Mengolah Database dengan MS Excel 2016
Mengolah Database dengan MS Excel 2016 Jubilee Enterprise PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO
Mengolah Database dengan MS Excel 2016 Jubilee Enterprise 2017, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2017 717051962 ISBN: 978-602-04-5008-7 [eep] Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit. Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab percetakan
KATA PENGANTAR MS Excel dikenal sebagai software terbaik untuk pengolahan data. Nah, selain dari lembar kerja (worksheet) MS Excel itu sendiri, sumber data bisa berasal dari aplikasi lain, misalnya saja MS Access atau bahkan dari server database MySQL. Namun sejauh ini, jarang ada penulis yang mengupas bagaimana mengintegrasikan data-data dari sumber database MS Access dan MySQL dengan MS Excel. Buku ini membahas MS Excel dari sudut pandang database. Materi yang diajarkan di dalam buku ini adalah seputar cara mengambil data dari database MS Access dan MySQL agar bisa dipindahkan ke dalam worksheet. Selanjutnya, dengan berbagai fungsi dan formula, data itu bisa diolah. Di akhir bab, Anda akan mempelajari bagaimana caranya membuat visualisasi data menggunakan aplikasi baru yang disebut dengan nama Power BI. Akhir kata, semoga buku ini dapat menginspirasi dan membantu Anda mengolah database menggunakan MS Excel 2016. Yogyakarta, Oktober 2017 Jubilee Enterprise We Make Bestseller Book Thinkjubilee.com v
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... V DAFTAR ISI...VII BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Software yang Dibutuhkan...2 BAB 2 INTEGRASI DATA MS ACCESS DAN MS EXCEL... 3 2.1 Membuat Database Menggunakan MS Access...3 2.2 Mengubah Nama Tabel...5 2.3 Membuat Field Baru...7 2.4 Mengisi Data...12 2.5 Database MS Access dan MS Excel...13 2.5.1 Menggunakan MS Access...13 2.5.2 Menggunakan MS Excel...16 2.6 Meng-Import Data dari MS Excel...19 BAB 3 LEBIH LANJUT DENGAN MS ACCESS... 27 3.1 Mengenal Database...27 3.1.1 Contoh Tabel Database...28 3.1.2 Primary Key...29 3.1.3 Foreign Key...30 3.2 Membuat Tabel Baru...30 3.3 Relationship Antar Tabel...34 3.4 Membuat Data Transaksi di dalam Tabel Transaksi...39 3.5 Melihat Relasi Antara Tabel transaksi,datakonsumen, dan dataproduk...40 3.6 Simple Query...42 3.7 Meng-Export Query ke dalam Sheet MS Excel...46 vii
BAB 4 PENGATURAN FIELD MS ACCESS... 49 4.1 Pengenalan Tipe Data pada Field...49 4.2 Mengganti Tipe Data...51 4.3 4.4 Membuat Input Masks...52 Menentukan Nilai Default...55 4.5 Menyisipkan Field Baru...56 4.6 Mengatur Ulang Susunan Field...58 4.7 Menghapus Row dan Field dalam Tabel...59 4.7.1 4.7.2 Menghapus Row...59 Menghapus Field...60 4.8 Validasi Penulisan Data...61 4.9 Membuat Lookup Field...64 BAB 5 BEKERJA DENGAN TABEL... 73 5.1 Menemukan dan Mengganti Data...73 5.1.1 5.1.2 Find...73 Replace...75 5.2 Memasukkan Data Menggunakan Fitur AutoCorrect...77 5.3 5.4 Menambah dan Mengedit Teks...79 Memindahkan Kolom...80 5.4.1 Menyisipkan Kolom Baru...82 5.5 5.6 Menyalin dan Menggandakan Kolom...84 Modifikasi Ukuran Field dan Baris...86 5.6.1 Modifikasi Field dan Row secara Langsung...86 5.6.2 ModifikasiField dan Row dengan Pengaturan Width dan Height...88 5.7 Filter Data...91 BAB 6 MS EXCEL DAN MYSQL... 93 6.1 Download dan Instalasi MySQL...93 6.2 6.3 Instalasi MySQL Server...95 Menambahkan MySQL untuk MS Excel...101 6.3.1 Visual Studio 2010 Tools...101 6.3.2 MySQL for Excel...102 6.4 Menjalankan MySQL Server...105 6.5 Membuat Koneksi dengan MySQL Server...108 BAB 7 MEMBUAT DATABASE MYSQL... 111 7.1 Membuat Database Baru...111 7.2 Membuat Tabel...113 BAB 8 MENAMBAH DATA KE DALAM TABEL MYSQL... 121 8.1 Menambah Data Menggunakan MySQL Workbench...122 viii
8.1.1 Menggunakan Form Editor...125 8.2 Mengedit Data Menggunakan MS Excel...125 8.3 Menggunakan Append Excel Data to Table...129 BAB 9 VISUALISASI DATA DENGAN POWER BI... 133 9.1 Download Power BI...133 9.2 Menjalankan Power BI...134 9.3 Membuka File MS Excel...135 9.4 Membuat Dashboard...139 9.4.1 Table...139 9.4.2 Chart...140 9.4.3 Text Box...144 9.4.4 Slicer...146 9.5 Menyimpan File...148 TENTANG PENULIS... 149 ix
