KELULUSAN CADANGAN INDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CD) eneraju roses : usat embangunan Maklumat dan Komunikasi Kelulusan Mesyuarat : Mesyuarat engurusan idec Kali ke- 78 (bil. 10/2015) Tarikh: 26/11/2015 Cadangan Tarikh Kuatkuasa * : 18 Disember 2015 No. CD OR -01/2015 emilik roses idec Nama Dokumen: Garis anduan ermohonan erolehan Kod Dokumen: SOK//G03/erolehan No. Isu:_02_, No. Semakan:_02_, Tarikh Kuatkuasa: 14/08/2012 1.0 TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah permohonan perolehan yang meliputi kelulusan kerja/perkhidmatan/bekalan. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: Garis anduan ermohonan Kelulusan erolehan UM Kod Dokumen: OR/IDEC/G03/erolehan No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 1.0 TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah permohonan kelulusan perolehan UM yang meliputi kelulusan kerja, perkhidmatan, bekalan. /T 2.0 SKO rosedur ini merangkumi proses penilaian spesifikasi teknikal, penyelarasan dan kesesuaian penggunaan keperluan di Universiti utra Malaysia. Keseluruhan proses kelulusan perolehan yang melibatkan peruntukan kewangan Universiti atau melibatkan kepentingan Universiti perlu melalui Jawatankuasa Kerja dan mematuhi ketetapan peraturan kewangan universiti. 3.0 TERMINOLOGI eralatan : erkakasan dan perisian komputer serta telekomunikasi juga termasuk peralatan audio dan visual (cth: A System ), peralatan keselamatan seperti CCTV, barrier parking dan sistem pengurusan kad pintar. : Infostruktur adalah seperti embangunan Aplikasi 2.0 SKO Garis anduan ini merangkumi proses penilaian spesifikasi teknikal, penyelarasan dan penentuan kesesuaian perolehan di Universiti utra Malaysia. Keseluruhan proses kelulusan perolehan yang melibatkan peruntukan kewangan Universiti atau melibatkan kepentingan Universiti perlu melalui Jawatankuasa Kerja dan tertakluk kepada peraturan kewangan Universiti. 5.0 TERMINOLOGI Infrastruktur : erkakasan, rangkaian dan telekomunikasi termasuk peralatan audio dan visual (cth: A System ). Infostruktur : Aplikasi Sistem, erisian engguna, Multimedia dan Sistem angkalan Data. TNCI : ejabat Timbalan Naib Canselor (enyelidikan & Inovasi) JKA : Jawatankuasa engurusan Aplikasi /T /T 1/24
No. CD emilik roses Sistem, erisian engguna, Multimedia, Infrastruktur dan Sistem angkalan Data. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () J : Jawatankuasa enyewaan eralatan JKT : Jawatankuasa Teknikal JKK UM : Jawatankuasa Kerja UM Seksyen/Bahagian : Rangkaian, telekomunikasi, keselamatan, pusat data KBS : Ketua Bahagian Sokongan engguna 4.0 KELULUSAN Semua permohonan perolehan perlu mengisi borang ermohonan Kelulusan Jawatankuasa Kerja UM (SOK//BR05/JKK) bagi mendapat kelulusan Jawatankuasa Kerja yang merangkumi: i. erolehan sebarang peralatan / perkakasan infrastruktur rangkaian (suis atau hub rangkaian, wireless access point dan router). ii. embangunan sistem atau penambahbaikan sistem sama ada melibatkan implikasi kewangan atau tidak. iii. rojek pembangunan infrastruktur untuk bangunan baharu. iv. rojek pembangunan infrastruktur oleh pihak luar yang berada di dalam kawasan UM. v. erolehan sebarang perisian dan perkhidmatan. vi. ermohonan kerja-kerja yang melibatkan pemasangan rangkaian, wireless access point dan lain-lain yang berkaitan rangkaian (network) perlu mendapat pengesahan daripada Unit Rangkaian, idec. vii. ermohonan yang melibatkan pembangunan sistem perlu mendapat pengesahan daripada Bahagian engkomputeran entadbiran dan Bahagian engkomputeran Akademik idec. viii. ermohonan pemasangan CCTV, Access Door dan Barrier arking perlu mendapatkan kelulusan daripada Bahagian Keselamatan UM. 4.0 KELULUSAN DAN ENGECUALIAN 4.1 Kelulusan Ketua Bahagian ermohonan perolehan yang berjumlah tidak melebihi RM2000.00. Dapatkan pengesahan daripada Ketua TJ dan kelulusan daripada Ketua Zon /Ketua Seksyen bagi tujuan pemantauan. 4.2 Kelulusan JKK UM ermohonan perolehan yang melebihi RM10,000.00 bagi yang berikut perlu dibuat dengan mengisi Borang ermohonan Kelulusan erolehan UM (UM//BR05/K): i. embangunan infrastruktur/infostruktur sama ada melibatkan implikasi kewangan atau tidak. ii. rojek pembangunan infrastruktur untuk bangunan baharu. iii. rojek pembangunan infrastruktur oleh pihak luar yang berada di dalam kawasan UM. iv. erolehan sebarang peralatan / perkakasan infrastruktur rangkaian (suis atau hub rangkaian, wireless access point dan router). v. erolehan sebarang perisian dan perkhidmatan. /T 2/24
No. CD emilik roses 5.0 ENGECUALIAN Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 4.2 ENGECUALIAN /T Semua permohonan perolehan perlu mendapat kelulusan Jawatankuasa Kerja kecuali: i. erolehan perkhidmatan yang melibatkan penyelenggaraan dan baikpulih peralatan serta alat-alat ganti yang terlibat dalam proses berkenaan. ii. erolehan bekalan perkakasan, peralatan dan aksesori (pencetak, toner, catridge, storan mudah alih dan lain-lain) yang mempunyai nilai seunit yang tidak melebihi RM2,000.00. 