AGENDA 5: PRESTASI PROSES, KEAKURAN DAN KEBERKESANAN SPK 5.3 Pencapaian Objektif Kualiti SPK LAPORAN WAKIL PENGURUSAN
Laporan Pencapaian KPI 2017 dan Penetapan Sasaran KPI 2018 oleh Pengarah CosComm Laporan Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras (PTFA) 2017, dan Penetapan PTFA 2018 oleh Pengarah CQA Laporan Pencapaian Piagam Pelanggan Proses Utama dan Operasi Perkhidmatan Sokongan oleh Pegawai Kepuasan Pelanggan (PKP) UPM
3 kategori objektif kualiti yang ditentu, dan relevan dengan fungsi, peringkat dan keputusan SPK 1 P I H A K B E R K E P E N T I N G A N / P E L A N G G A N ISU DALAMAN UPM & ISU LUARAN YANG RELEVAN PIHAK BERKEPENTINGAN YANG RELEVAN DENGAN UPM & KEPERLUAN MEREKA P E M E TA A N S I S T E M P E N G U R U S A N K U A L I T I U N I V E R S I T I P U T R A M A L AY S I A 2 3 1 32 KPI UPM 2 3 5 Matlamat Pelan Strategik UPM VISI UPM
Laporan Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras (PTFA) 2017, dan Penetapan PTFA 2018 oleh Pengarah CQA 11 objektif 11 objektif 48 objektif
Pelaporan kali pertama menggunakan Sistem LPFA & Taklimat Penggunaan Sistem kepada TWP &TPKD peneraju proses telah diadakan pada 13 Disember 2017.
Pencapaian Keseluruhan Objektif Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras: 70 60 50 40 30 61 ANALISIS PENCAPAIAN KESELURUHAN 20 10 0 9 Capai Tidak Capai Tidak Diukur 0
Mengikut Proses Utama, Proses Sokongan dan Proses Operasi Perkhidmatan Sokongan 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 ANALISIS KESELURUHAN MENGIKUT SKOP 9 8 2 3 4 0 0 0 Proses Utama Proses Sokongan Proses Operasi Perkhidmatan Sokongan Capai Tidak Capai Tidak Diukur 44
Pencapaian Keseluruhan Mengikut Peneraju: 20 Analisis Keseluruhan Mengikut Peneraju Proses 18 16 14 12 10 9 8 6 6 5 5 4 4 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Capai Tak Capai Tidak Diukur
Pelan Fungsian dan Aras Tahun 2017 yang tidak mencapai sasaran diambil tindakan kawalan ketakakuran, dan Pelan Fungsian dan Aras Tahun 2018 dikemuka mengambil kira kawalan tersebut.
(A) PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI (11) No. Proses Utama Objektif Kualiti Petunjuk Prestasi 1 Pengambilan Pelajar Baharu Prasiswazah Mendapatkan calon pelajar cemerlang mengikut program pengajian UPM Peratusan pelajar yang memilih program UPM sebagai pilihan pertama berdasarkan PNGK 3.0 Peratusan pendaftaran pelajar baharu dengan PNGK 3.5 ke program pengajian bacelor yang ditawarkan Sasaran 2017 Pencapaian 2017 Perubahan Petunjuk Prestasi untuk Pengukuran 2018 (sekiranya Ada) Penetapan Sasaran 2018 55% 63.30% -- 65% 60% 56.70% -- 60% 2 Pengambilan dan Kemasukan Pelajar Siswazah Keputusan permohonan kemasukan dimaklumkan kepada calon 3 Pendaftaran Pelajar Pelajar mendaftar tidak lewat dari minggu kedua (2) selepas semester bermula 4 Penilaian Tesis Pelajar menduduki Viva Voce selepas penyerahan tesis 5 Pengurusan Bantuan Kewangan Pelajar mendapat keputusan permohonan bantuan kewangan/biasiswa Peratusan pelajar yang memilih program UPM sebagai pilihan pertama berdasarkan PNGK 3.5 Peratusan keputusan yang dikeluarkan dalam tempoh 60 hari selepas tarikh permohonan lengkap diterima 22% 30.00% -- 35% 80% 98.50% -- 80% Peratusan pelajar mendaftar 80% 96.50% -- 80% Peratusan pelajar menduduki viva dalam tempoh tiga (3) bulan selepas penyerahan tesis kepada Sekolah Pengajian Siswazah untuk pemeriksaan Peratusan pelajar yang mendapat keputusan tidak lewat tiga (3) bulan selepas tarikh tutup permohonan 73% 80.97% -- 73% 100% 100% Peratusan pelajar yang mendapat keputusan tidak lewat dua (2) bulan selepas tarikh tutup permohonan 100%
