AUDIT PENGURUSAN PEMANTAUAN KEHADIRAN STAF Hasil Pemerhatian Dan Cadangan Tindakan Oleh : Bahagian Audit Dalam 21 Disember 2017
PERATURAN YANG BERKAITAN Surat Pekeliling Am Bil.1 Tahun 2004, Penggunaan Sistem Perakam Waktu Elektronik di Agensi- Agensi Kerajaan yang dibaca bersama Pekeliling Am Bil 11 tahun 1981 (Penggunaan Kad Perakam Waktu). Pekeliling Pendaftar Bil 1 Tahun 2005 Pengendalian & Pengurusan kes-kes ketidakhadiran Surat Pekeliling Pejabat Pendaftar UPM/PEND- 3.10 Bertarikh 3 Jul 2007 Merakam Kehadiran ke Pejabat Surat Pejabat Pendaftar Bertarikh 15 Dis 2011 Panduan Mengurus Staf Tidak Hadir Bertugas Tanpa Cuti @ terlebih dahulu mendapat kebenaran Pekeliling Perkhidmatan UPM Bil 1 Tahun 2012, Pengendalian Dan Pengurusan Kes-Kes Ketidakhadiran Bertugas Pegawai UPM. Peraturan 21 (1), Jadual Kedua, Peraturan 26, Akta Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000, Akta 605. Kit Panduan Mengguruskan Staf Tidak Hadir Bertugas Tanpa Cuti Atau Tanpa Terlebih Dahulu Mendapat Kebenaran Kemaskini tahun 2013
36 SAMPEL PTJ YANG DIPILIH 1 Bahagian Hal Ehwal Pelajar 2 Bahagian Kaunseling UPM 3 Bahagian Kemasukan Dan Bahagian Urus Tadbir Akademik 4 Bahagian Keselamatan Universiti 5 Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi 6 Fakulti Bioteknologi Dan Sains Biomolekul 7 Fakulti Ekologi Manusia 8 Fakulti Ekonomi & Pengurusan 9 Fakulti Kejuruteraan 10 Fakulti Pengajian Alam sekitar 11 Fakulti Pengajian Pendidikan 12 Fakulti Perhutanan 13 Fakulti Pertanian 14 Fakulti Perubatan Dan Sains Kesihatan 15 Fakulti Perubatan Veterinar 16 Fakulti Rekabentuk & Senibina 17 Fakulti Sains 18 Fakulti Sains & Teknologi Makanan 19 Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat 20 Kolej Kesepuluh 21 Pejabat Bursar 22 Pejabat Naib Canselor 23 Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Aset 24 Pejabat Pendaftar 25 Pejabat Pengurusan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan 26 Pejabat Strategi Korporat & Komunikasi (CosComm) 27 Penerbit 28 Perpustakaan Abdul Samad 29 Pusat Kebudayaan Dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah 30 Pusat Kesihatan 31 Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa 32 Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi 33 Pusat Sukan 34 Pusat Transformasi Komuniti Universiti (UCTC) 35 Sekolah Pengajian Siswazah 36 Taman Pertanian Universiti
HASIL SEMAKAN KE ATAS 302 SAMPEL STAF Bilangan PTJ Staf Pelaksana Staf Pengurusan dan Profesional Bukan Akademik Staf Pengurusan dan Profesional Akademik 36 168 59 75 BIL RINGKASAN PEMERHATIAN PTJ STAF HARI 1 2 3 4 PTJ tidak memantau dengan teratur menyebabkan tidak dapat memberi justifikasi terus mengenai ketidakhadiran staf semasa semakan di PTJ dilakukan. Staf didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti / tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu/ tanpa sebab yang munasabah dan boleh diambil tindakan mengikut perkara 26 Akta 605. Staf yang lewat hadir ke pejabat tanpa justifikasi dan boleh diambil tindakan tatatertib mengikut para 2.5 pekeliling 1981. PTJ membuat semakan dan mengambil tindakan melucut hak emolumen ke atas staf yang didapati tidak hadir tanpa cuti/justifikasi selepas laporan awal diedarkan oleh Audit Dalam. 32 196 4,524 28 140 4,425 32 87 6,424 4 8 100
4 106 PTJ tiada isu ketidakhadiran Pemerhatian Ke atas 302 Sampel Staf Staf didapati tiada isu ketidakhadiran 56 staf mempunyai justifikasi ketidakhadiran dan disahkan oleh Ketua Jabatan/ disokong oleh dokumen; 8 orang staf (daripada status selesai) telah dikenakan tindakan lucut emolumen dengan jumlah hari ketidakhadiran 100hari. 140 staf dengan jumlah keseluruhan hari yang tidak hadir 4,425 hari tanpa penjelasan yang munasabah/ dokumen sokongan. 196 Staf didapati mempunyai hari yang tidak hadir tanpa dokumen sokongan dan penjelasan semasa semakan kerana PTJ tidak membuat pemantauan
PELUCUTHAKAN EMOLUMEN Peraturan 26 (Bahagian III Ketidakhadiran Tanpa Cuti ) Akta 605 :- (1) Jika seseorang pegawai didapati bersalah kerana tidak hadir untuk bertugas tanpa cuti atau terlebih dahulu mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah, dia tidak berhak kepada apa-apa emolumen bagi tempoh ketidakhadirannya dan segala emolumen sedemikian hendaklah disifatkan telah terlucut hak walaupun Jawatankuasa Tatatertib yang berkenaan tidak mengarahkan pelucuthakan itu. (3) Pelucuthakan emolumen oleh subperaturan (1) bukanlah suatu hukuman tatertib.
