4. Perusahaan dan Manajemen Global Teknologi Informasi I. MengelolaTeknologi Informasi Teknologi informasi adalah komponen yang penting dalam keberhasilan bisnis perusahaan saat ini akan tetapi teknologi informasi harus dikelola dengan benar. Pendekatan manajerial yang memiliki tiga komponen utama dari manajemen teknologi informasi adalah: Mengelola pengembangan dan implementasi bersama berbagai strategi bisnis/ti dipimpin oleh Chief Executive Officer (CEO) dan Chief Information Officer (CIO) Mengelola pengembangan dan implementasi aplikasi dan teknologi bisnis/ti baru hal ini menjadi tanggung jawab utama dari Chief Information Officer (CIO) dan Chief Technology Officer (CTO) Mengelola organisasi TI dan infrastruktur TI Studi kasus mengenai Chicago Board of Trade (CBOT) menjadi salah satu contoh perusahaan yang berhasil dalam mengelola teknologi informasi dalam bisnis pada awalnya CBOT mengalami kehancuran dalam transaksi mingguan yang membuat perusahaan ini rugi jutaan dolar dari penghasilannya yang hilang. Infrastruktur TI perusahaan yang kuno, tidak andal dan tidak didokumentasikan. Pengendalian proyek dan anggaran kurang, ROI dari proyek TI tidak pernah dihitung dan pengendalian kualitas rendah, moral rendah dan TI tidak memilki kredibilitas atas berbagai unit bisnis lainnya. Namun pada Juli 2001 CIO Bill Farrow ditugaskan untuk menghidupkan fungsi TI kembali dan yang dia lakukan adalah dengan adanya sistem komputer yang baru dan software database dipasang, kantor manajemen proyek didirikan, evaluasi ROI atas proyek TI diminta dan para manajer TI ditugaskan untuk bekerja dengan manajer unit bisnis untuk memastikan bahwa TI mendukung tujuan bisnis mereka. Dan pada akhirnya bagian TI sedang menyelesaikan banyak proyek baru dan sistem transaksi memproses sepertiga lebih banyak transaksi tanpa adanya kegagalan system. 1
Manajemen TI Praktik Konvensional Bisnis/TI Avnet Marshall Manajemen Teknologi Pendekatan ke infrastruktur Pendekatan infrastruktur TI TI dan dapat mengorbankan yang terbaik dengan kesesuaian dengan kebutuhan kesesuaian yang efektif atas bisnis untuk homogenitas kebutuhan bisnis menjadi penjual dan pilihan standar komitmen dalam pemilihan teknologi standar teknologi dan Mengelola TI Organisasi Mempekerjakan orang untuk posisi terbaik yang dapat membawa keahlian tertentu TI Berbagai departemen diatur di sekitar para pakar TI dengan perantara bisnis dan delegasi tugas yang eksplisit Proyek TI memiliki pertimbangan biaya/nilai yang dapat dipisahkan pendanaan biasanya dialokasikan dalam batasan anggaran tahunan untuk fungsi TI homogenitas penjual Mempekerjakan pakar SI yang merupakan atlet terbaik yang dapat secara fleksibel mengintegrasikan TI dan kompetensi bisnis baru Mengembangkan kelompok kerja yang diatur di sekitar usaha intensif atas TI yang baru tumbuh dengan tugas pendelegasian yang sedikit eksplisit Pendanaan TI biasanya berdasarkan pada proporsi nilai disekitar peluang bisnis yang berhubungan dengan membangun layanan untuk pelanggan proyek TI bukan bagian yang terpisah dari usaha bisnis Tabel 1. Pendekatan Manajemen antara konvensional dengan TI e-business Perlu adanya perencanaan bisnis/ti baik CEO maupun CIO perusahaan harus mengelola pengembangan strategi pelengkap dalam bisnis dan TI. Proses perencanaan bisnis /TI berfokus pada penemuan pendekatan inovatif untuk memasukkan nilai pelanggan perusahaan dan tujuan nilai bisnis perusahaan. Proses perencanaan ini mengarah pada pengembangan model strategi dan bisnis untuk berbagai aplikasi, proses, produk layanan baru. Kemudian perusahaan mengembangkan strategi TI dan arsitektur TI yang mendukung pembangunan dan implementasi aplikasi bisnis yang direncanakan. Proses perencanaan bisnis/ TI memiliki tiga komponen utama: dan 2
