BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan ini dibuat untuk ditunjukkan kepada user, programmer, atau ahli analisa atau ahli yang berhubungan dengan perancangan ini. Perancangan sistem dibuat berdasarkan masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa. Untuk membuat suatu aplikasi yang memiliki kemampuan handal, maka perlu sebuah perancangan sistem dengan tujuan untuk memperbaiki masalah yang terjadi. Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai aplikasi yang baru, dan juga merupakan persiapan dari rancangan terperinci dengan mengidentifikasi komponen-komponen aplikasi. Rancangan ini meliputi Flowmap yang disusulkan, Diagram Konteks, Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Struktur Program, Rancangan Input, Rancangan Proses dan Rancangan Output. 4.1. Flowmap Usulan Pengadaan Berikut gambaran tentang sistem pengadaan barang yang diusulkan : 1. Supervisor melakukan login ke sistem. Jika berhasil, sistem akan memberikan data karyawan berdasarkan bagiannya, data kriteria dan bobot. 42
43 2. Supervisor melakukan proses penginputan nilai, setelah itu sistem akan melakukan proses penghitungan nilai secara otomatis dan data nilai akan disimpan ke database. 3. Sistem akan mencetak laporan hasil evaluasi lalu diberikan ke kepala kantor untuk dilakukan pengecekan. Jika tidak cocok, maka kepala kantor akan memberitahukan supervisor untuk melakukan penginputan nilai ulang. Jika cocok maka kepala kantor akan menandatangani laporan hasil evaluasi untuk diberikan ke karyawan. 4. Sistem juga mencetak laporan hasil penilaian tahunan untuk diberikan ke kepala kantor.
44 Prosedur Pengadaan Aset Daerah Rekan Bag. Rumah Tangga Pengguna Anggaran Spesifikasi Spesifikasi Proses Pengadaan + pembuatan kontrak Kontrak Pengadaan + Kontrak Pengadaan + Pemeriksaan Kontrak Pengadaan + Kontrak Pengadaan + T Sesuai? Y Kontrak Pengadaan + Kotrak Pengadaan Input Masuk Terima Pembayaran + Buat Bukti Pembayaran Pembayaran Bukti Pembayaran Bukti Pembayaran Pembuatan Laporan dan Aset Laporan & Aset Laporan & Aset Gambar 4.1 Flowmap Usulan Pengadaan
45 4.2. Flowmap Usulan Penggunaan Berikut gambaran tentang sistem pengadaan barang yang diusulkan : 1. Supervisor melakukan login ke sistem. Jika berhasil, sistem akan memberikan data karyawan berdasarkan bagiannya, data kriteria dan bobot. 2. Supervisor melakukan proses penginputan nilai, setelah itu sistem akan melakukan proses penghitungan nilai secara otomatis dan data nilai akan disimpan ke database. 3. Sistem akan mencetak laporan hasil evaluasi lalu diberikan ke kepala kantor untuk dilakukan pengecekan. Jika tidak cocok, maka kepala kantor akan memberitahukan supervisor untuk melakukan penginputan nilai ulang. Jika cocok maka kepala kantor akan menandatangani laporan hasil evaluasi untuk diberikan ke karyawan. 4. Sistem juga mencetak laporan hasil penilaian tahunan untuk diberikan ke kepala kantor.
46 Prosedur Penggunaan Kuasa Pengguna Anggaran Bag. Rumah Tangga Pengguna Anggaran Surat Pengajuan Surat Pengajuan Membuat Disposisi Surat Pengajuan Surat Pengajuan Periksa data barang Ada?? T Surat Pengajuan Surat Pengajuan Y Input data Penggunaan Surat Pengajuan ACC Surat Pengajuan Surat Pengajuan Gambar 4.2 Flowmap Usulan Penggunaan
47 4.3. Context Diagram (diagram konteks) Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan aplikasi. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses di dalam aplikasi dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh entitas eksternal tersebut. REKAN Masuk Bukti Penerimaan SISTEM INFORMASI BARANG ASET DAERAH Bagian yang digunakan PENGGUNA ANGGARAN Laporan dan Aset Laporan Penyusutan Laporan Masuk KEPALA Gambar 4.3 Rancangan Diagram Konteks 4.4. Flow Diagram (diagram arus data) Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu aplikasi yang sudah jadi atau aplikasi yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik kemana data tersebut disimpan. Disamping itu Flow Diagram (DFD) juga dapat menggambarkan arus data yang terstruktur dan jelas dari mulai pengisian data sampai dengan keluarannya.
