Mengelola Data Excel Menggunakan PivotTable dan PivotChart

Mengelola Data Excel Menggunakan PivotTable dan PivotChart

Mengelola Data Excel Menggunakan PivotTable dan PivotChart Yudhy Wicaksono & Solusi Kantor PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO

Mengelola Data Excel Menggunakan PivotTable dan PivotChart Yudhy Wicaksono & Solusi Kantor 2016, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2016 716051578 ISBN: 978-602-02-9297-7 [eep] Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit. Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab percetakan

KATA PENGANTAR Salah satu kunci sukses untuk menguasai Excel adalah kemampuan dalam mengelola data secara efektif, efisien dan profesional. PivotTable dan PivotChart merupakan fitur canggih Excel untuk mengelola data secara interaktif yang sangat bermanfaat dalam pembuatan laporan atau pengambilan keputusan. Buku Mengelola Data Excel Menggunakan PivotTable dan PivotChart merupakan buku tentang panduan mengelola data menggunakan PivotTable dan PivotChart Excel, yang dibahas secara lengkap disertai contoh kasus yang sering dihadapi sehari-hari. Setelah membaca buku ini, Anda diharapkan dapat menggunakan fitur PivotTable dan PivotChart untuk mengelola data dengan mudah, cepat dan tepat. Penulis menyadari bahwa tidak ada karya yang sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan adanya masukan, saran ataupun kritikan dari pembaca yang bersifat membangun. Apabila Anda berniat memberi masukan, saran ataupun kritikan, silahkan menghubungi saya melalui e- mail dengan alamat: yudhy_wicaksono2000@yahoo.com atau kantorsolusi@gmail.com v

Kepada PT Elex Media Komputindo saya mengucapkan terima kasih karena bersedia menerbitkan buku karya saya yang ke-61. Terima kasih juga saya ucapkan untuk Ibu Elizabeth yang telah banyak membantu hingga buku ini bisa terbit. Purwokerto, Juli 2016 Yudhy Wicaksono yudhy_wicaksono2000@yahoo.com www.solusi-kantor.com vi

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... V DAFTAR ISI...VII BAB 1 DATABASE EXCEL... 1 1.1 Input dan Edit Data...2 1.1.1 Input Data...2 1.1.2 Edit dan Hapus Data...5 1.1.3 Menyalin Data...6 1.1.4 Memindahkan Data...8 1.1.5 Undo dan Redo...8 1.1.6 Menggunakan Fitur AutoComplete...9 1.1.7 Pick From Drop-down List...11 1.1.8 Membuat Seri Data dengan AutoFill...12 1.1.9 Pencarian Data...19 1.1.10 Edit Data Menggunakan Fitur Replace...21 1.1.11 Menggunakan Fitur AutoCorrect...24 1.1.12 Format Data...25 1.2 Nama Range...28 1.2.1 Membuat Nama Range Melalui Name Box...29 1.2.2 Membuat Nama Range Melalui Kotak Dialog Create Names from Selection...30 1.2.3 Membuat Nama Range Melalui Kotak Dialog New Name...31 1.2.4 Edit Nama Range...33 1.2.5 Menghapus Nama Range...34 1.2.6 Membuat Nama Range Dinamis...34 1.3 Table...38 1.3.1 Membuat Table...39 vii