Pengembangan Strategi yaitu mengembangkan berbagai strategi bisnis untuk mendukung visi bisnis perusahaan Manajamen Sumber daya yaitu mengembangkan berbagai rencana strategi untuk mengelola atau melakukan outsourcing atas sumber daya TI perusahaan Arsitektur Teknologi yaitu membuat pilihan TI strategis yang mencerminkan arsitektur teknologi informasi yang didesain untuk mendukung usaha bisnis/ti perusahaan. Arsitektur TI yang dibuat adalah desain konseptual atau cetak biru yang meliputi komponen utama: Platform teknologi (internet, intranet, ekstranet), sumber daya data, arsitektur aplikasi yang meliputi dukungan untuk ERP terintegrasi dan aplikasi CRM, organisasi TI Perencanaan TI Konvensional Perencanaan Bisnis/TI Avnet Marshall Penyesuaian strategi: jalur strategi TI menspesifikasikan strategi perusahaan CEO mengesahkan visi TI yang dibentuk melalui CIO Proyek perkembangan aplikasi TI secara fungsional diatur sebagai solusi teknologi atas berbagai isu bisnis Perkembangan aplikasi bertahap berdasarkan pada pembelajaran dari proyek awal Improvisasi strategis: Strategi TI dan strategi perusahaan bisnis secara coadaptive dikembangkan berdasarkan pada petunjuk jelas dari fokus pada nilai pelanggan CEO secara proaktif membentuk visi TI secara bersama-sama dengan CIO sebagai bagian dari strategi e- business Proyek pengembangan aplikasi TI ditempatkan bersama dengan usaha e-business untuk membentuk pusat keahlian bisnis yang banyak menggunakan TI Tabel 2. Perencanaan Bisnis/TI yang Strategis dan Aplikasi Pengembangan aplikasi perpetual berdasarkan pada pembelajaran terus menerus dari penggunaan segera serta pembuatan prototipe dengan keterlibatan pemakai akhir Terjadi perkembangan komputer dengan mainframe besar dan jaringan serta terminal telekomunikasi yang menyebabkan pemusatan (centralization) hardware, software, database dan pakar informasi ditingkat perusahaan dari suatu organisasi. Selanjutnya terjadinya perkembangan minikomputer dan mikrokomputer mempercepat tren penyusutan 3
(downsizing), yang mengkonfirmasikan pergerakan kembali menuju desentralisasi (decentralization) oleh banyak perusahaan. Adanya jaringan klien/server yang terdistribusi di perusahaan, departemen mendorong pergeseran ahli database dan informasi ke beberapa departemen dan mendorong pembuatan pusat informasi untuk mendukung komputasi oleh pemakai akhir dan kelompok kerja. Dan yang menjadi tren akhir-akhir ini membuat pengendalian yang lebih terpusat diseluruh manajemen sumber daya TI perusahaan sementara masih tetap melayani kebutuhan strategis unit bisnis terutama usaha e-business dan e-commerce hal ini menghasilkan pengembangan struktur hibrid dengan komponen terpusat dan terdesentralisasi. Mengelola operasi SI berkaitan dengan bagaimana penggunaan sumber daya hardware, software, jaringan dan sumber daya manusia dalam perusahaan atau pusat data unit bisnis dari sebuah organisasi. Aktivitas operasional harus dikelola meliputi operasi sistem computer, manajemen jaringan, pengendalian produksi dan dukungan produksi. Sebagian besar aktivitas manajemen diotomatisasi melalui penggunaan paket software untuk manajemen kinerja system computer. Pemonitor kerja system ini memonitor pemrosesan pekerjaan computer, membantu mengembangkan jadwal terencana operasi computer yang dapat mengoptimalkan kinerja system computer serta menghasilkan statistic terinci yang tidak ternilai harganya untuk perencanaan dan pengendalian kapasitas computer yang efektif. Banyak pemonitor kinerja juga memilki kemampuan pengendalian proses. Paket software semacam ini tidak hanya memonitor tetapi juga secara otomatis mengendalikan operasi computer dipusat data yang besar. Pemonitor kinerja ini memberikan operasi computer yang lebih efisien