PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA. Edisi 02

PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Edisi 02

PANDUAN PENYEDIAAN/PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci Mula Staf / TPKD PTJ 1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan 1. Buat cadangan proses ISO UPM dengan memajukan pindaan/penambahbaikan proses ISO UPM permohonan melalui emel/surat/borang kepada TPKD PTJ atau terus kepada TPKD PP. Sekiranya permohonan melalui TPKD PTJ, maka TPKD PTJ akan memajukan permohonan kepada TPKD PP berkaitan mengikut skop dengan merujuk kepada Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen ISO. [Rujuk Lampiran 1: Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen] TPKD PP 2. Terima permohonan cadangan pindaan dokumen ISO 2. Terima permohonan cadangan pindaan dokumen dan serahkan kepada Pemilik proses yang berkaitan untuk semakan dan penambahbaikan. Pemilik Proses B 3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/penambahbaikan 3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/ penambahbaikan hasil daripada: (a) cadangan/permohonan staf; (b) semakan proses kerja berdasarkan pendekatan LEAN; (c) penemuan audit; atau (d) keputusan mesyuarat. Pemilik Proses 4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan 4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan. Dapatkan softcopy format prosedur (bagi dokumen baharu) atau dokumen sedia ada daripada TPKD PP masing-masing. [Rujuk Lampiran 2: Format Prosedur ISO] Pemilik Proses 5. Isi borang Permohonan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen A 5. Isi Borang Cadangan Pindaan/tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) sekiranya permohonan bukan melalui borang. Muat turun borang dalam Sistem e-iso di bawah pautan Dokumentasi QMS 9001 dan pilih skop Pengurusan. Dapatkan softcopy templat huraian Pindaan sebagai lampiran borang CPD daripada TPKD/ Urus Setia ISO PTJ masing-masing atau muat turun daripada portal e-iso di bawah pautan Kawalan Dokumen. Lengkapkan Bahagian A dalam borang Huraian Pindaan Dokumen ISO UPM [Rujuk Lampiran 3: Templat huraian Cadangan Pindaan Dokumen] Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM 1

Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci A Pemilik Proses 6. Serahkan dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus setia ISO PTJ 6. Serah dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) yang telah lengkap; (b) softcopy lampiran borang CPD iaitu huraian pindaan dokumen (jika ada); (c) softcopy dokumen ISO baharu/dikemaskini. [Rujuk Lampiran 4: Contoh Borang CPD yang telah lengkap] TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 7. Semak Borang CPD bdan daftar/kemaskini log 7. Semak Borang CPD beserta softcopy dokumen pindaan yang diterima daripada Pemilik Proses. Daftar/kemaskini log pemantauan Dokumen peringkat Peneraju Proses. [Rujuk Lampiran 5: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Peneraju] TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 8. Semak Jadual kuatkuasa dokumen ISO dan kemaskini dokumen 8. Semak tarikh kuatkuasa dokumen yang bersesuaian dengan merujuk pada Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM yang terkini mengikut tahun (Rujuk Laman portal e- ISO) di bawah pautan Kawalan Dokumen ISO. Kemaskini dokumen pindaan dengan melengkapkan No. Semakan dan No. Isu seperti berikut: No. Isu No. Semakan 01 00 01 01 01 09 01 10 01 02* 11 00** * No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya ** No. Semakan berpatah balik kepada 00 apabila nombor semakan ke-11. TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ B Tidak 9. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen untuk kelulusan mesyuarat 10. Lulus? C Ya 9. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen untuk mendapat kelulusan mesyuarat (Mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian). Lengkapkan Bahagian B dalam borang Huraian Pindaan Dokumen ISO UPM [Rujuk Lampiran 3: Templat Huraian Cadangan Pindaan Dokumen] 10. Jika lulus, ikut langkah 11. Jika tidak lulus, maklumkan keputusan mesyuarat kepada Pemilik Proses dan ulang langkah 3 atau proses tamat. Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM 2

Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci C TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 11. Daftar kod dokumen dan dapatkan pengesahan kelulusan 11. Daftar kod dokumen (sekiranya dokumen baharu) dengan merujuk kepada Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM dan lengkapkan ruangan Sejarah Semakan dokumen. Dapatkan pengesahan kelulusan dokumen menggunakan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) bagi dokumen Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan dengan merujuk Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM seperti berikut: Dokumen Manual ISO Menyedia/ Menyemak WP Kuasa Melulus/ Meluluskan Semula Naib Canselor Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan PKD WP Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Peneraju Proses TPKD PP TWP PP [Rujuk Lampiran 6: Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK)] Rujuk Lampiran 7: Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen 12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen untuk diserahkan kepada PKD. [Rujuk Lampiran 8: Templat Statistik dan Senarai Perincian Perubahan Dokumen] TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ F 13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem e-iso 13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-iso) mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dapatkan No. ID dan Katalaluan daripada PKD/Urus Setia Induk ISO UPM untuk mengakses modul Peneraju Proses. D Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM 3

Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci D TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM 14. Serah hardcopy Borang CPD lengkap dan emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD 15. Daftar/Kemaskini log dan semak dokumen sokongan E 14. Serah hardcopy Borang CPD lengkap dan emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dokumen sokongan yang perlu dihantar kepada PKD/Urus Setia Induk ISO adalah seperti berikut: (a) Hardcopy dokumen, iaitu: i. Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang telah lengkap peringkat TPKD PP; ii. Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah lengkap ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab sebagaimana yang dinyatakan dalam Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja); (b) Softcopy dokumen (melalui emel ke cqa@upm.edu.my), iaitu: i. Statistik dan Senarai Perubahan Dokumen; ii. Huraian Pindaan Dokumen yang telah lengkap Bahagian A dan Bahagian B. 15. Daftar/Kemaskini Log Pemantauan Dokumen peringkat induk dan laksanakan tindakan berikut: (a) Semak borang CPD serta softcopy dokumen sokongan yang dihantar dan diemel daripada TPKD PP. Pastikan dokumen yang dihantar menepati format yang ditetapkan. Jika minor pindaan, buat pindaan terus. Manakala jika major pindaan, maklum dan emel semula kepada TPKD PP yang berkaitan untuk buat pindaan. (b) Semak Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah ditandatangani oleh TPKD PP dan TWP PP sebagaimana Jadual Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. [Rujuk Lampiran 9: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Induk] Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM 4

Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci PKD E F Tidak 16. Buat semakan dan pengesahan dokumen dalam Sistem e-iso 17. Disahkan? Ya 16. Buat semakan dan pengesahan dokumen seperti berikut: (a) Semak dokumen yang dimuatnaik dalam sistem e-iso. Pastikan dokumen yang dimuatnaik menepati format yang ditetapkan. (b) Sahkan dokumen dalam e-iso dan (c) masukkan tarikh kuatkuasa dokumen. Arkibkan dokumen yang berkaitan dengan memasukkan tarikh arkib dokumen iaitu selari dengan tarikh kuatkuasa dokumen yang telah disahkan. (d) Lengkapkan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/ LULUS-DOK) untuk ditandatangani oleh Wakil Pengurusan dan Naib Canselor (sekiranya melibatkan Manual ISO). 17. Jika dokumen disahkan, ikut langkah 18. Jika tidak, maklumkan kepada TPKD PP untuk laksanakan pindaan/perubahan dan ulang langkah 13. PKD PKD/ Urus Setia Induk ISO 18. Buat hebahan perubahan dokumen ISO 19. Lengkapkan borang CPD Peneraju dan serah semula kepada TPKD PP 18. Buat hebahan perubahan dokumen kepada Peneraju Proses dan staf UPM melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum tarikh kuatkuasa dokumen. 19. Lengkapkan borang CPD Peneraju Proses dan serahkan semula kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ untuk tindakan seterusnya. TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 20. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan simpan sebagai rekod Tamat 20. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan simpan sebagai rekod dalam fail Kawalan Dokumen Peneraju Proses beserta petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses (Rujuk Para Rekod dalam Prosedur Kawalan Dokumen dan Rekod ISO UPM). Disediakan oleh: Pegawai Kawalan Dokumen (PKD), Sistem Pengurusan ISO UPM 05 Februari 2016 Nota: PKD Pegawai Kawalan Dokumen PTJ Pusat Tanggungjawab TPKD PP Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses Pemilik Proses Bahagian/Seksyen/Unit dalam PTJ yang menjadi Peneraju Proses di bawah skop ISO UPM Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM 5

