SALESMANSHIP Modul ke: 09Fakultas Ekonomi dan Bisnis PENGADAAN DAN SELEKSI TENAGA PENJUALAN Dosen : Fitria Nursanti, SE., MPd. Program Studi S1 Manajemen www.mercubuana.ac.id
Bagian Isi REKRUITMENT SELEKSI
Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Maksud rekrutmen adalah untuk mendapat persediaan sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi atau perusahaan akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pekerjaan yang dianggap memenuhi standar kualifikasi atau perusahaan. Proses rekrutmen berlangsung mulai dari saat mencari pelamar hingga pengajuan lamaran oleh pelamar. Oleh karena itulah rekrutmen sebagai salah satu kegiatan manajemen sumber daya manusia tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan kegiatan dengan kegiatannya yang lain.
Menurut Mathis and Jakson, perekrutan adalah proses mengumpulkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi bagus untuk pekerjaan didalam organisasi atau perusahaan. Penarikan (recruitment) adalah proses pencarian dan pemikatan para calon karyawan (pelamar) yang mampu untuk melamar sebagai karyawan (Handoko,2001:69) Menurut Ivancevich dan glueck (dalam Sukamti,1989:133) rekruiting adalah serentetan kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk menarik calon pegawai yang memiliki kemampuan dan sikap yang dibutuhkan untuk membantu mencapai tujuannya.
Sedangkan menurut Schuler dan Youngblood (dalam Sukamti,1989:133) rekrut (recruitmen) adalah serentetan kegiatan dan proses yang digunakan untuk mendapatkan secara sah orangorang yang tepat dan dalam jumlah yang cukup. Berdasarkan pengertian tersebut berarti rekrutmen merupakan langkah pertama dalam rangka menerima seseorang dalam proses pengupahan.
proses rekrut terdiri dari dua fase utama yaitu: 1. untuk memonitor perubahan lingkungan dan organisasi yang menimbulkan kebutuhan untuk pegawai baru dan menetapkan pekerjaan-pekerjaan yang harus diisi dan tipe-tipe pelamar yang diperlukan. 2. untuk menyebarkan pada pelamar potensial bahwa ada lowongan pekerjaan, menarik mereka untuk kesempatan itu, menyisikan pelamar yang kurang memenuhi kualifikasi yang diperlukan. Menurut Simamora (2006:170) rekrutmen merupakan serangkaian aktifitas untuk mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepagawaian.
Alasan-Alasan Pasar Rekrutmen Gomes (2003:105) mengemukakan rekrutmen dilaksanakan oleh organisasi disebabkan adanya lowongan dengan beraneka ragam alasan, yaitu: Berdirinya organisasi baru Adanya perluasan (ekspansi) kegiatan organisasi Terciptanya pekerjaan-pekerjaan dan kegiatan-kegiatan baru Adanya pekerjaan yang pindah ke organisasi lain Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat sebagai tindakan punitive Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki usia pensiun, dan Adanya pekerja yang meninggal dunia.
Agar kegiatan produktifitas disuatu organisasi tidak mengalami gangguan yang diakibatkan oleh berbagai faktor, seperti yang disebutkan diatas, maka organisasi tersebut dengan cara merekrut tenaga kerja sesuai dengan kebutuhannya. Tujuan Utama Proses Rekruitmen Tujuan utama dari proses rekrutmen dan seleksi adalah untuk mendapatkan orang yang tepat bagi suatu jabatan tertentu, sehingga orang tersebut mampu bekerja secara optimal dan dapat bertahan di perusahaan untuk waktu yang lama. Proses rekrutmen adalah suatu proses penerimaan calon tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja (lowongan pekerjaan) pada suatu unit kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan
Werther & Davis (1996): Selection process is a series of spesific test used to decide which recruit should be hired. The process begin when recruit apply for employment and ends with the hiring decision. Seleksi adalah suatu proses menyaring para pelamar guna memilih yang terbaik untuk diterima bekerja di perusahaan. Penyaringan adalah proses pemisahan individu yang paling besar kemungkinan akan berhasil dalam suatu pekerjaan dan cocok masuk organisasi, dari individu lain dari sejumlah besar pelamar. Jika proses ini mengurangi sejumlah besar pelamar sampai tinggal satu pelamar, penyaringan menjadi sama dengan seleksi.
Dasar dan Tujuan Seleksi 1. Dasar Seleksi Dasar Seleksi berarti penerimaan karyawan baru hendaknya berpedoman kepada dasar tertentu yang telah digariskan internal maupun eksternal perusahaan supaya pelaksanaan dan hasil seleksi dapat dipertanggungjawabkan baik secara hukum maupun ekonomis. Dasar-dasar itu antara lain : Kebijaksanaan perburuhan pemerintah. Job specification atau jabatan Ekonomis rasional Etika rasional
2. Tujuan Seleksi Penerimaan Karyawan Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal berikut : Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri. Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu. Karyawan yang jujur dan berdisiplin. Karyawan yang qualified dan potensial Karyawan yang dapat bekerjasama baik secara vertical maupun horizontal. Karyawan yang dinamis dan kreatif. Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya. Karyawan yang cakap dengan penempatannya yang tepat. Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja. Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang perburuhan. Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi. Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan. Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan.