6.0 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KERJA UM i. Merangka dan menggubal peraturan dan garis panduan Dasar ; ii. Merangka dan merancang strategi Universiti; iii. Mengawasi dan memastikan perancangan dilaksanakan mengikut dasar yang telah ditetapkan; iv. Melaporkan dan menasihatkan sebarang aktiviti kepada Jawatankuasa epandu ; v. Menentukan dan melaksanakan keperluan di TJ; vi. Memperakui dan seterusnya meluluskan perolehan berdasarkan garis panduan UM; erolehan bagi yang berikut tidak perlu kelulusan Jawatankuasa Kerja UM: i. erolehan perkhidmatan yang melibatkan baik pulih peralatan dan alat ganti peralatan yang rosak. ii. erolehan aksesori seperti toner, katrij, storan mudah alih,barang gunahabis dan lainlain. iii. erolehan dan penyelenggaraan peralatan makmal penyelidikan/pengajaran. 3.0 TANGGUNGJAWAB 3.1 Tanggungjawab emohon i. emohon perlu melengkapkan Borang ermohonan Kelulusan erolehan UM (UM//BR07/K) bagi perolehan yang melebihi RM2,000.00. ii. ermohonan yang menggunakan peruntukan geran penyelidikan universiti perlu mendapatkan kelulusan ejabat Timbalan Naib Canselor (enyelidikan & Inovasi) terlebih dahulu. Salinan Borang engurusan Geran (U/Y/BR39/Urusgeran) perlu disertakan bersama permohonan. iii. Salinan sebut harga pembekal perlu disertakan. iv. Dokumen sokongan berkaitan disertakan (jika perlu). 3.2 Tanggungjawab Ketua Zon / Ketua Seksyen i. Mendapatkan perakuan daripada Ketua Seksyen/Bahagian berkaitan (jika perlu). ii. Menilai sebut harga dan memilih yang terendah dan munasabah. iii. Mengesyorkan cadangan kepada pemohon sekiranya sebut harga tidak munasabah. /T 3/24
No. CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () iv. Meluluskan permohonan perolehan yang kurang dari RM2,000.00. v. Memperakukan permohonan perolehan yang melebihi RM2,000.00. 3.3 Tanggungjawab Ketua Bahagian i. Meluluskan perolehan kurang dari RM10,000.00. ii. Menilai dan memantau permohonan perolehan kurang dari RM10,000.00. iii. Menghantar laporan permohonan berkala kepada JKK. 3.4 Tanggungjawab Jawatankuasa Teknikal (JKT) i. Menilai, memantau dan meluluskan permohonan perolehan RM10,000.00 sehingga RM20,000.00. ii. Menilai dan menyokong permohonan perolehan yang melebihi RM20,000.00. iii. Menghantar laporan permohonan secara berkala kepada JKK. 3.5 Tanggungjawab JK engurusan Aplikasi (JKA) i. Menilai dan menyokong permohonan perolehan pembangunan aplikasi. ii. Mengesyorkan cadangan kepada pemohon sekiranya tidak memenuhi keperluan teknikal dan tidak menepati Garis anduan embangunan Sistem Aplikasi. 3.6 Tanggungjawab Jawatankuasa enyewaan eralatan (J) i. Menilai dan menyokong permohonan perolehan sewaan peralatan. ii. Mengesyorkan cadangan kepada pemohon sekiranya melibatkan proses permohonan sewaan peralatan. 3.7 Tanggungjawab Jawatankuasa Kerja UM (JKK UM) 4/24
No. CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () i. Menyediakan Dasar Teknologi Maklumat dan Komunikasi Universiti kepada Jawatankuasa Teknologi Maklumat dan Komunikasi Universiti; ii. Mencadangkan dan menyediakan draf Garis anduan, Arahan Kerja atau Tatacara yang melibatkan polisi bagi pemakaian khusus Teknologi Maklumat dan Komunikasi dalam Universiti; iii. Menyediakan garis panduan penetapan perolehan yang perlu mendapat kelulusan; iv. Mengemukakan isu yang melibatkan pematuhan kepada kaedah Dasar Teknologi Maklumat dan Komunikasi oleh staf dan pelajar Universiti; v. Menyediakan laporan berkaitan dengan Teknologi Maklumat yang terkini serta bersesuaian dengan Universiti dan mencadangkan penggunaannya mengikut keperluan yang wajar kepada Jawatankuasa Teknologi Maklumat dan Komunikasi; vi. Melaporkan aktiviti JKK kepada Jawatankuasa Teknologi Maklumat dan Komunikasi (JKTMK); vii. Memperakui dan seterusnya meluluskan permohonan perolehan berdasarkan Garis anduan Universiti; viii. engerusi boleh mewujudkan jawatankuasa lain dan melantik mana-mana pegawai untuk menganggotai jawatankuasa berkenaan bagi membantu Jawatankuasa Kerja dalam urusan hal ehwal teknologi maklumat. 6.0 ROSES TERERINCI T 6.1 Mula erincian 6.2 emohon melengkapkan Borang ermohonan Kelulusan Jawatankuasa Kerja UM (SOK//BR05/K) 5/24
No. CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.3 Kenal pasti keperluan (a) Jenis permohonan (b) Anggaran kos (c) Salinan Kelulusan RMC (d) Sokongan Bahagian berkaitan 6.4 Adakah perolehan <RM10,000 Jika Ya, ikut langkah 6.6 Jika Tidak, ikut langkah 6.5 6.5 Dapatkan sokongan JKK Jika Ya, dan jika :- i. Nilai perolehan <RM20,000, kelulusan perolehan daripada JKK dan ikut langkah 6.9. ii. Nilai perolehan RM20,000, ikut langkah 6.7 Jika tidak, ikut langkah 6.9 6.6 Sokongan Ketua Zon (KZ)/Ketua Seksyen (KS)? Jika Ya, dan jika :- i. Nilai perolehan <RM2,000, kelulusan perolehan daripada Ketua Zon atau Ketua Seksyen dan ikut langkah 6.9. ii. Nilai perolehan RM2,000, ikut langkah 6.8 Jika Tidak, ikut langkah 6.9 6.7 Laksanakan proses penilaian untuk kelulusan JKK 6.8 Laksanakan proses penilaian untuk kelulusan KBS 6.9 Maklumkan status sokongan dan kelulusan berkaitan: i. Sokongan perolehan oleh Ketua Zon atau Ketua Seksyen ii. Kelulusan perolehan daripada Ketua Bahagian Seksyen erolehan (KBS) iii. Sokongan JKK UM iv. Kelulusan Mesyuarat JKK UM 6.10 Tamat 6/24