1.3.2 Mengubah Style Table...42 1.3.3 Mengubah Nama Table...44 BAB 2 MEMBUAT DAN MENGELOLA PIVOTTABLE... 47 2.1 2.2 Membuat PivotTable...47 Mengelola PivotTable...53 2.2.1 Mengubah Judul Kolom dan Judul Baris...53 2.2.2 Mengetahui Field yang Sedang Aktif...54 2.2.3 Memindah atau Menghapus Field...55 2.2.4 2.2.5 Update Perubahan Sumber Data PivotTable...57 Mengubah Lokasi Penempatan PivotTable...61 2.2.6 Mengubah Nama PivotTable...63 2.2.7 Menghapus PivotTable...64 2.3 Membuat PivotTable dari Nama Range...65 2.4 Membuat PivotTable dari Nama Range Dinamis...68 2.5 2.6 Membuat PivotTable dari Table...70 Membuat PivotTable dari Database Access...74 2.7 2.8 Membuat PivotTable Menggunakan Query Wizard...77 Membuat PivotTable Menggunakan Microsoft Query...84 BAB 3 CONTOH KASUS PIVOTTABLE... 89 3.1 Total Penjualan Masing-Masing Barang...89 3.2 Total Penjualan Masing-Masing Salesman...91 3.3 Total Penjualan Harian...92 3.4 Jumlah Unit Penjualan Tiap Barang...93 3.5 Harga Barang per Unit...94 3.6 Total Penjualan Harian Tiap Barang...95 3.7 Total Penjualan Barang Tiap Salesman...96 3.8 Total Penjualan Harian Tiap Salesman...97 3.9 Jumlah Unit Penjualan Harian Tiap Barang...98 3.10 Jumlah Unit Penjualan Barang Tiap Salesman...99 3.11 Total Penjualan Harian Masing-Masing Barang Tiap Salesman...100 3.12 Jumlah Unit Penjualan Harian Masing-Masing Barang Tiap Salesman...101 3.13 Total Penjualan Harian Masing-Masing Salesman Tiap Barang...102 3.14 Jumlah Unit Penjualan Harian Masing-Masing Salesman Tiap Barang...104 BAB 4 PERHITUNGAN PIVOTTABLE... 107 4.1 Mengubah Perhitungan Ringkasan...107 4.2 Subtotals...109 viii

4.3 4.4 Grand Totals...111 Menampilkan Persentase Penjualan...114 4.5 Menampilkan Peringkat Penjualan...116 4.6 4.7 Membuat Calculated Field...118 Membuat Calculated Item...122 BAB 5 FORMAT DAN TAMPILAN PIVOTTABLE... 125 5.1 5.2 PivotTable Style Options...125 PivotTable Style...127 5.3 5.4 Mengisi Sel Kosong...129 Report Layout...131 5.5 Group pada PivotTable...133 5.5.1 5.5.2 Group Secara Manual...133 Group Berdasarkan Tanggal...135 5.5.3 Group Berdasarkan Angka...137 5.5.4 Menghapus Group...138 5.6 Conditional Formatting...139 5.6.1 5.6.2 Manajemen Conditional Formatting...139 Highlight Cells Rules...140 5.6.3 Top/Bottom Rules...143 5.6.4 5.6.5 Data Bars...145 Color Scales...148 5.6.6 Icon Sets...150 5.6.7 5.6.8 Conditional Formatting Menggunakan Formula...153 Conditional Formatting Bertingkat...156 5.6.9 Masalah Update PivotTable...158 5.6.10 Menghapus Conditional Formatting...162 BAB 6 MENGURUTKAN DAN MENYARING PIVOTTABLE... 163 6.1 Mengurutkan PivotTable...163 6.2 6.3 Mengurutkan PivotTable Menggunakan Kotak Dialog Sort...166 Mengurutkan PivotTable Menggunakan Custom List...167 6.4 6.5 Menyaring PivotTable...171 Menyaring Data Teks...173 6.5.1 Menyaring Data Teks Equals...173 6.5.2 6.5.3 Menyaring Data Teks Does Not Equal...174 Menyaring Data Teks Begins With...176 6.5.4 Menyaring Data Teks Does Not Begin With...177 6.5.5 6.5.6 Menyaring Data Teks Ends With...179 Menyaring Data Teks Does Not End With...180 6.5.7 6.5.8 Menyaring Data Teks Contains...182 Menyaring Data Teks Does Not Contain...183 ix

