ANALISIS PERANCANGAN SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT ATAS PENGENDALIANINTERNPADA CV BIBIS SEJAHTERA SURABAYA Munira, Mahsina, Siti Rosyafah Program Studi Akuntansi, Falkultas Ekonomi,Universitas BhayangkaraSurabaya ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah perancangan sistem dan prosedur akuntansi penjualan kredit terhadap sistempengendalian intern pada CV BIBIS SEJAHTERA. Metode yang digunakan adalah melalui interview, observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukkan terdapat kelemahan yaitu tidak adanya pencatatan pada bagian akuntansi ke dalam bagian jurnal penerimaan kas dan rekening buku besar sehingga pekerjaan tidak berjalan secara efektif maka diperlukan ketelitian dan pengawasan antara masing-masing bagian supaya tujuan perusahaan mudah tercapai. Kata kunci: Sistem dan Prosedur, Penjualan Kredit ABSTRACT The purpose of this study was to determine how the system design and the accounting procedures of credit sales at CV BIBIS SEJAHTER. This method in use is through interview, observation and documentation. Result of this study showed that there was a weakness that the absence of records in the accounting department into section cash receipt journal and the general ledger accounts and delivery section is not operating effectively, the requiredaccuracy and control between each section so that the company s goal is achieved. Keywords : Systems and Procedures, Credit Sales PENDAHULUAN Sebagai suatu informasi bagi semua bisnis, maka informasi akuntansi memberikan dasar bagi semua pihak yang yang berkepentingan dengan operasi perusahaan dalam rangka penyusunan perencanaan perusahaan serta mengevaluasi kinerja yang telah di capai. Salah satunya adalah untuk memperoleh volume penjualan yang sesuai dengan standart yang di harapkan atau mungkin meningkatkan penjualan maka salah satu usaha yang di lakukan perusahaan adalah memberikan penjualan kredit. 97
Selain untuk untuk mempertahankan langganan yang sudah ada, usaha tersebut juga untuk menarik pelanggan baru.agar penjualan secara kredit dapat berjalan dengan baik maka di perlukan sarana pembantu. Salah satu di antaranya adalah dengan adanya suatu sistem informasi yang lengkap, tepat, dan antar departemen atau bagian dalam perusahaan.di samping itu sistem ini harus merupakan sistem yang terkoordinasi dan kepada penyampaian informasi kepada pihak atau bagian yang membutuhkan harus seefektif mungkin, dalam arti informasi tersebut harus harus jelas, ringkas dan tidak terlambat. Adanya sistem informasi tersebut akan berpengaruh terhadap jalannya perusahaan secara keseluruhan, karena sistem informasi mempunyai audit yang besar dalam menentukan kegiatan perusahaan.secara umum perusahaan harus memiliki sistem yang tepat dalam semua aspek yang dijalankannya. Sistem yang baik ini merupakan salah satu kunci dalam pengendalian.dengan adanya pengendalian intern akan tercipta suatu sarana untuk menyusun,mengumpulkan informasi-informasi yang berhubungan dengan transaksi perusahaan, yang secara tidak langsung dapat dijalankan dengan baik. Pengendalian atas sistem dan prosedur distribusi penjualan bertujuan untuk proses pengendalian agar sistem dan prosedur yang telah ditetapkan dapat berjalan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Pada sisi yang lain melalui perancangan sistem informasi akuntansi penjualan secara tepat maka perusahaan dapat menghindari terjadinya penyimpangan atas aktivitas penjualan yang terjadi, baik penjualan kredit maupun tunai. Berdasarkan hasil penelitian terdapatpermasalahan yang ada pada perancangan sistem dan prosedur akuntansi penjualan kredit yaitu, dalam bagian akuntansi faktur penjualan langsung diarsipkan tanpa dicatat dulu ke dalam bagian jurnal penerimaan kas dan rekening buku besar. Dengan melihat permasalahan diatas maka alternative yang dapat diambil adalah prosedur pencatatan akuntansi pada perusahaan harus diperbaiki, catatan akuntansi harus lebih diperhatikan lagi sehingga pencatatan akuntansi antara bagian jurnal, penerimaan kas dan rekening buku besar akan terlihat pencatatannya. Sistem dan Prosedur Menurut Winarno (200 6:3) Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem ini berfungsi menerima input (masukan), mengelola input dan menghasilkan output (keluaran).sedangkan definisi prosedur Menurut Mulyadi (2008) adalah suatu urutan 98
