TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI PUSKESMAS KARTASURA 2011 Lita Purnamasari, Antik Pujihastuti, Harjanti APIKES Mitra Husada Karanganyar apikes@yahoo.co.id ABSTRAK Retensi adalah suatu kegiatan pemindahan dokumen rekam medis dari ruang penyimpanan aktif ke ruang penyimpanan in aktif. PuskesmasKartasuratelahmelakukanretensipadatahun 2011, akantetapibelumadakebijakan mengaturtentangkegiatanretensi. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui pelaksanaan retensi dokumen rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kartasura. Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan retrospektif. Metode penelitian adalah wawancara. Obyek penelitian ini adalah pelaksanaan retensi dokumen rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kartasura dan Subyek penelitian adalah petugas pendaftaran di unit rawat jalan. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa pada tahun 2011 belumadakebijakan mengaturtentangtatacararetensi, akantetapitelahdilakukan retensi berdasarkan tahun terakhir pasien berkunjung yaitu dokumen rekam medis pasien sudah melampaui dua tahun masa simpan di ruang penyimpanan aktif. Dapat disimpulkan bahwa dalampelaksanaanretensitahun 2011 di PuskesmasKartasurabelummemilikikebijakantentangretensikhususnyadokumenrekammedisrawatja lan. Padatahun 2011 telahdilakukanretensiuntukdisimpan di ruangin aktifselamaduatahundenganpengelompokandokumenberdasarkancarabayarpasienyaituumum, ASKES, dan JAMKESMAS. Oleh karena itu dapat disarankan bahwa untuk mempermudah pelaksanaan retensi dokumen rekam medis, diperlukan adanya kebijakan mengatur tentang tatacara retensi dokumen rekam medis, dan dalam pelaksanaan retensi dilakukan pengelompokkan terlebih dahulu berdasarkan alphabetiknamapasiendi ruang in aktif dengan tujuan untuk mempermudah pengambilan kembali apabila pasien datang kembali untuk berobat dan membutuhkan dokumen rekam medisnya sudah in aktif, sehingga pasien tersebut tidak kehilangan data informasi kesehatan terdahulu untuk menjaga kesinambungan riwayat penyakit pasien. Kata Kunci : Pelaksanaan Retensi, Dokumen Rekam Medis. Kepustakaan : 10 (1990-2008 ) PENDAHULUAN saranapelayanankesehata MenurutPermenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 RI tentangrekammedispasal 1 bahwarekammedisadalahdokumen berisikancatatandandokumententangidentitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakandanpelayanan lain telahdiberikankepadapasien. Dokumenrekammedispasienharusdisimpanse suaidenganperaturan berlaku di rumahsakityaitu non (puskesmas).bahwadokumenrekammediswa jibdisimpansekurangkurangnyadalamjangkawaktuduatahunterhitu ngdaritanggalterakhirpasienberobat.setelah melampauibataswaktuwajibsimpanmakadok umenrekammedisdapatdimusnahkan.retensi adalahsuatukegiatanpengurangandokumenre kammedisdarirakpenyimpanandengancaram emindahkandokumenrekammedisin Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen...(Lita P, Antik P, dk)95
aktifdarirakpenyimpananaktifkerakpenyimpa nanin aktifdenganmemilahpadarakpenyimpananses uaidengantahunkunjungan(depkes RI, 2006). Berdasarkanwawancaraawaldenganpe tugaspendaftaran unit rawatjalanpuskesmaskartasura, bahwa di PuskesmasKartasurabelummemilikikebijaka ntertulis mengaturtentangpelaksanaanretensidokumen rekammedis, akantetapipuskesmaskartasuratelahmelakuk anpemindahan (retensi) dokumenrekammedispadatahun 2011 dengankategoridokumenrekammedis telahmelampauibataspenyimpananduatahunb erdasarkanpermenkes RI No.269/MENKES/PER/III/2008 tentangrekammedisbahwadokumenrekamme dispadasaranapelayanankesehatan non rumahsakitwajibdisimpansekurangkurangnyauntukjangkawaktu 2 (dua) tahunterhitungdaritanggalterakhirpasienbero bat. Berdasarkanlatarbelakangtersebutma kapenelititertarikuntukmengambiljudul TinjauanPelaksanaanRetensiDokumenReka mmedisrawatjalan dipuskesmaskartasura. Tujuan umum untuk mengetahuipelaksanaanretensidokumenreka mmedisrawatjalan di PuskesmasKartasura. A. RekamMedis Menurut Permenkes RI No. 