BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi dewasa ini terus mendorong terciptanya kebutuhan terhadap penerapan teknologi baru di berbagai organisasi. Teknologi informasi merupakan kebutuhan pokok bagi organisasi dalam mempertahankan eksistensinya di dalam persaingan yang ketat. Kemampuan dalam memanfaatkan keunggulan teknologi informasi membawa suatu organisasi ke arah yang lebih baik dalam melakukan kegiatan operasionalnya. Internet telah membawa paradigma baru terhadap komunikasi dan pertukaran data dan informasi, baik di dalam maupun di luar organisasi. Berbagai organisasi telah memanfaatkan teknologi berbasis web, atau lebih dikenal dengan istilah website, dalam menunjang pertukaran informasi yang ada. Maraknya pemanfaatan teknologi website ini didukung oleh proses pembuatan website yang tidak lagi sulit dan ditakuti oleh organisasi. Revolusi informasi dunia Internet yang sangat cepat mendorong keragaman website mulai dari yang sangat sederhana dengan hanya mengandalkan beberapa halaman statis HTML sampai kepada website dinamis dengan teknik pengembangan yang mutakhir. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang berbasis web, tuntutan penyediaan informasi semakin kompleks. Saat ini organisasi tidak hanya berfokus pada kebutuhan informasi semata-mata, namun mulai mengarah pada kebutuhan akan pengetahuan (knowledge) bagi mereka. Knowledge dianggap sebagai salah satu resource atau asset bagi orang yang memegang peranan penting. 1
2 Knowledge yang sudah ada jika tidak dipergunakan dan dijaga dengan baik, maka akan menjadi sia-sia bahkan dapat hilang. Knowledge yang baik adalah knowledge yang dapat digunakan terus-menerus dan dapat dikembangkan, diperbaharui dan terpelihara dengan rapi. Aktivitas yang secara terus-menerus dalam menggunakan knowledge dapat menambah kemampuan kolektif bagi individu, kelompok, dan pada akhirnya tercipta kebebasan bersama pada sebuah organisasi. Knowledge management merupakan suatu sistem yang menjalankan proses yang sistematis dan aktif dalam mengelola, menyimpan dan memanfaatkan knowledge dalam sebuah organisasi. Knowledge management berperan sebagai memory dalam sebuah organisasi, yang terdiri dari proses penempatan, penyimpanan, akses dan penggunaan knowledge sebaik-baiknya sesuai dengan kebutuhan. Sebagai sumber daya yang penting bagi organisasi, knowledge tidak hanya disimpan dan digunakan kembali sebagaimana penyimpanan data secara umum, namun dibutuhkan sebuah sistem atau tools yang dapat membantu organisasi dalam mengelola knowledge yang ada sehingga dapat dimanfaatkan secara tepat. Knowledge Management System (KMS) merupakan tools yang berbasiskan web yang memudahkan setiap penggunanya dalam mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan menggunakan kembali, serta mendistribusikan knowledge yang ada di dalam sebuah organisasi. Jurusan Sistem Informasi merupakan jurusan yang paling pertama ada di Universitas Bina Nusantara. Pada jurusan ini, tentunya segala hal yang berhubungan dengan Sistem Informasi termasuk perluasan ke arah pengembangan knowledge merupakan fokus penerapan yang setidaknya menunjang salah satu peran jurusan. Pada jurusan ini, terdapat berbagai macam knowledge yang dapat digunakan untuk
3 mendukung operasional yang ada di jurusan. Dalam hal ini, diperlukan peran seorang Ketua Jurusan yang mampu mengendalikan segala aktivitas operasional yang tercakup di dalam jurusan Sistem Informasi. Sebagai seorang Ketua Jurusan, tentunya secara langsung maupun tidak langsung dituntut untuk dapat menjalankan perannya terutama yang berhubungan dengan knowledge dengan sebaik-baiknya. Peran demikian dapat dilaksanakan pada saat adanya masalah penentuan kebijakan-kebijakan dalam memecahkan masalah yang terjadi, menanggapi usulan, dan sebagainya yang berhubungan dengan kurikulum dan operasional jurusan terhadap mahasiswa dan dosen. Selama ini sebagian besar knowledge yang ada bagi Ketua Jurusan maupun masing-masing staff di jurusan Sistem Informasi masih merupakan tacit knowledge yang belum terdokumentasi dengan baik, sehingga rentan terhadap hilangnya knowledge tersebut suatu saat. Dengan demikian dirasakan perlunya sebuah sistem aplikasi yang dapat membantu Jurusan Sistem Informasi, terutama bagi Ketua Jurusan, agar knowledge yang ada dapat dikelola dengan baik sehingga dapat terus berkembang dalam pemanfaatannya. 1.2 Ruang Lingkup Penulis membatasi penulisan skripsi ini pada beberapa hal berikut, antara lain: - Pembahasan berfokus pada pengelolaan knowledge yang berkaitan dengan kebutuhan Jurusan Sistem Informasi, khususnya bagi Ketua Jurusan. - Membahas mengenai cara memperoleh dan menyimpan knowledge yang dibutuhkan, serta memanfaatkan knowledge yang ada seefektif mungkin.