No. CD OR - 02/2015 emilik roses Nama Dokumen: BORANG ERMOHONAN KELULUSAN JAWATANKUASA KERJA UM Kod Dokumen:SOK//BR05/JKK No. Isu:_02, No. Semakan:_04, Tarikh Kuatkuasa: 20/02/2014 BAHAGIAN A : MAKLUMAT EMOHON Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: BORANG ERMOHONAN KELULUSAN EROLEHAN UM Kod Dokumen:OR/IDEC/BR05/K No. Isu:_02, No. Semakan:_05, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 BAHAGIAN A : MAKLUMAT ERMOHONAN /T /T Nama : usat Tanggungjawab : No. Staf : E-mail : No. Telefon : BAHAGIAN B : MAKLUMAT ERMOHONAN 1. Tajuk : 2. Tujuan : 3. Kos/eruntukan : RM.../(engurusan/Tabung Amanah/penyelidikan (sila lampirkan borang kelulusan RMC)/Lain-lain (nyatakan):... 4. erakuan Ketua Zon /Timbalan engarah idec : Tandatangan dan Cap 5. erakuan Bahagian Keselamatan, UM/Timbalan engarah idec yang berkaitan*: Tandatangan dan Cap 6. engesahan Ketua TJ : Tandatangan dan Cap Nama : TJ : No. Staf : Emel : No. Telefon : BAHAGIAN A : MAKLUMAT ERMOHONAN Tajuk : Tujuan/Justifikasi : Kos eruntukan : RM...(engurusan/Tabung Amanah/enyelidikan (sila lampirkan Borang engurusan Geran RMC)/Lain-lain (nyatakan) :... Tandatangan emohon : Tarikh : Tandatangan dan Cop (Ketua TJ) : Tarikh : /T SESIFIKASI TERERINCI inda sebagai dokumen sokongan di BAHAGIAN B : ENGESAHAN SEKSYEN/BAHAGIAN BERKAITAN (JIKA ERLU) /T JUSTIFIKASI inda ke BAHAGIAN A : MAKLUMAT ERMOHONAN /T BAHAGIAN B : ENGESAHAN SEKSYEN/BAHAGIAN BERKAITAN (JIKA ERLU) T INFRASTRUKTUR (Rangkaian/Telekomunikasi/Ke /usat Data) 7/24
No. CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () SISTEM ALIKASI (Jawatankuasa engurusan Aplikasi) SEWAAN ERALATAN (Jawatankuasa enyewaan eralatan ) INFRASTRUKTUR KESELAMATAN (CCTV, Access Door, Barrier Gate) *Dokumen sokongan (mohon lampirkan bersama spesifikasi, pelan lantai, carta alir, diagram atau yang berkenaan) TANDATANGAN DAN CO (EGAWAI BERTANGGUNGJAWAB) TARIKH : BAHAGIAN C : ERAKUAN ERMOHONAN TANDATANGAN DAN CO (KETUA ZON /KETUA SEKSYEN ) TARIKH : BAHAGIAN D : KELULUSAN ERMOHONAN T T DILULUSKAN TIDAK DILULUSKAN OR -03/2015 Nama Dokumen: ROSEDUR ENYELENGGARAAN Kod Dokumen: UM/SOK//001 No. Isu:_02, No. Semakan:_04, Tarikh Kuatkuasa: 18/07/2014 TANDATANGAN DAN CO TARIKH : Nama Dokumen: ROSEDUR ENYELENGGARAAN Kod Dokumen: UM/OR/IDEC/003 No. Isu:_02, No. Semakan:_05, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 1.0 TUJUAN rosedur ini menerangkan cara perlaksanaan penyelenggaraan 2.0 SKO rosedur ini merangkumi aktiviti penerimaan permohonan, penganalisaan permohonan, perlaksanaan penyelenggaraan dan penilaian keberkesanan perkhidmatan penyelenggaraan. 1.0 TUJUAN rosedur ini menerangkan cara perlaksanaan penyelenggaraan berkala peralatan dan pangkalan data. 2.0 SKO rosedur ini merangkumi aktiviti mengenalpasti samada perlu untuk penyelenggaraan, perlaksanaan penyelenggaraan dan penilaian keberkesanan perkhidmatan penyelenggaraan berkala T /T 8/24
No. CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () yang melibatkan peralatan dan juga pangkalan data. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Tajuk Dokumen Garis anduan enyelenggaraan rosedur engurusan Aset Senarai Utama Aset UM Kod Dokumen SOK//G01/enyelen ggaraan UM/SOK/KEW- AST/012 SOK//SU01/Aset 5.0 TERMINOLOGI Kod Dokumen Tajuk Dokumen SOK//G01/enyelen Garis anduan enyelenggaraan ggaraan berkala UM/SOK/KEW- rosedur engurusan Aset AST/012 OR/IDEC/SU01/Aset Senarai Utama Aset UM 6.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN : Teknologi Maklumat dan Komunikasi Idec : usat embangunan Maklumat dan Komunikasi Ketua TJ : Dekan, engarah, Ketua Bahagian, engetua Naiktaraf : Merangkumi penambahan modul atau perubahan kepada aliran kerja sistem aplikasi, penambahan nod atau spesifikasi rangkaian, perubahan versi sistem aplikasi atau pangkalan data, penambahan perkakasan sistem aplikasi dan peningkatan spesifikasi perkakasan sedia ada. enyelenggaraan Kategori penyelenggaraan : Merangkumi penyelenggaraan iaitu sistem aplikasi, pangkalan data dan peralatan tidak termasuk Naiktaraf. : Sistem aplikasi, pangkalan data dan peralatan. : Teknologi Maklumat dan Komunikasi Idec : usat embangunan Maklumat dan Komunikasi Ketua TJ : Dekan, engarah, Ketua Bahagian, engetua enyelenggaraan Kategori penyelenggaraan : Merangkumi penyelenggaraan iaitu peralatan dan pangkalan data. : eralatan. enyelia : enyelia kepada Staf IT. TJ : usat Tanggungjawab Staf IT : egawai Teknologi Maklumat/enolong egawai Teknologi Maklumat/Juruteknik Komputer/staf lain yang dilantik untuk mengurus. Uru Setia SK : egawai yang dilantik untuk mentadbir Sistem engurusan Kualiti 9/24
No. CD emilik roses enyelia : enyelia kepada Staf IT. TJ : usat Tanggungjawab Staf IT : egawai Teknologi Maklumat/enolong egawai Teknologi Maklumat/Juruteknik Komputer/staf lain yang dilantik untuk mengurus. Uru Setia SK : egawai yang dilantik untuk mentadbir Sistem engurusan Kualiti enyelenggaraan : enyelenggaraan yang dilakukan Dalaman oleh Staf IT di UM enyelenggaraan Luaran : enyelenggaraan yang dilakukan oleh pihak luar yang dilantik oleh UM YB : :egawai Yang Bertanggungjawab TKD : Timbalan egawai Kawalan Dokumen 5.0 TANGGUNGJAWAB Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () enyelenggaraan : enyelenggaraan berkala yang Dalaman dilakukan oleh Staf IT di UM enyelenggaraan : enyelenggaraan berkala yang Luaran dilakukan oleh pihak luar yang dilantik oleh UM YB : :egawai Yang Bertanggungjawab TKD : Timbalan egawai Kawalan Dokumen 3.0 TANGGUNGJAWAB Ketua TJ bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan rosedur enyelenggaraan dilaksanakan dan semua Staf IT TJ bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini 7.0 ROSES TERERINCI Ketua TJ bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan rosedur enyelenggaraan berkala dilaksanakan dan semua Staf IT TJ bertanggungjawab untuk mematuhi prosedur ini 6.0 ROSES TERERINCI 7.1 Mula Tindakan 6.1 Mula Tindakan 7.2 Kenalpasti enyelenggaraan 7.2.1 Kenal pasti penyelenggaraan pada setiap awal tahun atau pada permulaan penerimaan Aset dengan merujuk Garis anduan enyelenggaraan (SOK//G01/enyelenggaraan) di dalam erkara 4.0 : Kenal pasti enyelenggaraan. 6.2 Kenalpasti enyelenggaraan Kenal pasti penyelenggaraan pada setiap awal tahun atau pada permulaan penerimaan Aset dengan merujuk Garis anduan enyelenggaraan (OR/IDEC/G01/enyelenggaraan) di dalam erkara 4.0 : Kenal pasti enyelenggaraan. 10/24