6.6 Menyaring Data Tanggal...185 6.6.1 Menyaring Data Tanggal Equals...185 6.6.2 Menyaring Data Tanggal Does Not Equal...187 6.6.3 6.6.4 Menyaring Data Tanggal Is Before...188 Menyaring Data Tanggal Is Before Or Equal To...189 6.6.5 6.6.6 Menyaring Data Tanggal Is After...191 Menyaring Data Tanggal Is After Or Equal To...192 6.6.7 Menyaring Data Tanggal Is Between...194 6.6.8 Menyaring Data Tanggal Is Not Between...195 6.7 Menyaring Data Angka...197 6.7.1 Menyaring Data Angka Equals...197 6.7.2 6.7.3 Menyaring Data Angka Does Not Equal...198 Menyaring Data Angka Is Greater Than...200 6.7.4 6.7.5 Menyaring Data Angka Is Greater Than Or Equal To...201 Menyaring Data Angka Is Less Than...203 6.7.6 Menyaring Data Angka Is Less Than Or Equal To...204 6.7.7 6.7.8 Menyaring Data Angka Is Between...206 Menyaring Data Angka Is Not Between...207 6.7.9 Menyaring Data Angka Top 10...209 6.8 6.9 Menyaring Data Tiap Tanggal...210 Mengunakan Slicer Excel 2010...212 BAB 7 MEMBUAT DAN MENGELOLA PIVOTCHART... 217 7.1 Membuat PivotChart dari PivotTable...217 7.2 Mengubah Tipe Grafik...218 7.3 Membuat PivotTable dan PivotChart...219 7.4 Switch Row/Column...222 7.5 Memindah PivotChart...222 7.6 Pengaturan Judul Grafik...224 7.7 Pengaturan Axis Title...225 7.8 Pengaturan Legenda Grafik...227 7.9 Menyaring Data...228 7.10 Pengaturan Label Data...229 7.11 Pengaturan Gridlines...231 7.12 Cara Cepat Mengubah Layout dan Style...231 7.13 Pengaturan Axes...234 TENTANG PENULIS... 237 x

DATABASE EXCEL Database merupakan tempat untuk menampung data dengan susunan yang teratur sehingga kita dapat memperoleh informasi data kembali dengan mudah dan cepat. Database dapat dibuat dengan mudah menggunakan Excel karena worksheet Excel tersusun dalam bentuk kolom-kolom dan baris-baris. Setiap kolom dalam database merupakan sebuah field yang harus berisi data dengan jenis yang sama, sedangkan setiap baris dalam database merupakan record data berisi kumpulan data yang terdiri atas beberapa field. Nama field (judul kolom) harus dalam satu baris serta mempunyai nama unik, artinya nama satu field harus berbeda dengan field lainnya. Agar lebih informatif, nama field sebaiknya dapat menjelaskan isi field. Gambar 1.1 Contoh database penjualan. 1

Contoh database pada Gambar 1.1 mempunyai 6 field dengan nama field masing-masing Salesman, Tanggal, Nama Barang, Jumlah, Harga dan Total. Database mempunyai 10 record data. Setiap record merupakan kumpulan data yang terdiri atas 6 field. 1.1 Input dan Edit Data Sebelum melakukan pengolahan data, Anda harus memasukkan (input) data terlebih dahulu ke dalam sel. Setelah data diinput dan dikelola, mungkin ada data yang perlu diedit, dihapus, disalin atau dipindah. Excel menyediakan fitur yang cukup lengkap untuk menangani berbagai keperluan tersebut dengan mudah. 1.1.1 Input Data Data yang dikelola menggunakan Excel mempunyai jenis data yang mungkin berbeda-beda. Proses input data harus disesuaikan dengan jenis data yang akan dimasukkan. Berikut langkah-langkah memasukkan data ke dalam suatu sel: 1. Pilih sel yang akan digunakan untuk menampung data menggunakan mouse atau keyboard. Berikut ketentuan input data berdasarkan jenis data: o Teks. Untuk memasukkan data teks ketikkan data seperti pada saat Anda mengetik pada aplikasi pengolah kata (Microsoft Word), misalnya ketikkan Data penjualan komputer. Sel yang digunakan untuk menampung data akan ditampilkan dalam Name Box, sedangkan datanya ditampilkan dalam Formula Bar. Gambar 1.2 Memasukkan data teks. 2

o Angka. Untuk memasukkan data angka ketikkan data yang akan dimasukkan tanpa tanda pemisah ribuan. Jika data yang dimasukkan berupa angka desimal, gunakan tanda titik (.) atau koma (,) tergantung setting regional yang Anda gunakan, misalnya 125414,123. Untuk memasukkan angka negatif, apit angka dengan tanda kurung () atau awali angka dengan tanda minus (-), misalnya (125414,123) atau -125414,123. Untuk memasukkan angka pecahan, awali dengan nol (0) dan spasi kemudian ketikkan angka pecahan yang akan diinput, misalnya untuk memasukkan angka pecahan 3/5 ketikkan 0 3/5. Apabila Anda memasukkan angka pecahan dengan menuliskannya secara langsung, data tersebut akan terbaca sebagai data tanggal. Data pecahan yang diinput akan ditampilkan dalam bentuk desimal pada Formula Bar. Gambar 1.3 Memasukkan data angka. o Tanggal. Untuk memasukkan data tanggal gunakan garis miring (/) atau tanda hubung (-) untuk memisahkan tanggal, bulan dan tahun, misalnya untuk memasukkan tanggal 5 Juni 2010 ketikkan 5/6/2010. Gambar 1.4 Memasukkan data tanggal. 3

