SECARA RINGKAS PROFIL AUDIT DALAM Audit Dalam USM ditubuhkan pada tahun 1982 Perlaksanaan Audit Dalam di Universiti berdasarkan kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1979 (dibatalkan) dan Surat Pekeliling Am Bil 2 Tahun 1993 (dibatalkan). Pada masa ini pelaksanaan Audit Dalam berdasarkan kepada Surat Pekeliling Am Bil 3 Tahun 1998 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri berkuatkuasa mulai 21 Julai 1998. berfungsi untuk membantu pengurusan Universiti bagi mengkaji sumber diurus dan ditadbir dengan wajar selaras dengan semua peraturan Universiti. ialah satu entiti yang bebas (independent) di Universiti dan bertanggungjawab secara langsung kepada Naib Canselor. Laporan audit akan dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit yang di anggotai dari kalangan ahli Lembaga Pengarah Universiti.
AUDIT DALAM 1. Penubuhan ditubuhkan pada tahun 1982 bertujuan untuk membantu pihak pengurusan Universiti dan Lembaga Pengarah Universiti dalam melaksanakan tanggungjawab mereka dengan berkesan. 2. Kebebasan dan Bidangkuasa Audit Dalam 2.1 Kedudukan Audit Dalam hendaklah bebas dari pengaruh pegawai-pegawai yang bertanggungjawab secara langsung ke atas operasi-operasi yang diaudit. 2.2 Audit Dalam adalah bertanggungjawab terus kepada Naib Canselor dan Naib Canselor harus menentukan Audit Dalam dapat memperolehi segala rekodrekod dan dokumen-dokumen yang berkaitan tugasnya. 3. Tanggungjawab Audit Dalam adalah bertanggungjawab menjalankan tugas audit kewangan dan audit pengurusan dengan bidang tugas seperti berikut:- 3.1 Mengkaji semula organisasi dalam tempoh tertentu untuk mengetahui sama ada fungsi perancangan, penyeliaan, arahan dan pengawalan berdasarkan dasar, arahan dan peraturan pengurusan telah dilaksanakan dengan berkesan sejajar dengan objektif dan amalan pengurusan yang baik. 3.2 Menentukan kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kawalan dalaman dan pengawasan operasi.
3.3 Mengkaji ketepatan dan kesahihan maklumat kewangan dan mengenalpasti cara untuk mengukur, menjenis dan melaporkan maklumat tersebut. 3.4 Mengkaji sistem sedia ada untuk memastikan ianya selaras dengan dasar dan peraturan terutamanya bidang yang mempunyai kesan terhadap operasi serta menentukan sama ada organisasi mematuhinya. Jika perlu, mencadangkan dasar yang sesuai. 3.5 Mengkaji cara yang sesuai untuk melindungi aset dan mengesahkan kewujudan aset tersebut. 3.6 Menilai faedah dan keberkesanan penggunaan sumber yang ada, mengenalpasti peluang untuk meningkatkan penggunaan sumber serta mencadangkan cara untuk mengatasi masalah yang berkaitan. 3.7 Mengkaji perjalanan organisasi dan pelaksanaan program untuk memastikan sama ada hasilnya selaras dengan objektif yang telah ditentukan, dan sama ada ianya telah dilaksanakan sepertimana yang dirancangkan. 3.8 Menyelaras tugas Audit Dalam dengan Audit Luar. 3.9 Bersama-sama merancang, merekebentuk, membangun, melaksanakan sistem pengurusan berasaskan komputer terutama dari aspek : (a) Ciri-ciri kawalan (b) Ciri-ciri ketepatan (c) Keupayaan merekod dokumentasi, supaya sistem yang dimajukan ini dapat membantu Universiti mencapai matlamatnya. 3.10 Mengemukakan jadual kerja auditan tahunan kepada Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit untuk pertimbangan dan kelulusan.
3.11 Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai sesiapa yang sepatutnya mengambil tindakan di atas sesuatu teguran audit. 3.12 Melaporkan staf yang didapati melakukan penyelewengan. 3.13 Memastikan setiap perancangan dan tindakan yang dibuat oleh Universiti telah mengambilkira pandangan audit sebelumnya. 3.14 Menilai semua rancangan dan tindakan yang telah diambil selaras dengan teguran audit mengenainya. 3.15 Mengemukakan laporan setiap suku tahun kepada Jawatankuasa Audit yang meliputi perkara berikut : 3.15.1 Tindakan susulan yang telah diambil di atas penemuan audit yang penting. 3.15.2 Peningkatan keberkesanan dan kelicinan operasi, hasil daripada tindakan audit. 3.15.3 Penyelarasan Audit Dalam dan Audit Luar untuk mengelakkan pertindihan. 3.15.4 Perancangan kerja audit. 3.15.5 Halangan yang dihadapi dalam melaksanakan kerja-kerja audit.