No. CD emilik roses 7.3 enyelenggaraan Berkala? 7.3.1 Jika TIDAK. Ikut langkah 7.4 7.3..2 Jika YA, ikut langkah 7.5 7.4 Teima Borang ermohonan 7.4.1 Terima Borang ermohonan enyelenggaraan ( Sistem Aplikasi) (SOK//BR01/enyelenggaraan). Daftar dan jana nombor rujukan ke dalam Log ermohonan enyelenggaraan (SOK//BL07/ermohonan peyelenggaraan) dan edarkan kepada enyelia. 7.5 7.4.2 Beri maklum balas permohonan kepada pemohon (rujuk Garis anduan penyelenggaraan (SOK//G01/penyelenggaraan) di dalam erkara 5.0 : Makluman kepda pengguna). Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.3 Sediakan Log Kekerapan enyelenggaraan Berkala Sediakan Log Kekerapan enyelenggaraan Berkala (rujuk Garis anduan enyelenggaraan Berkala (OR/IDEC/G01/enyelenggaraan) di dalam erkara 6.0 : enyediaan Log Kekerapan enyelenggaraan Berkala ) dengan menggunakan: a) Log enyelenggaraan Berkala Harian (OR/IDEC/BL02/ enyelenggaraan Harian) untuk penyelenggaraan harian atau mingguan; atau b) Log enyelenggaraan Berkala Tahunan (OR/IDEC/BL03/enyelenggaraan Tahunan) untuk penyelenggaraan bulanan atau tahunan Sediakan Log Kekerapan enyelenggaraan 7.5.1 Sediakan Log Kekerapan enyelenggaraan (rujuk Garis anduan enyelenggaraan (SOK//G01/enyelenggaraan) di dalam erkara 6.0 : enyediaan Log Kekerapan enyelenggaraan ) dengan menggunakan: a) Log enyelenggaraan Berkala Harian (SOK//BL02/ enyelenggaraan Harian) untuk penyelenggaraan harian atau mingguan; atau b) Log enyelenggaraan Berkala Tahunan (SOK//BL03/enyelenggaraan Tahunan) untuk penyelenggaraan bulanan atau tahunan 6.4 Selenggara Dalaman Berkala? Jika YA, ikut langkah 6.6.1 Jika TIDAK, ikut langkah 6.5 6.5 Ada Kontrak erjanjian? Jika YA, ikut langkah 6.6.2 Jika TIDAK, ikut langkah 6.6 6.6 Dapatkan Khidmat Selenggaraan Dapatkan khidmat selenggaraan baharu pihak luar, rujuk rosedur engurusan Aset (UM/SOK/KEW- AST/012). Ikut langkah 6.7 7.6 Selenggara Dalaman? 7.6.1 Jika YA, ikut langkah 7.8.1 7.6.2 Jika TIDAK, ikut langkah 7.7 7.7 Ada Kontrak erjanjian? 7.7.1 Jika YA, ikut langkah 7.8.2 7.7.2 Jika TIDAK, ikut langkah 7.11 11/24
No. CD emilik roses 7.8 Laksana Selenggaraan 7.8.1 Untuk penyelenggaraan dalaman : Laksana penyelenggaraan (rujuk Garis anduan enyelenggaraan (SOK//G01/enyelenggaraan) di bawah erkara 8.0 : enyelenggaraan Secara Dalaman). 7.8.2 Untuk penyelenggaraan luaran: Laksana penyelenggaraan (rujuk Garis anduan enyelenggaraan (SOK//G01/enyelenggaraan) di bawah erkara7.0: elaksanaan enyelenggaraan Secara Luaran). 7.9 enyelenggaraan memuaskan 7.9.1 Jika YA, ikut langkah 7.10 7.9.2 Jika Tidak, a) Bagi selenggaraan dalaman, ikut langkah 7.8.1 b) Bagi selenggaraabn luaran, ikut langkah 7.8.2 7.10 Analisa dan Lapor 7.10.1 Lakukan analisa penyelenggaraan dengan kekerapan 2 kali setahun dengan merujuk Laporan enyelenggaraan (SOK//L02/enyelenggaraan). 7.10.2 Sediakan Laporan Analisis enyelenggaraan (SOK//L01/Analisisenyelenggaraan) untuk tindakan penambahbaikan dan hantar kepada engarah idec dan Ketua TJ selewat-lewatnya pada bulan Julai dan Januari setiap tahun. 7.10.3 Sedia dan bentangkan Laporan Keberkesanan enyelenggaraan (SOK//L04/Keberkesanan enyelenggaraan) di Mesyuarat Semakan engurusan Universiti untuk tindakan penambahbaikan. 7.11 Dapatkan Khidmat Selenggaraan Dapatkan khidmat selenggaraan baharu pihak luar, rujuk rosedur engurusan Aset(UM/SOK/KEW- AST/012). Ikut langkah 7.8.2 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.7 Laksana Selenggaraan 6.7.1 Untuk penyelenggaraan Berkala dalaman : Laksana penyelenggaraan Berkala (rujuk Garis anduan enyelenggaraan Berkala (OR/IDEC/G01/enyelenggaraan) di bawah erkara 8.0 : enyelenggaraan Secara Berkala Dalaman). 6.7.2 Untuk penyelenggaraan Berkala luaran: Laksana penyelenggaraan (rujuk Garis anduan enyelenggaraan (OR/IDEC/G01/enyelenggaraan) di bawah erkara7.0: elaksanaan enyelenggaraan Berkala Secara Luaran). 6.8 enyelenggaraan memuaskan Jika YA, ikut langkah 6.9 Jika Tidak, a) Bagi selenggaraan dalaman, ikut langkah 6.7.1 b) Bagi selenggaraan luaran, ikut langkah 6.7.2 6.9 Analisa dan Lapor 6.9.1 Lakukan analisa penyelenggaraan dengan kekerapan 2 kali setahun dengan merujuk Laporan enyelenggaraan (OR/IDEC/L02/enyelenggaraan). 6.9.2 Sediakan Laporan Analisis enyelenggaraan (OR/IDEC/L01/Analisisenyelenggaraan) untuk tindakan penambahbaikan dan hantar kepada engarah idec dan Ketua TJ selewat-lewatnya pada bulan Julai dan Januari setiap tahun. 6.9.3 Sedia dan bentangkan Laporan Keberkesanan enyelenggaraan (OR/IDEC/L04/Keberkesanan enyelenggaraan) di Mesyuarat Semakan engurusan Universiti untuk tindakan penambahbaikan. 12/24
