PENERAPAN KONVERSI SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN PERBANKAN Oleh : ROBI PRIYADI (NRP P056134072.54E / MB-IPB ANGKATAN E.54) Memenuhi Tugas Individu Mata Kuliah: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PMB 561 (Dosen Pengasuh: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS) PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Persaingan bisnis antar perusahaan mengalami perkembangan yang cukup pesat. Hal ini mendorong banyaknya perusahaan yang melakukan penyesuaian bisnis proses perusahaan sehingga dapat memenangkan persaingan dengan mengoptimalkan kegiatan operasional dan pelayanan. Banyak sekali operasional dalam perusahaan yang harus dilakukan dalam mewujudkan target dari perusahaan. Penerapan sistem informasi pada perusahaan sebenarnya banyak dilatarbelakangi oleh berbagai kebutuhan untuk efisiensi dan efektivitas berbagai tugas pada suatu organisasi dan alasan ekonomis. Perkembangan pesat suatu perusahaan akan mempengaruhi internal perusahaan. Dari hal hal yang besar maupun hal yang kecil, hal itu dapat terlihat dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Implementasi sistem informasi ke arah otomatisasi menemui banyak kendala pada berbagai perusahaan. Salah satunya adalah karena karyawan sebagai pengguna kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem informasi tersebut dikarenakan mereka sudah lama menggunakan sistem manajemen manual. Biasanya cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi hal ini adalah melakukan pelatihan kepada para karyawannya dengan cara memakai jasa pihak lain atau vendor yang sudah berpengalaman di bidangnya. Dalam proses implementasi sistem informasi, organisasi akan dihadapakan pada beberapa pilihan strategi konversi yang masing-masing memiliki keunggulan serta kelemahan. Strategi konversi merupakan bagian penting dalam proses implementasi sistem informasi sehingga setiap organisasi harus mampu memperhitungkan dan memilih strategi mana yang tepat untuk diaplikasi sebagai upaya mengimplementasikan sistem informasi. Beberapa kasus menunjukkan bahwa kesalahan penentuan strategi konversi dapat berakibat fatal terhadap proses 2
implementasi yang tidak hanya mempengaruhi internal organisasi namun juga dapat berdampak luas terhadap lingkungan eksternal. Sistem baru dibentuk karena berbagai hal seperti rusaknya sistem yang lama, tidak dapat menampung kembali data base yang ada, tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan lagi, tidak dapat berkolaborasi dengan sistem yang lain atau tidak menguntungkan kembali bagi perusahaan. Berbagai wacana yang timbul dalam konversi sistem informasi sangat membutuhkan keinginan dan kemauan perubahan dari berbagai pihak terkait dalam perusahaan, perubahan kultur dalam berpikir seperti sistem ini akan membawa perubahan sistem operasi yang lebih baik dan juga sistem ini dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Keakuratan input data ke dalam sistem baru merupakan salah satu faktor menentukan pada tahap implementasi sebuah Sistem Informasi (SI). Tingkat akurasi masukan data secara umum dapat diukur dari pengkodean data yang efektif, pengambilan dan pemasukan data yang efektif dan efisien dan kualitas validasi informasi yang dihasilkan. Sebagai suatu implementasi SI dengan volume dan tingkat kompleksitas relasi data yang relatif rendah hal ini tidak menjadi permasalahan berarti bagi tim pengembang SI. Tetapi sebaliknya, jika volume dan tingkat kompleksitas relasi data yang tinggi maka akurasi hasil proses pemasukan data akan menjadi permasalahan tersendiri. Apalagi jika ditambah dengan permasalahan non teknis lainnya dalam pengembangan sistem, seperti kurangnya dukungan user, struktur dan sistem kerja organisasi pengguna yang besar dan komplek maka dapat diperkirakan proses pengembangan akan berjalan lambat atau bahkan terhenti. Konversi Data sering dilaporkan menjadi penyebab utama dari kegagalan implementasi sebuah sistem baru (O Brient 2005 dalam Subiyakto 2007). Konversi data adalah suatu proses mengkoversi data dan basis data lama ke basis data baru (Whitten 2004 dalam Subiyakto 2007). Pada sebuah tahap implementasi SI, Konversi data dilaksanakan setelah tahap pengujian dan pemasangan sistem baru berhasil dilakukan. Tahapan ini biasanya mencakup koreksi data, penyaringan data, konsolidasi data dan pengaturan format data ke 3
dalam format data yang baru. Konversi data yang baik merupakan hal yang cukup menentukan dalam tahap implementasi sistem karena menjadi salah satu penyebab utama dari kegagalan dalam implementasi sistem baru. 1.2. Tujuan Penulisan Penulisan makalah ini bertujuan untuk memberikan gambaran bagimana konversi sistem informasi dapat dilakukan pada bidang usaha perbankan yaitu PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk. 4