4. Laporan Audit Dalam 4.1 Jawatankuasa Audit/Naib Canselor bertanggungjawab memastikan laporan Audit Dalam diberi perhatian sewajarnya dan, di mana berkaitan, mengarahkan supaya penyiasatan lanjut dijalankan. 4.2 Ketua-Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk mengemukakan maklumbalas terhadap penemuan audit dengan cepat iaitu tidak lewat dari empat belas (14) hari dari tarikh laporan diterima. Sekiranya tindakan telah diambil berhubung teguran-teguran audit yang telah dibangkitkan, Ketua-Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk mengemukakan tindakan pembetulan yang telah diambil kepada Naib Canselor. Sekiranya yang dilaporkan hanya merupakan rancangan tindakan, laporan pelaksanaan hendaklah dikemukakan kepada Naib Canselor sebaik sahaja tindakan tersebut disempurnakan.
JAWATANKUASA AUDIT 1. Penubuhan Jawatankuasa Audit Universiti Jawatankuasa Audit ditubuhkan pada tahun 1998 untuk meneliti laporan Audit Dalam dan Audit Luar yang keahliannya dilantik daripada kalangan Ahli Lembaga Pengarah Universiti. 2. Keanggotaan Jawatankuasa Audit Universiti 2.1 Jawatankuasa tersebut boleh dianggotai oleh tiga (3) hingga lima (5) orang ahli terdiri daripada Ahli Lembaga Pengarah Bukan Eksekutif. Jawatankuasa Audit boleh melantik Pengerusinya sendiri atau boleh juga dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti. 2.2 Ketua Audit Dalam hendaklah mengurusetiakan Jawatankuasa Audit Universiti. 3. Fungsi dan Tugas-tugas Jawatankuasa Audit Universiti Fungsi utama Jawatankuasa Audit Universiti ialah : 3.1. Mengkaji keperluan Audit Dalam termasuk piagamnya. 3.2. Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan dari dalam. 3.3. Mengkaji perancangan aktiviti audit oleh Audit Dalam yang meliputi skop kerja, jadual, keanggotaaan, serta penyelarasan di antara Audit Dalam dan Luar.
3.4. Mengkaji laporan daripada Audit Dalam dan Luar dan memperakukan tindakan susulan yang perlu kepada Lembaga Pengarah. 3.5. Mengkaji dan menasihat Lembaga Pengarah berhubung dengan penyata kewangan dan laporan-laporan kewangan lain yang dikeluarkan. 3.6. Mengkaji dan menasihat Lembaga Pengarah berhubung dengan maklumat prestasi secara kuantitatif di atas aktiviti yang tertakluk kepada auditan dan perkara lain yang melibatkan tanggungjawab sebagaimana yang diputuskan oleh Lembaga Pengarah. 3.7. Mengesan pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah serta tatakelakuan pegawai/staf dan mengambil daya usaha menyiasat sebarang pertelingkahan yang berlaku dalam Universiti. 3.8. Memastikan bahawa Universiti sentiasa mengubahsuai pelaksanaan kerja selaras dengan perubahan ikhtisas yang berlaku dalam bidang perakaunan seperti pengisytiharan oleh Institut Akauntan Malaysia dan Jawatankuasa Piawaian Perakaunan Antarabangsa. 3.9. Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai staf yang didapati telah melakukan sebarang penyelewengan, untuk tindakan yang sesuai. 3.10. Melaksanakan fungsi-fungsi yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah Universiti dari semasa ke semasa.
4. Laporan Audit Dalam 4.1 Jawatankuasa Audit Universiti adalah berkuasa meminta pegawai-pegawai Universiti hadir dan memberi keterangan dalam mesyuaratnya dan juga meminta dikemukakan rekod dan dokumen yang berhubung kait dengan perkara yang diaudit. 4.2 Jawatankuasa Audit hendaklah membentangkan laporan setiap suku tahun di mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti. Sekiranya tiada pemerhatian audit diterima, Jawatankuasa Audit hendaklah melaporkan demikian dalam laporan suku tahunnya.
Y. Bhg. Datuk Mustafa Mansur Pengerusi Y. Brs. Prof Dr. Rujhan Mustafa Ahli Y. Bhg. Datuk Abdullah Abdul Wahab Ahli Tn Hj Mohd Salleh Malim Merican ( Ketua Audit Dalam ) Setiausaha
TATACARA MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT UNIVERSITI SAINS MALAYSIA MESYUARAT. 1.1. Mesyuarat Biasa 1.1.1. Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sekali. 1.1.2. Notis dan agenda bagi mana-mana mesyuarat biasa hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat. 1.2. Mesyuarat Khas Dan Mesyuarat Tergempar 1.2.1. Mesyuarat mesyuarat khas boleh diadakan oleh Pengerusi atas permintaannya sendiri. Notis dan agenda bagi mana-mana mesyuarat khas hendaklah dihantar kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya empat (4) hari sebelum tarikh mesyuarat itu diadakan. 1.2.2. Mesyuarat-mesyuarat tergempar boleh diadakan oleh Pengerusi atas kebijaksanaannya sendiri. Notis dan agenda bagi mana-mana mesyuarat tergempar hendaklah disampaikan kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya dua puluh empat (24) jam sebelum masa dan tarikh mesyuarat.