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008 Bab I pasal 1, rekam medis adalah dokumen berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain telah diberikan kepada pasien. Menurut Depkes RI 2006 rekam medis adalah keterangan baik tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesa, pemerikasaan fisik, laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis diberikan kepada pasien dan pengobatan baik dirawat inap, rawat jalan maupun mendapatkan pelayanan gawat darurat. Tujuan penyelenggaraan rekam medis adalah tercapainya tertib administrasi di suatu rumah sakit sehingga dapat terwujud pelaksanaan sistem ditetapkan dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan, dengan adanya dukungan sistem pengelolaan rekam medis baik dan benar, maka tertib administrasi rumah sakit akan tercapai sebagaimana diharapkan. B. Retensi Dokumen Rekam medis Retensidokumenrekammedis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara : a. Memindahkan dokumen rekam medis in aktif dari rak filing aktif ke rak filing in aktif dengan cara memilah pada rak filing sesuai dengan tahun kunjungannya. b. Memikrofilmisasi dokumen rekam medis in aktif sesuai ketentuan berlaku. 96JurnalRekamMedis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.1, MARET 2012, Hal 95-100
c. Memusnahkan berkas dokumen rekam medis telah dimikrofilmisasi dengan cara tertentu sesuai ketentuan berlaku. d. Dengan melakukan scanner pada dokumen rekam medis.(depkes RI, 2006 ) C. Puskesmas Puskesmas merupakan suatu organisasi kesehatan fungsional merupakan pusat pengembangan kesehatan masyarakat, membina peran serta masyarakat dan memberikan pelayanan secara menyeluruh kepada masyarakat di wilayah kerja dalam bentuk kegiatan pokok.(depkes RI, 1990) METODE Jenispenelitianini adalahdeskriptifdalam penelitian ini peneliti bermaksud memberi gambaran tentang pelaksanaan retensidokumen rekam medis pasien rawat jalan di Puskesmas Kartasura dengan pendekatan retrosfektif yaitu pendekatan berdasar data-data sudah ada atau data masa lampau( Sugiyono, 2010). Dalam penelitian ini peneliti mengunakan data pada tahun2011. Obyekadalahsasaran dijadikanpokokpembicaraandalampenelitian (Arikunto, 2006).Obyekpenelitianiniadalahpelaksanaan retensidokumenrekammedisrawatjalan di PuskesmasKartasura. Subyekadalah orang benarikutsertadanditeliti (Sasroasmoro, 1995). Subyekpenelitianiniadalahpetugaspendaftara n di unit rawatjalan. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil 1. Cara pelaksanaanretensi dokumenrekam medis rawat jalan di Puskesmas Kartasura Berdasarkanhasilwawancaraden ganpetugastempatpendaftaranpasien RawatJalanPuskesmasKartasuratenta ngcarapelaksanaanretensidokumenrek ammedis di PuskesmasKartasurapadatahun 2011, mengacupadapermenkes RI No.269/MENKES/PER/III/2008adala hsebagaiberikut: a Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan menerima surat perintah atau tugas dari Kepala Puskesmas Kartasura untuk melaksanakan kegiatan retensi dokumen rekam medis sudah melebihi dua tahun masa simpan di ruang filing rawat jalan. b Kemudian petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan menerima surat tugasdarikepalapuskesmas sebanyak 4 orang terdiri dari tiga orang pegawaitetapdan satu orang Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen...(Lita P, Antik P, dk)97
pegawaitidaktetapbagiantempat PendaftaranPasienRawatJalanPu skesmas Kartasura c Sebelum melakukan retensi, petugas pendaftaran pasien rawat jalan menerima surat tugas, membuat daftar berisi tentang dokumen mana saja sudah melebihi dua tahun masa penyimpanan dan harus diretensi berdasarkan data dari komputerdenganmengentrikanta hunkunjunganterakhirpasien dokumenrekammedisnyaakandir etensi.daftartersebutberisinomo rrekammedis, namapasiendantahunterakhirpasi enberkunjung. d Kemudian Petugas menerima surat tugas melakukan pengambilan dokumen rekam medis dari rak penyimpanan berdasarkan daftar dokumen rekam medis akan diretensi. e Dokumen rekam medis sudah diretensi, disimpan dalam ruang penyimpanan in aktif dan dikelompokkan berdasarkan cara pembayaran pasien yaitu umum, ASKES dan JAMKESMAS. f Di ruang penyimpanan in aktif, dokumen rekam medis tidak disejajarkan melainkan ditata didalam kardus dan diluar kardus diberi tulisan berdasarkan cara bayar pasien yaitu umum, ASKES dan JAMKESMAS. g