kegiatan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan transaksi perusahaan secara berulang-ulang Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2004:5), pengertian sistem akuntansi adalah Sistem akuntansi organisasi, formolir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keungan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahakan data Tujuan Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2008), pengertian sistem akuntansi yang baik harus mempunyai beberapa tujuan yaitu,menyediakan informasi bagi pengelola usaha baru, Memperbaiki informasi yang di hasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya dan mengurangi biaya klerikal dalam menyelenggarakan catatan akuntansi Sistem Informasi AkuntansiMenurut Baridwan (2004:17) Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkombinasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan pihak-pihak luar Penjualan KreditMenurut Mulyadi (200 8:210), pengertian Penjualan kredit adalah penjualan yang di lakukan oleh perusahaan dengan cara pengiriman barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit Menurut mulyadi (2008) dalam bukunya Sistem Akuntansi, dokumen yangdigunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit sebagaiberikut:1. Surat order Pengiriman dan tembusanya, dokumen yang digunakan dalam sistem ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi yang tertera diatas dokumen tersebut, 2.Faktur Penjualandokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit peneagihan kepada pelanggan, 3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualanmerupakan dokuman pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu, 4.Bukti Memorialbukti memorial merupakan dokuman sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. 99
Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penjualan KreditMenurut Mulyadi (2008: 211), disebutkan fungsi-fungsi yang terkait dengan perusahaan yaitu, 1. Fungsi PenjualanFungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan,order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman barang. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan,2.fungsi Kreditfungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan,3.fungsi Gudangfungsi ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman,4.fungsi Pengirimanfungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan,5.fungsi Penagihanfungsi ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, 6. Fungsi Akuntansifungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, dan membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem penjualan kreditmenurut Mulyadi (2008: 219,220) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit meliputi: 1. Prosedur order penjualandalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli,2. Prosedur persetujuan kreditdalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli dari fungsipenjualan kredit,3.prosedur pengirimandalam prosedur ini fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman,4.prosedur penagihandalam prosedur inifungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli, 5. Prosedur pencatatan piutangdalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang, 6.Prosedur distribusi penjualandalam prosedur ini fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen,7.prosedur pencatatan harga pokok penjualandalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokokproduk yang dijual dalam periode tertentu 100
Perancangan Sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem baik, yang isisnya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengelolaan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem.menurut Jogyanto (2005), dalam bukunya analisis dan desain sistem perancangan sistem dapat diartikan sebagai, tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional, Persiapan untuk rancang bangun implementasi, Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, dan dapat berupa penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atas pengaturan dari berbagai elemen yang terpisah dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tujuan Perancangan Sistemadalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain secara umum mengendetifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram kumputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomonikasi kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, database, teknologi dan kontrol. Pengendalian intern, Menurut Widjajanto (2004: 18-19) menjelaskan bahwa: pengendalian intern adalah