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Sistem Konversi Sistem Konversi adalah sekelompok kegiatan berulang pada aktivitas bisnis dan operasi pemprosesan data yang berhubungan dengan pengkorversian sumber daya input seperti bahan baku, tenaga kerja dan overheadmenjadi barang jadi atau jasa untuk dijual (Romney, Steinbart, Cushing 1997). Siklus konversi berisi transaksi yang benar-benar ada ketika input diubah menjadi barang atau pelayan yang dapat dijual. Proses yang digunakan dalam siklus konversi adalah bahan, tenaga kerja dan ongkos eksploitasi. Sistem konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari system lama ke sistem baru. Derajad kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari system lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika Konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendaii baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedumya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang. 2.2. Kepentingan Sistem Konversi Perkembangan teknologi yang begitu cepat dan persaingan yang semakin kompetitif menyebabkan perusahaan harus melakukan perubahan pada sistem informasinya. Hal ini dilakukan agar perusahan tidak ketinggalan dengan pesaing lainnya. Akan tetapi kadang kala terjadi kesalahan besar yang dapat berakibat fatal pada suatu organisasi pada saat pengalihan sistem informasi organisasi tersebut dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Fenomena kesalahan dalam 5
konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi. berikut: Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi yaitu sebagai 1. Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design, 2. Pengembangan, meliputi penyusunan kode dan pengujian, 3. Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software). 2.3. Metode Konversi Sistem Konversi sistem informasi yang banyak dilakukan oleh perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy) Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama,sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut: 1. sistem tersebut tidak mengganti sistem lain. 2. sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai. 3. sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya. 4. rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem sistem tersebut tidak berarti. Keunggulan : relatif tidak mahal. Kelemahan : mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. b. Konversi Paralel (Parallel Conversion) Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. 6
Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Kelebihan: mmberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Kelemahan: besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. c. Konversi Bertahap (Phased Conversion) Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi. Kelebihan: kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Kelemahan: keperluan biaya yang diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem. d. Konversi Pilot (Pilot Conversion) Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. 7
Kelebihan: bisiko lebih kecil dibanding konversi langsung, lebih murah daripada konversi paralel, koreksi kesalahan dapat dilakukan sebelum implementasi. Kelemahan : membutuhkan area dari operasi untuk uji coba. Untuk menghindari kesalahan yang umum terjadi dalam konversi sistem dari sistem lama ke sistem baru dalam suatu organisasi, perusahaan dapat melakukan hal-hal sebagai berikut (beserta asumsi) : 1. Perusahaan harus mengkaji ulang visi, misi, serta tujuan yang akan dicapai serta mempelajari implementasi yang belum optimal. 2. Pelatihan sumber daya manusia (SDM) agar mampu menjalankan dan mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi baru yang diterapkan. 3. Pemimpin perusahaan harus mengetahui dan mengerti mengenai pentingnya penerapan sistem baru di perusahaan sehingga memberikan perhatian terhadap implementasi sistem baru tersebut di perusahaan. 4. Perusahaan harus memberikan perhatian terhadap bagian pengolahan informasi, sehingga karir pada bagian ini jelas, hal ini dapat merangsang karyawan agar mau ditempatkan pada bagian tersebut. 5. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama. 6. Perusahaan perlu menyediakan prosedur dalam mengaplikasikan sistem baru, dengan asumsi tidak semua SDM bersangkutan dapat cepat tanggap. 8
