BAB III TINJAUAN TEORI DAN PRAKTIK SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA CV DIJAWA ABADI JEPARA FUNITURE

dokumen-dokumen yang mirip
BAB II LANDASAN TEORI

BAB II LANDASAN TEORI. penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang

BAB II LANDASAN TEORI. Pengertian sistem menurut Anastasia dan Lilis (2010:3), sistem merupakan

BAB II LANDASAN TEORI. kegiatan, baik kegiatan dalam usaha maupun dalam pendidikan. Setiap

BAB II BAHAN RUJUKAN

BAB II LANDASAN TEORI. dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan. Adanya

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II LANDASAN TEORI. mengarahkan pada pokok bahasan yang telah dikemukakan pada bab I.

BAB II KAJIAN PUSTAKA

BAB II BAHAN RUJUKAN

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II. Dasar Teori. 2.1 Konsep dan Dasar Definisi Konsep

BAB II TINJAUAN PUSTAKA. terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

BAB II BAHAN RUJUKAN. Sistem pada dasarnya adalah suatu jaringan yang berhubungan dengan

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN. Endang Sri Utami, S.E., M.Si., Ak., CA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Nurita (2009), dengan judul Evaluasi Prosedur Dan Sistem Pembelian

BAB II KAJIAN TEORI. melangkah lebih jauh kebagian-bagian selanjutnya kita harus mengetahui terlebih

BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 adalah sebagai berikut:

BAB II BAHAN RUJUKAN

BAB II BAHAN RUJUKAN

BAB II KAJIAN TEORI. mengolah atau mengorganisir dokumen dokumen yang ada tujuannnya untuk

BAB II BAHAN RUJUKAN

BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Standard Operating Procedure (SOP) Sistem CV. BS. Jl. Lebak Indah No. 22, Surabaya STANDARD OPERATING PROCEDURE PROSEDUR SISTEM PERSEDIAAN

BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Mulyadi (2001:5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut

Evaluasi sistem dan prosedur pembelian bahan baku. pada perusahaan j rot galery. di Klaten. Oleh : Riasti F BAB I PENDAHULUAN

BAB IV PEMBAHASAN. persediaan bahan baku. Pembahasan dimulai dengan penjelasan prosedur pembelian dan

BAB III PEMBAHASAN Tinjauan Teori Pengertian Sistem dan Prosedur

BAB II KAJIAN PUSTAKA. yang berbeda beda. Hal ini tentunya akan memberikan hasil penelitian yang berbeda

BAB IV. Hasil Praktek Kerja dan Analisis. 4.2 Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian impor komponen

BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Usaha Kecil Menengah (UKM) Pengertian Usaha Kecil menurut pasal 1 Undang-Undang No.

BAB II BAHAN RUJUKAN. Pada dasarnya yang ditetapkan pada perusahaan negara maupun

BAB II KAJIAN PUSTAKA. untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Menurut Mulyadi (2001 : 5), Prosedur adalah suatu urutan

BAB II DASAR TEORI. diperlukan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak pihak

BAB II TINJAUAN PUSTAKA. berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama untuk

BAB II BAHAN RUJUKAN

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN. Audit operasional atas fungsi pembelian dan hutang usaha pada PT Prima Auto

BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB IV PEMBAHASAN. Evaluasi Penerapan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi. Pembelian pada PT Pondok Pujian Sejahtera

BAB III PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KULIAH KERJA PRAKTEK. kerja praktek di SPBU Rancah, penulis ditempatkan di Administrasi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II BAHAN RUJUKAN

BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II BAHAN RUJUKAN. 2.1 Tinjauan Umum Atas Sistem Informasi Akuntansi. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang berhubungan erat

BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN. A. Penerapan Sistem Informasi atas Penjualan dan Penerimaan. Kas pada PT. Syspex Kemasindo

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

BAB II LANDASAN TEORI

BAB II BAHAN RUJUKAN

BAB II LANDASAN TEORITIS. 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi dan Akuntansi Kas. Akuntansi sebagai sistem informasi ekonomi dan keuangan mampu

BAB 3. perusahaan manufaktur sekaligus eksportir yang bergerak di bidang furniture. rotan, enceng gondok, pelepah pisang dan sebagainya.