LAMPIRAN 1 Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen

JADUAL SERAHAN CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Skop Dokumen Diserahkan kepada PKD/TPKD PP Peneraju Proses 1. Pengurusan (PGR) PKD Pusat Jaminan Kualiti (CQA) 2. Perkhidmatan Utama (PU): 2.1 Pengajian Prauniversiti TPKD Prauniversiti Pusat Asasi Sains Pertanian 2.2 Pengajian Prasiswazah TPKD Prasiswazah Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik 2.3 Pengajian Siswazah TPKD Siswazah Sekolah Pengajian Siswazah 2.4 Penyelidikan dan Inovasi 3. Sokongan (SOK) 3.1 Pengurusan Pelanggan TPKD Penyelidikan dan Inovasi TPKD Pejabat Naib Canselor Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Pejabat Naib Canselor - Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi 3.2 Kewangan TPKD Pejabat Bursar Pejabat Bursar 3.3 Latihan TPKD Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar 3.4 Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan 3.5 Pengurusan Sumber Manusia TPKD Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset TPKD Pejabat Pendaftar Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset Pejabat Pendaftar 3.6 Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 3.7 Penentukuran dan Penentusahan Peralatan 3.8 Pengurusan Makmal TPKD Pejabat Naib Canselor TPKD Penyelidikan dan Inovasi TPKD Pejabat Naib Canselor Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan dan Keselamatan Pekerjaan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan dan Keselamatan Pekerjaan 4. Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR) TPKD bagi setiap operasi Peneraju Proses Semua PTJ kecuali Fakulti, Institut, Akademi Nota: PKD Pegawai Kawalan Dokumen TPKD Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

LAMPIRAN 2 Format Prosedur ISO

PENGURUSAN Kod Dokumen: UPM/XXX/P001 Halaman: 1/5 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan... 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua... 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: UPM/XXX/P001 Halaman: 2/5 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JAD PYB : Juruaudit Dalaman : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: UPM/XXX/P001 Halaman: 3/5 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 6.0 PROSES TERPERINCI CONTOH Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula Peneraju Proses/Staf 6.2 Kesan Ketakakuran 6.2 Kesan produk/perkhidmatan yang tak akur menerusi: (a) Aduan pelanggan yang sahih; (b) Kajian/maklumbalas kepuasan pelanggan (c) Proses semasa menyampaikan atau selepas menghasilkan produk/perkhidmatan (d) Audit dalaman dan luaran (e) Minit mesyuarat (f) Lain-lain sumber berkenaan Peneraju Proses/Staf 6.3 Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran 6.3 Lengkapkan penyataan/perincian ketakakuran yang ditemui ke dalam Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) atau Borang Maklumbalas Pelanggan, jika ketakakuran daripada aduan pelanggan yang sahih (rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan) Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) / Borang Maklumbalas Pelanggan Peneraju Proses/Staf 6.4 Laksanakan Kawalan 6.4 Laksanakan kawalan ketakakuran produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah: (a) Ambil tindakan dengan menghapuskan ketakakuran yang dikesan. (b) Beri kelulusan penggunaan produk/perkhidmatan dengan kebenaran pihak yang berkuasa dan/atau pelanggan (jika berkenaan). (c) Halang penggunaan produk/perkhidmatan tersebut. (d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan Peneraju Proses/Staf 6.5 Serah borang kepada Urus Setia 6.5 Serah borang yang mengandungi keterangan ketakakuran kepada Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ masing-masing untuk tindakan selanjutnya. Seterusnya rujuk proses tindakan pembetulan. Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) / Borang Maklumbalas Pelanggan 6.6Tamat Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: UPM/XXX/P001 Halaman: 4/5 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/100-4/5 Tindakan Pembetulan (Induk) Surat-surat yang berkaitan Minit mesyuarat yang berkaitan Laporan status tindakan pembetulan keseluruhan Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) bagi proses Pengurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya 2. UPM/(kod PTJ)/100-4/5 Tindakan Pembetulan (nama PTJ) Surat-surat yang berkaitan Minit mesyuarat yang berkaitan Laporan status tindakan pembetulan Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Urus Setia Induk KBJK BDR 3 Tahun (Selewatlewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan) Urus Setia PTJ TWP PTJ Pejabat TWP PTJ/ Bilik Jaminan Kualiti 3 Tahun (Selewatlewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan) Kuasa Melupus Pendaftar Ketua PTJ Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PENGURUSAN Kod Dokumen: UPM/XXX/P001 Halaman: 5/5 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 01 00 - Keluaran Pertama XXXXXXX WP 00/00/00 Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

