BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, disebutkan bahwa

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, disebutkan bahwa puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Terorganisasinya masing-masing unit pelayanan yang ada di puskesmas merupakan penunjang kualitas yang baik. Salah satu unit yang berperan penting di puskesmas adalah unit rekam medis. Diketahui bahwa kegiatan penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit antara lain, kegiatan pendaftaran pasien, penyimpanan berkas rekam medis, pengolahan berkas rekam medis (assembling, coding, indexing) dan pemusnahan berkas rekam medis inaktif. Menurut teori seharusnya pelaksanaan rekam medis di puskesmas tidak jauh berbeda dengan pelaksanaan rekam medis di rumah sakit. Menurut UU No 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis dari tindakantindakan pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien, puskesmas maupun dokter serta tenaga kesehatan lainnya, apabila di kemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan berkaitan dengan rekam medis tersebut. Berkas rekam medis pada tempat penyimpanan tidak selamanya akan disimpan. Hal tersebut dikarenakan jumlah berkas rekam medis di puskesmas yang terus bertambah sehingga tempat penyimpanan rekam medis menjadi semakin penuh dan tidak mencukupi untuk penyimpanan berkas rekam medis yang baru. Diperlukan adanya jadwal retensi berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan untuk penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis aktif dan inaktif. Menurut Huffman (1994), profesional informasi kesehatan harus mengembangkan sebuah rencana resmi atau jadwal retensi catatan untuk 1

2 2 transfer otomatis ke tempat penyimpanan inaktif dan kemudian penghancuran catatan medis itu sendiri. Berkas rekam medis harus disimpan sesuai dengan peraturan yang ada. Pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit, rekam medis dapat disimpan sekurang-kurangnya dua tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung untuk pelayanan kesehatan. Setelah dua tahun maka berkas rekam medis dinyatakan inaktif dan disimpan pada tempat penyimpanan tertentu yang terpisah dengan berkas rekam medis yang masih aktif. Menurut Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 Bab IV tentang penyimpanan, pemusnahan, dan kerahasiaan pada pasal 9, dijelaskan bahwa rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan, sekurang-kurangnya untuk jangka waktu dua tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien tersebut berobat. Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud telah dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan. Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang peneliti lakukan pada tanggal 19 januari 2016 di Puskesmas Ngemplak I Sleman, diperoleh informasi dari 3 orang petugas rekam medis, diketahui bahwa Puskesmas Ngemplak I Sleman telah melaksanakan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan aktif selama 5 tahun, namun tidak terdapat ketentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif. Selain itu berkas rekam medis rawat jalan inaktif di Puskesmas Ngemplak I Sleman tidak disimpan berdasarkan suatu sistem penyimpanan tertentu melainkan hanya disimpan kedalam kardus di ruang arsip. Hal ini menyebabkan petugas rekam medis mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian berkas rekam medis yang akan digunakan kembali oleh pasien untuk melakukan pelayanan kesehatan. Di Puskesmas Ngemplak I Sleman berkas rekam medis rawat jalan inaktif belum dikelola secara maksimal. Peneliti memfokuskan penelitian ini pada pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan dan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa pertambahan berkas rekam medis rawat jalan lebih berpengaruh terhadap ruang penyimpanan dibandingkan dengan pertambahan berkas rekam medis rawat inap dan UGD. Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk melaksanakan penelitian dengan judul Pelaksanaan Retensi dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif di Puskesmas Ngemplak I Sleman.

3 3 B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang diambil peneliti adalah Bagaimana pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan dan pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif di Puskesmas Ngemplak I Sleman?. C. Tujuan Penelitian Dalam penelitian ini mempunyai dua tujuan yaitu: 1. Tujuan Umum Untuk mengetahui pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan dan pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif di Puskesmas Ngemplak I Sleman. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Ngemplak I Sleman. b. Mengetahui pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif di Puskesmas Ngemplak I Sleman. c. Mengetahui hambatan dalam pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Ngemplak I Sleman. d. Mengetahui hambatan dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif di Puskesmas Ngemplak I Sleman. D. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini dibagi menjadi dua yaitu: 1. Manfaat Praktis a. Bagi Puskesmas 1) Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai masukan kepada pihak puskesmas berkaitan dengan pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan dan pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif. 2) Sebagai dasar dan langkah evaluasi mengenai penilaian pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan dan pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif.

