ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI SMK BATIK SAKTI 2 KEBUMEN Naskah Publikasi diajukan oleh Nunung Erfina 08.12.3123 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011 i
ii
iii
ANALYSIS AND DESIGN LIBRARY INFORMATION SYSTEM IN SMK BATIK SAKTI 2 KEBUMEN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI SMK BATIK SAKTI 2 KEBUMEN Nunung Erfina Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Library School is a supporting facilities the process of teaching and learning activities that purpose to develop knowledge and insight for students, teachers or employees. With the Library School is expected to increase the knowledge and insight. With the support of computerized-based system, the workings of the previous manual system can change the way work is more convenient, efficient, andeffective. With the development of modem technology means a better, will create improved quality of vocational high school Batik Sakti 2 Kebumen and created an environment thet is more productive working system. Manufactured of Library Information System is intedend to apply a computerized library system work in vocational high school Batik Sakti 2 Kebumen so as to improve image quality and provide for the school. This system can provide service to the members of the library and library staff facilitate the process of recording process data library book circulation. Keywords: Library School, Library Information System, Computerized. 1
1. Pendahuluan Dewasa ini penggunaan teknologi komputer semakin banyak diterapkan oleh instansi-instansi disegala bidang, baik instansi swasta maupun instansi pemerintah. Hal ini berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan yang biasanya dilakukan secara manual oleh manusia akan semakin cepat dan efisien apabila dilakukan dengan sistem komputerisasi. Bahkan dengan kecanggihan teknologi komputer yang semakin berkembang dengan pesat dapat memudahkan instansi-instansi tersebut untuk meningkatkan efisensi kerja karena pekerjaan yang dilakukan dengan komputer dapat menghemat baik dari segi waktu, ruang, tenaga, biaya, dan lain-lain. Begitu juga dengan beberapa sekolah yang mulai menggunaan sistem komputerisasi untuk mengefisiensikan proses kinerja mereka. Selama ini, sistem pengolahan data yang diterapkan di Perpustakaan SMK Batik Sakti 2 belum bisa optimal dan masih bersifat manual. Proses pelayanan seperti peminjaman, pengembalian, pendataan anggota, pencarian buku, dll membutuhkan waktu yang lama. Sehingga untuk mendapatkan data yang dibutuhkan tidak dapat diperoleh secara tepat waktu,akurat dan relevan. Dengan dukungan sistem berbasis komputerisasi, cara kerja sistem yang sebelumnya manual dapat mengubah cara kerja yang lebih efisien, tepat, dan berdaya guna serta terjamin mutu dan kualitas prosedur kerjanya. Dengan perkembangan sarana teknologi modern yang lebih baik, akan tercipta suatu lingkungan sistem kerja yang lebih produktif. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. 2.2 Konsep Sistem Perpustakaan Perpustakaan adalah sebuah ruangan, atau bagian sebuah gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa di simpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca bukan untuk dijual. 2
Berdasarkan jenis perpustakaan dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu perpustakaan umum dan khusus. Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum dengan cirri-cirinya yaitu terbuka untuk umum, dibiayai oleh dana umum dan jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma. Sedangkan perpustakaan khusus diselenggarakan oleh lembaga khusus, kantor atau instansi tertentu misalnya kantor departemen, kantor suku dinas dan lembaga pemerintahan maupun swasta dimana perpustakaan ini berorientasi pada koleksi yang bersifat khusus guna menunjang pekerjaan sehari-hari. Melihat situasi tersebut, sudah sangat tepat jika perpustakaan menggunakan sisi kemajuan computer, baik piranti lunak maupun perangkat kerasnya dalam upaya membantu penanganan manajemen yang sebelumnya dilakukan secara manual. 3. Analisis 3.1 Identifikasi Masalah Tahapan yang dilakukan dalam analisis sistem adalah dengan pendefinisian kendala atau permasalahan yang terjadi dalam sistem. Kendala yang sering terjadi pada perpustakaan SMK Batik Sakti 2 Kebumen adalah sebagai berikut : a. Permasalahan yang timbul 1) Dalam melakukan pencatatan data anggota yang meminjam dan mengembalikan buku masih secara manual, sehingga pelayanannya memakan waktu kurang lebih 5 menit untuk setiap peminjam. 2) Pencarian data anggota perpustakaan kurang cepat 3) Kesulitan dalam melakukan penyusunan laporan, penyimpanan data-data belum maksimal dan optimal masih dalam bentuk lembaran-lembaran arsip walaupun sudah dibantu menggunakan komputer. b. Identifikasi penyebab masalah Dari permasalahan yang timbul dikarenakan adanya faktor-faktor berikut: 1) Dalam pemasukan data anggota hanya berdasarkan pada buku pinjaman perpustakaan. 2) Pencarian data anggota hanya berdasarkan daftar nama siswa tiap kelas yang masih menggunakan lembaran kertas sehingga tidak efektif dan efisien. 3) Masalah tersebut timbul karena belum tersedia sistem informasi yang digunakan untuk melakukan pengecekan anggota dan pengolahan data sirkulasi. 3