LAMPIRAN 3 TEMPLAT HURAIAN PINDAAN CADANGAN DOKUMEN

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan No. CPD kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP) No. CPD Pemilik Proses Asal Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:, No. Semakan:, Tarikh Kuatkuasa: Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:, No. Semakan:, Tarikh Kuatkuasa: SOK (BUM): 3/2014 Seksyen Pelantikan CONTOH Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013 Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/05/2014 7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP). 7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP. 7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP). 7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor selepas Mesyuarat JKP. T P 1

BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO) Peneraju Proses: Kelulusan Mesyuarat: Tarikh Mesyuarat: Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: Kali ke- Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen. 2

LAMPIRAN 4 CONTOH BORANG CPD LENGKAP

KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD) Peneraju Proses: Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Mencadangkan Borang Permohonan Cadangan/Tambahan Dokumen (CPD) untuk mendapatkan kelulusan pada Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke-242 yang diadakan pada 25 April 2014. Cadangan tarikh kuatkuasa pada 30 Mei 2014 (* Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain) No. CPD SOK (BUM): 3/2014 Pemilik Proses Seksyen Pelantikan Asal Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013 Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/05/2014 6.0 CARTA ALIR 6.0 CARTA ALIR Dapatkan Kelulusan JPU 7.9 Dapatkan Kelulusan JPU/Naib Canselor 7.9 T 7.0 PROSES TERPERINCI 7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP). 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP). T 7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP. 7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor selepas Mesyuarat JKP. P 1/3

No. CPD Pemilik Proses 7.9 Dapatkan kelulusan JPU Asal Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) 7.9 Dapatkan kelulusan JPU/Naib Canselor Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU. Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU/Naib Canselor. T 7.11 Maklumkan Kepada Calon 7.11 Maklumkan Kepada Calon 7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU dan proses tamat. 7. 12 Keluarkan Surat Tawaran 7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor dan proses tamat. 7.12 Keluarkan Surat Tawaran T 7.12.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU diterima. 8.0 REKOD KUALITI 8.0 REKOD KUALITI 7.12.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor diterima. T UPM/PEND/500-1/6/2 Pangkalan data Permohonan Jawatan (SPJonline) - UPM/PEND/500-1/6/4 Senarai Saringan Calon P - P UPM/PEND/500-1/4/1 Pengiklanan Jawatan - P UPM/PEND/500-1/8 Temu Duga - UPM/PEND/500-1/8 Temu Duga..1 Pengiklanan Jawatan T 2/3

No. CPD Pemilik Proses Asal UPM/PEND/500-2/5/1 Surat Tawaran Jawatan..1 Surat Tawaran Jawatan (P&P dan akademik) Surat Tawaran Jawatan (Sokongan) Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) - P UPM/PEND/500-2/5/3 Penangguhan Lapor Diri Surat permohonan penangguhan lapor diri Surat meminta ulasan/kelulusan Pendaftar Surat jawapan daripada Pendaftar Surat jawapan penangguhan kepada calon - P UPM/PEND/500-2/12/10 Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih 1 Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih (Kumpulan Pengurusan & Profesional Bukan Akademik 2. Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih (Kumpulan Pelaksana) - P UPM/PEND/500-1/14 Petikan Minit Pelantikan..1 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (P&P Bukan Akademik)..2 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (Pelaksana) - P UPM/PEND/500-1/9/1 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (P&P Bukan Akademik) UPM/PEND/500-1/9/2 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Pelaksana) UPM/PEND/500-1/12 Surat Makluman Calon Tidak Berjaya..1. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (P& P Bukan Akademik)..2. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (Pelaksana) - - - - P P P P 3/3