Hal-hal yang mendasari proses seleksi: a. Analisis jabatan yang meliputi uraian pekerjaan, spesifikasi individu dan standard tampilan kerja pada setiap posisi b. Perencanaan SDM meliputi identifikasi lowongan, identifikasi pegawai yang dapat dipromosikan/ditransfer, dan metode rekrutmen untuk sumber daya eksternal. c. Rekrutmen, akan memungkinkan terkumpulnya berkas lamaran yang diseleksi Masukan-masukan Seleksi Para manajer personalia menggunakan proses seleksi untuk mengambil keputusan penerimaan karyawan baru. Proses seleksi tergantung pada tiga masukan penting. 1. Informasi analisis jabatan memberikan deskripsi jabatan, 2. Spesifikasi jabatan dan 3. Standar-standar prestasi yang diisyaratkan jabatan. Ketiga masukan ini sangat menentukan efektivitas proses seleksi.
Manajer personalia harus menghadapi paling tidak tiga tantangan, yaitu tantangan-tantangan suplai, ethis dan organisasional. Berbagai tantangan ini sering menjadi kendala proses seleksi. Tantangan-tantangan Suplai Tantangan-tantangan Ethis Tantangan-tantangan Organisasional
Formulir Lamaran Kerja Pada hampir semua organisasi, informasi pertama untuk penyaringan (screening) berasal dari formulir lamaran kerja. Namun ada batasan yang diberikan oleh EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) untuk mencegah penggunaan formulir lamaran ini sebagai alat untuk diskriminasi (yang tidak berkaitan dengan pekerjaan atau jabatan). Antara lain: kebangsaan/ kewarganegaraan, status keluarga, rekor kriminal, agama, keanggotaan organisiasi. Peraturan umum tentang pertanyaan yang mencurigakan ialah bahwa pertanyaan tersebut dapat dipertanyakan asal saja tidak dipergunakan untuk mengambil keputusan dalam seleksi. Dengan kata lain, pertanyaan tersebut hanya boleh berlaku sebagai informasi untuk arsip kepegawaian atau untuk keperluan penelitian.
Kriteria seleksi Melalui proses seleksi dilakukan pemilihan atau pencocokan untuk mengurangi kemungkinan perusahaan menerima pegawai yang tidak sesuai dengan yang diharapkan. Pencocokan tersebut dilakukan dengan membandingkan kualifikasi yang dimiliki calon pegawai (man specification) denga persyaratan yang harus dipenuhi untuk suatu pekerjaan (job specification). Proses seleksi calon tenaga kerja di perusahaan di Indonesia bervariasi. Namun secara garis besar, proses seleksi berlangsung sesuai dengan tahapan-tahaan sebagai berikut: seleksi atas surat lamaran. Berdasarkan surat lamaran yang diajukan calon, dipertimbangkan apakah ia akan diterima untuk diseleksi pada tahapan seleksi berikutnya. Setelah itu diadakan wawancara awal, dalam tahap ini calon diwawancarai oleh pegawai/staf dibagian sumberdaya manusia, untuk mendapatkan gambaran umum tentang kesesuaian calon dengan pekerjaan yang ia lamar. Kepada calon dijelaskan tentang pekerjaannya, apa yang diharapkan dari calon dan apa yang dapat diberikan oleh perusahaan kepada calon. Jika calon tetap bersedia dan dinilai memenuhi persyaratan umum seperti umur tertenu, pendidikan tertentu, maka ia dapat mengikuti tahap seleksi berikutnya.
Tahap ini dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: a) ujian, berupa ujian tertulis tentang pengetahuan dan ketrampilannya yang berkaitan dengan pekrjaan yang dilamar (jika memang pekerjaan mensyaratkan pengalaman kerja). b) pemeriksaan psikologis, calon dievaluasi secara psikologik, yang meliputi pemberian tes psikologik baik secara perorangan maupun kelompok (klasikal), c) wawancara, calon diwawancarai oleh pemimpin unit kerja yang memerlukan tenaganya Langkah-langkah seleksi surat lamaran 1. menyisihkan lamaran yang tidak memenuhi criteria 2. membandingkan pelamar 3. menggunakan kesan kepribadian
Tahap ini dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: a) ujian, berupa ujian tertulis tentang pengetahuan dan ketrampilannya yang berkaitan dengan pekrjaan yang dilamar (jika memang pekerjaan mensyaratkan pengalaman kerja). b) pemeriksaan psikologis, calon dievaluasi secara psikologik, yang meliputi pemberian tes psikologik baik secara perorangan maupun kelompok (klasikal), c) wawancara, calon diwawancarai oleh pemimpin unit kerja yang memerlukan tenaganya Langkah-langkah seleksi surat lamaran 1. menyisihkan lamaran yang tidak memenuhi criteria 2. membandingkan pelamar 3. menggunakan kesan kepribadian
Tujuan menggunakan formulir lamaran 1. membantu dalam wawancara 2. menjaring informasi yang belum lengkap 3. memudahkan informasi 4. alat memeriksa informasi sebelumnya Evaluasi formulir lamaran kerja 1. Kecocokan dengan syarat-syarat pekerjaan 2. Petunjuk-petunjuk mengenai kepribadian 3. Pengetahuan, kemampuan dan sikap Memeriksa referensi dan latar belakang, dimaksudkan untuk mengetahui kebenaran dan fakta-fakta yang diberikan pelamar.
