ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PERBAIKAN KENDARAAN PADA BENGKEL PENDAWA TANJUNG ENIM SUMATERA SELATAN NASKAH PUBLIKASI Disusun oleh: SRI WIRASTI 06.12.1547 JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011 1
2
ANALYSIS AND DESIGNING OF SYSTEM INFORMATION PAYMENT REPARATION VEHICLE AT PENDAWA WORKSHOP TANJUNG ENIM SUMATERA SELATAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PERBAIKAN KENDARAAN PADA BENGKEL PENDAWA TANJUNG ENIM SUMATERA SELATAN Sri Wirasti Jurusan Sistem Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Company Pendawa Workshop is a workshop company engaged in the service workshop. All activities and recording transactions in the payment of vehicle repairs are still done manually. During these workshops, this company has always had difficulty in generating the data report payments made to the customer with a high level of human error and does not provide accurate information. From the background of existing problems, then the task of this thesis will be an information processing system of payment data in a computerized vehicle repair, which later can help the user to manage data that is electronically workshop, so it is more efficient in time and increase the effectiveness of user performance. As in the payment system include vehicle repair, employee reports, customer reports, reports of goods, transaction reports, and payment reports. Payment system application program vehicle repairs are made by using windows based software is Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000. Keywords: Information Systems, Data Processing. 3
1. Pendahuluan Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen suatu organisasi atau lembaga di dalam pengambilan keputusan telah disesuaikan pada tujuan organisasi itu sendiri, namun pada perkembangan jaman saat sekarang ini informasi bukan hanya menjadi suatu kebutuhan melainkan informasi sebagai penggerak dari berlangsungnya sistem organisasi tersebut. Karena pada perkembangannya organisasi yang kurang mampu dalam memaksimalkan pengolahan sumber daya informasinya maka organisasi tersebut akan mengalami kesulitan dalam perkembangannya sebagai akibat kurang mampunya dalam persaingan dan dalam mencapai suatu target atau tujuan organisasi tersebut, meskipun dalam perkembangan suatu organisasi usaha ada beberapa hal faktor pendukung lainnya. Sehingga pada kenyataannya sekarang ini setiap organisasi terjadi persaingan pengolahan sumber daya informasi dalam tiaptiap organisasi atau lembaga berusaha memaksimalkannya, agar dalam pemanfaatanya dapat efektif untuk kemajuan dan perkembangan dari organisasi atau lembaga tersebut. Maka pada perkembangannya informasi yang lebih cepat, lengkap dan akurat dalam mengolah dan memasukan data datanya menjadi salah satu faktor penting keberhasilan setiap informasi atau lembaga dalam mencapai setiap tujuannya. Untuk mewujudkannya maka pada era seperti ini tidak bisa lepas dari penggunaan secara maksimal sistem perangkat software atau sistem pengolahan data secara baik dan benar sehingga menghasilkan output suatu informasi yang efektif dan efisien dan sampai tepat pada waktunya pada pihak yang tepat pula. Sejalan dengan perkembangan teknologi di bidang komputer dan pendukungnya, misalnya media penyimpanan yang lebih besar, generasi komputer yang paling canggih dengan akses super cepat, dan keunggulan teknologi elektronika lainnya. 4
Maka seluruh kegiatan penanganan kearsipan dalam suatu organisasi dapat dikerjakan dengan lebih efisien dan efektif dari segi biaya dan waktu. Komputer merupakan alat pengolah data yang dengan akses ketelitian maupun kecepatannya lebih dibanding dengan akses kerja otak manusia. Terlebih lagi dengan menggunakan teknologi jaringan komputer dalam suatu area gedung yang besar dan luas Local Area Network (LAN) membuat pengolahan data menjangkau lebih banyak bagian yang terkait dalam suatu sistem terpadu dengan menghemat biaya dan waktu. Dalam suatu perusahaan jasa menjadikan suatu institut yang sedang berkembang maka kegiatan administrasinya juga semakin kompleks. Pertambahan jumlah kegiatan kegiatan operasional maupun administratif setiap tahunnya yang harus dilayani membutuhkan kecepatan pegolahan informasi yang sesuai. Berangkat dari upaya peningkatan kecepatan dan kecermatan layanan baik dalam jasa, transfer biaya biaya, pengolahan dokumen dan data data lainnya. Sistem pengolahan data yang berbasiskan pada program software yang ada, diharapkan dengan memaksimalkan pada pengolahan data dengan mempergunakan kelebihan dan kecanggihan sistem komputer yang ada akan membuat kegiatan-kegiatan yang di lakukan pada administrasi akan lebih terjangkau dengan bagian bagian atau unit unit yang terkait dalam suatu sistem yang terpadu. Sistem pengolahan data yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah secara cepat baik dalam menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Dalam bab ini dijelaskan mengenai landasan teori yang relevan dengan obyek penelitian yang digunakan sebagai dasar untuk pembahasan, Tinjauan umum berupa struktur organisasi, penjelasan flowchart dan diagram alir data dari sistem 5