III. PEMBAHASAN Sistem informasi bagi bisnis perbankan sangat menunjang pelayanan baik untuk pelayanan internal maupun eksternal. Hal ini tentunya akan memberikan dampak positif bagi perbankan karena akan lebih fokus dalam memberikan layanan perbankan yang komprehensif bagi para pelanggannya. Dengan adanya sistem informasi, transparansi dalam hal pengelolahan informasi akan lebih termonitor secara efektif. Sistem informasi sangat mempengaruhi perkembangan industri perbankan dan merupakan salah satu unsur yang mendukung bank untuk berperan sebagai pemain utama dalam pasar bisnis yang akan datang. Persaingan antar industri perbankan pada tahun terakhir ini banyak dipengaruhi oleh teknologi khususnya teknologi informasi karena penguasaan teknologi mempunyai peranan yang sangat besar dalam menciptakan keunggulan kompetitif. Untuk menghadapi persaingan bisnis perbankan, Bank BRI telah melakukan suatu perubahan sistem informasi yang cukup mendasar yaitu melakukan konversi core banking system yaitu perubahan konsep arsitektur aplikasi, pemrosesan data dan arsitektur hardware dari konsep distributed menjadi konsep centralized (Setyadi, 2002). Perubahan yang dilakukan Bank BRI menggunakan paket software yaitu Silverlake Integrated Banking System sebagai Core Banking System. Core Banking System ini diberi nama BRINETS. Penggunaan BRINETS di Bank BRI adalah untuk menggantikan sistem-sistem BRI yang lama, seperti OLSIB, TAPSUN, TRANSEL, CEPEBRI, dan STU. Penggantian sistem-sistem tersebut di atas tidak dapat dilakukan dengan mudah dan sekaligus namun dilakukan secara bertahap. Sebelum konversi, sistem yang dimiliki Bank BRI adalah sistem yang distributed. Dengan diimplementasikannya BRINETS, sistem aplikasi yang diterapkan menjadi centralized. Konversi yang dilakukan cukup kompleks mengingat Bank BRI merupakan bank yang telah beroperasi selama 107 tahun 9
(saat konversi dilakukan), dengan jumlah unit kerja yang cukup banyak dan tersebut seluruh Indonesia serta jutaan data nasabah. Oleh karena, tahapan yang sangat penting dari proses ini adalah proses migrasi data dari sistem lama ke sistem baru yaitu BRINETS. Tahapan tersebut sering dikenal dengan konversi data. Proses koversi data benar-benar merupakan tahapan yang sangat krusial dan riskan karena harus ada jaminan bahwa seluruh data nasabah maupun nonnasabah BRI yang terdapat di dalam sistem lama dapat dikonversi seluruhnya ke dalam sistem BRINETS, selama data tersebut valid. Apabila ternyata terdapat satu atau lebih data yang tidak terkonversi maka akan menjadi permasalahan baru di masa yang akan datang. Tahapan ini pula yang menjadi sorotan bagi auditor bahwa konversi data rnerupakan proses yang benar-benar penting. Untuk melihat bahwa tahapan konversi data tersebut hasilnya benar dan dapat diterima oleh seluruh pihak baik dari unit kerja yang dikonversi maupun dari para auditor maka terhadap hasil konversi data tersebut wajib dilakukan rekonsiliasi data antara data yang berasal dari sistem lama dengan data yang telah dikonversi ke dalam sistem baru (BRINETS). Proses konversi dilakukan dengan cara paralel (Gambar 01), yaitu setelah BRINETS sebagai sistem baru dapat diterima dan digunakan oleh seluruh user dan dipastikan bahwa seluruh output perkerjaan yang dihasilkan sesuai harapan maka sistem lama yaitu OLSIB dihentikan penggunaannya. Gambar 01. Representasi Grafik Metode Konversi Core Banking System BRI Hal ini dipilih Bank BRI karena memiliki derajat poteksi yang tinggi dari kegagalan migrasi sistem informasi walaupun biaya yang dikeluarkan memang 10
lebih tinggi karena Bank BRI harus menyediakan perangkapan personel dan duplikasi sarana dan infrastuktur pendukung. Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem informasi baru dari sistem informasi lama. Permasalahan yang terjadi pada sistem lama diharapkan dapat diatasi dengan pembuatan sistem informasi yang baru (konversi sistem). Penerapan konversi harus disesuaikan dengan karakteristik sistem yang ada dan kebutuhan di masa depan. Hal ini dilakukan demi menjaga kesuksesan dan keberlangsungan operasional di organisasi atau perusahaan, berupaya menciptakan proses transisi sehalus mungkin, tanpa adanya down system atau kekacauan sistem lainnya. Sumber Pustaka: Dhedee. 2012. Konversi Sistem. Paper. Universitas Gunadarma dhedee29.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/.../konversi+sistem.pdf (7 Januari 2015) Subiyakto. 2007. Analisis dan Desain Sistem Konversi Data (Studi kasusu pengembangan sistem informasi manajemen akademik organisasi XYZ). Paper. Program Studi Sistem Informasi. Fakultas Sains dan Teknologi. Jakarta (ID): Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Setyadi, Heru. 2002. Disain Sistem Rekonsiliasi Data Hasil Konversi Dari SistemTerdistribusi ke Sistem Sentralisasi (Studi Kasus Bank BRI). MB IPB. http://www.scribd.com/doc/37939009/konversi-sistem-9 http://goweluyo.blogspot.com/2010/12/implementasi-sistem.html 11