48 Arus data pada Flow Diagram (DFD) ini dapat berupa masukan untuk aplikasi atau keluaran dari aplikasi, sehingga akan menghasilkan sebuah keluaran yang akan disampingkan pada pengguna atau penerima aplikasi. REKAN 1.0 Pengolahan 2.0 Pengolahan Bagian Bagian PENGGUNA ANGGARAN Bagian yang Digunakan barang bagian Masuk 3.0 Proses Masuk Masuk pengguna yang Digunakan Bagian 4.0 Penggunaan penyusutan barang_masuk detail_barang_ masuk Penyusutan yang Digunakan 5.0 Cetak Laporan dan Aset Laporan Penyusutan Laporan Masuk KEPALA Gambar 4.4 Flow Diagram Level 0 Dari DFD level 0 di atas terdapat lima proses yang dapat dijabarkan, yaitu :
49 1. Proses 1.0 adalah proses pengolahan data barang yang datanya berasal dari rekan dan disimpan ke tabel barang. 2. Proses 2.0 adalah proses pengolahan data bagian yang datanya berasal dari pengguna anggaran dan disimpan ke tabel bagian. 3. Proses 3.0 adalah proses penginputan barang masuk yang datanya berasal dari rekan dan disimpan ke tabel barang masuk, detail barang masuk, pengguna dan penyusutan. 4. Proses 4.0 adalah proses penginputan data penggunaan barang yang datanya berasal dari pengguna anggaran dan merubah data di tabel pengguna. 5. Proses 5.0 adalah proses pencetakan laporan yang dibutuhkan. barang pengguna penyusutan Penggunaan 5.1 Cetak Laporan dan Aset 5.2 Cetak Laporan Pengguna Penyusutan 5.3 Ubah Nilai Penyusutan Laporan Laporan Pengguna KEPALA Laporan Penyusutan Penyusutan 5.4 Cetak Laporan Penyusutan Gambar 4.5 DFD Level 1 Proses 5 Dari DFD level 1 Proses 5 di atas terdapat dua proses yang dapat dijabarkan, yaitu :
50 1. Proses 5.1 adalah proses pencetakan laporan barang dan aset untuk diberikan ke kepala. 2. Proses 5.2 adalah proses pencetakan laporan penggunaan barang untuk diberikan ke kepala. 3. Proses 5.3 adalah proses perubahan nilai penyusutan yang ada di tabel penyusutan untuk dicetak laporannya di proses 5.4. 4. Proses 5.4 adalah proses pencetakan laporan penyusutan untuk diberikan ke kepala. 4.5. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram ( ERD ) atau diagram antar entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu aplikasi secara konseptual. Objek adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa, atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan data-data. Atribut yang berhubungan dengan perangkat lunak ini dapat digambarkan sebagai berikut : 1 1 dan Aset memiliki Nilai Gambar 4.6 Entity Relationship Diagram ( ERD )
51 4.6. Perancangan Struktur File Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem komputer. Untuk ini aplikasi pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan pemrograman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini : Nama Tabel Primary key : : kode_barang Tabel 4.1 Struktur File No. Nama Field Type Size 1. Kode_barang Varchar 10 2. Nama_barang Varchar 50 3. Jumlah Number - Nama Tabel Primary key : barang_masuk : no_kontrak Tabel 4.2 Struktur File Masuk No. Nama Field Type Size 1. No_kontrak Varchar 5 2. Nama_kontraktor Varchar 50 3. Tanggal Date/time -