yang sedang berjalan serta perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sistem informasi. Suatu sistem adalah jaringan kerja dari procedure procedure yang saling berhubungan satu sama lain, berkumpul bersama- sama untuk melakukan seuatu kegitan untuk menyelesaikan hasil tertentu. Definisi sistem menurut Raymond Mc Leod, Ir (1993,3) yaitu sekelompok element-element yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian menurut Tavri P. Mahsori : sistem adalah kumpulan element yang berkaitan dan tanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan masukan (output). 2.2 Konsep Dasar Informasi Gordon B. Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan yang akan datang. Jogiyanto Hm (2005:8) mendefinisikan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sumber informasi adalah data. Data belum menunjukkan suatu yang bisa dipahami, karenanya harus diproses terlebih dahulu. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya dan menggambarkan suatu kejadian nyata atau alat bantu dalam pengambilan keputusan. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi didapat dari sistem informasi (information sistem) atau disebut juga processing sistem. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu sistem organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang ditentukan. 2.4 Sistem Informasi Manajemen a. Sistem Informasi Manajemen didefinisikan oleh George M.Scott adalah: 6
Kumpulan dari interaksi-interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk manajerial maupun kebutuhan operasi. b. Menurut Barry E.Cushing : SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa SIM adalah : a. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi. b. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. 3. Analisis 3.1 Analisis PIECES Untuk menganalisis sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan penyebab sebenarnya permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga sistem yang lama tidak berfungsi. Sistem yang lama akan diganti dengan sistem yang baru. Permasalahan-permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan dan diperbaiki. Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka perbaikan dari sistem yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk informasi yang disediakan oleh sistem yang baru. Supaya sistem yang baru berhasil, informasi-informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Menganalisis kebutuhan informasi pemakai perlu dilakukan untuk menghasilkan informasi yang relevan. Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan yang berhubungan dengan analisis PIECES (Performances, Informations, Economics, Control, Eficiency, and Service). 3.1.1 Kinerja (Performance) Adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan Response Time. Troughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. 7
Tabel 3.1 Analisis Kinerja Sistem Lama Informasi yang diperlukan misalnya data pegawai didapat dalam waktu yang cukup 5 menit karena proses pencarian data masih membutuhkan arsip-arsip yang ada. 3.1.2 Informasi (Information) Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. Laporan-laporan yang sudah selesai diproses mestinya digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen maupun pihak lain yang membutuhkan. Dimana bagi pihak manajemen laporan tersebut dapat digunakan sebagai acuan untuk merencanakan langkah selanjutnya. Tabel 3.2 Analisis Informasi Sistem lama Informasi tentang data pembayaran yang dihasilkan tidak akurat karena masih banyak terdapat kesalahan penulisan. Informasi yang dihasilkan sering tidak tepat waktu untuk diberikan kepada penguna. Informasi yang diberikan tidak relevan karena kurang memberikan manfaat,data yang dihasilkan juga masih banyak terdapat kesalahan. 3.1.3 Ekonomi (Economy) Adalah penilaian sistem didalam penggunaan dana dan keuntungan yang didapat dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan motivasi paling 8
umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan peluang berkaitan erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh instansi/ perusahaan. Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Sistem Lama Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat-alat tulis yang digunakan untuk penyimpanan dokumen, karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan data yang salah tidak dapat diedit. 3.1.4 Pengendalian (Control) Digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan serta menjamin keamanan data informasi yang dihasilkan, semakin sedikit kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem semakin baik. Tabel 3.4 Analisis Kontrol Sistem lama a. Pengendalian untuk mendeteksi kesalahan yang dilakukan masih rendah. b. Memungkinkan adanya penyalahgunaan sistem, misalnya oleh operator yang memanipulasi data. 3.1.5 Efisiensi (Eficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana suatu sumber daya dapat digunkan dengan pemborosan minimal. Untuk meminimalkan sumber daya tersebut 9
bisa dilakukan dengan cara menaikkan atau menurunkan komoditas berupa orang, uang, bahan atau sumber daya lainnya. Maksudnya adalah mendapatkan sebanyakbanyaknya dari yang sekecil-kecilnya atau paling tidak mendapatkan lebih banyak dari apa yang sudah ada. Tabel 3.5 Analisis Efisiensi Sistem Lama Dengan beban kerja yang banyak maka melibatkan banyak sumber daya 3.1.6 Layanan (Service) Peningkatan pelayanan yang lebih baik pada kantor bengkel PANDAWA dimaksudkan untuk memberi kan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat serta meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Upaya peningkatan pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan data pembayaran.dengan menggunakan sistem yang baru pegawai tidak perlu mengantri lama-lama karena pelayanan lebih cepat dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi Tabel 3.6 Analisis Servis Sistem Lama Pelayanan informasi yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Sejalan dengan tujuan perancangan sistem yang akan dibuat, diperlukan perangkat teknologi pendukungnya. Perangkat teknologi itu meliputi personil, peralatan dan perlengkapannya. Analisis kebutuhan sistem bertujuan untuk mengetahui sistem seperti apa yang cocok untuk kebutuhan fungsional perangkat keras dan perangkat lunak. 10
