan Kad Korporat PTJ (KKP) Universiti Sains Malaysia. 3
5. PENGGUNAAN KAD KREDIT PERSENDIRIAN Warga Universiti yang menggunakan kemudahan kad kredit persendirian masingmasing bagi perbelanjaan perjalanan rasmi Universiti yang telah diluluskan oleh Ketua PTJ MESTILAH membuat tuntutan balik perbelanjaan melalui sistem eclaim dan akan DIBERI KEUTAMAAN. 6. KUATKUASA Pekeliling Bendahari ini adalah berkuatkuasa mulai 1 Oktober 2016. 7. PENUTUP Semua Ketua PTJ dan Pemegang Kad Korporat hendaklah memastikan pelaksanaan perolehan dan bayaran Universiti Sains Malaysia seperti yang terkandung dalam Pekeliling Bendahari ini dipatuhi sepenuhnya. Ini bagi memastikan pelaksanaannya dapat memberi impak positif serta pulangan yang optimum. Tindakan tatatertib serta penarikan balik kemudahan Kad Korporat serta merta boleh dikenakan sekiranya gagal mematuhi garis panduan yang ditetapkan. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Memastikan Kelestarian Hari Esok (DR. ROHAYATI MOHD ISA) Bendahari 1 Oktober 2016 s.k. Naib Canselor Universiti Sains Malaysia 4