No. CD emilik roses 7.12 Tamat Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.10 Tamat 8.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1 UM/(Kod TJ)/300-3/2/1/1/(kategori penyelenggaraan )/ enyelenggaraan Luaran Butiran Aset Kontrak Dokumen Minit Keputusan JKK Universiti (jika berkaitan) Borang ermohonan enyelenggaraan (Sistem Aplikasi) ( SOK //BR01/enyelenggaraan) (jika berkaitan) Salinan Maklumbalas Status ermohonan ( SOK //BR04/ Maklumbalas Status ermohonan) (jika berkaitan) Laporan enyelenggaraan ( SOK //L02/ enyelenggaraan) Senarai Semak enyelenggaraan Komputer ( SOK //SS01/ enyelenggaraan Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan) Log enyelenggaraan Berkala Harian ( SOK //BL02/enyelenggaraan Harian) (jika berkaitan) Log enyelenggaraan BerkalaTahunan ( SOK //BL03/enyelenggaraan Tahunan) (jika berkaitan) Borang enyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (SOK//BR03/Baikpulih Khidmat Luar) (jika berkaitan) 2 UM/(Kod TJ)/300-3/2/1/2/ (kategori penyelenggaraan )/ enyelenggaraan Dalaman 7.0 REKOD Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1 UM/(Kod TJ)/300-2/4/2 (kategori penyelenggaraan )/ enyelenggaraan Berkala Luaran Butiran Aset Kontrak Dokumen Minit Keputusan JKK Universiti (jika berkaitan) Laporan enyelenggaraan (OR /IDEC/L02/ enyelenggaraan) Senarai Semak enyelenggaraan Komputer (OR /IDEC/SS01/ enyelenggaraan Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan) Log enyelenggaraan Berkala Harian (OR /IDEC/BL02/enyelenggaraan Harian) (jika berkaitan) Log enyelenggaraan BerkalaTahunan (OR /IDEC/BL03/enyelenggaraan Tahunan) (jika berkaitan) Borang enyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (OR/IDEC/BR03/Baikpulih Khidmat Luar) (jika berkaitan) 2 UM/(Kod TJ)/300-2/4/2 (kategori penyelenggaraan )/ enyelenggaraan Berkala Dalaman Butiran Aset Laporan enyelenggaraan (OR /IDEC/L02/ enyelenggaraan) Senarai Semak enyelenggaraan Komputer (OR / IDEC /SS01/ enyelenggaraan Komputer) atau lain-lain 13/24
No. CD emilik roses Butiran Aset Borang ermohonan enyelenggaraan (Sistem Aplikasi) ( SOK //BR01/enyelenggaraan) (jika berkaitan) Salinan Maklumbalas Status ermohonan ( SOK //BR04/Maklumbalas Status ermohonan) (jika berkaitan) Laporan enyelenggaraan (SOK//L02/ enyelenggaraan) Senarai Semak enyelenggaraan Komputer ( SOK //SS01/ enyelenggaraan Komputer) atau lain-lain senarai semak (service sheet) (jika berkaitan) Log enyelenggaraan Semasa ( SOK //BL01/enyelenggaraan Semasa) (jika berkaitan) Log enyelenggaraan Berkala Harian ( SOK //BL02/enyelenggaraan Harian) (jika berkaitan) Log enyelenggaraan Berkala Tahunan (SOK//BL03/enyelenggaraan Tahunan) (jika berkaitan) 3 UM/(Kod TJ)/300-3/2/1/3 ermohonan enyelenggaraan Log ermohonan enyelenggaraan (SOK//BL07/ermohonan enyelenggaraan) Salinan Borang ermohonan enyelenggaraan (Sistem Aplikasi) (SOK//BR01/enyelenggaraan) 4 UM/(Kod TJ)/300-3/2/1/8 Laporan Analisis enyelenggaraan Salinan Laporan Analisis enyelenggaraan (SOK//L01/Analisis enyelenggaraan) Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () senarai semak (service sheet) (jika berkaitan) Log enyelenggaraan Berkala Harian (OR / IDEC /BL02/enyelenggaraan Harian) (jika berkaitan) Log enyelenggaraan Berkala Tahunan (OR / IDEC /BL03/enyelenggaraan Tahunan) (jika berkaitan) 3 UM/(Kod TJ)/300-2/4/2 Laporan Analisis enyelenggaraan Berkala Salinan Laporan Analisis enyelenggaraan Berkala (OR/IDEC/L01/Analisis enyelenggaraan) 4 UM/300-2/4/2 (Keberkesanan enyelenggaraan ) Laporan Keberkesanan enyelenggaraan Berkala (OR/IDEC/L04/Keberkesanan enyelenggaraan) Laporan Analisis enyelenggaraan Berkala (OR/ IDEC /L01/Analisis 5 UM/(KOD TJ)/300-2/3/2 Senarai Utama Aset (OR/IDEC/SU01/Aset ) 14/24
No. CD emilik roses 5 UM/300-3/2/1/8 Laporan Keberkesanan enyelenggaraan (SOK//L04/Keberkesanan enyelenggaraan) Laporan Analisis enyelenggaraan (SOK//L01/Analisis Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6 UM/(KOD TJ)/300-3/2/1/7 Senarai Utama Aset Senarai Utama Aset (SOK//SU01/Aset ) 9.0 SEJARAH SEMAKAN 8.0 SEJARAH SEMAKAN OR -04/2015 Nama Dokumen: GARIS ANDUAN ENYELENGGARAAN Kod Dokumen:SOK//G01/ENYELENGGARAAN No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 14/08/2012 Nama Dokumen: GARIS ANDUAN ENYELENGGARAAN Kod Dokumen:OR/IDEC/G01/ENYELENGGARAAN No. Isu:_02, No. Semakan:_04, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 2.0 RUJUKAN rosedur enyelenggaraan (UM/SOK//001). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen 4.0 KENALASTI ENYELENGGARAAN Bagi penyelenggaraan selain daripada yang tersebut di atas, penyelenggaraan berkala atau mengikut keperluan semasa pengguna (on request) perlu... tersebut. Kenalpasti penyelenggaraan dengan merujuk Senarai Utama Aset UM (SOK//SU01/Aset ) sedia ada... UM/OR/IDEC/003 UM/SOK/KEW-AST/012 rosedur enyelenggaraan rosedur engurusan Aset 4.0 KENALASTI ENYELENGGARAAN Bagi penyelenggaraan selain daripada yang tersebut di atas, penyelenggaraan berkala perlu... tersebut. Kenalpasti penyelenggaraan dengan merujuk Senarai Utama Aset UM (OR/IDEC/SU01/Aset ) sedia ada... 5.0 MAKLUMAN KEADA ENGGUNA Bagi setiap permohonan... Status ermohonan (SOK//BR04/Maklumbalas Status ermohonan). 5.0 MAKLUMAN KEADA ENGGUNA Bagi setiap permohonan...status ermohonan (OR/IDEC/BR04/Maklumbalas Status ermohonan). 15/24