2. KEANGGOTAAN. Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia dianggotai oleh tiga (3) orang ahli Lembaga Pengarah Universiti bukan eksekutif yang dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti Sains Malaysia dan Ketua Juruaudit Dalam Universiti Sains Malaysia. 3. PENGERUSI. Lembaga Pengarah Universiti Sains Malaysia akan melantik seorang (1) ahli Lembaga Pengarah Universiti bukan eksekutif menjadi Pengerusi Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia. 4. AHLI. Lembaga Pengarah Universiti Sains Malaysia akan melantik dua (2) orang ahli Lembaga Pengarah Universiti bukan eksekutif menjadi ahli-ahli Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia. 5. SETIAUSAHA. Ketua Audit Dalam Universiti Sains Malaysia. 6. KORUM. Sekurang-kurangnya dua pertiga (2/3) daripada jumlah keseluruhan ahli Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia. 7. MINIT-MINIT. 7.1. Minit mana-mana mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah diedarkan kepada semua ahli tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat berikutnya. 7.2. Jika ada pindaan kepada minit-minit tersebut, maka pindaan itu dibangkitkan dalam mesyuarat ataupun dibuat secara bertulis.
7.3. Minit-minit mesyuarat Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia hendaklah disahkan dalam mesyuarat biasa akan datang. 8. UNDIAN. 8.1. Bagi maksud memutuskan sesuatu perkara, undian hendaklah diputuskan dengan undi majoriti ahli-ahli yang hadir dan pada kebiasaannya undian adalah dijalankan dengan mengangkat tangan. 8.2. Pengerusi dan setiap ahli adalah berhak mengundi sekali sahaja, tetapi jika terdapat persamaan undi, Pengerusi boleh menjalankan undi kedua atau undi pemutus. 8.3. Undi majoriti merupakan keputusan Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia untuk semua tujuan laporan dengan syarat: 8.3.1. Dalam mana-mana perkara yang diundikan, seseorang ahli boleh memohon supaya bilangan undi yang dibuat dan undinya sendiri direkodkan. 8.3.2. Dalam mana-mana perkara yang diundikan, seseorang ahli boleh meminta supaya undian dijalankan secara sulit. 8.4. Sebelum sesuatu undian dijalankan di atas mana-mana perkara yang akan diundikan, usul dan pindaan-pindaan akan dibacakan dengan jelas oleh Setiausaha.
9. KEPUTUSAN JAWATANKUASA AUDIT UNIVERSITI SAINS MALAYSIA. Sesuatu perkara yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia tidak boleh dibuka semula bagi perbincangan kecuali dengan kelulusan daripada Pengerusi. 10. SURAT MENYURAT DAN PERJALANAN MESYUARAT BERSIFAT SULIT. Dokumen-dokumen yang diedarkan kepada ahli-ahli dan perjalanan mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia hendaklah disifatkan sebagai SULIT. 11. PENGEDARAN PERKARA PENTING. 11.1. Atas budibicara Naib Canselor, selepas berunding dengan Pengerusi Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia, sebarang perkara penting boleh diedarkan untuk kelulusan ahli-ahli Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia dengan syarat:- 11.1.1. ahli-ahli diberi sekurang-kurangnya tujuh (7) hari daripada tarikh surat edaran itu dikeluarkan untuk mengemukakan bantahannya, jika ada. 11.1.2. jika ada dua (2) orang atau lebih ahli-ahli yang membantah perkaraperkara yang diurus secara edaran itu, maka perkara-perkara itu tidak boleh diluluskan tetapi hendaklah dimasukkan dalam agenda mesyuarat khas yang akan datang atau dalam satu mesyuarat biasa. 11.2. Jika tiada jawapan diterima dalam tempoh tujuh (7) hari yang tersebut dalam perkara 11.1 daripada mana-mana ahli menyatakan kelulusan atau bantahannya terhadap sebarang perkara yang diutuskan secara edaran itu, akan disifatkan sebagai bermakna bahawa perkara itu telah diluluskan oleh ahli.
12. KEHADIRAN MESYUARAT. 12.1. Jika Pengerusi tidak hadir dalam sesuatu mesyuarat, mana-mana ahli lain sebagaimana yang dipilih oleh ahli-ahli yang hadir hendaklah bertugas sebagai Pengerusi bagi maksud mesyuarat tersebut. 12.2. Ahli yang tidak hadir dalam sesuatu mesyuarat adalah juga tertakluk kepada keputusan-keputusan yang telah dibuat dalam mesyuarat itu. 12.3. Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia adalah berkuasa meminta pegawai-pegawai Universiti hadir dan memberi keterangan dalam mesyuaratnya dan juga meminta dikemukakan rekod dan dokumen yang berhubung kait dengan perkara yang sedang diperiksa. 13. PINDAAN KEPADA ATAU PENGGANTUNGAN TERHADAP TATACARA MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT UNIVERSITI SAINS MALAYSIA. 13.1. Pindaan-pindaan kepada tatacara mesyuarat boleh dibuat pada bila-bila masa dengan ketetapan Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia. 13.2. Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia boleh dengan ketetapan, menggantung tatacara mesyuarat ini. Dikemaskini: JKA KE-10 (BIL. 2/2005) 23.12.2005