daripada system yang dioperasikan oleh manusia. Dari segi manajemen sumber daya manusia dalam TI adanya keberhasilan atau kegagalan dari organisasi layanan informasi terutama terletak pada kualitas orang-orangnya. Salah satu pekerjaan pekerjaan yang paling penting dari manajer layanan informasi adalah merekrut personel yang berkualifikasi dan untuk mengembangkan, mengatur, serta mengarahkan kemampuan kinerja yang ada saat ini, para karyawan harus terus menerus dievaluasi dan kinerja yang bagus harus dihargai dengan kenaikan gaji atau promosi dan transfer ketika mereka mencapai senioritas serta keahlian. 4
Jadi semua teknologi informasi harus dikelola sebagai platform teknologi karena melakukan integrasi secara internal berfokus pada atau secara eksternal menghadapi berbagai aplikasi bisnis. Teknologi semacam internet, intranet dan berbagai e-commerce dan teknologi kerja sama serta software perusahaan terintegrasi untuk manajemen hubungan pelanggan, ERP dan manajemen rantai pasokan. Dalam mengelola layanan pemakai banyak perusahaan merespons dengan membuat fungsi-fungsi layanan pemakai (user service) atau layanan klien untuk mendukung serta mengelola komputasi pemakai akhir dan kelompok kerja. Layanan pemakai akhir member peluang maupun masalah bagi para manajer unit bisnis contohnya beberapa perusahaan membuat kelompok pusat informasi yang diisi oleh pakar perantara pemakai atau help desk intranet yang dijalankan melalui web. Para pakar SI seperti konsultan pemakai, analis bisnis, account executive melakukan peran penting dalam memecahkan masalah pelik, mengumpulkan dan memberitahukan informasi, mengkoordinasikan usaha pelik, mengumpulkan dan memberitahu informasi, mengkoordinasikan usaha pembelajaran serta membantu para praktisi bisnis dalam pengembangan aplikasi. Kebanyakan organisasi masih membuat dan menegakkan kebijakan untuk perolehan hardware serta software oleh para pemakai akhir dan unit bisnis. Kegagalan dalam manajemen TI sering terjadi di dalam sebuah perusahaan, hal tersebut terjadi karena system informasi tidak digunakan secara efektif atau efisien oleh banyak organisasi. Bahan dasar dari kinerja system informasi yang berkualitas tinggi adalah keterlibatan luas dan berarti pihak manajemen dan pemakai dalam tata kelola serta pengembangan aplikasi TI. II. Mengelola TI Global Yang menjadi alasan perusahaan menghabiskan uang lebih banyak untuk kegiatan TI diluar negeri adalah karena adanya tekanan biaya, walaupun gaji pekerja TI diluar AS lebih rendah akan tetapi hal yang harus diperhatikan adalah potensi kehilangan pengendalian atas para pekerja teknologi asing dan kualitas proyek TI yang berlokasi ribuan mil jauhnya. Contoh kasus pada perusahaan Global Exchange Services Inc (GXS) dan Allstate Insurance Co. Dalam mengelola TI Global adanya dimensi internasional dari mengelola teknologi informasi global meliputi berbagai tantangan budaya, politik, dan geoekonomi yang didapat diberbagai negara, mengembangkan strategi bisnis dan TI yang memadai untuk pasar global 5
dan mengembangkan portfolio untuk aplikasi e-business dan e-commerce global serta standar teknologi berbasis internet untuk mendukungnya. Banyak bisnis menjadi perusahaan global dan berpindah menuju strategi bisnis lintas negara tempat mereka mengintegrasikan aktivitas bisnis global anak perusahaan dengan kantor pusatnya. Para manajer harus memperhitungkan perbedaan budaya, politik dan geoekonomi yang ada ketika melakukan bisnis secara internasional, contohnya tantangan politik terbesar adalah banyak negara yang memiliki peraturan, meregulasi atau melarang transfer data lintas batas nasional mereka terutama informasi personal seperti catatan pribadi, ada juga negara yang sangat keras dalam mengenakan pajak atau melarang impor hardware dan software, ada juga negara yang menspesifikasikan sejumlah bagian dari nilai produk harus ditambahkan dinegara yang bersangkutan jika ingin dijual di negara tersebut, adanya perjanjian perdagangan resiprokal yang mensyaratkan perusahaan untuk membelanjakan sebagian dari pendapatan yang mereka hasilkan disuatu negara dalam ekonomi negara yang bersangkutan. Tantangan geoekonomi dalam bisnis global dan TI mengarahkan pada pengaruh geografi atas kenyataan ekonomi dalam aktivitas bisnis internasional, jauhnya jarak fisik yang terlibat masih menjadi masalah utama bahkan sekalipun dalam era internet dan perjalanan dengan pesawat jet. Contohnya memerlukan waktu yang lama untuk menerbangkan pakar ketika terjadi masalah TI di lokasi yang jauh. Sulit berkomunikasi secara real time di seluruh 24 zona waktu dunia.terdapatnya masalah ataupun peluang dengan perbedaan besar biaya hidup serta biaya tenaga kerja diberbagai negara. Pada tantangan budaya mengharuskan seorang manajer TI global berlatih dan menajamkan pemahaman atas perbedaan bahasa, budaya, agama, kebiasaan, perilaku sosial dan filosofi politik. Tantangan budaya lainnya meliputi berbagai perbedaan gaya kerja dan hubungan bisnis. Perusahaan yang bergeser menuju strategi lintas negara yang mengintegrasikan aktivitas bisnis/ti global mereka melalui kerja sama dan saling ketergantungan antara anak perusahaan mereka diseluruh dunia dengan kantor pusat perusahaan. Tiga strategi bisnis seperti strategi multinasional dengan anak perusahaan diluar negeri secara mandiri, strategi internasional dengan anak perusahaan mandiri namun tergantung pada kantor pusat untuk berbagai proses, produk dan ide baru, strategi global yaitu dengan operasi perusahaan diseluruh dunia dikelola secara intensif oleh kantor pusat. Dalam lintas negara, perusahaan 6
bergantung pada sistem informasi dan teknologi internet untuk membantu mengintegrasikan aktivitas bisnis globalnya ketimbang memiliki unit SI independen dianak perusahaannya bahkan operasi SI terpusat langsung dari kantor pusat, perusahaan lintas negara mencoba mengembangkan arsitektur untuk standar TI. Internasional Global Lintas Negara Operasi mandiri Pencarian sumber daya global Operasi bisnis virtual melalui persekutuan global Hanya di daerah tertentu Multiregional Pasar dunia dan penyamaan massal Integrasi vertikal Integrasi horizontal E-commerce dan layanan pelanggan global Pelanggan tertentu Terdapat transparansi pelanggan dan produksi Produksi yang transparan Produksi terbatas Lintas regionalisasi Rantai pasokan dan logistik global Segmentasi pelanggan dan pengkhususan berdasarkan daerah serta pabrik Manajemen sumber daya yang dinamis Tabel 3. Perbandingan Strategi Bisnis/TI Global Sedangkan untuk karakteristik teknologi informasinya adalah; Internasional Global Lintas Negara Sistem yang berdiri sendiri Desentralisasi regional Terkonsolidasi secara logis, secara fisik terdistribusi dan dihubungkan dengan internet Desentralisasi/tidak standar ada Bergantung pada interface Sumber daya data bersama diseluruh dunia Ketergantungan besar pada interface Terdapat konsolidasi aplikasi dan penggunaan sistem bersama Sistem perusahaan global terintegrasi Multisistem, layanan dan operasi yang tinggi Pengurangan operasi duplikasi Aplikasi internet, intranet, ekstranet dan aplikasi yang 7