1 KEPUTUSAN MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI 622 & 623 Universiti akan melaksanakan Menyediakan dan mengemaskini polisi melibatkan kehadiran & ketidakhadiran staf Mengeluarkan teguran melalui pekeliling kepada semua warga UPM. 2 3 Semua pegawai perlu merakam kehadiran melalui system perakam waktu serta memberi kenyataan sebagaimana yang diperlukan sekiranya terdapat perkara yang tidak membenarkan pegawai berbuat demikian
1 Memandang serius hasil pengauditan yang dibentangkan dan bersetuju ianya perlu diambil tindakan pembetulan dengan segera. Jawatankuasa juga mengkaitkan hasil pemerhatian dengan kes-kes tatatertib yang telah dibawa ke Jawatankausa Tatatertib yang mana tempoh mengetahui ketidakhadiran staf adalah lewat. KEPUTUSAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT PADA 24 NOV 2017 2 Bersetuju Laporan Statistik Kehadiran (tidak termasuk 302 staf yang telah dipilih sebagai sampel) ke semua PTJ untuk semakan dan memberi maklumbalas hasil semakan dan tindakan yang akan diambil selewat-lewatnya pada 31 Januari 2018 3 Bahagian Audit Dalam membuat susulan ke atas tindakan yang telah diambil oleh PTJ dan melaporkan hasil semakan di mesyuarat pertama tahun 2018.
HASIL PERBINCANGAN DENGAN YBHG DATIN PADUKA NAIB CANSELOR PADA 19 DISEMBER 2017 YBhg. Datin Paduka Naib Canselor Bersetuju Supaya PTJ Memberi Maklumbalas Segera Selewat-lewatnya Pada 3 Januari 2018 Untuk Dibentangkan Di Mesyuarat Pegawai Kanan.
KAEDAH SEMAKAN LAPORAN STATISTIK KEHADIRAN BULANAN Telah berpindah PTJ Nov 2016 Meletak Jawatan Tahun 2000 Tamat Kontrak Sept 2015 Pelajar Praktikal Meletak Jawatan Tahun 2004 Meletak Jawatan Tahun 2012 Telah berpindah PTJ Tahun 2015
Staf Audit Dalam Bertukar ke Fakulti Sains & Maklumat Boleh di akses di PTJ tersebut
KEHADIRAN LEWAT Tatacara Pemantauan Kelewatan Staf dan Tindakan Mengikut para 2.5 SPA Bil 11/1981 Bil 1 2 Catatan merah 3 kali dalam bulan yang sama 2 kali merah dalam bulan berikutnya Tindakan yang perlu diambil Tukar warna kad Bulan seterusnya ditukar ke kad hijau Kekal warna hijau Amaran/penjelasan Staf diminta memberi penjelasan dan diberikan amaran Staf diminta memberi penjelasan dan diberikan amaran 3 2 kali merah dalam bulan berikutnya Tukar ke merah Staf diminta memberi penjelasan 4 1 kali merah di atas kad merah Tindakan tatatertib mengikut Akta 605 -
TINDAKAN KEHADIRAN LEWAT JUMLAH HARI KELEWATAN/BULAN
Q & A Terima Kasih Thank You