Tahap ini dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: a) ujian, berupa ujian tertulis tentang pengetahuan dan ketrampilannya yang berkaitan dengan pekrjaan yang dilamar (jika memang pekerjaan mensyaratkan pengalaman kerja). b) pemeriksaan psikologis, calon dievaluasi secara psikologik, yang meliputi pemberian tes psikologik baik secara perorangan maupun kelompok (klasikal), c) wawancara, calon diwawancarai oleh pemimpin unit kerja yang memerlukan tenaganya Langkah-langkah seleksi surat lamaran 1. menyisihkan lamaran yang tidak memenuhi criteria 2. membandingkan pelamar 3. menggunakan kesan kepribadian
Langkah-langkah Dalam Proses Seleksi Departemen personalia dapat menggunakan berbagai prosedur seleksi untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan. Langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan paling tidak terdiri dari tujuah langkah. Bagi pelamar yang berasal dari suplai internal, kadang-kadang tidak perlu melalui beberapa langkah, seperti penerimaan pendahuluan, pemeriksaan referensi atau evaluasi medis (kesehatan). Langkah-langkah Dalam Proses Seleksi LANGKAH 1 : PENERIMAAN PENDAHULUAN LANGKAH 2 : TES-TES PENERIMAAN LANGKAH 3 : WAWANCARA SELEKSI LANGKAH 4 : PEMERIKSAAN REFERENSI LANGKAH 5 : EVALUASI MEDIS LANGKAH 6 : WAWANCARA ATASAN LANGSUNG LANGKAH 7 : KEPUTUSAN PENERIMAAN
Hasil Seleksi dan Umpan Balik Hasil akhir proses seleksi adalah orang yang diterima sebagai karyawan baru. Bila masukan-masukan seleksi diperhatikan dengan seksama dan langkah-langkah dalam proses seleksi diikuti secara benar, maka para karyawan baru akan merupakan sumber daya manusia yang produktif. Dan karyawan produktif adalah bukti paling baik suatu proses seleksi yang efektif. Untuk mengevaluasi baik karyawan baru maupun proses seleksi diperlukan umpan balik. Umpan balik ini mungkin mencakup informasi tentang kepuasan karyawan, perputaran dan absensi, prestasi kerja, kegiatan serikat kerja, atau sikap penyelia. Umpan balik yang konstruktif diperoleh melalui diperoleh melalui serangkaian pertanyaan tertentu.
Sumbangan Tes dan Wawancara dalam Pengambilan Keputusan. Pada perusahaan yang menggunakan evaluasi atau asesmen psikologi dalam proses seleksi tenaga kerja, ada juga yang menggunakan metodemetode lainnya sebagai metode seleksi tenaga kerja, seperti metode surat lamaran, ujian pengetahuan dan atau ketrampilan, dan wawancara oleh calon atasannya. Proses pengambilan keputusan penerimaan atau penolakan calon tenaga kerja dapat berlangsung secara bertahap atau secara bersama-sama. Jika berlangsung secara bertahap, maka pada setiap tahapan seleksi ada calon tenaga kerja yang ditolak dan ada yang terus masuk keseleksi tahap berikutnya sampai tahap terakhir. Pada proses pengambilan keputusan yang berlangsung secara bersama-sama, maka keputusan diterima tidaknya seseorang calon tenaga kerja didasarkan pada hasil dari setiap tahapan seleksi. Dalam hal ini maka besarnya sumbangan dari evaluasi psikologik, yang terdiri dari tes-tes psikologik dan wawancara, dalam proses seleksi dibandingkan dengan sumbangan dari metodemetode seleksi lainnya dapat ditentukan secara statistis, dalam rangka perhitungan keabsahan ramalan dari seleksi
DAFTAR PUSTAKA Cron, W.L.& Decarlo, T.E. (2010), Sales Management, 10th Edition, John Wiley & Sons, Inc.NewYork. Johnston, M. W., & Marshall, G. W. (2006). Sales force management. New York: McGraw-Hill Siswanto Sutojo (2003), Salesmanship Damar Mulia Pustaka, Jakarta Tracy Brian, (2007), The Psychology of Selling, Bhuana Ilmu Populer, Jakarta
Terima Kasih Dosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.