No. CPD Pemilik Proses Asal Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pindaan Pemotongan (P) UPM/PEND/500-1/6/4 Kriteria Saringan Pelantikan Dokumen kriteria perjawatan Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon Proses Temuduga (SOK/BUM/BR03/ TEMUDUGA) yang telah dilengkapkan (calon yang tidak berjaya) - P 4/3

LAMPIRAN 5 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU

LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU PROSES UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PTJ: (A) SKOP SOKONGAN BIL. NO. CPD JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) CATATAN (B) SKOP OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN BIL. NO. CPD JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) CATATAN Nota *: (P) pinda (B) baharu (G) - gugur 1

LAMPIRAN 6 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN

PENGURUSAN Kod Dokumen: PGR/BR01/LULUS-DOK Halaman: 1 drp 1 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN Tarikh: 03/01/2011 Kategori Dokumen : Skop : Peneraju Proses : Bil Tajuk Dokumen Kod Dokumen 1. No. Isu No. Semakan Tarikh Kuatkuasa Menyedia & Menyemak Kuasa Melulus/Melulus Semula* Tanggungjawab Tandatangan Tarikh Tanggungjawab Tandatangan Tarikh Kenyataan

LAMPIRAN 7 JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO

JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA KOD DOKUMEN Tanggungjawab 1. PEMBERIAN KOD MANUAL KUALITI 1.1 Gunakan kod UPM/PGR/MK untuk penyediaan Manual Kualiti Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) Singkatan bagi Manual Kualiti Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia 2. PEMBERIAN KOD PROSEDUR 2.1 Skop Pengurusan UPM / PGR / POO1 PKD No. Siri prosedur Singkatan bagi Prosedur Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia 2.2 Skop Sokongan UPM / SOK / (kod peneraju) / P001 No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod Peneraju Proses* (a) Singkatan bagi skop sokongan Universiti Putra Malaysia Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju proses (TPKD PP) Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 1

KOD DOKUMEN Tanggungjawab 2.3 Skop Perkhidmatan Utama UPM / PU/ (kod skop utama) / P001 TPKD PP 2.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama Universiti Putra Malaysia UPM / OPR/ (kod PTJ) / P001 No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod Pusat Tanggungjawab * (c) Singkatan bagi Skop operasi Universiti Putra Malaysia TPKD PP 3. PEMBERIAN KOD ARAHAN KERJA 3.1 Skop Pengurusan PKD UPM / PGR / AKO1 No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 2

3.2 Skop Sokongan KOD DOKUMEN Tanggungjawab UPM / SOK / (kod peneraju) / AK01 TPKD PP No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod Peneraju Proses* (a) Singkatan bagi skop sokongan Universiti Putra Malaysia 3.3 Skop Perkhidmatan Utama UPM / PU/ (kod skop utama) / AK01 No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama Universiti Putra Malaysia TPKD PP Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 3

KOD DOKUMEN 3.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan UPM / OPR/ (kod PTJ) / AK01 Tanggungjawab TPKD PP No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod Pusat Tanggungjawab * (c) Singkatan bagi Skop operasi Universiti Putra Malaysia 4. PEMBERIAN KOD DOKUMEN SOKONGAN (Dokumen sokongan seperti garis panduan, senarai semak, log, templat dan borang 4.1 Skop Pengurusan PGR / BR01 / (aktiviti) PKD Huruf dan/atau angka yang yang menggambarkan aktiviti Kod proses Kod kategori dokumen * (d) Singkatan bagi skop Pengurusan 4.2 Skop Sokongan SOK / (kod peneraju) / BR01 / (aktiviti) TPKD PP Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d) Kod Peneraju Proses * (a) Singkatan bagi skop Sokongan CONTOH: Kod proses bagi Pejabat Kewangan: (a) 01 Pembayaran (b) 02 Pembelian Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 4