No. CD emilik roses 6.0 ENYEDIAAN LOG KEKERAAN ENYELENGGARAAN Sediakan Log Kekerapan... Tahunan (SOK//BL03/enyelenggaraan Tahunan) untuk penyelenggaraan bulanan atau tahunan. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.0 ENYEDIAAN LOG KEKERAAN ENYELENGGARAAN Sediakan Log Kekerapan... Tahunan (OR/IDEC/BL03/enyelenggaraan Tahunan) untuk penyelenggaraan bulanan atau tahunan. 7.0 ELAKSANAAN ENYELENGGARAAN SECARA LUARAN 7.1 EMERIKSAAN ENYELENGGARAAN d) Jalankan pemeriksaan... enyelenggaraan Komputer (SOK//SS01/enyelenggaraan Komputer) atau... komputer; e) Rekodkan kerja... enyelenggaraan (SOK//L02/enyelenggaraan); f) Serahkan Laporan enyelenggaraan (SOK//L02/enyelenggaraan) kepada enyelia yang bertanggungjawab untuk pengesahan; g) Isi Borang enyerahan Aset Untuk Khidmat Luar; h) (SOK//BR03/Baikpulih Khidmat Luar), jika berkaitan; 7.0 ELAKSANAAN ENYELENGGARAAN SECARA LUARAN 7.1 EMERIKSAAN ENYELENGGARAAN d) Jalankan pemeriksaan...enyelenggaraan Komputer (OR/IDEC/SS01/ enyelenggaraan Komputer) atau...komputer; e) Rekodkan kerja... enyelenggaraan (OR/ IDEC /L02/enyelenggaraan); f) Serahkan Laporan enyelenggaraan (OR/ IDEC /L02/enyelenggaraan) kepada enyelia yang bertanggungjawab untuk pengesahan; g) Isi Borang enyerahan Aset Untuk Khidmat Luar; h) (OR/ IDEC /BR03/Baikpulih Khidmat Luar), jika berkaitan; 8.1 ENYELENGGARAAN BERKALA b) Jalankan pemeriksaan... Komputer (SOK //SS01/enyelenggaraan Komputer) untuk penyelenggaraan komputer; c) Staf IT TJ... enyelenggaraan (SOK //L02/enyelenggaraan). Untuk penyelenggaraan... bulan. ; d) Serahkan Laporan enyelenggaraan (SOK//L02/enyelenggaraan) kepada enyelia yang bertanggungjawab untuk pengesahan. ; 8.1 ENYELENGGARAAN BERKALA b) Jalankan pemeriksaan...komputer (OR/ IDEC /SS01/enyelenggaraan Komputer) untuk penyelenggaraan komputer; c) Staf IT TJ... enyelenggaraan (OR/ IDEC /L02/enyelenggaraan). Untuk penyelenggaraan... bulan. ; d) Serahkan Laporan enyelenggaraan (OR/ IDEC /L02/enyelenggaraan) kepada enyelia yang bertanggungjawab untuk pengesahan. ; 16/24
No. CD emilik roses 8.2 ENYELENGGARAAN MENGIKUT KEERLUAN SEMASA ENGGUNA a) Laksana penyelenggaraan mengikut keperluan; b) Rekodkan kerja... (SOK//L02/enyelenggaraan); c) Serahkan Laporan enyelenggaraan ( SOK //L02/enyelenggaraan) kepada... pengesahan; dan d) Serahkan Laporan enyelenggaraan ( SOK //L02/enyelenggaraan) kepada... penyelenggaraan. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 8.2 ENYELENGGARAAN MENGIKUT KEERLUAN SEMASA ENGGUNA a) Laksana penyelenggaraan mengikut keperluan; b) Rekodkan... (OR/ IDEC /L02/enyelenggaraan); c) Serahkan Laporan enyelenggaraan (OR/ IDEC /L02/enyelenggaraan) kepada..pengesahan; dan d) Serahkan Laporan enyelenggaraan (OR/ IDEC /L02/enyelenggaraan) kepada... penyelenggaraan. OR -05/2015 Nama Dokumen: LOG ENYELENGGARAAN BERKALA (HARIAN) Kod Dokumen:SOK//BL02/ENYELENGGARAAN HARIAN No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011 Nama Dokumen: LOG ENYELENGGARAAN BERKALA (HARIAN) Kod Dokumen:OR/IDEC/BL02/ENYELENGGARAAN HARIAN No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira OR -06/2015 Nama Dokumen: LOG ENYELENGGARAAN BERKALA TAHUNAN Kod Dokumen:SOK//BL02/ENYELENGGARAAN TAHUNAN No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011 Nama Dokumen: LOG ENYELENGGARAAN BERKALA TAHUNAN Kod Dokumen:OR/IDEC/BL02/ENYELENGGARAAN TAHUNAN No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira OR -07/2015 Nama Dokumen: SENARAI SEMAK ENYELENGGARAAN KOMUTER Kod Dokumen:SOK//SS01/ENYELENGGARAAN KOMUTER No. Isu:_02, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 18/07/2014 Nama Dokumen: SENARAI SEMAK ENYELENGGARAAN KOMUTER Kod Dokumen:OR/IDEC/SS01/ENYELENGGARAAN KOMUTER No. Isu:_02, No. Semakan:_01, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira 17/24
No. CD OR -08/2015 emilik roses Nama Dokumen: LAORAN ANALISIS ENYELENGGARAAN Kod Dokumen:SOK//L01/ANALISIS ENYELENGGARAAN No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 14/08/2012 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () Nama Dokumen: LAORAN ANALISIS ENYELENGGARAAN Kod Dokumen:OR/ IDEC /L01/ANALISIS ENYELENGGARAAN No. Isu:_02, No. Semakan:_04, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira OR -09/2015 Nama Dokumen: LAORAN ENYELENGGARAAN Kod Dokumen:SOK//L02/ENYELENGGARAAN No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 14/08/2012 Nama Dokumen: LAORAN ENYELENGGARAAN Kod Dokumen:OR/ IDEC /L02/ENYELENGGARAAN No. Isu:_02, No. Semakan:_04, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira OR -10/2015 Nama Dokumen: LAORAN KEBERKESANAN ENYELENGGARAAN Kod Dokumen:SOK//L01/KEBERKESANAN ENYELENGGARAAN No. Isu:_02, No. Semakan:_01, Tarikh Kuatkuasa: 14/08/2012 Nama Dokumen: LAORAN KEBERKESANAN ENYELENGGARAAN Kod Dokumen:OR/IDEC/L01/KEBERKESANAN ENYELENGGARAAN No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira OR -11/2015 Nama Dokumen: ROSEDUR ERKHIDMATAN SOKONGAN Kod Dokumen: UM/OR/IDEC/002 No. Isu:_02, No. Semakan:_04, Tarikh Kuatkuasa: 16/01/2014 Nama Dokumen: ROSEDUR ERKHIDMATAN SOKONGAN Kod Dokumen: UM/OR/IDEC/002 No. Isu:_02, No. Semakan:_05, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 2.0 TUJUAN rosedur ini menerangkan cara melaksana perkhidmatan sokongan di usat embangunan Maklumat dan Komunikasi untuk semua TJ UM. 2.0 TUJUAN rosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan cara melaksana perkhidmatan sokongan di usat embangunan Maklumat dan Komunikasi untuk semua TJ UM. T 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 4.0 DOKUMEN RUJUKAN /T Kod Dokumen Tajuk Dokumen Kod Dokumen Tajuk Dokumen OR/IDEC/AKO6/Sidan g Video Arahan Kerja erkhidmatan Sidang Video OR/iDEC/AK31/erkhidma tan Arahan Kerja erkhidmatan 18/24