BAB II LANDASAN TEORI. saling berhubungan dan berfungsi dengan tujuan yang sama. dikordinasikan sedemikian rupa untuk melaksanakan suatu fungsi demi

BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab 1 Pendahuluan 1.1. Latar Belakang

BAB III ANALISIS SISTEM

BAB IV PEMBAHASAN. Pada proses ini penulis melakukan proses interview dan observation terhadap

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN

Sistem Penerimaan PT. Kimia Sukses Selalu dimulai dari datangnya Purchase Order (PO)

BAB III PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK. Dalam pelaksanaan Kerja Praktek di PT Industri Telekomunikasi

. BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN. A. Prosedur dalam Sistem Penjualan Kredit. 1. Prosedur Penjualan Kredit dan Piutang Dagang

BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN. produk. Ada dua jenis produk yang didistribusikan, yaitu cat dan aneka furniture.

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN. I. Implementasi Sistem Informasi atas Pembelian dan Penjualan pada CV.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Irsan Lubis, SE.Ak,BKP

AKUNTANSI BIAYA BAHAN BAKU. Akuntansi Biaya TIP FTP UB Mas ud Effendi

Lampiran 1. Hasil Kuesioner

BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN

BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Pengertian prosedur menurut Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini

BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN. Timbangan baik mekanik maupun elektronik.

BAB II BAHAN RUJUKAN. 2.1 Tinjauan Umum Atas Sistem Informasi Akuntansi. Sistem pada dasarnya adalah suatu jaringan yang berhubungan dengan

akan muncul pesan seperti contoh berikut. diterima Berikut adalah tampilan awal dari form Retur Pembelian:

BAB II BAHAN RUJUKAN

BAB II TINJAUAN PUSTAKA. perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang, sedangkan Nafarin (2009: 9)

BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN DAN HUTANG USAHA PADA PT MITRA MAKMURJAYA MANDIRI

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN. A. Analisis Sistem Pengendalian Intern Atas Prosedur Pembelian Barang

BAB II TINJAUAN PUSTAKA. yang dapat digunakan untuk menilai kemajuan yang telah dicapai perusahaan

B A B IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN

: MANAGER & STAFF. 5 Apakah terdapat rotasi pekerjaan yang dilakukaan perusahaan?

BAB II LANDASAN TEORI. untuk melaksanakan pokok perusahaan. (Mulyadi (2001:5))

BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB 2 LANDASAN TEORI

KUESIONER I UNTUK VARIABEL INDEPENDEN "SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN BAHAN BAKU" No. Pertanyaan SS S R TS STS 1

BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem dan Definisi Sistem

BAB III OBJEK PENELITIAN. Pada tanggal 6 Januari 2002 PT Prima Auto Mandiri didirikan di Tebet dengan

FORM. MANUAL FORM. KOMPU- TER

BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang

BAB III OBJEK PENELITIAN. Gambaran Umum mengenai PT. Bumi Maestroayu

BAB III PEMBAHASAN 3.1 Tinjauan Teori Pengertian Akuntansi Pengertian Sistem Akuntansi

APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN

BAB 4 EVALUASI DAN PEMBAHASAN

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN


BAB II LANDASAN TEORI. keuangan yang bermanfaat bagi pemakai informasi. Pemakai informasi ini di luar

Transkripsi:

19 BAB III TINJAUAN TEORI DAN PRAKTIK SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA CV DIJAWA ABADI JEPARA FUNITURE 3.1 Tinjauan Teori 3.1.1 Pengertian Sistem Dalam menjalankan operasinya perusahaan/badan membutuhkan sistem untuk menangani kegiatan agar dalam setiap bagian dalam perusahaan itu dapat melakukan tugas dengan lancar dan dapat berjalan teratur sehingga tujuan dari perusahaan tersebut dapat tercapai. Ada beberapa pengertian dari sistem itu sendiri. Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungan antara yang satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:31). Pengertian lain dari sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang di susun sesuai dengan skema yang menyuluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan (Zaki Baridwan, 1998). 3.1.2 Pengertian Sistem Pembelian Bahan Baku 3.1.2.1 Teori Sistem Akuntansi Pembelian Dalam suatu perusahaan kebutuhan informasi sangat diperlukan untuk mendukung kelancaran kegiatan operasional perusahaan, terutama kebutuhan informasi keuangan yang sangat dibutuhkan bagi pihak luar perusahaan seperti kreditur, calon investor, kantor pajak dan lain-lain. Di samping itu, bagi pihak intern yaitu manajemen juga membutuhkan informasi sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan-keputusan yang cepat dan dipatuhinya kebijakan perusahaan.

20 Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Sistem akuntansi yang disusun oleh perusahaan dapat diproses dengan cara manual atau diproses menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai dengan menggunakan komputer. Pembelian merupakan fungsi pelayanan yang menunjang kegiatan dalam perusahaan yang bersangkutan untuk dapat melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dengan baik, agar fungsi tersebut dapat berjalan dengan lancar dan baik maka diperlukan arus informasi yang lancar antar bagian yang terkait. Pembelian merupakan masalah yang sangat penting di dalam perusahaan. Perusahaan dapat menentukan dan mempertahankan besarnya jumlah persediaan barang yang optimal yang dapat menjamin kelancaran kegiatan perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:299) Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Dan menurut Krismiaji (2002:317) Sistem akuntansi pembelian merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.

21 3.1.2.2 Teori Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Dalam perusahaan yang menghasilkan suatu produk dalam kegiatan usaha tentunya memerlukan bahan baku. Oleh karena itu, kegiatan produksi dapat berjalan lancar dan menghasilkan suatu produk apabila terdapat bahan baku di dalam proses produksi, tanpa adanya bahan baku yang baik, maka hasil produksi suatu perusahaan menjadi kurang baik, dan dapat menurunkan mutu produk yang dihasilkan. Pengertian bahan baku adalah barang-barang yang dibeli untuk digunakan dalam proses produksi (Soemarso, 2004:271). Bahan baku adalah bahan yang diproses menjadi produk jadi yang terdiri dari unit yang identik (Pahala Nainggolan, 2006:123). Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa bahan baku merupakan barang persediaan milik perusahaan yang akan diolah lagi melalui proses produksi, sehingga akan menjadi barang setengah jadi atau barang jadi sesuai dengan kegiatan perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur, bahan baku sangatlah diperlukan untuk keperluan produksinya. 3.1.3 Dokumen yang digunakan Dalam sistem pembelian terdapat beberapa dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian diantaranya : 1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang di isi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2

22 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berungkali terjadi, yang bersangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut : a. Surat Order Pembelian Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. b. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. c. Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. d. Arsip Tanggal Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

23 e. Arsip Pemasok Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. f. Tembusan Fungsi Penerimaan Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otoritas untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan ini diblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok. g. Tembusan Fungsi Akuntansi Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. 4. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kualitas seperti tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat Perubahan Order Pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

24 6. Bukti Kas Keluar Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. 3.1.4 Catatan Akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk transaksi pembelian adalah : 1. Register Bukti Kas (Voucher Register) Adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian. 2. Jurnal Pembelian Adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian. 3. Kartu Utang Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok. 4. Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. 3.1.5 Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

25 2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan trehadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas kaluar. Untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 3.1.6 Jaringan Prosedur yang Membentuk sistem Menurut Mulyadi (2001:301) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Permintaan Pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan digudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan surat permintaan pembelian.