4 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan penyusunan skripsi ini antara lain : - Menganalisa knowledge yang dibutuhkan dan yang sudah dimiliki oleh Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, khususnya bagi Ketua Jurusan (Kajur). - Mengidentifikasi pengembangan yang diperlukan dalam upaya implementasi aplikasi berbasis Knowledge Management System. - Mengembangkan aplikasi berbasis Knowledge Management System menggunakan teknologi web, dimana knowledge yang dikelola mengacu pada informasi dalam bentuk teks, grafik, gambar maupun format lain yang perlu dikelola. 1.3.2 Manfaat Manfaat yang dapat diperoleh, antara lain : - Segala hal yang dapat dijadikan knowledge bagi jurusan dapat terdokumentasi dengan baik. - Memberikan kemudahan bagi user dalam menyimpan, mengelola, dan menggunakan kembali knowledge yang ada sesuai kebutuhan. - Membantu pekerjaan di Jurusan Sistem Informasi, yang berhubungan dengan penerapan knowledge agar dapat memberikan manfaat yang lebih besar.
5 1.4 Metodologi Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini meliputi : 1. Metode Pengumpulan Data a. Penelitian Lapangan (Field research) Penelitian lapangan dilakukan dalam upaya memperoleh data primer, yaitu data yang dikumpulkan langsung dari objeknya, dengan berkunjung langsung ke Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. Penelitian lapangan ini dilakukan dengan teknik wawancara (interview) secara tatap muka dengan Ketua Jurusan guna memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini dan staff lainnya. b. Penelitian Kepustakaan Penelitian kepustakaan bertujuan memperoleh data sekunder, yaitu dengan mencari dan mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan topik yang diangkat dalam skripsi ini. Data diperoleh dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan objek penelitian dan bacaan lain seperti majalah, artikel, media cetak lainnya, dan internet. Hasil yang diperoleh merupakan informasi yang bersifat teoritis dan ilmiah yang akan menjadi pedoman dalam melakukan penulisan skripsi ini.
6 2. Metode Analisis dan Perancangan Pada metode analisis digunakan pendekatan Object Oriented dengan disesuaikan pada topik penelitian, yaitu Knowledge Management. Metode perancangan yang digunakan dalam pembangunan Knowledge Management ini antara lain : a. Perancangan database dengan menggunakan SQL Server. b. Perancangan sistem yang menjelaskan alur perancangan berbasiskan Object Oriented. c. Perancangan aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Studio.Net 2003. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan ini diuraikan dalam lima bab. Berikut penjelasan dari isi masing-masing bab. BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang pembangunan knowledge management dan latar belakang mengapa aplikasi yang berbasis Knowledge Managament System diperlukan oleh personel di dalam suatu organisasi, ruang lingkup pembangunan aplikasi knowledge management, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi yang digunakan dalam analisis dan perancangan serta sistematika penulisan laporan.
7 BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan digunakan untuk penyusunan laporan ini baik berupa teori-teori secara umum maupun teori-teori secara khusus. BAB 3 ANALISA Dalam bab ini akan dibahas mengenai profil Universitas Bina Nusantara dan Jurusan Sistem Informasi, struktur organisasi Universitas Bina Nusantara dan Jurusan Sistem Informasi, jobdesk staff jurusan, alur kerja Ketua Jurusan dengan menggunakan rich picture, serta penjelasan permasalahan yang dihadapi oleh jurusan berkaitan dengan knowledge yang ada, serta usulan pemecahan masalah tersebut. BAB 4 PERANCANGAN Dalam bab ini akan dijelaskan kerangka kerja perancangan Knowledge Management, arsitektur yang dirancang, pemetaan fitur, requirement elicitation dengan penggambaran use case diagram dan penjelasannya, serta analisis melalui class diagram, dan penggambaran sistem menggunakan sequence diagram, serta tampilan layar. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan dikemukakan kesimpulan dari pengamatan yang telah dilakukan dan saran-saran yang diusulkan untuk tindakan selanjutnya yang diharapkan dapat diterapkan oleh Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara.