Pelayanan Pengurusan Akta Kematian 1. Sistem Mekanisme dan Prosedur Pelayanan Akta Kematian PENANGGUNG JAWAB PROSES KETERANGAN Mulai Pendaftaran Buku agenda Buku register Verifikasi Tanda pendaftaran terima Operator Entry Data Data MS TMS Data Base pemohon ke aplikasi SIAK Operator Kepala dinas Cetak kutipan akta kematian Kutipan Akta Kematian Penyerahan Akta Kematian Selesai Blanko kutipan akta kematian Tanda tangan Tanda bukti pengambilan Buku agenda pengambilan Keterangan : MS : Memenuhi Syarat TMS : Tidak Memenuhi Syarat Prosedur Pelayanan Akta Kematian : a. Pendaftaran - Menerima formulir permohonan yang dilampiri persyaratan yang telah ditentukan b. Verifikasi : Memeriksa ulang kelengkapan berkas pemohon Memverifkasi kecocokan data antara cetak draft kutipan dengan berkas permohonan c. Entry Data Operator :
Mencetak draft kutipan akta kematian d. Cetak kutipan akta kematian Operator : Mencetak blanko kutipan akta kematian Mencatat dalam register kematian e. Kutipan akta kematian Kepala Dinas : Menandatangani blanko kutipan akta kematian Menandatangani register akta kematian f. Penyerahan Kutipan Akta Kematian : Menerima kembali tanda bukti pengambilan Menyerahkan kutipan akta kematian Meminta tanda tangan penerima pada buku agenda pengambilan 2. Persyaratan : Mengisi Formulir Permohonan Akta Kematian; Surat Keterangan Kematian dari Desa/Lurah/RS/Dokter; Foto copy KTP dan KK yang meninggal; Foto copy Akta Kelahiran yang meninggal bagi yang memiliki; Foto copy Akta Nikah yang meninggal bagi yang memiliki. PERSYARATAN KHUSUS : Bagi WNI Keturunan melampirkan : Surat Bukti Kewarganegaraan Republik Indonesia Surat bukti ganti nama (apabila telah ganti nama) Bagi WNA melampirkan : Melampikan dokumen orang tua Paspor yang meninggal Surat Tanda Melapor Diri (STMD) dari Kepolisian Surat Keterangan Kematian dari Desa / Kelurahan 3. Dasar hukum : Undang-Undang No. 24 Tahun 2013 tentang perubahan atas No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Undang-Undang No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan Undang-Undang No. 12 Tahun 2006 tentang Kewarganegaraan Republik Indonesia Peraturan Pemerintah No. 37 tahun 2007 tentang pelaksanaan undang-undang No. 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Peraturan Presiden No. 25 Tahun 2008 tentang persyaratan dan tata cara pendaftaran penduduk dan penpencatatan Sipil. 4. Waktu penyelesaian :
Apabila persyaratan dari pemanfaat pelayanan sudah lengkap dan benar, maka akan selesai dalam waktu 3 ( tiga ) hari. 5. Biaya / Tarif : - Gratis / tidak dipungut biaya 6. Produk pelayanan : Kutipan Akta Kematian 7. Sarana, prasarana dan/atau fasilitas : Komputer dan printer Meja Kursi ATK Blanko akta kematian Register Akta Kematian 8. Kompetensi pelaksana : Pendidikan minimal SMA / sederajat Memiliki keahlian komputer 9. Pengawasan internal : Pengawasan internal dilaksanakan secara terus menerus untuk mencegah dan meluruskan bila terjadi penyimpangan juga dalam rangka membina dan membangun budaya kerja yang tertib, taat asas, mengembangkan etos kerja, disiplin dan peningkatan produktivitas pegawai Pengawasan internal dilakukan oleh atasan langsung secara berjenjang berdasarkan urutan hirarki jabatan struktural 10. Penanganan pengaduan, saran dan masukan : Bagi pemohon yang tidak puas dengan pelayanan Akta Kematian pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Situbondo, disediakan media pengaduan : Telp. ( 0338 ) 671738 Fax. ( 0338 ) 671738 Kotak saran e-skm (Elektronik Survey Kepuasan Masyarakat) Bagi pemohon yang melakukan pengaduan akan ditanggapi dan ditindak lanjuti dalam jangka waktu 2 ( dua ) hari 11. Jumlah pelaksana : 3 orang 12. Jaminan pelayanan : Waktu penyelesaian sesuai dengan jangka waktu penyelesaian Produk Akta Kematian dijamin dalam keadaan baik Apabila pihak pelayanan Akta Kematian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Situbondo melakukan kesalahan editing / entry data, maka dokumen yang salah akan dilakukan cetak ulang tanpa dikenakan biaya.
13. Jaminan kemanan dan keselamatan pelayanan : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Situbondo menjamin data yang ada di dokumen Akta Kematian yang tercetak sesuai dengan data yang diajukan pemohon dokumen Akta Kematian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Situbondo menjamin bahwa hasil / output yang berupa Akta Kematian diterima oleh pemohon ( yang bersangkutan ) Demi kenyamanan pemohon dokumen kependudukan maupun Pencatatan Sipil disediakan kursi dan ruang tunggu, toilet, tempat parkir kendaraan, TV, kipas angin dan AC. 14. Evaluasi Kinerja Pelaksana : - Agar pelaksanaan Standar Pelayanan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Situbondo berjalan efektif dan efisien. Dan penerapan pelaksanaan pelayanan Akta Kematian sesuai dengan Standar Pelayanan Publik yang telah disusun, maka akan dilakukan evaluasi kinerja setiap 3 ( tiga ) bulan dan dilaksanakan secara periodik dan berkesinambungan. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui kondisi perkembangan dan untuk mengukur keberhasilan atau hambatan yang selanjutnya dilakukan tindakan perbaikan dalam rangka menjaga dan meningkatkan kinerja pelayanan.