suatu system pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk mengamankan aktiva perusahaan,mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi. Hubungan pengendalian intern dengan sistem akuntansi, yaitusystem akuntansi dalam perusahaan sebagai alat memperbaiki system pengendalian intern yang ada.sistem akuntansi di rancang sedemikian rupa, di harapkan terbangun suatu system pengendalian intern yang dapat mencegah terjadinya penyelewenagan dalam organisasi perusahaan. METODOLOGI PENELITIAN Pendekatan Penelitian Pendekatan penelitian menggunakan metode kualitatif deskriptif, data yang dibutuhkan meliputi gambaran umum organisasi penjualan dan penerimaan piutang. 101
Metode pengumpulan data dilakukan dengan berbagai cara diantaranya, wawancara dan dokumentasi. Data yang diperoleh dikaitkan langsung dengan teori-teori yang ada. Kemudian dilakukan evaluasi sesuai kriteria yang telah ditentukan,sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan dan saran hasil penelitian berupa solusi praktis yang dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan. Jenis dan Sumber Data Jenis Data Berdasarkan sifatnya, data yang digunakan dalam penelitian ini adalahdata Kualitatif, yaitu data yang berupa penjelasan / pernyataan yang tidak berbentuk angka yang diperoleh dari CV BIBIS SEJAHTERA misalnya seperti data tentang kebijakan akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan serta struktur organisasi perusahaan. Sumber Data Berdasarkan sumbernya, data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a. Data Primer yaitu jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh peneliti mengenai prosedur akuntansi serta kebijakan perusahaan dan data penjualan perusahaan. b. Data Sekunder yaitu laporan-laporan yang telah dihasilkan oleh perusahaan seperti laporan keuangan perusahaan. Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah : a. Interview, metode ini berupa tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan permasalahan yang diangkat pada penelitian ini. b. Observasi, bentuk metode ini merupakan pengamatan secara langsung pada keadaan yang sebenarnya di perusahaan, meliputi aktivitas perusahaan dalam pengadaan persediaan dan juga mengkonfirmasi kebenaran data yang diperoleh dari interview dan dokumentasi c. Dokumentasi, metode ini merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan jalan melakukan pencatatan dokumen yang berupa formulir-formulir yang dimiliki oleh perusahaan untuk mendukung objek yang diteliti. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Berdasarkan hasil analisis data yang diperoleh dari perancangan system dan prosedur akuntansi penjualan kredit pada CV BIBIS SEJAHTERA ini adalah berupa 102
dokumen-dokumen yaitu :1.Daftar Pesanan Barang yaitusama dengan surat pesanan yaitu dokumen yang digunakan untuk mencatat informasi tentang nama, alamat, pembeli, jumlah pesanan serta total pembayaran 2. Surat Pengantar berfungsi sebagai surat jalan didalam pengiriman barang dari gudang sampai ke pembeli. Surat pengantar ini di buat Oleh bagian pengiriman 3. Surat Penagihan Surat Penagihan surat yang berisikan rincian tagihan atas piutang dan digunakan untuk menagih piutang yang timbul akibat transaksi penjualan kepada pelanggan 4. Faktur adalah dokumen yang berisikan harga barang dan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan.contoh faktur dapat terlihat pada 5. Kwitansi adalah tanda bukti pembayaran pelanggan atas transaksi penjualan kredit. Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kreditpada CV BIBIS SEJAHTERA adalah sebagai berikut: Adapun fungsi yang terkait dalam sistem dan prosedur akuntansi penjualan kredit pada CV BIBIS SEJAHTERA adalah sebagai berikut:1. Bagian Central Order dalam transaksi penjulan kredit, fugsi ini bertugas menerima order penjualan dari pelanggan, memberi otorisasi penjualan kredit, membuat daftar pesanan pesanan barang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat surat pengantar pengiriman barang kepada pelanggan 2.Bagian Penjualan dalam Transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas mencatat daftar pesanan barang dan membuat faktur 3.Bagian Pengiriman dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas memeriksa barang yang akan dikirim, memberikan otorisasi pengiriman dan mengirimkan barang 4. Bagian Akuntansi dalam transaksi penjulan kredit, fungsi ini mencatat daftar pesanan pesanan barang, surat penagihan dan membuat kwitansi serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para peanggan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat untuk mencatat jurnal penjualan da mencatat piutang ke buku piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit Jaringan Prosedur yang membentuk sistem penjualan Kredit pada CV BIBIS SEJAHTERA adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Order Penjualan, fungsi sales counter menerima permintaan dari pelanggan dan menyetujui permintaan tersebut. Fungsi ini sales counter kemudian membuat daftar pesanan barang dan mengirimkannya kepada fungsi yang lain. Fungsi penjualan membuat faktur faktur penjualan dan mengirimkannya ke berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan 103
fungsi-fungsi yang lain mengetahui harga barang dari pembeli atau pelangga 2. Prosedur Pengiriman dalam Prosedur ini, fungsi gudang memberikan barang sesuai dengan pesanan dan menyiapkan barang kemudian mengirimkan barang dan faktur kepada pelanggan sesuai dengan informasi yang tercantum pada surat pengantar yang diterima dari fungsi fungsi central order yang sudah di otorisasi oleh fungsi pengiriman 3. Prosedur Penagihan dalam prosedur penagihan ini, fungsi akuntansi menerima faktur dari fungsi fungsi penjualan dan membuat surat penagihan secara periodik kemudian mengirimkannya kepada pelanggan dengan dilampiri kwitansi 4.Prosedur Pencatatan piutang dalam Prosedur pencatatan piutang ini, fungsi akuntansi mencatat surat penagihan ke dalam buku piutang sebagai rekapan dari piutang perusahan kepada pelanggannya 5. Prosedur Distribusi Penjualan dalam prosedur distribusi penjualan ini, fungsi akuntansi mencatat hasil analisis transaksi penjualan kredit ke dalam jurnal penjualan. Pencatatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit pada CV BIBIS SEJAHTERA adalah sebagai berikut:1. Jurnal Penjualan catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit 2. Kartu piutang catatan akuntasi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian atas piutang perusahaan pada tiap-tiap pelangganya 3.Kartu Persediaan catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi persediaan perusahaan pada tiaptiap jenis barang dagangan 4. Kartu Gudang catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. Tabel 1 Laporan data Penjualan Kredit pada Tabel CV BIBIS SEJAHTERA tahun 2014 No Bulan Penjualan Volume Penjualan Nilai Penjualan 1 Januari 3 unit Rp 43.150.000 2 Februari 2 unit Rp 22.200.000 3 Maret 4 unit Rp 44.825.000 4 April 3 unit Rp 45.350.000 5 Mei 2 unit Rp 21.100.000 6 Juni 2 unit Rp 29.325.000 7 Juli 2 unit Rp 36.500.000 8 Agustus 1 unit Rp 11.950.000 104
Jumlah 21 unit Rp 254.400.000 Sumber: CV BIBIS SEJAHTERA ( 2014) SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil penelitian yang ada pada perancangan sistem dan prosedur akuntansi penjualan kredit pada CV BIBIS SEJAHTERA yang telah diuraikan diatas dapat diambil kesimpulan dan saran sebagai berikut: Simpulan 1. Dalam bagian akuntansi faktur penjualan langsung diarsipkan tanpa dicatat dulu ke dalam bagian jurnal penerimaan kas dan rekening buku besar. 2. Pada bagian pengiriman tidak membuat tanda terima barang sebagai bukti barang sudah diterima oleh pelanggan, perusahaan hanya memberikan dokumen pembayaran saja sehingga tidak ada bukti sah barang sudah diterima oleh pelanggan Saran 1. Sebaiknya faktur penjualan harus dicatat dulu ke dalam bagian jurnal penerimaan kas dan rekening buku besar supaya bisa mengetahui apakah barang sudah diterima apa belum. 2. Sebaiknya barang yang sudah diterima harus melaporkan pada bagian pengiriman dan pelanggan minta surat tanda terima sebagai bukti bahwa barang telah diterima 3. Peneliti selanjutnya jika ingin melakukan penelitian tentang perancangan sistem dan prosedur penjulan kredit sebaiknya peneliti harus lebih meneliti tentang bagianbagian yang belum dilakukan di dalam perusahaan tersebut seperti bagian jurnal penjualan dengan bagian pengiriman yang masih kurang efektif. DAFTAR PUSTAKA Baridawan Zaki2004Sistem Informasi Akuntansi. JakartaEdisi Kedua, Penerbit BPFE, Yogyakarta. Mulyadi 2008, Sistem Akuntansi, Catatan Keempat, Salemba Empat, Jakarta. Nogroho Widjajanto 2004, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta. Sugiarto 2005, Pengantar Akuntansi, Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, Jakarta. Winarno, Wing Wahyu 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Cetakan 1, UPP STIM YKPN, Yogyakarta. 105