ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA PT. PRAWISA ARYO SERASI (PAS) Febrianti Saputry (20208491) Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma, 2012 Email : ebhyfebrianti@yahoo.co.id ABSTRAK Penelitian ini dilakukan pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) yang masih menggunakan sistem manual atas transaksi pembeliannya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) dan untuk memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS). Penelitian ini merupakan penelitian analisis deskriptif kualitatif yang berupa penelitian studi kasus dengan menggunakan data kualitatif dari internal perusahaan. Teknik analisis data yang dilakukan meliputi analisis sistem, yang kemudian dilanjutkan ke tahap desain konseptual dan desain fisik. Berdasarkan hasil penelitian penulis menemukan bahwa sistem pembelian yang dijalankan perusahaan masih memiliki kekurangan dan kelemahan dalam hal pemisahan fungsi, prosedur pembelian yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi pembelian, serta laporan yang dihasilkan. Selanjutnya penulis merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut. Perancangan ini meliputi desain konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas desain output, desain input dan desain database. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian ABSTRACT The research was carried out at PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) are still using manual systems purchase transactions. The purpose of this study was to determine whether there is a weakness in the system of purchase accounting on the PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) and to provide an alternative design of accounting information systems purchases on PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS). This research is a qualitative descriptive analysis in the form of case study using qualitative data from internal sources. Data analysis techniques include system analysis, which then proceed to the stage of conceptual design and physical design. Based on the results of the study authors found that firms run purchasing system still has flaws and weaknesses in terms of separation of functions, procedures, purchases made, documents used, recording transactions, and reports generated. Furthermore, the authors designed a purchase accounting information system that is able to overcome the weaknesses and shortcomings. The design includes conceptual design and physical design, but keep the design output, design input and database design. Keywords: Analysis, Design, Accounting Information Systems, Purchasing 1
PENDAHULUAN Pada zaman globalisasi ini persaingan antar perusahaan semakin besar. Untuk menghadapi persaingan tersebut maka dibutuhkan pencatatan akuntansi yang baik dan terkomputerisasi, karena dengan pencatatan akuntansi yang baik dan terkomputerisasi dapat membantu perusahaan untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan relevan sebagai langkah untuk memajukan dan mengembangkan perusahaannya. Suatu sistem informasi akuntansi yang efektif sangat penting bagi keberhasilan jangka panjang dalam suatu perusahaan, karena sistem informasi akuntansi berfungsi untuk menyediakan pengendalian intern yang memadai terhadap aset-aset perusahaan. Sistem informasi akuntansi pembelian merupakan suatu informasi akuntansi tentang struktur yang terjadi pada pembelian dari beberapa elemen yang memenuhi fungsi masing-masing. PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) adalah perusahaan pabrik sepatu yang didirikan oleh 4 (empat) orang pemegang saham di daerah Bogor pada tanggal 13 Juni 2011 yang berlokasi di Jl. Raya Narogong Km. 12,5 RT 004/001 Pangkalan 4 No. 4 Kelurahan Cikiwul, Bantar Gebang Kabupaten Bekasi Provinsi Jawa Barat. Dalam menjalankan proses kegiatan pembelian, perusahaan ini masih menggunakan proses manual. Untuk itu, PT. Prawisa Aryo Serasi diharapkan mampu menerapkan sistem informasi akuntansi yang memadai untuk dapat mengawasi kegiatan pembelian sehingga dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi penyalahgunaan. Selain itu, tujuan dari perancangan sistem informasi akuntansi adalah meningkatkan efektivitas dalam penyajian laporan keuangan untuk memproduksi dengan lebih cepat, mudah, dan lebih tepat dengan menggunakan teknologi informasi. METODOLOGI PENELITIAN Dalam penelitian ini, alat analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : 1. Sistem Analisis Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif. Pada tahap ini penulis melakukan pemeriksaan awal dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual pembelian yang berasal dari 2