redundansi dan duplikasinya Kurang terdapat sistem dan data yang sama Terdapat standar yang berlaku untuk operasi di seluruh dunia dijalankan melalui web Kebijakan dan standar TI lintas negara Tabel 4. Karakteristik Teknologi Informasi Banyaknya bisnis menjadi perusahaan global dan berpindah menuju strategi bisnis lintas negara tempat mereka mengintegrasikan aktivitas bisnis global anak perusahaan dengan kantor pusatnya hal ini membuat mereka harus mengembangkan standar TI global yaitu hardware, software dan arsitektur jaringan berbasis internet yang terintegrasi diseluruh dunia. Beberapa alasan bisnis yang menggerakkan aplikasi bisnis global yaitu; Pelanggan global. Pelanggan adalah orang-orang yang bepergian kemana saja atau perusahaan dengan operasi global. TI global dapat membantu menyediakan layanan cepat. Produk global. Produk sama atau dirakit oleh anak perusahaan diseluruh dunia. TI global dapat membantu mengelola pemasaran dan pengendalian kualitas diseluruh dunia. Operasi global. Proses produksi atau perakitan ditugaskan ke anak perusahaan berdasarkan perubahan ekonomi. TI global dapat mendukung fleksibilitas geografis semacam itu. Sumber daya global. Pengunaan dan biaya dari perlengkapan, fasilitas dan orangorang diseluruh dunia dibagi bersama anak-anak perusahaan dari sebuah perusahaan global. TI global dapat menelusuri sumber daya yang dibagi semacam itu. Kerja sama global. Pengetahuan dan keahlian para mitra kerja dalam perusahaan global dapat dengan cepat diakses, dibagi dan diatur untuk mendukung usaha perorangan atau kelompok. TI global yang dapat membantu kerja sama perusahaan. Adanya isu dalam mengelola komunikasi data internasional yaitu isu manajemen jaringan, isu peraturan, isu teknologi, isu yang berorientasi pada negara. Pada isu manajemen jaringan yaitu meningkatkan efisiensi operasional jaringan, berhubungan dengan berbagai 8
jaringan, mengendalikan keamanan komunikasi data. Pada isu peraturan yaitu berhubungan dengan larangan aliran data lintas batas negara, mengelola peraturan telekomunikasi internasional, menangani berbagai politik internasional. Isu teknologi yaitu mengelola infrastruktur jaringan antarnegara, mengelola integrasi teknologi internasional. Isu berorientasi pada negara yaitu merekonsiliasi perbedaan nasional, menghadapi struktur pajak internasional. Internet menjadi hal yang penting bagi bisnis internasional karena matriks komputer, informasi dan jaringan yang saling berhubungan dan mencapai puluhan juta pemakai dilebih dari ratusan negara adalah lingkungan bisnis yang bebas dari halangan dan batas tradisional. Berhubungan dengan infrastruktur global online menawarkan perusahaan potensi tak terduga untuk perluasan pasar, mengurangi biaya, meningkatkan margin laba dengan harga yang biasanya kecil persentase dalam anggaran komunikasi perusahaan. Internet menyediakan saluran interaktif untuk komunikasi dan pertukaran data langsung dengan para pelanggan, pemasok, distributor, produsen, pengembang produk, pendukung keuangan, penyedia informasi dengan pihak yang terlibat dalam perusahaan. Berbagai tantangan untuk mengembangkan aplikasi yang efisien, efektif dan responsif untuk para pemakai akhir dari kelompok perusahaan secara domestik kemudian kalikan dengan jumlah negara dan budaya yang menggunakan sistem e-business global. Terjadinya konflik antara persyaratan sistem lokal dengan global, terdapat kesulitan dan menyepakati fitur sistem bersama seperti interface pemakai yang multibahasa serta standar desain yang fleksibel. Adanya gangguan juga yang disebabkan oleh aktivitas implementasi sistem dan pemeliharaannya, atau isu perkembangan sistem global lainnya yang berhubungan dengan standardisasi global tentang definisi data. Beberapa strategi untuk mengatasi beberapa masalah adalah dengan mengubah aplikasi yang digunakan oleh kantor induk ke dalam aplikasi global, membuat tim pengembangan multinasional, pengembangan paralel, konsep centers of excellence, melakukan outsourcing kegiatan pengembangan ke perusahaan pengembangan global atau luar negeri yang memiliki keahlian serta pengalaman yang dibutuhkan untuk mengembangkan aplikasi bisnis/ti global. 9
10