4 4 b. Bagi Peneliti 1) Penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan wawasan yang berharga dari puskesmas secara langsung mengenai pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan dan pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif. 2) Menambah pengalaman dan pengetahuan serta menerapkan teori-teori yang diperoleh di bangku kuliah ke dalam praktek yang sesungguhnya. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan 1) Dapat dimanfaatkan sebagai sarana pembanding maupun pengembangan wacana serta sebagai bahan diskusi dalam proses belajar mengajar dan penelitian di bidang rekam medis. 2) Mengetahui sejauh mana ilmu pengetahuan yang diberikan oleh institusi pendidikan dapat diterapkan di dunia kerja secara langsung. 3) Menambah kepustakaan mengenai gambaran proses pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan dan pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif di puskesmas. b. Bagi Peneliti Lain 1) Sebagai referensi untuk acuan dalam pengembangan dan pendalaman materi untuk kelanjutan penelitian berikutnya. 2) Menambah wawasan mengenai pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan dan pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan inaktif di puskesmas. E. Keaslian Penelitian Penelitian dengan judul Evaluasi Pelaksanaan Retensi dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif di Puskesmas Ngemplak I Sleman belum pernah dilaksanakan sebelumnya. Namun terdapat penelitian yang hampir sama yaitu: 1. Penelitian Ganid (2015), yang berjudul Pelaksanaan Pemisahan Berkas Rekam Medis Aktif-Inaktif di Puskesmas Ngaglik II Kabupaten Sleman. Hasil Penelitian Ganid (2015), adalah pada pelaksanaan penyimpanan di Puskesmas Ngaglik II Kabupaten Sleman, berkas rekam medis disimpan secara sentralisasi dengan sistem family folder namun di dalam berkas rekam medis tersebut belum terdapat nomor untuk membedakan antara kepala

5 5 keluarga, spouse, dan anggota keluarga lain karena hanya menggunakan digit panjang saja. Proses pemisahan berkas aktif-inaktif dilakukan dengan melihat tahun kunjungan terakhir oleh 2 orang petugas disela-sela waktu pelayanan dan belum terlaksana secara rutin sesuai dengan jadwal retensi yang tertera di SPO retensi dan pemusnahan. Tujuan penelitian Ganid (2015), adalah mengetahui proses penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik II Kabupaten Sleman serta pemisahan berkas rekam medis aktif-inaktif rawat jalan Puskesmas Ngaglik II Sleman. Persamaan: Mengetahui penyimpanan berkas rekam medis dengan jenis penelitian deskriptif kualitatif. Perbedaan: Rancangan penelitian peneliti berupa fenomenologi sedangkan penelitian Ganid (2015) menggunakan rancangan penelitian cross sectional. 2. Penelitian Cahyani (2015), yang berjudul Pengembangan Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja Penyusutan dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta. Hasil penelitian Cahyani (2015), adalah berdasarkan analisis kebutuhan, prosedur kerja, dan instruksi kerja, yang perlu dibuat adalah prosedur kerja penyusutan berkas rekam medis dan instruksi kerja pemusnahan berkas rekam medis. Perancangan menggunakan format yang sudah ada di Puskesmas Mantrijeron. Hasil rancangan diajukan ke puskesmas dan sudah disetujui. Tujuan penelitian Cahyani (2015), adalah mengetahui kebutuhan dan merancang prosedur kerja dan instruksi kerja penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis di Puskesmas Mantrijeron Yogyakarta. Persamaan: Mengetahui kebutuhan prosedur kerja dan instruksi kerja. Perbedaan: Penelitian peneliti menggunakan jenis penelitian desktiptif kualitatif serta rancangan penelitian fenomenologi sedangkan Cahyani (2015) menggunakan jenis penelitian (R&D) yaitu metode penelitian dan pengembangan serta rancangan penelitian cross sectional. 3. Penelitian Pramesti (2014), yang berjudul Pemeliharaan Rekam Medis Inaktif Pasien Jiwa di RSJ Grhasia DIY. Hasil penelitian Pramesti (2014), adalah pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis inaktif di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Jiwa Grhasia

6 6 antara lain, pencatatan berkas rekam medis sudah dilakukan sebagaimana mestinya, penyimpanan sesuai dengan Depkes RI, dan sarana di ruang penyimpanan inaktif belum mencukupi sehingga kurang menunjang aktivitas di bagian penyimpanan filing. Pemeliharaan yang dilakukan belum maksimal karena belum ada SOP pemeliharaan dan kurangnya sarana penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Tujuan penelitian Pramesti (2014), adalah mengetahui pelaksanaan penyimpanan dan kendala pemeliharaan rekam medis inaktif pasien jiwa di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Jiwa Grhasia Daerah Istimewa Yogyakarta. Persamaan: Mengetahui pelaksanaan penyimpanan rekam medis inaktif dari cara penyimpanan dengan jenis penelitian deskriptif kualitatif. Perbedaan: Penelitian peneliti menggunakan rancangan penelitian fenomenologi sedangkan penelitian Pramesti (2014) menggunakan rancangan penelitian cross sectional.