3.2.1 Analisis Perangkat keras Analisis perangkat keras bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat keras yang dibutuhkan. Adapun hardware yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem pengolahan data pegawai pada bengkel PANDAWA adalah: - Personal Computer (PC) Pentium4 1,8 GHZ - Motherboard ASUS P4S533 series - VGA Card G-Force 2 64 MB - Harddisk Seagate 80 GB/7200 - RAM 256/2700 Visipro - CD ROOM Samsung 52x 3.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Analisis perangkat lunak bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu sistem informasi. Perangkat lunak untuk menjalankan sistem pengolahan data pembayaran adalah system Operasi Windows XP, Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server 2000. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau mengidentifikasi permasalahan yang telah dijabarkan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari studi kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan di terapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak. 1. Kelayakan Teknologi Bengkel PANDAWA belum maksimal dalam menggunakan komputer untuk pengolahan data. Dalam sistem ini diusulkan penggunaan teknologi komputer sebagai alat untuk pengolahan data pembayaran agar dalam proses laporan nantinya tidak terjadi pengulangan data. 2. Kelayakan Ekonomi Sistem pengolahan data pembayaran muncul karena kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Dari segi ekonomi sistem ini sangat menguntungkan. Keuntungan sistem ini dapat diperoleh dari sistem yang baru antara lain dari segi waktu, tenaga yang digunakan serta hasil yang optimal. 3. Kelayakan Hukum 11
Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku terutama dalam perijinan penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan harus resmi sesuai dengan perijinan yang ada, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak akan menimbulkan masalah hukum baik pada waktu sekarang maupun yang akan datang. Untuk kelayakan hukum, sistem baru layak pakai karena sudah menggunakan software orisinal. 4. Kelayakan Sumber Daya Manusia Dalam teknologi komputer yang digunakan sekarang ini membutuhkan Sumber daya Manusia yang mendukung, dimana tingkat pendidikan pegawai dalam instansi ini sangat beragam serta ketrampilan yang dimiliki oleh para pegawai dapat dipakai secara optimal. Maka teknologi yang dipakai pada bengkel PANDAWA dapat dimanfaatkan secara baik. 4. Implementasi Sistem Tahap implementasi (sistem implementation) merupakan tahap meletakkan sistem agar siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk pembuatan database, pembuatan program, dan pembuatan layout halaman aplikasi. Tahap implementasi sistem dapat terdiri dari langkah langkah : 1. Menerapkan rencana implementasi. 2. Melakukan kegiatan implementasi. 3. Tindak lanjut imlementasi 1. 4.1 Menerapkan Rencana Implementasi Rencana implementasi (implementation plan) merupakan tahap awal dari tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. 4.2 Kegiatan Implementasi 1 Jogiyanto HM,1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi, hal.573. 12
Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang direncanakan dan di implementasikan. Kegiatan pada tahap implementasi : 1. Pemilihan dan pelatihan personil. 2. Pemilihan tempat dan intalasi hardware dan software. 3. Pemrograman dan pengetesan program. 4.3 Tindak Lanjut Implementasi Hasil penelitian dari database yang sudah dirancang. Akan menghasilkan interface seperti yang terdapat pada gambar dibawah ini. 4.3.1 Halaman interface Gambar 4.5 Form Login Gambar 4.6 Form Utama 13
Gambar 4.7 Form barang Gambar 4.8 Form Pegawai Gambar 4.9 Form customer 14
Gambar 4.10 Form supplier Gambar 4.11 Form Laporan Barang 15
Gambar 4.13 Form Laporan transaksi Gambar 4.14 Form Laporan customer Gambar 4.15 Form Laporan Pembayaran 16
5. Kesimpulan Dari penelitian yang dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software aplikasi Visual Basic 6.0, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan membantu dalam proses mengambil keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan, terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat dengan adanya sistem komputerisasi antara lain: Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relavan. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, pemasukkan data. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang serta dapat mengedit data dengan mudah. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu. 17
DAFTAR PUSTAKA Hanif Al fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Sanjaya, Ridwan. 2006. Pemograman Database Visual Basic 6.0 Tingkat Lanjut. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Junindar. 2008, Panduan Lengkap Menjadi Programmer Membuat plikasi Penjualan Menggunakan VB.Net, Mediakita: Jakarta. Sismoro, Heri. 2005, Pengantar Logika Informatika Algorita dan Pemrograman Komputer, Andi: Yogyakarta. Sunyoto, Andi. 2007, Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi : Yogyakarta. 18