BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi, menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengelola, menyimpan sampai mengeluarkan dan mendistribusikan informasi. Oleh karena itu perlengkapan dan inventaris kantor mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta, untuk menangani berbagai informasi dikantor tersebut. Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan. Maka perlengkapan kantor dan inventaris kantor sangat berfungsi dalam membantu kelancaran aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta. Jika dalam suatu instansi pemerintah maupun swasta kekurangan perlengkapan dan inventaris kantor maka aktivitas dan kegiatan kantor akan terganggu. Gie (1992) mengatakan bahwa perlengkapan kantor dapat berupa peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan persediaan kantor sedangkan inventaris kantor merupakan sebuah daftar yang memuat nama-nama barang milik instansi tersebut. Proses perlengkapan dan inventaris kantor artinya penyelenggaraan mengenai kebutuhan, penyediaan, penggunaan alat, benda, tempat dan fasilitas lainnya dan semua kebutuhan tersebut digunakan dalam kerangka untuk membantu kelancaran dalam melaksanakan aktivitas kantor.
Sehubungan dengan perlengkapan kantor, perlu diperhatikan khususnya kebutuhan perlengkapan kerja, standarisasi dan perincian benda-benda, proses pembelian benda-benda serta pembayaran, prosedur pemakaian benda baik permintaan maupun pengeluaran, pencatatan dan pengurusan harta benda, teknik menyimpan dan merawat harta benda, pemeliharaan gudang dan pengangkutan benda-benda, karena ini berhubungan dengan perlengkapan (bekal) kantor untuk membantu kelancaran aktifitas dan kegiatan kantor.perlengkapan kantor adalah suatu benda atau alat yang digunakan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor. Maka dibutuhkan berbagai macam perlengkapan kantor (office equipment) yang digunakan pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara. Dengan adanya perlengkapan kantor yang memadai,efisiensi kerja pada Bagian Akademik dapat ditingkatkan. Sedangkan Inventaris Kantor adalah sebuah daftar yang memuat barang milik instansi Inventaris Kantor dapat dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu : barang-barang inventaris tahan lama dan barang-barang habis pakai, sedangkan perlengkapan kantor dapat berupa alat tulis kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan lain sebagainya.
B. Permasalahan Untuk memfokuskan dan memperjelas topik yang akan dibahas pada tugas akhir ini, maka perlu diadakan perumusan guna mempermudah materi yang akan dibahas dan dipelajari selama dibangku perkuliahan. Adapun perumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana Fungsi Perlengkapan dan Inventaris Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. C. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui fungsi perlengkapan kantor dan inventaris kantor Fakultas Ekonomi USU 2. Memberikan sumbangan pikiran sebagai bahan masukan bagi Fakultas Ekonomi USU. D. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini adalah: 1. Bagi Instansi Sebagai masukan untuk fungsi kantor dan inventaris kantor Fakultas Ekonomi USU sesuai dengan hasil dan analisis peneliti untuk bahan kepentingan tugas akhir ini.
2. Bagi Penulis Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang ditulis. Bagaimana fungsi dari perlengkapan kantor dan inventaris kantor dalam menjalankan tugas agar lebih berfungsi dan bertanggung jawab. Bermanfaat untuk mengetahui dan memahami dalam pencapaian tujuan agar terlaksana dengan sukses serta dapat menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang ditulis, baik secara teoritis maupun penerapannya langsung. 3. Bagi Pihak lain Sebagai bahan informasi atau masukan bagi pihak lain yang membutuhkan dalam hal fungsi perlengkapan dan inventaris kantor. E. Jadwal dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal kegiatan Dalam penulisan tugas akhir ini, dibuat jadwal kegiatan gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi dengan teratur. Agar penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.
Persiapan Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III Pengumpulan Data Penulisan Laporan Sumber : Penulis Jadwal survei yang dilakukan oleh penulis di Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dimana survei tersebut bertujuan memperoleh data-data yang diperlukan mengenai perlengkapan dan inventaris kantor yang dilakukan oleh Bagian Akademik Fakultas Ekonomi. Dimulai dari tanggal 05 Juli 23 Juli. Hal ini diperlukan penulis dalam menyelesaikan tugas akhir.
2. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini adalah: BAB I: PENDAHULUAN Bab ini akan menjelaskan tentang Latar Belakang, Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat penelitian, Jadwal Penelitian yang dilakukan dan Sistematika Penulisan. BAB II: PROFIL PERUSAHAAN ATAU INSTANSI Bab ini terdiri dari Sejarah Ringkas Perusahaan, Struktur Organisasi dan Personalia, Uraian Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Terkini, serta Rencana Kegiatan. BAB III: PEMBAHASAN Pembahasan ini akan menjelaskan bagaimana fungsi perlengkapan dan inventaris kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN Penutup terdiri atas kesimpulan mengenai perlengkapan dan inventaris kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.