transaksi pembelian seperti bagan alir (Flowchart) pada PT. Prawisa Aryo Serasi. 2. Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat permodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), permodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem 1. Pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual sehingga rawan terjadi kesalahan. 2. Tidak dilakukannya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan. 3. Tidak terdapatnya surat permintaan pembelian pada bagian gudang sehingga tidak dapat mencocokkan antara barang yang datang dari supplier dengan yang dipesan perusahaan. 4. Pada bagian pembelian seharusnya tidak menerima dokumen invoice, faktur pajak, dan kwitansi yang dikirimkan oleh supplier melainkan diserahkan ke bagian akuntansi. 5. Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. Perancangan Sistem yang Diusulkan Fungsi yang terkait dalam sistem yang diusulkan adalah fungsi yang membutuhkan barang (produksi) dan fungsi penerimaan. Dokumen dalam sistem yang diusulkan adalah tanda terima barang. Sedangkan laporan akuntansi yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan ada empat laporan, yaitu laporan pembelian, laporan hutang, laporan pengeluaran kas, dan laporan jurnal. Rancangan sistem yang diusulkan penulis dibuat untuk mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi penjualan perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap. 3
Prosedur Pembelian Dalam Sistem yang Diusulkan Gambar 1 Prosedur pembelian yang diusulkan pada Bagian yang Membutuhkan, Pembelian, Penerimaan dan Gudang Gambar 2 Prosedur pembelian yang diusulkan pada Bagian Akuntansi dan Keuangan 4
Model Logika Dari Sistem yang Diusulkan 1. Diagram Konteks Produksi Permintaan pembelian 0 Sistem Pembelian Laporan pembelian Laporan hutang Laporan pengeluaran kas Laporan jurnal Manajemen Purchase order, TTB SPH, invoice, kwitansi, faktur pajak, dan surat jalan Supplier 2. Diagram Zero Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Pembelian Produksi Permintaan 2 1 pembelian SPP Pembuatan PO Penerimaan order permintaan pembelian 3 Penerimaan barang Supplier Purchase Order Hutang Tanda Terima Permintaan Pembelian Pelunasan Pembayaran Manajemen Laporan pembelian Laporan hutang Laporan pengeluaran kas Laporan jurnal 5 Pembuatan laporan BPP 4 Melakukan pembayaran 3. Diagram Level 1 Proses 1 Gambar 4 Diagram Zero Sistem Pembelian Produksi Permintaan pembelian 1.1 Cek supplier 1.2 Kirim permintaan pembelian 2 Supplier Permintaan Pembelian Gambar 5 Diagram Level 1 Proses 1 Sistem Pembelian 5
4. Diagram Level 1 Proses 2 2.1 2.2 2 Input data Pembuatan 3 order PO Supplier Purchase Order Permintaan Pembelian Gambar 6 Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Pembelian 5. Diagram Level 1 Proses 3 3.1 3.2 3 Update Pembuatan 4 barang TTB Purchase Order Tanda Terima Hutang Gambar 7 Diagram Level 1 Proses 3 Sistem Pembelian 6. Diagram Level 1 Proses 4 4.2 4.1 4 Pembuatan 5 Update BPP BPP Purchase Order Pelunasan Pembayaran Hutang Gambar 8 Diagram Level 1 Proses 4 Sistem Pembelian 7. Diagram Level 1 Proses 5 5 5.1 Cetak laporan pembelian Laporan Pembelian Supplier Hutang 5.2 Cetak laporan hutang Laporan Hutang Manajemen Purchase Order 5.3 Cetak laporan pengeluaran kas Laporan Pengeluaran Kas Pelunasan Pembayaran 5.4 Cetak laporan jurnal Laporan Jurnal Gambar 9 Diagram Level 1 Proses 5 Sistem Pembelian 6
