PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA STUDIO FOTO PUJI PHOTO DI KALIBENING BANJARNEGARA Naskah Publikasi diajukan oleh Joko Heru Atmoko 07.12.2358 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
MAKING TRADING INFORMATION SYSTEM OF PHOTO STUDIO IN PUJI PHOTO AT KALIBENING BANJARNEGARA PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA STUDIO FOTO PUJI PHOTO DI KALIBENING BANJARNEGARA Joko Heru Atmoko Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA INTISARI Sejalan dengan perkembangan dunia usaha sekarang ini, setiap perusahaan dituntut untuk mengembangkan sistem pelayanan yang semaksimal mungkin, guna menunjang kinerja perusahaan. Salah satunya adalah sistem jasa layanan akuntansi, yaitu sistem informasi penjualan. Sistem informasi penjualan ini memiliki manfaat untuk menunjang arus informasi keuangan yaitu pembelian, penjualan, persediaan stok barang, dan dokumentasi lainnya. Dengan mengacu pada hal tersebut, maka penulis menganggap penting adanya layanan akuntansi untuk mengatur arus sistem informasi penjualan pada Studio Foto Puji Photo. Studio Foto Puji Photo adalah sebuah perusahaan yang berlokasi di Kalibening, Banjarnegara dan bergerak di bidang Seni Media Rekam yaitu Photografi dan Video Rekam yang juga menjual accesosir. Kondisi penggunaan sistem penjualan pada Studio Foto Puji Photo masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan teknologi yang lebih berkompetensi dan berkomputerisasi, dimana persaingan dagang selalu muncul di dunia usaha. Untuk itu penulis mengajukan pada Studio Foto Puji Photo perlu dibangunnya sebuah software sistem informasi penjualan berbasis data yang relevan dan akurat dalam mempermudah pengolahan data transaksi penjualan yang akan menghasilkan informasi laporan penjualan perusahaan secara benar serta dapat menghemat waktu dan tenaga dalam penyusunannya. Kata kunci : Sistem informasi, sistem informasi penjualan.
ABSTRACT In line with the development of the business world today, every company is required to develop a service system to the maximum extent as possible, to support company s perfomance. One of them is the system of accounting services, it s called Sales Information System. This sales information system has benefit to support the flow of financial information such as purchasing, sales, stock inventory and other documentation. By referring that, so the author considers important to aplly accounting service to manage the flow of sales information system on Photo Studio Puji Photo Photo Studio Puji Photo is a private company which located in Kalibening, Banjarnegara and it is an intermediate trading business that engaged in the Photography and Record Video and selling of accesories. Term of use selling system on WS Plastic Store still using manual system and not using technology that more competent and computerized yet, in other side trade competition always appear in the business world. Therefore the author propose in Photo Studio Puji Photo, there needs a software of accounting information system based on accurate and relevant data to facilitates the processing of sale transaction data that will produce the company s report information correctly and can save time and effort in the configuration. Keyword: information system, sales information system.