Dokumen rekam medis akan disimpan diruang in aktif selama dua tahun. h Apabila ada pasien melakukan kunjungan ulang dan dokumen rekam medis pasien tersebut sudah diretensi maka petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rawat jalan tidak melakukan pencarian di ruang in aktif melainkan pasien tersebut dianggap sebagai pasien baru dengan dibuatkan dokumen rekam medis baru dengan nomor rekam medis baru pula. B. Pembahasan 1. Cara pelaksanaanretensi dokumenrekam medis rawat jalan di Puskesmas Kartasura PuskesmasKartasuramelakukanr etensikhususnyadokumenrekammedis rawatjalanpadatahun 2011.Pelaksanaanretensipadatahun 2011 bertujuanuntukmemindahkandokume nrekammedisrawatjalan sudahmelebihiduatahunmasasimpan di ruangfilingrawatjalanyaitudokumenre kammedisdaritahun 2009 sampai 2011. 98JurnalRekamMedis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.1, MARET 2012, Hal 95-100
Kegiatanretensitersebutdilakukanoleh petugaspendaftaranpasienrawatjalan dengansurattugasdarikepalapuskesma sdanbertanggungjawablangsungpada proses retensi. Kegiatanretensidilaksanakandenganc aramemilahdokumen sudahmelebihimasasimpanduatahunb erdasarkan data diperolehdarikomputerdenganmengen trikantahunkunjunganterakhirpasien dokumenrekammedisnyaakandiretens ipadalayarkomputer. Hal tersebutsudahsesuaidenganpermenkes RI No.269/MENKES/PER/III/2008 tentangrekammedisbahwadokumenre kammedispadasaranapelayanankeseh atan non rumahsakitwajibdisimpansekurangkurangnyauntukjangkawaktu 2 (dua) tahunterhitungdaritanggalterakhirpasi enberobatakantetapi, PuskesmasKartasurasendiribelumme mpunyaikebijakantertulismengenaitat acararetensiberupa SOP. Dokumen rekam medis sudah diretensi, disimpan dalam ruang penyimpanan in aktif dan tidak dilakukan penjajaran berdasarkan metode tertentu akan tetapi ditumpuk didalam kardus dan dikelompokkan berdasarkan cara pembayaran pasien yaitu umum, ASKES dan JAMKESMAS. Hal inibelumsesuaidengansuratedarandir jenpelayananmedis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 bahwapengelompokkandokumenreka mmedisberdasarkandiagnosatertentu, sehinggadapatmempermudah proses retensidokumenrekammedisberdasark anbataswaktupenyimpanandan agar sesuaidenganjadwalretensiarsipdoku menrekammedisin aktif. Apabila pasien melakukan kunjungan ulang dan dokumen rekam medis pasien tersebut sudah diretensi, selamaini petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rawat jalan tidak melakukanpencarian di ruang in aktif melainkan pasien tersebut dianggap pasien baru dengan dibuatkan dokumen rekam medis baru dan nomor rekam medis baru pula. Hal initidaksesuai pula denganpermenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 Bab IV Pasal 10 bahwainformasitentangidentitas, diagnosis, riwayatpenyakit, riwayatpemeriksaandanriwayatpengo batanadalahuntukkepentingankesehat anpasien, sehingga informasi ataupun riwayat kesehatan pasien tidak berkesinambungan dalam pengobatan dan tindak lanjut dari penyakitnya terdahulu. SIMPULAN Padatahun 2011 diakukankegiatanretensiterlebihdahulu untuk disimpan di ruangin Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen...(Lita P, Antik P, dk)99
aktifselamaduatahundenganpengelompokand okumenberdasarkancarabayarpasienyaituum um, ASKES, dan JAMKESMAS. DAFTAR PUSTAKA Arief TQ. 2003. MetodologiPenelitianKedokterandan Kesehatan CSGF(The Community of Self Help GroupForum), Surakarta: UNS DepKes RI.2006. Revisi II Pedoman Penyelenggaran dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta: Direktur Jendral Pelayanan Medik DepKes RI. 1990. PedomanKerjaPuskesmasJilidI. Jakarta: DepKes RI Narbuko C dkk. 2008. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara Notoatmodjo S. 2005. MetodologiPenelitianKesehatan. Jakarta: PT RinekaCipta PerMenKes 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008. Jakarta: DepKes RI Puskesmas Kartasura. 2010. ProfilKesehatanPuskesmasKartasura. Sukoharjo: Puskesmas Kartasura Sukoharjo Sugiyono. 2008. MetodePenelitianPendidikan. Bandung: Alfabeta 100JurnalRekamMedis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.1, MARET 2012, Hal 95-100
Tinjauan Pelaksanaan Retensi Dokumen...(Lita P, Antik P, dk)101