Entity Relationship Diagram (ERD) kd_permintaan* no_po* tgl_permintaan tgl_po nm_bagian_minta kd_supplier kd_barang kd_barang kd_supplier* jalan nm_barang nm_barang nm_supplier no satuan satuan alamat rt/rw qty qty kota kd_pos PERMINTAAN PEMBELIAN harga_perunit no_telp no_fax kota total_harga saldo_hutang kd_barang* BARANG M M PURCHASE ORDER no_tanda_terima* N SUPPLIER M nm_barang no_po stok kd_supplier satuan kd_barang harga_perunit tgl_terima TANDA TERIMA BARANG no_surat_jalan nm_barang satuan qty HUTANG N PELUNASAN PEMBAYARAN kd_transaksi* kd_supplier no_invoice dftr_transaksi saldo_hutang tgl_jth_tempo tgl_bayar no_bukti_bayar* no_po no_invoice kd_supplier kd_bank no_spp no_tanda_terima jml_nominal tgl_bayar Normalisasi 1. Bentuk Normal Kesatu (1NF) Gambar 10 Entity Relationship Diagram Gambar 11 Bentuk Normal Kesatu (1NF) 7
2. Bentuk Normal Kedua (2NF) 3. Bentuk Normal Ketiga (3NF) Gambar 12 Bentuk Normal Kedua (2NF) Gambar 13 Bentuk Normal Ketiga (3NF) Desain Database Sistem yang Diusulkan Basis data (database) terdiri dari kumpulan file. File database yang dibutuhkan oleh sistem penjualan ini seperti yang tampak di data flow diagram dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Tabel 1 File Database yang Dibutuhkan 8
Desain Input Sistem Yang Diusulkan Desain input terinci meliputi desain dari bentuk dokumen dasar yang akan digunakan untuk menangkap data input. Dokumen dasar ini sangat penting di sistem. Data yang salah tercatat dalam dokumen dasar akan mengakibatkan output yang dihasilkan juga akan salah. Desain Output Sistem Yang Diusulkan Penulis mendesain sebanyak 10 bentuk output yang dihasilkan sistem yang diusulkan. Output tersebut berupa 6 dokumen dan 4 laporan. Output yang dihasilkan adalah permintaan pembelian, data barang, data supplier, purchase order, tanda terima barang, bukti pembayaran, laporan pembelian, laporan hutang, laporan pengeluaran kas, dan laporan jurnal. 1. Permintaan Pembelian 2. Data Gambar 14 Permintaan Pembelian 3. Data Supplier Gambar 15 Data Gambar 16 Data Supplier 9
4. Purchase Order 5. Tanda Terima Gambar 17 Purchase Order 6. Bukti Pembayaran Gambar 18 Tanda Terima Gambar 19 Bukti Pembayaran 10
7. Laporan Pembelian 8. Laporan Hutang Gambar 20 Laporan Pembelian 9. Laporan Pengeluaran Kas Gambar 21 Laporan Hutang Gambar 22 Laporan Pengeluaran Kas 11
10. Laporan Jurnal Gambar 23 Laporan Jurnal PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan pembahasan sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi diketahui memiliki empat prosedur, yaitu prosedur bagian gudang, prosedur bagian pembelian, prosedur bagian keuangan, dan prosedur bagian akuntansi. 2. Dalam sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi pembeliannya. Belum adanya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan, tidak adanya penggandaan dokumen permintaan pembelian pada bagian gudang, dokumen dari supplier diterima oleh bagian pembelian seharusnya diterima oleh bagian akuntansi, format dokumen pembelian yang digunakan masih mempunyai beberapa kekurangan, pencatatannya masih secara manual dan rawan terjadi salah catat, serta laporan yang dihasilkan oleh sistem pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi masih belum lengkap. 3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis, 12
penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain output, input dan database. Sistem informasi akuntansi pembelian ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut. Tetapi dalam menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan membuat laporanlaporan, sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi. Saran Penulis mengajukan saran kepada PT. Prawisa Aryo Serasi agar dapat mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembeliannya. Rancangan sistem ini mampu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi pembelian perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap. Penulis juga menyarankan untuk penelitian selanjutnya dapat membahas tentang sistem informasi akuntansi yang lainnya seperti sistem informasi akuntansi penjualan, persediaan, dan lain-lain. DAFTAR PUSTAKA Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2010. Sistem Informasi Akuntansi : Perancangan, Proses, dan Penerapan. Yogyakarta: Andi Offset. Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat. Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kristanto, Harianto. 2004. Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: Andi Offset. Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat. 13