4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Implementasi Tahap implementasi adalah tahap dimana sistem informasi telah digunakan oleh pengguna. Sebelum benar-benar bisa digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat pengguna memanfaatkan sistemnya. 4.2 Uji Coba Program dan Sistem Uji coba program sering pula disebut dengan testing program, pada tahapan ini dilakukan testing pada sistem dan program. Uji coba sistem dan program memiliki perbedaan yaitu pada uji program membahas tentang bagaimana program tersebut harus bebas dari kesalahan logika, proses, dan kesalahan sintaks. Sedangkan uji coba sistem yaitu uji coba yang dilakukan terhadap elemen pendukung sistem baru yang dibangun mulai dari personil operasional, fungsionalitas program aplikasi hingga lingkup kerja sistem nantinya. a. Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, perlu dilakukan pengetesan terhadap program untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Pengetasan dilakukan pada tiap-tiap program dan dilanjutkan dengan pengetasan untuk semua modul yang telah dirangkai. Pengetesan program dilakukan bersamaan dengan pembuatan program, yaitu dengan pengentrian data, penghapusan data, pengediaan data, kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu: 1. Kesalahan Bahasa (Language Error) atau yang disebut dengan kesalahan penulisan (Syntax error) adalah kesalahan dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah diisyaratkan. Kesalahan ini relative mudah ditemukan dan diperbaiki, karena computer akan memberitahukan letak dan sebab terjadinya kesalahan program tersebut. 2. Kesalahan sewaktu proses (Run-time Error), adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya, karena komputer menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yaitu tidak biasa dikerjakan. Kesalahan ini juga relatif mudah ditemukan, karena juga ditunjukkan letak serta sebab kesalahan. 3. Kesalahan logika (Logical Error) adalah kesalahan dari logika program yang disebut kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan 4
mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan, hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannnya. Pengetesan program dimaksudkan untuk mengetahui lebih lanjut tentang kesalahan-kesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan yang akan terjadi. b. Pengetesan Sistem Setelah proses pengetesan program dilakukan, langkah berikutnya adalah pengetesan sistem. Tahap pengetesan sistem ini dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar sistem yang diimplementasikan. Tujuannya untuk memastikan semua komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diinginkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan atau kelemahan yang mungkin terjadi. Pengetesan sistem ini termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Cara yang dilakukan dalam pengetesan sistem ini antara lain: 1. Black Box Testing yaitu pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapakan atau tidak. Cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Jika ada unit yang tidak sesuai outputnya maka untuk menyelesaikannya diteruskan pada pengujian yang kedua yaitu white box testing. 2. White Box Testing cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilakan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compaile ulang. 5
5. Kesimpulan Berdasarkan pada proses pembuatan sistem informasi perpustakaan yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan kepustusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain: 1. Informasi dapat disajikan secara tepat waktu, akurat dan relevan 2. Dapat menghemat waktu untuk melakukan pencarian, pencatatan dan pemasukan data 3. Dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap 4. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang 5. Dapat mengedit data dengan mudah 6. Dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. Leong, Marlon. 2006. Dari Programer Untuk Programmer Visual Basic. Yogyakarta: Penerbit Andi. Martina, Inge. 2003. 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. 6