No. CD emilik roses OR/IDEC/AK07/Grid Computing OR/IDEC/AK08/Virtua l Server OR/IDEC/AK30/Raka man OR/IDEC/AK11/Motio n Capture OR/IDEC/AK12/OMR OR/IDEC/AK13/Jwp OMR OR/IDEC/AK14/Makm al Komputer OR/IDEC/AK15/erisi an Berlesen OR/IDEC/AK16/erun dingan OR/IDEC/AK23/Khidm at Sistem Aplikasi OR/IDEC/AK24/Khidm at angkalan Data OR/IDEC/AK25/Khidm at Infrastruktur Rangkaian OR/IDEC/AK29/Khidm at Multimedia OR/IDEC/SU04/Khidm at Sokongan OR/IDEC/SU06/erala tan Rakaman OR/IDEC/SS02/Jwp OMR OR/IDEC/SU04/ Bilik MOCA OR/IDEC/SU02/Staf erisian Arahan Kerja erkhidmatan Biruni Grid Computing Arahan Kerja erkhidmatan Virtual Server Arahan Kerja Rakaman Arahan Kerja erkhidmatan Motion Capture Arahan Kerja emprosesan Kertas Jawapan OMR eperiksaan elajar Arahan Kerja ermohonan Kertas Jawapan OMR Arahan Kerja Tempahan Makmal Komputer Arahan Kerja ermohonan erisian Berlesen UM Arahan Kerja erundingan Arahan Kerja erkhidmatan Sistem Aplikasi Arahan Kerja erkhidmatan angkalan Data Arahan Kerja erkhidmatan Infrastruktur Rangkaian Arahan Kerja erkhidmatan Multimedia Senarai Utama erkhidmatan Sokongan Senarai eralatan Rakaman Senarai Semak roses Kertas Jawapan OMR Senarai Semak Bilik MOCA Senarai Staf IT (bertanggungjawab dalam menguruskan perisian) Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () OR/iDEC/SU04/Khidmat Sokongan OR/iDEC/SS01/Rakaman Video OR/iDEC/SS02/Jwp OMR OR/iDEC/SU02/Staf erisian OR/iDEC/B02/roses OMR OR/iDEC/B03/Data OMR SM OR/iDEC/SU01/erunding Senarai Utama erkhidmatan Sokongan Senarai Semak eralatan Rakaman Video Senarai Semak roses Kertas Jawapan OMR Senarai Staf TJ (bertanggungjawab dalam menguruskan perisian) Buku anduan roses OMR Buku anduan indah Data OMR Ke SM rofil erunding - Sistem WINSCORE 19/24
No. CD emilik roses OR/IDEC/B01/Virtua l Server OR/IDEC/B02/rose s OMR OR/IDEC/B03/Data OMR SM OR/IDEC/SU01/erun ding Buku anduan Admin endaftaran Virtual Server Buku anduan roses OMR Buku anduan indah Data OMR ke SM rofil erunding Sistem WINSCORE Laman Wen ermohonan Sijil (Certificate) engguna ASGCCA Laman Web BIRUNI Gris COmputing Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN 6.0 CARTA ALIR 6.0 ROSES TERERINCI Carta alir proses dimasukkan ke dalam jadual proses terperinci 7.0 ROSES TERERINCI 7.1 Mula Tindakan 6.0 ROSES TERERINCI 6.1 Mula Tindakan /T 7.2 Terima ermohonan erkhidmatan 7.2.1 Terima permohonan perkhidmatan daripada emohon melalui Borang ermohonan erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/BR03/Sokongan ). 7.2.2 Daftar dan janakan nombor rujukan permohonan kedalam Log ermohonan erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/BL05/erkhidmatan Sokongan). 7.3 Kenalpasti Jenis erkhidmatan 7.3.1 Kenalpasti Jenis erkhidmatan Sokongan melalui Senarai Utama erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/SU04/Khidmat Sokongan) 6.2 (a) Terima Borang ermohonan erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/BR03/Sokongan ) (b) Daftar dan janakan nombor rujukan permohonan ke dalam Log ermohonan erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/BL05/erkhidmatan Sokongan) 6.3 Kenalpasti Jenis erkhidmatan Sokongan melalui Senarai Utama erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/SU04/Khidmat Sokongan). 20/24
No. CD emilik roses 7.4 Kajian Kebolehlaksanaan 7.4.1 Buat kajian kebolehlaksanaan untuk erkhidmatan Sokongan. 7.4.2 Sahkan status permohonan. Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 6.4 Kajian Kebolehlaksanaan (a) Buat kajian kebolehlaksanaan untuk erkhidmatan Sokongan. (b) Sahkan status permohonan. 7.5 Boleh Dilaksana? 7.5.1 Jika TIDAK, laksanakan langkah 7.6 7.5.2 Jika YA, laksanakan langkah 7.7 7.6 Maklumkan kepada emohon Maklumkan keputusan penolakan kepada pemohon dan laksanakan Langkah 8.0. 7.7 Laksanakan erkhidmatan 7.7.1 Daftar permohonan kedalam Log erlaksanaan erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/BL20/erlaksanaan erkhidmatan) 7.7.2 Laksanakan perkhidmatan merujuk kepada Arahan Kerja/rosedur yang berkaitan. 7.8 Sahkan erkhidmatan 7.8.1 Serahkan hasil perkhidmatan (jika ada). 7.8.2 Tandatangan pengesahan penerimaan perkhidmatan pada Borang ermohonan erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/BR03/Sokongan ). 7.9 Analisis dan Laporan 7.9.1 Buat analisis dan sediakan laporan analisis perkhidmatan sokongan pada akhir bulan Mac, Jun, September dan Disember (4 kali setahun). 7.9.2 Bentang laporan di Mesyuarat engurusan TJ. 8.0 Tamat 6.5 Jika boleh dilaksanakan, ikut langkah 6.7. Jika tidak, ikut langkah 6.6. 6.6 Maklumkan kepada pemohon bahawa permohonan tidak boleh dilaksanakan melalui telefon/emel/memo. 6.7 Maklumkan kepada pemohon bahawa permohonan diterima dan boleh dilaksanakan melalui telefon/emel/memo. 6.8 c) Daftar permohonan ke dalam Log erlaksanaan erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/BL20/erlaksanaan erkhidmatan) d) Laksanakan perkhidmatan seperti yang terdapat dalam Arahan Kerja yang berkaitan. 6.9 Serah hasil perkhidmatan (jika ada) dan tandangan pengesahan pada Borang ermohonan erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/BR03/Sokongan ). 6.10 Buat analisis dan laporan: 6.11 Tamat (a) Sediakan laporan analisis perkhidmatan melalui borang Laporan Analisis erkhidmatan Sokongan (OR/iDEC/L04/erkhidmatan SOK ) pada setiap suku tahun (Januari-Mac, April-Jun, Julai-September, Oktober-Disember). (b) Bentangkan di Mesyuarat engurusan TJ 8.0 REKOD KUALITI 7.0 REKOD 21/24
