DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000

Dokumen? Media dan informasi pendukungnya (ISO 9000:2000) Dokumen dapat berupa: Hard copy (hasil cetakan) Soft copy (file elektronik) Rekaman suara Gambar 1

MENGAPA DOKUMENTASI? Merupakan persyaratan standar ISO 9001:2000 Memberikan pedoman kerja bagi pelaksana proses Menghasilkan bukti obyektif bahwa SMM diterapkan Merupakan pedoman bagi auditor untuk melakukan audit SMM 2

MENGAPA DOKUMENTASI? Sebagai bahan pelatihan khususnya untuk karyawan baru Memudahkan manajemen untuk menerapkan SMM di pabrik / cabang / anak perusahaan yang mempunyai kesamaan proses 3

MENGAPA DOKUMENTASI? Jangan mendokumentasi hanya untuk memperoleh sertifikat atau hanya untuk menyenangkan auditor eksternal saja Dokumentasi harus tepat guna dan ada manfaatnya! 4

Manual Mutu Prosedur Kerja Dokumen Pendukung Instruksi Kerja Form 5

MANUAL MUTU Secara umum isi dari pedoman mutu adalah: Profil Organisasi Ruang Lingkup SMM dan Pengecualian Pengendalian Manual Mutu Peta Proses Usaha Kebijakan masing-masing Proses Prosedur Terkait dengan masing-masing Proses Referensi Silang 6

MANUAL MUTU Seperti halnya sebuah buku, maka Manual Mutu sebaiknya dibagi per bagian Hal ini bertujuan untuk memudahkan proses revisi (penambahan atau pengurangan) di satu bagian tanpa harus merubah bagian lainnya 7

CONTOH FORMAT MANUAL MUTU DEPDIKNAS PEMBELIAN No. Bagian : 5.0 No. Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 25-05-06 Halaman : 1/4 DEPDIKNAS PROSEDUR KERJA PEMBELIAN No. Dok : PK-PEM-01 No. Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 25/05/06 Halaman : 1/4 DEPDIKNAS INTRUKSI KERJA : PEMBELIAN No. Dok : PK-PEM-01 No. Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 25-05-06 Halaman : 1/4 8

KODE DOKUMEN Jenis Dokumen Manual Mutu Prosedur Kerja Instruksi Kerja Formulir Identifikasi Biasanya diidentiikasi per bagian PK-PEM-01 atau WP-MAR-01 IK-PEM-01-01 atau WI-MAR-01-01 FM-PEM-01-01 atau FM-MAR-01-01 Catatan: PK : Prosedur Mutu atau WP : Working Procedure IK : Instruksi Kerja atau WI : Work Instruction FM : Formulir atau Form PEM/MAR : kode fungsi / unit kerja Pemasaran atau Marketing 9

PROSEDUR KERJA Isi dari prosedur kerja: Halaman Judul Pengesahan I.Tujuan II.Ruang Lingkup III. Definisi IV. Referensi V. Penanggung jawab VI. Rincian Prosedur VII. Lampiran 10

PROSEDUR KERJA HALAMAN JUDUL Nomor dan Judul Prosedur HALAMAN PERSETUJUAN Persetujuan dokumen yang menerangkan siapa yang membuat, meninjau dan menyetujui. 11

PROSEDUR KERJA Format Prosedur Kerja 1. TUJUAN pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai. 2. RUANG LINGKUP pernyataan singkat yang menerangkan kegiatan perusahaan yang dicakup dalam prosedur. 12

PROSEDUR KERJA 3. DEFINISI daftar keterangan dari singkatan / terminologi / istilah khusus yang digunakan dalam prosedur. 4. REFERENSI daftar dari dokumen lain seperti peraturan pemerintah, standar teknis yang berhubungan dengan prosedur. 13

