Pengingat Faktur January 17, 2018 Untuk memudahkan Anda sebagai pemilik usaha untuk menagih piutang yang akan jatuh tempo, Anda dapat membuat sebuah invoice reminder (pengingat) yang mengirimkan email kepada customer(pelanggan) perihal faktur/pemesanan penjualan yang akan jatuh tempo. Untuk membuat reminder tersebut, Anda dapat: 1. Masuk ke Menu Setting 2. Pilih Tab Penjualan. 3. Pilih Pengingat Faktur. 4. Aktifkan fitur pengingat faktur dengan menggeser tombol yang tersedia seperti gambar berikut.
5. Kemudian, pada kolom Tipe Faktur, pilih jenis transaksi yang akan dibuatkan pengingat melalui email. 6. Pengingat ini bisa diaktifkan untuk transaksi Faktur Penjualan (Invoice), atau Pemesanan Penjualan (Sales Order) atau Keduanya (Both). 7. Atur interval untuk pengingat faktur. Jika Anda pernah mengatur interval sebelumnya, maka akan tampil seperti gambar berikut.
8. Pada gambar di atas, interval yang tersedia adalah 3 hari sebelum tanggal jatuh tempo faktur. Jadi jika faktur/pemesanan penjualan telah memasuki periode 3 hari sebelum tanggal jatuh tempo faktur, maka sistem akan mengirimkan pengingat otomatis ke email pelanggan. Jika Anda ingin menambahkan interval baru, klik Tambah Interval. 9. Isikan interval yang Anda inginkan. Seperti pada gambar di atas, intervalnya adalah 1 hari setelah tanggal jatuh tempo faktur/pemesanan. *Jika pengingat dikirimkan pada tanggal jatuh tempo, maka isikan intervalnya dengan angka '0'
10. Kemudian, atur template email Anda menggunakan variabel yang tersedia seperti [NamaPerusahaan], [NamaPelanggan] dan lainnya. *Anda dapat langsung mengklik variabelnya tanpa diketik Template email ini akan otomatis mengambil nama perusahaan dan nama pelanggan yang tercantum pada faktur/pemesanan penjualan. Anda dapat menentukan subject email dan isinya. Setelah itu klik Simpan. 11. Kemudian, Anda akan melihat interval yang tersimpan seperti gambar berikut. Hal ini berarti sistem akan mengirimkan pengingat lewat email kepada pelanggan dalam interval 3 hari sebelum dan 1 hari setelah tanggal jatuh tempo faktur/pemesanan. *Anda bisa membuat sampai dengan maksimal 5 interval *email akan terkirim otomatis jika terdapat informasi email pelanggan pada faktur/pemesanan penjualan dan *Anda sudah melakukan konfirmasi email perusahaan sebelumnya Catatan: Anda dapat mengatur syarat dan kondisi untuk mengirimkan email pengingat ini kepada pelanggan dengan 3 opsi, yaitu dengan menentukan:
1. Total di bawah: jika Anda mengisikan angka Rp 10.000 seperti pada gambar, artinya sistem tidak akan mengirimkan pengingat lewat email jika nominal sisa tagihan faktur/pemesanan penjualan di bawah angka Rp 10.000. Contoh: faktur penjualan Anda adalah Rp 300.000. Kemudian, pelanggan Anda membayar sebesar Rp 295.000. Maka sisa tagihan Anda adalah Rp 5.000. Dengan settingan di atas, maka sistem tidak akan mengirimkan email pengingat kepada pelanggan Anda karena nilai sisa tagihan di bawah angka Rp 10.000; 2. Pelanggan: di sini, Anda bisa mengatur pelanggan mana saja yang dikecualikan, artinya sistem tidak akan mengirimkan pengingat lewat email kepada pelanggan tertentu. 3. Faktur: di sini, Anda bisa mengatur nomor faktur/pemesanan penjualan mana saja yang dikecualikan, artinya sistem tidak akan mengirimkan pengingat lewat email untuk nomor faktur/pemesanan tertentu. Detik 1:32 Pengingat Faktur Baca juga: Format Pengaturan Penjualan