No. CD emilik roses Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () 9.0 SEJARAH SEMAKAN 8.0 SEJARAH SEMAKAN OR -12/2015 Nama Dokumen: ROSEDUR BAIK ULIH Kod Dokumen: UM/SOK//002 No. Isu:_02, No. Semakan:_05, Tarikh Kuatkuasa: 20/02/2014 8.0 REKOD KUALITI Nama Dokumen: ROSEDUR BAIK ULIH Kod Dokumen: UM/OR/IDEC/004 No. Isu:_02, No. Semakan:_06, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 8.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1 UM/(Kod TJ)/300-3/2/1/4 BAIK ULIH /(Kategori Baik ulih) Borang Baik ulih (SOK//BR02/Baik ulih) Log Baik ulih (SOK//BL04/Baik ulih) Borang enyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (SOK//BR03/Baik ulih Khidmat Luar) 2 UM/(Kod TJ)/300-3/2/1/6 LAORAN ENILAIAN BAIK ULIH Salinan Laporan enilaian Baik ulih (SOK//L03/enilaian Baik ulih) 3 UM/300-3/2/1/10 LAORAN BAIK ULIH Laporan enilaian Baik ulih (SOK//L03/enilaian Baik ulih) 4 UM/300-3/2/1/11 LAORAN ANALISIS BAIK ULIH LAORAN ANALISIS KEBERKESANAN BAIK ULIH KESELURUHAN (SOK//L05/Analisis Keberkesanan Baik ulih) Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1 UM/(Kod TJ)/300-2/3/3 BAIK ULIH /(Kategori Baik ulih) Borang Baik ulih (OR/IDEC/BR02/Baik ulih) Log Baik ulih (OR/IDEC /BL04/Baik ulih) Borang enyerahan Aset Untuk Khidmat Luar (OR/IDEC/BR03/Baik ulih Khidmat Luar) 2 UM/(Kod TJ)/300-2/3/3 LAORAN ENILAIAN BAIK ULIH Salinan Laporan enilaian Baik ulih (OR/IDEC /L03/enilaian Baik ulih) 3 UM/300-2/3/3 LAORAN BAIK ULIH Laporan enilaian Baik ulih (OR/IDEC /L03/enilaian Baik ulih) 4 UM/300-2/3/3 LAORAN ANALISIS BAIK ULIH LAORAN ANALISIS KEBERKESANAN BAIK ULIH KESELURUHAN (OR/IDEC /L05/Analisis Keberkesanan Baik ulih) -13/2015 Nama Dokumen: GARIS ANDUAN BAIK ULIH Kod Dokumen: SOK//G02/BAIK ULIH No. Isu:_02, No. Semakan:_04, Tarikh Kuatkuasa: 16/01/2014 Nama Dokumen: GARIS ANDUAN BAIK ULIH Kod Dokumen: OR/IDEC/G02/BAIK ULIH No. Isu:_02, No. Semakan:_05, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 22/24
No. CD -14/2015-15/2015-16/2015-17/2015-18/2015-19/2015-20/2015 emilik roses Nama Dokumen: GARIS ANDUAN INJAMAN ASET Kod Dokumen: SOK//G04/INJAMAN ASET No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011 Nama Dokumen: BORANG BAIK ULIH Kod Dokumen: SOK//BR02/BAIK ULIH No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 16/01/2014 Nama Dokumen: BORANG ENYERAHAN ASET UNTUK KHIDMAT LUAR Kod Dokumen: SOK//BR03/BAIK ULIH KHIDMAT LUAR No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 16/01/2014 Nama Dokumen: BORANG INJAMAN ASET Kod Dokumen: SOK//BR06/INJAM ASET No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011 Nama Dokumen: SENARAI UTAMA ASET UM Kod Dokumen: SOK//SU01/ASET No. Isu:_02, No. Semakan:_01, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011 Nama Dokumen: LOG BAIK ILIH Kod Dokumen: SOK//BL04/BAIK ULIH No. Isu:_02, No. Semakan:_04, Tarikh Kuatkuasa: 16/01/2014 Nama Dokumen: LOG ERGERAKAN ASET Kod Dokumen: SOK//BL05/ERGERAKAN ASET No. Isu:_02, No. Semakan:_00, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: GARIS ANDUAN INJAMAN ASET Kod Dokumen: OR/IDEC/G04/INJAMAN ASET No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: BORANG BAIK ULIH Kod Dokumen: OR/IDEC/BR02/BAIK ULIH No. Isu:_02, No. Semakan:_04 Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: BORANG ENYERAHAN ASET UNTUK KHIDMAT LUAR Kod Dokumen: OR/IDEC/BR03/BAIK ULIH KHIDMAT LUAR No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: BORANG INJAMAN ASET Kod Dokumen: OR/IDEC /BR06/INJAM ASET No. Isu:_02, No. Semakan:_03 Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: SENARAI UTAMA ASET UM Kod Dokumen: OR/IDEC/SU01/ASET No. Isu:_02, No. Semakan:_02 Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: LOG BAIK ILIH Kod Dokumen: OR/IDEC/BL04/BAIK ULIH No. Isu:_02, No. Semakan:_05 Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: LOG ERGERAKAN ASET Kod Dokumen: OR/IDEC/BL05/ERGERAKAN ASET No. Isu:_02, No. Semakan:_01, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 23/24
No. CD -21/2015-22/2015-23/2015 OR -24/2015 emilik roses Nama Dokumen: LOG ERMOHONAN INJAMAN ASET Kod Dokumen: SOK//BL06/ERMOHONAN INJAMAN ASET No. Isu:_02, No. Semakan:_01, Tarikh Kuatkuasa: 22/08/2011 Nama Dokumen: LAORAN ENILAIAN BAIK ULIH Kod Dokumen: SOK//L03/ENILAIAN BAIK ULIH No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 16/01/2014 Nama Dokumen: LAORAN ANALISIS KEBERKESANAN BAIK ULIH KESELURUHAN Kod Dokumen: SOK//L05/ANALISIS KEBERKESANAN BAIK ULIH No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 16/01/2014 Nama Dokumen: LOG ERMOHONAN ERKHIDMATAN SOKONGAN Kod Dokumen: OR/IDEC/BL05/ERKHIDMATAN SOKONGAN No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 16/01/2014 Huraian indaan Dokumen * Tambahan (T) / indaan emotongan () erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: LOG ERMOHONAN INJAMAN ASET Kod Dokumen: OR/IDEC/BL06/ERMOHONAN INJAMAN ASET No. Isu:_02, No. Semakan:_02, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: LAORAN ENILAIAN BAIK ULIH Kod Dokumen: OR/IDEC/L03/ENILAIAN BAIK ULIH No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: LAORAN ANALISIS KEBERKESANAN BAIK ULIH KESELURUHAN Kod Dokumen: OR/IDEC/L05/ANALISIS KEBERKESANAN BAIK ULIH No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira Nama Dokumen: LOG ERMOHONAN ERKHIDMATAN Kod Dokumen: OR/IDEC/BL05/ERKHIDMATAN SOKONGAN No. Isu:_02, No. Semakan:_03, Tarikh Kuatkuasa: 18/12/2015 erubahan tajuk dokumen dari SOK kepada OR mengambil kira 24/24