6 Penilaian Pengajaran Kursus/Amali MKSP (A) PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI (11) 7 Penilaian Kemajuan bagi Pelajar Secara Penyelidikan 8 Laboratories Compliance and Accreditation Fully Operational and Calibrated (Bermula 2018 ditukar kepada Pengekalan Akreditasi Makmal Meningkatkan kualiti pengajaran kursus/amali Penilaian laporan kemajuan pelajar secara penyelidikan dibuat melalui online dan dinilai oleh Jawatankuasa Penyeliaan dalam tempoh yang telah ditetapkan Memastikan makmal/ penyelidikan/ perkhidmatan professional memenuhi piawaian yang ditetapkan Peratusan pensyarah/pensyarah sambilan mendapat skor 3.5 (skala likert 5) atau lebih untuk penilaian pengajaran (Pensyarah program sepenuh masa dalam kampus) - Prasiswazah Peratusan pensyarah/pensyarah sambilan mendapat skor 3.5 (skala likert 5) atau lebih untuk penilaian pengajaran (Pensyarah program sepenuh masa dalam kampus) - Siswazah Peratusan laporan kemajuan pelajar secara penyelidikan dibuat secara online dalam tempoh dan dinilai oleh Jawatankuasa Penyeliaan pada setiap semester Bilangan makmal yang diakreditasi (ISO 17025/ISO 15189) 95% 95% 80% 16 Bil. 99.67% -- 95% 97.80% -- 95% 97.55% -- 80% 15. Bil. -- 16 Bil. (tiada penambahan makmal - berlaku perubahan standard MS ISO 17025:2005 kepada MS ISO 17025:2017)
(B) PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL (11) No. Proses Utama Objektif Kualiti Petunjuk Prestasi Sasaran 2017 1 Pengendalian Aduan Awam dan Maklum Balas Melaksanakan tindakan terhadap aduan dalam tempoh yang ditetapkan - 21 hari sekiranya melibatkan PTJ UPM dan 6 bulan hingga setahun sekiranya melibatkan pihak ketiga 2 Perolehan Borang penilaian prestasi pembekal secara online Tahun 2018: 9 objektif Peratusan kes aduan yang diambil tindakan dalam tempoh yang ditetapkan Laporan keseluruhan Penilaian Prestasi Pembekal 2 kali setahun - 80% Laporan keseluruhan Penilaian Prestasi Pembekal 2 kali setahun - 95% ke atas Laporan keseluruhan Penilaian Prestasi Pembekal 2 kali setahun - 50% (kurang memuaskan) Pencapaian 2017 Perubahan Petunjuk Prestasi untuk Pengukuran 2018 (sekiranya Ada) Penetapan Sasaran 2018 90% 91% -- 90% 80% 85.78% 10% 9.02% 0% 0.06% Laporan keseluruhan Penilaian Prestasi Pembekal 2 kali setahun - 50% dan ke bawah (kurang memuaskan) 10%
(B) PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL (11) 3 Membangunkan Memastikan staf menghadiri Modal Insan Terbaik latihan Peratusan staf yang menghadiri latihan 3 hari setahun untuk staf bukan akademik 100% 98.17% -- 100% 4 Penyelenggaraan Infrastruktur 5 Mengambil Modal Insan Terbaik Memastikan bekalan air, elektrik, dan sistem rawatan kumbahan berfungsi secara berterusan Melantik pegawai akademik dari dalam dan luar negara daripadanya graduan 100 universiti terbaik dunia 6 Mematuhi Keperluan Memastikan persekitaran Keselamatan dan kerja yang selamat dan sihat Kesihatan Pekerjaan (KKP) 7 Swaakreditasi Program pengajian yang Program Pengajian ditawarkan memenuhi keperluan akreditasi yang ditetapkan Peratusan gangguan dipulihkan dalam masa 24 jam 90% 96% -- 90% Melantik pegawai akademik dari dalam dan luar negara daripadanya graduan 100 universiti terbaik dunia/mengikut bidang kepakaran Peratusan pencapaian program pemantauan KKP yang dilaksanakan berada pada tahap minimum yang ditetapkan Proses pertimbangan permohonan akreditasi program oleh Jawatankuasa Swaakreditasi Program Pengajian dilaksanakan dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelaksanaan audit program 20% 24.19% -- 20% 80% 84.70% -- 80% 100% 100% -- 100% Tahun 2018: 9 objektif Pemakluman kelulusan akreditasi program kepada fakulti dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh mesyuarat Jawatankuasa Swaakreditasi Program Pengajian Program pengajian yang ditawarkan memenuhi keperluan akreditasi yang ditetapkan 100% 100% -- 100% 100% 100% -- 100%
(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BURSAR, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ KEDIAMAN, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM (48) Tambahbaik Proses Utama 1 Perubahan Objektif Kualiti 2018 2 Petunjuk Prestasi Baharu - 2 Penetapan Sasaran Baru 2018 3 Gugur objektif kualiti - 2 Tahun 2018: 46 objektif 4 Pelaksanaan Perkhidmatan Sesi Kaunseling Memastikan pelajar mendapat perkhidmatan sesi kaunseling individu (Bermula 2018 ditukar kepada 'Meningkatkan keberkesanan perkhidmatan kaunseling individu' ) Peratusan pelajar dapat berjumpa pegawai psikologi dalam hari yang sama (masa bekerja) tanpa membuat temujanji (sesi kaunseling individu kali pertama) Memastikan 80% penilaian perkhidmatan sesi kaunseling mencapai min 3.5 ke atas 100% 100% Bermula 2018, petunjuk prestasi ini digugurkan 80% 100% Peratusan Penilaian klien mencapai min 3.75 ke atas - 80%
(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (48) : 12 Pembayaran Membayar dengan tepat dan mengikut tempoh 13 Belanjawan, Perolehan, Pembayaran, Pengurusan Aset dan Perakaunan (Bermula 2018 ditukar kepada 'Belanjawan, Perolehan, Pembayaran, Pengurusan Aset Perakaunan, Pengurusan Hasil dan Penjanaan') Mencapai sasaran kualiti mengikut proses utama Peratusan pembatalan melalui EFT Peratus membayar semua tuntutan dalam tempoh 14 hari Peratus membayar semua tuntutan dalam tempoh 7 hari Peratus pencapaian sasaran kualiti mengikut proses utama 0.60% 0.35% Cadangan untuk digugurkan bagi GUGUR pengukuran tahun 2018. - 100% 100% -- 100% 70% 70% -- 70% 80% 97.47% -- 80%
(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (48) : 16 Pengukuhan Kandungan Digital PSAS Menambah kandungan digital dalam UPMIR Bilangan pertambahan rekod UPMIR 6500 Bil. 7199 Bil. -- 6700 Bil Peratus pertambahan rekod AGRIS 8% 9.03% -- 8%
(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN: 24 Pelaksanaan, Menyediakan perkhidmatan Penyelenggaraan dan PutraBLAST kepada pelajar, Pemantauan Sistem Pengurusan pensyarah dan pentadbir sistem Pembelajaran 25 Perancangan dan Pelaksanaan Kajian Pengajaran dan Pembelajaran Mengukur pelaksanaan makluman/hebahan cadangan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran (Bermula 2018 ditukar kepada 'mengukur tahap kepuasan pelajar hasil daripada kajian exit survey') Jumlah kursus aktif di Pusat Tanggungjawab (PTJ) mempunyai minimum 13 item Pembelajaran Teradun atau Blended Learning (BL) pada akhir semester Makluman cadangan penambahbaikan berdasarkan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran kepada pihak berkaitan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran (JKPP)/Pegawai Kanan/Senat 35% 53.44% -- 40% 100% 100% Peratus pelajar mencatatkan penilaian > 6.00 (baik) dari skala 10 mata bagi kajian exit survey pelajar tahun akhir 60%
(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN: 31 Pengurusan Penyediaan Kemudahan Penginapan dan Aktiviti Pelajar Menyediakan kemudahan dan persekitaran penginapan pelajar yang kondusif serta peralatan aktiviti pelajar yang bersesuaian Indeks keselesaan dan petunjuk prestasi pada purata 3.5 (skala likert 5) 82% 92.90% -- 85%
Rujuk: MKSP
:AGENDA 4 SYOR: Mesyuarat diminta mengambil perhatian terhadap laporan yang telah dibentang: 1. Laporan Pencapaian Objektif Kualiti SPK bagi Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras (Pelan TFA) tahun 2017 bagi: a) Proses Utama 11 petunjuk prestasi b) Proses Sokongan - 11 petunjuk prestasi c) Proses Operasi Perkhimatan Sokongan 48 petunjuk prestasi 2. Mulai tahun 2017, Pelaporan Pelan TFA menggunakan Sistem LPFA, yang telah memudahkan pemantauan dan pelaporan. Sistem boleh diguna/dirujuk oleh semua pekerja UPM; 3. 7 Objektif kualiti Pelan TFA 2017 yang tidak dicapai, telah dilaksana tindakan pembetulan; dan 4. 66 Objektif Kualiti Pelan TFA Tahun 2018 telah diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Kali ke-39 yang telah diadakan pada 10 April 2018, dan pelaporan pencapaian dilaksana 2 kali/tahun (maklumat perinci boleh rujuk eiso).