PENDAHULUAN Ketika bekerja dengan MS Excel, maka Anda siap mengolah data mulai dari input, pengeditan, hingga penyajian data secara visual. Data mungkin saja langsung di-input satu demi satu ke dalam masing-masing sel. Namun buku ini menggunakan pendekatan yang berbeda. Buku ini mengajarkan kepada para pembaca bagaimana memasukkan data jika data tersebut berasal dari database. Buku ini menjawab pertanyaan bagaimana jika sumber data tersebut berasal dari aplikasi database. Ada dua aplikasi database yang dibahas di dalam buku ini. Yang pertama adalah MS Access dan yang satunya lagi adalah MySQL. MS Access adalah aplikasi database yang masih satu keluarga dengan MS Excel. Setelah Anda selesai membaca bab ini, maka Anda akan langsung masuk ke dalam topik bahasan tentang MS Access. Materimateri yang dipelajari seputar bagaimana caranya membuat database menggunakan MS Access. Kemudian, pembahasan akan berlanjut tentang cara memasukkan data-data yang ada di dalam database MS Access ke dalam worksheet. Aplikasi database kedua yang akan dibahas adalah MySQL. Aplikasi ini banyak digunakan secara luas oleh para developer, terutama pengembang aplikasi berbasis website. Yang hendak ditunjukkan di dalam buku ini adalah bagaimana membuat database menggunakan MySQL serta menyertakan data-data yang ada di dalamnya ke dalam lembar kerja MS Excel. Di sini, Anda akan mempelajari bagaimana mengintegrasikan dua aplikasi tersebut sehingga terbentuk koneksi yang memudahkan user untuk mengolah data. 1
Kemudian, buku ini akan ditutup dengan materi tentang cara memvisualisasikan data menggunakan Power BI. Aplikasi ini digunakan untuk membuat dashboard, mirip dengan dashboard yang ada di dalam MS Excel. Hanya saja, Power BI menambahkan persepsi baru tentang cara-cara mendesain dashboard yang lebih mudah serta gratis. 1.1 Software yang Dibutuhkan Buku ini membahas berbagai jenis software. Selama menggunakan buku ini, Anda akan membutuhkan software-software berikut: MS Excel 2016 MS Access 2016 MySQL Server (dapat diunduh gratis) Power BI (dapat diunduh gratis) 2
INTEGRASI DATA MS ACCESS DAN MS EXCEL MS Access adalah aplikasi database management system yang dibuat untuk membuat dan mengelola database untuk berbagai keperluan. Data yang ada di dalam database tersebut dapat di-export untuk keperluan lebih lanjut ke dalam format MS Excel. Sebagai contoh, database MS Access berisi data penjualan dapat diolah dengan menggunakan fungsi dan formula MS Excel. Dalam bab ini, kita akan mempelajari secara singkat bagaimana database yang dibuat menggunakan MS Access di-export dan diolah menggunakan MS Excel. 2.1 Membuat Database Menggunakan MS Access Kita mulai dengan sebuah database yang dibuat menggunakan MS Access. Asumsikan kita ingin membuat database yang merekam datadata konsumen yang bertransaksi di sebuah toko online. Untuk membuat database tersebut, Anda bisa mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Luncurkan terlebih dulu MS Access. 2. Pilih Blank Database. 3
Gambar 2.1 Membuat database baru dengan memilih Blank Database 3. Ketik nama database baru yang akan dibuat, misalnya: Toko Online. 4. Setelah itu, tentukan dimana file database ini akan disimpan dengan mengklik ikon Browse. Gambar 2.2 Membuat database baru dari nol 5. Akhiri dengan menekan tombol Create. Anda pun akan masuk ke dalam jendela MS Access untuk pengolahan tabel dan data-data. Di sini, Anda sudah berhasil membuat database baru dengan nama Toko Online. 4
Gambar 2.3 Jendela MS Access untuk membuat rancangan database baru 2.2 Mengubah Nama Tabel MS Access sudah menyediakan tabel baru yang secara default bernama Table1. Cek nama tabel tersebut di panel All Tables sisi kiri atas. Secara default, tabel ini dalam kondisi aktif. Gambar 2.4 Table1 yang sudah dibuat oleh MS Access Untuk mempermudah identifikasi dan penentuan maksud serta tujuan tabel, maka Anda bisa mengubah nama tabel default itu menjadi tabel dengan nama yang lebih spesifik. Cara mengubah nama tabel adalah sebagai berikut: 1. Klik Tab File > Save. 5
TENTANG PENULIS Jubilee Enterprise, telah dipercaya oleh penerbit dan pembaca buku tanah air dalam satu dasawarsa ini. Hingga sekarang, tulisan-tulisannya yang diterbitkan dalam bentuk buku telah mencapai hampir 400 judul, sebagian besar bertema teknologi informasi dan kemudian disusul dengan tema psikologi & parenting, manajemen, fotografi, anak-anak, dan tema umum lainnya. Salah satu imprint Jubilee Enterprise adalah Jubilee Authors Companion yang merupakan sahabat bagi para penulispenulis profesional yang ingin tetap berkarya. Anda dapat memperoleh informasi lebih lanjut tentang Jubilee Enterprise lewat situs: www.thinkjubilee.com. Catatan: Untuk melakukan pemesanan buku, hubungi Layanan Langsung PT Elex Media Komputindo: Gramedia Direct Jl. Palmerah Barat No. 29-37, Jakarta 10270 Telemarketing/CS: 021-53650110/1 ext: 3901/3902/3292/3427 149