KOD DOKUMEN Tanggungjawab 4.3 Skop Perkhidmatan Utama PU/ (kod skop utama) / BR01 / (aktiviti) TPKD PP Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d) Kod skop utama * (b) Singkatan bagi skop Perkhidmatan Utama 4.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan OPR/ (kod PTJ) / BR01 / (aktiviti) TPKD PP Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod Bahagian/ Jabatan/ Seksyen/ Unit Kod kategori dokumen * (d) Kod PTJ * (c) Singkatan bagi proses Operasi Nota *: (a) Kod Peneraju Proses: i. PEL Pengurusan Pelanggan ii. KEW Kewangan iii. LAT Latihan iv. PYG Penyelenggaraan peralatan, kemudahan infrastruktur dan kenderaan v. BUM Pengurusan sumber manusia vi. OSH Pengurusan keselamatan dan kesihatan pekerjaan vii. CAL Penentukuran dan verifikasi peralatan viii. LAB Pengurusan dan keselamatan makmal Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 5

(b) Kod Skop Utama: i. P Prauniversiti ii. PS Prasiswazah iii. S Siswazah iv. PY Penyelidikan (c) Kod PTJ (Semua PTJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti dan Institut: i. PNC Pejabat Naib Canselor ii. TNCHEPA Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) iii. TNCJIM Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) iv. PEND Pejabat Pendaftar v. BEN Pejabat Bursar vi. PSAS Perpustakaan Sultan Abdul Samad vii. SPS Sekolah Pengajian Siswazah viii. BA Bahagian Antarabangsa ix. BKU Bahagian Keselamatan x. CADE Pusat Pembangunan Akademik xi. CALC Pusat Pemajuan ompetensi Bahasa xii. FPV - Hospital Veterinar Universiti, Fakulti Perubatan Veterinar xiii. idec Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi xiv. KOLEJ Kolej kediaman xv. PIU Pusat Islam xvi. PKK Pusat Kebudayaan dan Kesenian xvii. PKU Pusat Kesihatan Universiti xviii. PPPA Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset xix. PPUU Pejabat Penasihat Undang-Undang xx. PUPM Penerbit UPM xxi. PSM Pusat Sains Marin xxii. TPU Taman Pertanian Universiti (d) Kod kategori dokumen: i. BD Buku Daftar ii. BL Buku/borang Log iii. BP Buku Panduan iv. BR Borang v. DF Daftar Format vi. GP Garis Panduan vii. LP Laporan viii. SE Senarai Edaran ix. SN Senarai x. SS Senarai Semak xi. SU Senarai Utama Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 6

LAMPIRAN 8 TEMPLAT STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN

Kegunaan PKD/TPKD PP STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN (Tandakan pada ruangan berkaitan) NAMA PENERAJU/PTJ KATEGORI SKOP PGR PU SOK OPR NAMA SKOP (a) Statistik Perubahan Dokumen Bil. Kategori Dokumen ISO Bilangan Dokumen Terlibat Pinda Baru/tambah gugur Jumlah 1. Prosedur 0 0 0 0 2. Arahan Kerja 0 0 0 0 3. Garis Panduan 0 0 0 0 4. Borang 0 0 0 0 5. Log 0 0 0 0 6. Senarai Semak 0 0 0 0 Jumlah Keseluruhan 0 0 0 0 Senarai perincian perubahan dokumen pada Lampiran 1

Kegunaan PKD/TPKD PP Lampiran (b) Senarai Perincian Perubahan Dokumen CONTOH KATEGORI DOKUMEN :ARAHAN KERJA BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU NO. SEMAKAN TARIKH KUATKUASA Arahan Kerja Menginput Bil Tunai 1. UPM/SOK/KEW/AK008/AKN *Nama dan Kod Dokumen lama: Arahan Kerja Bil Tunai (UPM/SOK/KEW/AK008/BIL) 02 02 30/5/2014 *(P) KATEGORI DOKUMEN :BORANG BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU NO. SEMAKAN 1. SOK/KEW/BR001/BUY Borang Pendaftaran Staf/Individu 02 01 TARIKH KUATKUASA 30/5/2014 *(P) Nota *: (P) pinda (B) baru/tambah (G) gugur 2

LAMPIRAN 9 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK

LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PTJ: (A) SKOP SOKONGAN ( ) BIL. NO. CPD JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN CATATAN 1 (B) SKOP SOKONGAN ( ) BIL. NO. CPD JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN CATATAN 1 Nota *: (P) pinda (B) baharu (G) - gugur 1