26 2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Penelitian Pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur Permintaan Barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 5. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

27 3.2 Tinjauan Praktik 3.2.1 Gambaran Umum Sistem Pembelian Bahan Baku pada CV DIJAWA ABADI JEPARA FURNITURE CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang pembuatan dan perakitan mebel/furniture untuk keperluan Rumah Tangga, mengisi isi di dalam rumah. Dalam melakukan produksi atau perakitan alat untuk membuat mebel/furniture perusahaan melakukan pembelian bahan dan alat dengan cara bahan vendor impor ataupun dari bahan vendor local. CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture mempunyai standar sendiri dalam memilih atau menentukan bahan dari vendor yang akan dipilih. Standar tersebut telah dibuat dalam standar operasional (SOP) pembelian CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture. Standar tersebut menjadi acuan dalam melakukan setiap transaksi pembelian yang ada pada perusahaan. Setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan harus dicatat atau di input ke dalam sistem yang dilakukan oleh staf bagian pembelian. Staf bagian mempunyai tugas untuk membuat skedul pembelian, melakukan pembelian, melakukan cek perjalanan barang, melakukan penerimaan barang, melakukan perhitungan barang yang dibeli, mencocokan barang yang dibeli dengan data pembelian yang ada di sistem, melakukan konfirmasi ke vendor lokal maupun vendor impor. Sebelum melakukan transaksi pembelian, staf bagian pembelian harus melakukan cek terhadap kuantitas barang atau persediaan barang untuk diproses produksi. Selanjutnya, staf pembelian mencocokan data persediaan dengan data skedul pembelian yang telah dibuat per minggu. Jika untuk pemenuhan kebutuhan satu minggu ke depan, maka staf pembelian tidak akan melakukan pembelian untuk sementara waktu.

28 Dalam proses pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture untuk setiap parts atau alat bagian dalam suatu mebel/furniture, perusahaan mempunyai vendor-vendor tersendiri baik dalam negeri maupun luar negeri. Dalam proses penentuan vendor, perusahaan melalui staf melakukan pengecekanterhadap standar mutu dan kemampuan perusahaan calon vendor agar ketika menjalin kerja sama barang yang dihasilkan oleh perusahaan vendor yang sama dengan barang yang diinginkan oleh perusahaan. Setelah melakukan pengecekan akan dilakukan pengevaluasian oleh perusahaan dan jika di setujui maka selanjutnya adalah proses negosiasi harga. 3.2.2 Unsur-Unsur Pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA FURNITURE Pada CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture terdapat beberapa unsur dalam melakukan transaksi pembelian, yaitu pembelian kredit untuk pembelian bahan baku dan pembelian tunai untuk keperluan kantor. 1. Pembelian Kredit Pembelian kredit pada CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture dilakukan untuk transaksi pembelian bahan baku ataupun pembelian dengan nilai materil yang tinggi. Pada CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture, bahan baku merupakan hal yang utama dalam proses produksinya karena semua jenis produk yang dihasilkan oleh perusahaan berasal dari perakitan dan pembuatan mebel/furniture antar part yang diproduksi dari perusahaan vendor yang dipilih perusahaan. Pembelian kredit pada CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture mempunyai dua siklus pembayaran setiap tanggal 15 dan 30 tiap bulan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah proses pembayaran dan pencatatan pada perusahaan. Dalam satu minggu, perusahaan dapat rutin melakukan pembelian jika terdapat kondisi tertentu, misalnya libur.