PROSEDUR KERJA 5. TANGGUNG JAWAB Menjelaskan pejabat yang bertanggung atas penerapan prosedur. 6. RINCIAN PROSEDUR Diagram alir 3 kolom (aktivitas, dokumen dan penanggung jawab) dan uraian tahap dari proses yang menerangkan Siapa, Apa, Di mana, Kapan dan menggunakan formulir apa 14

PROSEDUR KERJA 7. LAMPIRAN daftar formulir atau dokumen yang digunakan dalam proses 15

CONTOH DIAGRAM ALUR Mendatar HRD DIR Atas ke Bawah DEPT Antar Fungsi

CONTOH DIAGRAM ALUR Aktifitas Dokumen Keterangan Mulai Dari Proses lain Aktifitas1 Nama dokumen / form IK-PROD-01 Pemeriksaan 1 Proses lain Ke Halaman 2

CONTOH DIAGRAM ALUR Langkah 1 Menerima Berkas Dokumen Langkah 2 Distribusi dokumen Langkah 3 Pemantauan dan evaluasi Langkah 4 Pengesahan 1.1 Periksa kelengkapan 1.2 Catat di buku penerimaan dok 1.3 Simpan dokumen di tempat untuk di proses 2.1 Ambil dokumen dan copy sesuai kebutuhan 2.2 buat disposisi dan instruksi proses dokumen sesuai bagiannya 2.3 Pastikan dokumen diterima oleh pejabat yang ditunjuk 3.1 Pantau progress dari instruksi yang diberikan 3.2 lakukan tindakan tertentu untuk menyelesaiakan masalah yang timbul 3.3 Pastikan bukti penyelesaian telah diverifikasi sebelum disahkan 4.1 Periksa output laporan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan 4.2 lakukan perbaikan bila diperlukan 4.3 Sahkan dokumen dan distribusikan kepada pejabat yang terkait

CONTOH DIAGRAM ALUR HRD Menetapkan Rencana pelatihan Tahunan Monitor Jadwal Pelatihan Evaluasi Pelatihan dan catat di File Staf Direktur Meninjau dan Menyetujui Departmen Mengirim Staf untuk mengikuti Pelatihan

MENULIS PROSES Identifikasi proses-proses yang ada Tentukan lingkup proses ( Mulai dan Selesai ) Tentukan standar atau dokumen pendukung yang terkait proses Tentukan masukan dan dari mana masukan (proses sebelumnya) Tentukan keluaran dan kemana keluaran (proses selanjutnya) Identifikasi personil yang terkait proses Tentukan titik pemeriksaan dan kriteria lulus pada tahapan proses

Contoh Format Prosedur Type 1 Type 2 Type 3 Type 4 Type 5

INSTRUKSI KERJA Secara umum isi intruksi kerja: Pelaksana Kualifikasi pelaksana Alat dan Bahan Tahapan Teknis Keterangan kriteria Gambar sebagai alat bantu (jika ada) 22

PERBANDINGAN PROSEDUR Berorientasi Proses Menerangkan Koordinasi Mendukung Kebijakan Biasanya membutuhkan dokumen lain untuk pelaksanaannya INSTRUKSI KERJA Berorientasi Tugas Berisi Instruksi / Mekanis Mendukung Proses Biasanya cukup / tidak membutuhkan dokumen lain untuk pelaksanaannya

PERBANDINGAN PROSEDUR INSTRUKSI KERJA Memberikan rencana untuk mencapai Jaminan Mutu Menetapkan pendekatan di tingkat Organisasi Memberikan teknik untuk mencapai Kendali Mutu Menetapkan pendekatan di tingkat Operasional

DISTRIBUSI DOKUMEN Standar mensyaratkan bahwa dokumen harus tersedia di unit kerja di mana proses berlangsung Semua dokumen disarankan untuk didistribusi secara TERKENDALI 25

DOKUMEN KADALUARSA Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kadaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja. Semua Master Dokumen kedaluarsa (tidak berlaku lagi) disimpan sebagai sejarah adanya perubahan dokumen 26

