SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN No. t : No. Revisi : SOP Tanggal Terbit : Halaman : UPT Puskesmas DTP GunungKencana 1. Pengertian H. NURHASAN, SKM NIP. 196209021985011002 yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. 1. Pengendalian Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumendokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 2. Dikendalikan dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya. 3. Tidak Dikendalikan dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja. 4. Tidak Berlaku dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip. 5. Pedoman Mutu Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi. 6. Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan 7. Program Pendukung
2. Tujuan Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu. Prosedur Pengendalian ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO- 9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional ISO-9001:2008. 3. Kebijakan 4. Refrensi 5. Alat dan Bahan ATK, Formulir 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir 2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, terkait, Catatan revisi/ Perubahan 6. Langkah-Langkah 3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas 4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan ) 5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu PK untuk prosedur kerja FORM untuk Formulir yang digunakan Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15 Artinya : PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 b. Penomoran formulir Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15 Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis dokumen Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN REKAMAN a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas b. diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan. c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap TERKENDALI dengan persetujuan MR. 7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a. Terjadi perubahan sistem mutu b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik 9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN REKAMAN a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen c. dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap TAK TERKENDALI, dan disimpan MR sebagai arsip d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR. 10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali 11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal
Menetapkan Jenis Membuat Memberikan Identitas Mengesahkan isi dokumen Memberikan Penomoran Menerbitkan & Mendistribusi 7. Diagram Alir Menerbitkan Ulang Merevisi Penarikan & Pemusnahan Peninjauan Ulang Pengendalian 8. Unit Terkait TU, Semua karyawan puskesmas 9. Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen Formulir Daftar Induk Formulir Daftar Induk Formulir Formulir Usulan Revisi Formulir Bukti Penarikan Formulir Berita Acara Pemusnahan Formulir Daftar induk dokumen eksternal