29 2. Pembelian Tunai Pembelian tunai perusahaan biasanya digunakan untuk pembelian inventaris kantor, peralatan kantor, dan perlengkapan kantor. Seperti pembelian kertas, pembelian mesin fotocopy, pengadaan barang, dll. 3.2.3 Dokumen yang diajukan dalam Sistem Pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA FURNITURE Dokumen yang digunakan dalam sistem Pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture adalah sebagai berikut : 1. Purchase Requisistion Report Purchase requisistion report adalah data pemesanan pembelian yang dilampirkan bersamaan dengan order sheet. Dalam purchase Requisistion Report terdapat penjelasan tentang barang-barang apa saja yang akan dibeli. Dalam proses pembelian, juga terdapat persetujuan atas direktur pembelian sebelum dilakukan order. 2. Order sheet Order Sheet merupakan dokumen lampiran dari Purchase Requisistion Report, dokumen ini berisi data tentang barang apa saja yang dibeli, dari nama barang, harga per unit, unit yang dibeli, total pembelian. 3. Delivery Sheet Delivery sheet adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat jalan atau bukti transaksi untuk setiap departemen. Delivery sheet juga berguna sebagai bukti penerimaan barang ketika surat tersebut di lampirkan pada saat pengiriman barang. 4. Voucher Payment Voucher Payment merupakan dokumen yang berfungsi sebagai alat pembeyaran dalam pembelian kredit. Semua pembelian dari semua vendor akan dihitung terlebih dahulu berapa biaya yang harus dibayar oleh perusahaan. Dalam voucher ini akan diketahui lewat bank mana perusahaan harus melakukan pembayaran.

30 3.2.4 Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA FURNITURE Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture adalah : 1. General Ledger General Ledger merupakan buku yang mencatat aktivitas yang digunakan perusahaan sebagai pelaporan pengeluaran yang bersifat dinas/keluar kota untuk keperluan perusahaan. Sebagai contoh, berangkat ke Singapura untuk keperluan evaluasi vendor semua biaya yang terkait dibuat pada General Ledger ini. 2. Buku pengiriman barang Buku ini berisi tentang pengiriman barang melalui jasa ekpedisi, selain melakukan produksi terhadap barang berupa mesin produksi mebel. CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture juga melakukan pengiriman part yang mereka buat ke perusahaan yang menggunakan melalui jasa ekspedisi. 3.2.5 Fungsi yang terkait dalam Sistem Pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA FURNITURE Fungsi-Fungsi yang terkait dalam Sistem Pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Gudang Gudang merupakan tempat penyimpanan seluruh barang hasil produksi maupun barang persediaan. Fungsi ini berperan penting dalam proses pembelian. Ketika persediaan di gudang habis maka ini dapat mempengaruhi kerja perusahaan jika tidak ada koordinasi yang baik diantara keduanya.

31 2. Fungsi Sistem Informasi Sistem informasi pada departemen pembelian merupakan sumber utama untuk mengetahui jumlah persediaan yang ada di gudang. 3.2.6 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA FURNITURE Jaringan prosedur yang ada pada CV DIJAWA ABADI JEPARA Funiture dalam membentuk sistem pembelian adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Permintaan Pembelian CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture memiliki prosedur dalam melakukan pembelian. Dalam prosedur permintaan pembelian, pihak atau staf yang akan melakukan permintaan pembelian harus membuat dokumen purchase requisistion report, dokumen tersebut juga harus diiput ke dalam sistem sytline agar mempermudah untuk melakukan pengecekan barang. Selanjutnya purchase requisistion report juga harus disahkan atau ditanda tangani oleh direktur pembelian atau manager pembelian. 2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga & Penelitian Pemasok Sebelum melakukan pembelian, perusahaan harus melakukan penawaran harga dengan pemasok atau vendor. Dalam melakukan penawaran harga, perusahaan akan mengirimkan file atau data gambar alat yang harus dibuat oleh vendor. Setelah pemasok menerima file tersebut, barulah akan diadakan penawaran harga yang cocok antara DIJAWA ABADI dan pemasok. Untuk penetuan pemasok, perusahaan harus melakukan kunjungan terlebih dahulu ke perusahaan pemasok untuk menentukan kualitas produk yang dihasilkan pemasok.