52 4. Total_nilai Number - Nama Tabel : detail_barang_masuk Primary key : - Tabel 4.3 Struktur File Detail Masuk No. Nama Field Type Size 1. No_kontrak Varchar 5 2. Kode_barang Varchar 10 3. Nama_barang Varchar 50 4. Jumlah Number - 5. Nilai Number - 6. Total Number - Nama Tabel Primary key : pengguna : subkode_barang Tabel 4.4 Struktur File Pengguna No. Nama Field Type Size 1. Subkode_barang Varchar 20 2. Kode_barang Varchar 10 3. Nama_barang Varchar 50 4. No_kontrak Varchar 5 5. Nama_pengguna Varchar 50
53 6. Tanggal_masuk Date/time - 7. Kondisi Varchar 10 Nama Tabel Primary key : penyusutan : subkode_barang Tabel 4.5 Struktur File Penyusutan No. Nama Field Type Size 1. Subkode_barang Varchar 20 2. Kode_barang Varchar 10 3. Nama_barang Varchar 50 4. No_kontrak Varchar 5 5. Nama_pengguna Varchar 50 6. Tanggal_masuk Date/time - 7. Kondisi Varchar 10 8. Tanggal_sekarang Date/time - 9. Lama_penggunaan Number - 10. Nilai_awal Number - 11. Nilai_sekarang Number -
54 Nama Tabel Primary key : bagian : nama_bagian Tabel 4.6 Struktur File bagian No. Nama Field Type Size 1. Nama_bagian Varchar 50 4.7. Perancangan Struktur Program Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi untuk mengelompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut : Struktur Program Input Proses Output dan Aset Masuk Laporan dan Aset Bagian Penggunaan Laporan Masuk Penyusutan Laporan Penyusutan Gambar 4.7 Struktur Program
55 4.8. Rancangan Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam aplikasi ini terdiri dari menumenu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut : Struktur Menu File Master Proses Laporan Ubah Password Masuk dan Aset Logout Bagian Penggunaan Penggunaan Exit Penyusutan Gambar 4.8 Struktur Menu 4.9. Rancangan Input Rancangan input adalah rancangan dari dokumen dasar yang digunakan untuk merekap data yang digunakan. Perancangan input meliputi bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input.
56 Master Kode Nama Jumlah Bersih Simpan Keluar Kode Nama Jumlah Gambar 4.9 Design Form Master Bagian Nama Bagian Bersih Simpan Keluar Nama Bagian Gambar 4.10 Design Form Bagian
57 Proses barang masuk Detail Kontrak No Kontak Nama Kontraktor Tanggal Total Nilai Kontrak Kode Nama Jumlah Nilai Total Kode Nama Jumlah Nilai Total Simpan Hapus Proses Gambar 4.11 Design Form Masuk Daftar Pengguna No Kontrak Kode Sub Kode Nama Nama Pengguna Tanggal Masuk Kondisi Pencarian Kategori Keyword Cari Bersih Gambar 4.12 Design Form Daftar Pengguna
58 Cetak Laporan Berdasarkan V Cetak Gambar 4.13 Design Form Cetak Laporan 4.10. Rancangan Output Rancangan output adalah rancangan dalam bentuk laporan dari hasil pemrosesan input yang diterima dari sistem pengolahan data tersebut. Untuk menentukan rancangan keluaran diperlukan kecermatan, ketelitian dan kesabaran dengan harapan keluaran yang dihasilkan merupakan laporan-laporan yang akurat dan releven serta dapat dimengertikan oleh pemakaiannya. LAPORAN PENGGUNAAN BARANG No. SubKode Nama Nama Pengguna Tanggal Masuk Kondisi Gambar 4.14 Design Output Laporan Pengguna
59 LAPORAN PENYUSUTAN BARANG No. SubKode Nama Nama Pengguna Tanggal Masuk Lama Kondisi Nilai Awal Nilai Sekarang Gambar 4.15 Design Output Laporan Penyusutan