MEDIA DOKUMENTASI Jika dokumen yang disusun dalam bentuk hardcopy, maka metode pengendaliannya berbeda dengan bentuk softcopy (electronic media). Perbedaan pengendalian tersebut antara lain: Perihal hardcopy softcopy Pengesahan Tanda tangan/cap Password Distribusi Lebih rumit Lebih mudah Perubahan Lebih rumit Lebih mudah Dokumen Kadaluarsa Lebih rumit Lebih mudah 27

HUBUNGAN DOKUMEN Pedoman Mutu 1. Pendahuluan 2. Profil Perusahaan 3. Ruang Lingkup 4. Pengendalian 5. Peta Proses Usaha 6. Prosedur 7. Referensiu Silang Peta Proses Usaha Proses Manajemen Proses Utama Proses Pendukung Prosedur Kerja 1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Definisi 4. Dokumen Pendukung 5. Rincian Prosedur 6. Kriteria Keberhasilan 7. Catatan Instruksi Kerja 1. Pelaksana 2. Rincian Instruksi Kerja 3. Catatan Formulir 28

MENDOKUMENTASI SISTEM MUTU Membuat dokumen-dokumen Sistem Mutu: MANUAL MUTU PROSEDUR Menerangkan ruang lingkup SMM Menerangkan prosedur dalam SMM dan interaksinya Menerangkan proses dan koordinasi antar fungsi untuk yang mengendalikan mutu Penjelasan proses lebih rinci dan kerahasiaan makin tinggi INSTRUKSI KERJA CATATAN Menerangkan tahapan teknis pelaksanaan aktifitas di suatu tahapan proses Bukti obyektif bahwa proses dilaksanakan sesuai SMM 29

MENGENDALIKAN DOKUMEN SISTEM MUTU Mengendalikan dokumen dalam hal: penerbitan (tinjauan, persetujuan, status revisi), distribusi (terkendali, dapat diakses di tempat penggunaan) dan perubahan (kadaluarsa, pemusnahan) Membuat Prosedur Pengendalian Dokumen Membuat Daftar Dokumen Induk 30

MENGENDALIKAN DOKUMEN Membuat Daftar Dokumen Eksternal (peraturan, standard dsb) Membuat Daftar Distribusi Dokumen Membuat Form Usulan Perubahan Dokumen Memelihara Master Copy dan 1 copy Dokumen Kadaluarsa untuk referensi 31

Alur Pengendalian Dokumen Kebutuhan adanya dokumen atau perubahan dokumen Penggunaan Pembuatan/Revisi dokumen Format, Status Revisi, Masterlist NOK Distribusi Dokumen Bukti Distribusi Peninjauan, pengesahan Peninjauan/ Pengesahan Usulan Perubahan Dokumen OK Matrik Tingkatan Pengesahan Dokumen

MENYIMPAN REKAMAN HASIL PROSES Mengendalikan rekaman dalam hal: metode penyimpanan masa simpan pemusnahan Membuat Prosedur Pengendalian Rekaman Membuat Daftar Rekaman yang disimpan 33

MENYIMPAN REKAMAN Pemilik proses wajib menyimpan rekaman sebagai bukti obyektif SMM diterapkan Menyediakan tempat penyimpanan rekaman (mencegah kehilangan, kerusakan dan penurunan mutu catatan) Memastikan rekaman harus dapat dibaca dan mudah ditemukan 34

Alur Pengendalian Rekaman Meliputi: rekaman apa? masa simpan? Indexingnya bagaimana? Tempat penyimpanan? Penanggung jawab? Identifikasi Rekaman Identifikasi Rekaman Pelaksanaan Aktivitas Pelaksanaan Aktivitas Rekaman Jatuh Tempo Retensi Jatuh Tempo Retensi Disimpan Aktif Tinjau Pasif (Arsip) Diambil Musnahkan