32 3. Prosedur Order Pembelian Dalam melakukan order pembelian, pihak DIJAWA ABADI akan mengirimkan purchase requisistion report beserta order sheet yang telah disetujui oleh direktur pembelian atau manager pembelian akan menghubungi pihak pemasok atau vendor baik melalui telepon maupun email. Di dalam email tersebut, staf bagian pembelian akan melampirkan order sheet yang telah di scan. Dalam pengambilan barang, DIJAWA ABADI akan mengirimkan mobil untuk pengambilan barang yang dilampirkan juga dokumen delivery sheet merupakan dokumen lampiran barang saja yang akan dibawa oleh mobil tersebut, dan juga dokumen tersebut berguna untuk penerimaan barang. 4. Prosedur Penerimaan Barang Dalam proses penerimaan barang, bagian penerimaan barang akan menerima delivery sheet terlebih dahulu, kemudian dokumen tersebut menjadi acuan barang yang akan diterima. Staf bagian penerimaan barang akan melakukan pembongkaran atas barang tersebut untuk menghitung jumlah barang yang ada dan dicocokan dengan kuantitas barang yang ada pada dokumen delivery sheet. Setelah selesai dilakukan perhitungan kuantitas, barang tersebut akan dilakukan inspeksi untuk mengecek barang tersebut ada yang cacat atau tidak, jika ditemukan barang yang cacat maka barang tersebut akan dikembalikan kepada vendor dan akan dikurangi jumlah utang yang dimiliki DIJAWA ABADI.

33 5. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur pencatatan utang, setelah barang diterima pada bagian penerimaan dan delivery sheet telah diberikan, staf pembelian akan mengambil dokumen tersebut pada bagian penerimaan yang selanjutnya akan diinput ke dalam sistem sytline oleh staf. Jika kuantitas barang yang diterima kurang dari jumlah barang yang diorder maka staf pembelian akan melakukan konfirmasi ke pihak pemasok untuk menanyakan kapan dapat mengirimkan sisa barang yang telah di order. Pada saat drlivery sheet diterima dan diinput ke dalam sistem saat itulah pengakuan utang diakui. 3.2.7 Penjelasan Naratif Tentang Sistem Pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA FURNITURE Prosedur pembelian bahan baku pada CV DIJAWA ABADI JEPARA Furniture diawali dengan permintaan pembelian yang dilakukan oleh bagian gudang. Bagian gudang membuat dokumen Purchase requisistion Report yang kemudian disampaikan ke departemen pembelian. Selanjutnya, departemen pembelian melakukan pengecekan kuantitas barang yang ada pada sistem, ini bertujuan apakah memang harus diperlukan pembelian terhadap bahan baku. Setelah departemen pembelian, melakukan pengecekan terhadap dokumen Purchase Requisistion Report, staf bagian pembelian membuat Order Sheet yang berguna untuk surat order pembelian ke supplier yang telah di setujui oleh direktur/manager bagian pembelian. Pengiriman Order Sheet biasanya dilakukan perusahaan dengan menggunakan fax, email, atau bila ada kendaraan perusahaan yang melewati daerah supplier berada. Pengiriman Order Sheet perlu disertakan Delivery Sheet. Delivery Sheet merupakan surat yang menggambarkan produk dari suatu barang, seperti berisi nama barang, perusahaan supplier, dan kuantitas barang serta Cost

34 yang dikeluarkan untuk barang tersebut. Delivery Sheet inilah yang nantinya akan kembali ke perusahaan sebagai bukti penerimaan barang. Barang yang dikirimkan oleh supplier selanjutnya akan diterima oleh bagian penerimaan barang. Pada bagian ini, akan dilakukan proses pengecekan kondisi barang dan kuantitas barang yang ada apakah sama dengan jumlah barang yang tertera pada Delivery Sheet yang dibawa oleh pengantar barang. Setelah pengecekan jumlah kuantitas selesai, barang tersebut akan dikirimkan ke bagian Quality Assurance untuk dilakukan pengecekan terhadap kualitas barang yang ada. Setelah selesai pengecekan maka barang akan dikirimkan ke gudang.

35 3.2.8 Bagian Alir Flowchart Sistem Pembelian pada CV DIJAWA ABADI JEPARA FURNITURE Gambar 3.4 Sistem Pembelian Bahan Baku pada CV DIJAWA ABADI JEPARA FURNITURE Sumber : CV DIJAWA ABADI JEPARA FUNITURE