o Waktu. Untuk memasukkan data waktu gunakan titik dua (:) untuk memisahkan jam, menit dan detik, misalnya untuk memasukkan waktu pada pukul 10 lebih 32 menit ketikkan 10:32. Gambar 1.5 Memasukkan data waktu. o Referensi sel. Anda dapat memasukkan data yang berasal dari referensi alamat sel. Kelebihan data yang berasal dari referensi alamat sel adalah data akan selalu ter-update jika ada perubahan data pada sel sumber. Anda juga dapat memasukkan data dari referensi sel yang terletak pada worksheet yang lain. Untuk memasukkan data dari referensi sel ketikkan tanda sama dengan (=) yang diikuti referensi sel yang digunakan, misalnya untuk memasukkan data yang berasal dari sel A1, ketikkan = kemudian pilih sel A1 menggunakan mouse atau tombol navigasi (simbol anak panah) pada keyboard. Sel yang digunakan sebagai referensi ditandai garis putus-putus. Alamat referensi sel yang digunakan akan ditampilkan dalam Formula Bar. Gambar 1.6 Memasukkan data dari referensi sel. 4

3. Masukkan data sesuai dengan jenis data kemudian tekan tombol Enter pada keyboard. Untuk membatalkan input data, tekan tombol Esc pada keyboard. 4. Anda juga dapat menggunakan tombol dalam Formula Bar untuk menginput data atau membatalkan input data. Klik tombol Enter untuk memasukkan data. Untuk membatalkan input data klik tombol Cancel. Gambar 1.7 Tombol Enter dan Cancel pada Formula Bar. 1.1.2 Edit dan Hapus Data Data yang sudah Anda masukkan ke dalam suatu sel terkadang tidak sesuai dengan yang diinginkan. Hal tersebut dapat terjadi karena berbagai hal, misalnya akibat salah baca atau salah ketik. Berikut langkah-langkah untuk memperbaiki (edit) data dalam suatu sel: 1. Tekan tombol F2 atau klik ganda sel yang akan diedit datanya. Excel kemudian akan menampilkan sel yang dipilih dalam mode edit. 2. Pada saat melakukan pengeditan, tekan tombol Delete untuk menghapus satu karakter di sebelah kanan garis sisip. Untuk menghapus data satu karakter di sebelah kiri garis sisip, tekan tombol Backspace. Ketikkan data baru yang diinginkan kemudian tekan tombol Enter. 3. Selain dengan cara di atas, Anda juga dapat mengedit data dengan cara menimpa data lama dengan data baru. Tempatkan pointer mouse pada sel yang akan diganti datanya. Ketikkan data yang baru kemudian tekan tombol Enter pada keyboard. 4. Untuk menghapus data tempatkan pointer pada sel yang akan dihapus datanya. Jika sudah, tekan tombol Delete pada keyboard. Anda juga dapat menghapus data dengan cara klik tombol Clear dalam tab Home grop Editing kemudian pilih menu Clear Contents. 5

TENTANG PENULIS Yudhy Wicaksono merupakan penulis buku komputer, yang mulai menulis buku sejak tahun 2006. Sampai saat ini, penulis sudah menghasilkan lebih dari 60 buku komputer. Penulis dapat dihubungi melalui email dengan alamat: yudhy_wicaksono2000@yahoo.com Solusi Kantor merupakan unit usaha yang bergerak di bidang book content. Solusi kantor beralamat di Purwokerto, Jawa Tengah. Solusi Kantor dapat dihubungi melalui email dengan alamat: kantorsolusi@gmail.com Anda dapat membeli buku karya Yudhy Wicaksono dan Solusi Kantor di website: www.solusi-kantor.com 237