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi komputer yang begitu pesat dan cepat bahkan tiada habisnya untuk diikuti. Seiring perkembangannya teknologi komputer menjadi suatu kebutuhan dalam berbagai bidang kehidupan manusia, baik didalam aktivitas sehari-hari atau ketika bekerja, teknologi komputer tidak lepas dari semua itu termasuk dalam persaingan bisnis untuk memenangkan persaingan. Teknologi komputer mampu meningkatkan efisien dan efektifitas suatu kinerja dengan mengganti beberapa karyawan dengan teknologi sehingga menekan biaya operasional dan mempercepat proses produksi. Dalam kinerja suatu teknologi komputer juga dibutuhkan suatu sistem dimana sistem itu bisa menghubungkan teknologi komputer yang ada dengan pengguna, sehingga tercapainya suatu kondisi yang tepat dalam menentukan atau mengatur suatu aktivitas kerja. Dalam hal ini adalah suatu Sistem Informasi sistem yang sangat memberi dukungan bagi perkembangan sistem komputerisasi dalam bidang pendidikan, kehidupan sehari-hari bahkan bidang usaha, baik itu usaha indusri pabrik maupun indusrirumah tangga,termasuk usaha Studio Foto. Studio Foto adalah salah satu usaha yang mulai banyak peminatnya dan membuka jenis usaha ini, bukan hanya di kota-kota besar namun merambar ke pedesaan. Jenis usaha ini adalah usaha yang bergerak di bidang Media Rekam, menerima Jasa dibidang Fotografi dan Video Recording, hal itu menjadi suatu kebutuhan dalam mendokumentasikan momen-momen penting dalam kehidupan manusia, seperti Pesta Ulang Tahun, Pernikahan, atau momen-momen indah bersama orang yang dicintai, oleh karena itu Studio Foto ada untuk mendokumentasikan momen tersebut. Dan salah satu Studio Foto yang ada adalah Puji Photo. Studio Foto Puji Photo adalah salah satu Studio Foto yang ada di Jalan Raya Kalibening No. 2, Kalibening, Banjarnegara. Studio Foto Puji Photo merupakan usaha yang bergerak dalam bidang Fotographi dan Video Recording serta Penjualan Aksesories Digital, namun kondisi penggunaan sistem penjualan masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan teknologi yang lebih berkompetensi dan terkomputerisasi. Sistem penjualan yang dikerjakan secara manual akan menghambat proses transaksi karena lamban dalam pencatatan serta penghitungan yang kurang tepat dan informasi yang kurang tepat ketika diadakannya pembukuan transaksi, maka perlu
adanya pendataan dan pengolahan data yang terkomputerisasi sebagai alat bantu dalam mengolah data. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas kerja para karyawan dan hasil laporan yang diperoleh dapat lebih cepat, tepat dan akurat. Oleh sebab itu perlu adanya Sistem Informasi berbasis komputer untuk mengotomasi sistem yang ada sehingga dengan adanya penggunaan teknologi berbasis komputer di dalam sistem penjualan, data akan dapat diolah dengan cepat, dengan tingkat kesalahan minimal, menghemat tenaga kerja, dan menghemat biaya. Sistem Informasi Penjualan pada Studio Foto Puji Photo adalah aplikasi komputer yang dikembangkan untuk mencatat semua transaksi Penjualan pada Studio Foto Puji Photo dengan tingkat akurat tinggi, kecepatan dan ketepatan. Dengan adanya Sistem Informasi tersebut akan mempermudah dalam mencatat semua transaksi sekaligus mengetahui total dan didukung dengan laporan yang lengkap. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Manajemen Menurut Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sedangkan menurut George M. Scott Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan interaksi dari sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasional. Berdasarkan definisi-definisi sistem informasi manajemen diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. 2.2 Komponen Sistem Informasi Manajemen Menurut Burch dan Grudnistki (1986) sistem informasi terdiri dari enam komponen, yaitu : 1. Blok Masukan Input disini termasuk metode metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen dokumen dasar. 2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Database Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali Pengendalian digunakan untuk mencegah hal hal yang dapat merusak sistem atau untuk mengatasi kesalahan kesalahan yang terlanjur terjadi. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Penjualan 2.3.1 Sistem Informasi Manajemen Penjualan Sistem Informasi Manajemen Penjualan adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi untuk membantu dalam pengolahan data, memberikan informasi berupa laporan laporan transaksi penjualan maupun pembelian di dalam sebuah usaha yang bergerak dalam bidang perdagangan dan juga memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2.4 Teori Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan atau kontrol, efisiensi, dan pelayanan. Analisis tersebut dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy,control, efficiency, dan service). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. 2.4.1 Analisis Kinerja Adalah kemampuan menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan waktu tanggap adalah keterlambatan rata rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. 2.4.2 Analisis Informasi Informasi merupakan sesuatu yang penting bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi :
1. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun situasi sekarang. 2. Kurangnya informasi yang tepat waktu. 3. Terlalu banyak informasi. 4. Informasi tidak akurat. 2.4.3 Analisis Ekonomi Adalah penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sedangkan keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan. 2.4.4 Analisis Keamanan Keamanan pada sebuah sistem sangatlah dibutuhkan. Dengan adanya keamanan yang baik maka dapat menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan sistem, serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. 2.4.5 Analisis Efisiensi Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien : 1. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer. 2. Data diinput atau disalin secara berlebihan. 3. Data diproses secara berlebihan. 4. Informasi dihasilkan secara berlebihan. 5. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. 6. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. 2.4.6 Analisis Servis (layanan) Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik. Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan memberikan : 1. Akurasi dalam pengolahan data. 2. Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dalam menangani pengecualian. 3. Kemampuan menangani masalah yang diluar kondisi normal. 4. Sistem mudah dipakai. 5. Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran. 2.5 Analisis Kebutuhan Sistem
Untuk mempermudah dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka kebutuhan sistem dibagi dalam dua jenis, yaitu : 1. Kebutuhan fungsional Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. 2. Kebutuhan non fungsional Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi : a. Operasional Pada bagian ini dijelaskan secara teknis bagaimana sistem baru akan beroperasi. Platform sistem yang dipakai didefinisikan (misalnya menggunakan windows atau linux), perangkat lunak untuk mengembangkan sistem juga ditentukan, perangkat keras spesifik yang diperlukan juga ditentukan. b. Kinerja Bagian ini menjelaskan seberapa bagus kinerja perangkat lunak yang dikembangkan dalam mengolah data, menampilkan informasi, dan secara keseluruhan menyelesaikan proses bisnis yang ditanganinya. Efisiensi dari perangkat lunak juga dicantumkan. c. Keamanan Kebutuhan keamanan berisi pernyataan tentang mekanisme pengamanan aplikasi, data, maupun transaksi yang akan diimplementasikan pada sistem. d. Informasi Bagian ini menjelaskan informasi informasi yang berkaitan dengan sistem, informasi jika salah dalam menginputkan data juga dicantumkan. 3. Analisis 3.1 Perancangan Basis Data
Relasi Antar Tabel 4. Pengetesan Sistem Dalam uji coba sistem terdapat beberapa cara pengujian, diantaranya pengujian kesalahan syntax, kesalahan logika kemudian pengujian komponen. Menurut Pressman, ada 2 jenis pengujian sistem yaitu black box testing dan white box testing. 4.1 Pemeliharana Sistem Kegiatan pemeliharaan sistem dilakukan selama masih berjalannya sistem karena untuk menjaga kinerja baik dari Perangkat Keras maupun perangkat lunak itu sendiri. Pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak. a. Pemeliharaan Peragkat Keras 1. Melakukan perawatan setiap bulan, misalkan dibersihkan dari debu. 2. Pengecekan komponen yang memakai kipas, apakah masih berfungsi dengan baik atau tidak. b. Pemeliharaan Perangkat Lunak 1. Memasang antivirus. 2. Melakukan Disk Clean Up dan Disk Defragment secara berkala.
3. Pembuatan Backup data pada media penyimpanan lain seperti CD, Flash Disk atau Hard Disk. 4. Backup Database dengan menggunakan Aplikasi Microsoft SQL Server itu sendiri. 4.2 Tampilan Program
.
5. Kesimpulan Dari uraian penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada babbab sebelumnya, Sistem Informasi Penjualan pada Studio Foto Puji Photo mempermudah pencatatan transaksi baik pembelian maupun penjualan, serta dengan menggunakan Database yang ada pada sistem menyimpan arsip dengan aman dan memudahkan dalam proses pengolahan dari laporan yang dibutuhkan oleh pemilik perusahaan yang sebelumnya menggunakan system manual yang dalam prakteknya dilapangan menemui banyak kendala, baik itu hilang, rusak atau bahkan digunakan oleh orang yang tidak berkepentingan.
DAFTAR PUSTAKA Fatta, A. H. 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Kusrini M. Kom dan Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi Offset. Harga Harga Software. 2010. www.jualsoftware.net pada 31 Agustus 2010. Jogiyanto, H.M. 1990. Analis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi.