PETUNJUK PENGISIAN FORM RENCANA UMUM PENGADAAN TAHUN ANGGARAN 2014 Disusun oleh: Tim MONEV & LPSE Bagian Administrasi Pembangunan BAGIAN ADMINISTRASI PEMBANGUNAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA 2013
Daftar Isi Daftar Isi... 1 A. Petunjuk Awal... 2 B. Menjalankan dan Mengakhiri Program... 2 C. Mengenal Perintah Aplikasi dan Navigasi Data... 6 Navigasi Data... 6 Tombol Perintah... 6 Menghapus Data/Record... 6 D. Pengisian/Edit Properti SKPD... 7 E. Pengisian Form RUP Kegiatan Melalui Penyedia... 8 F. Pengisian Form RUP Kegiatan Swakelola... 11 1
A. Petunjuk Awal 1 2 Setelah aplikasi RUP 2014 ini selesai di download/unduh, silahkan lakukan klik kanan dan rename dengan format RUP 2014-Nama SKPD. Gantilah Nama SKPD dengan nama SKPD anda. Sebagai contoh : RUP 2014-Bagian Administrasi Pembangunan. B. Menjalankan dan Mengakhiri Program a. Double klik icon aplikasi RUP 2014. b. Akan muncul halaman login aplikasi seperti berikut 2
c. Gambar sebelumnya adalah halaman login, namun masih dengan peringatan security warning yang berbunyi: d. Klik kotak Options diatas, kemudian akan muncul dialog sebagai berikut: e. Pilih / klik lingkaran kecil disamping tulisan Enable this content seperti dibawah ini, kemudian Klik tombol OK 3
f. Setelah klik tombol OK akan muncul dialog login seperti dibawah: g. Apabila ingin masuk Form silahkan ikuti langkah selanjutnya, dan apabila ingin keluar dari aplikasi, silahkan klik tombol Keluar h. Pilih SKPD pada tombol panah kecil kebawah hingga muncul list SKPD seperti dibawah: i. Setelah SKPD diklik/ dipilih, klik tombol Masuk seperti dibawah 4
j. Maka anda akan dibawa ke halaman Main Menu dengan keterangan nama SKPD anda seperti gambar berikut: Gbr diatas menunjukkan 4 tombol yang berfungsi sbb: o Form RUP Melalui Penyedia: Untuk mengisi kegiatan SKPD yang pengadaannya melalui penyedia o Form RUP Swakelola: Untuk mengisi kegiatan SKPD yang pengadaannya murni swakelola ataupun swakelola yang didalamnya memerlukan pengadaan melalui penyedia barang/jasa o Edit Properti SKPD Form ini harus diisi terlebih dahulu agar dapat mengisi dua form yang telah dijabarkan sebelumnya Form ini berfungsi sebagai data pelengkap yang memproses PA, Admin RUP dan Alamat SKPD untuk kepentingan Cetak o Tombol Keluar Berfungsi untuk keluar dari Program aplikasi RUP 2014 ini. 5
C. Mengenal Perintah Aplikasi dan Navigasi Data Navigasi Data Ilustrasi contoh: data yang telah diisikan ada 10, dan saat ini anda berada pada record/data ke 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 3 5 7 2 4 6 Letak tombol ini berada di bagian bawah paling kiri, penjelasan masing-masing tombol sebagai berikut. Tombol ke : 1. Berfungsi untuk melihat/memposisikan langsung data record/catatan yang telah diisikan ke data paling awal/pertama (dalam hal ini no. 1) 2. Berfungsi untuk melihat/memposisikan satu demi satu data record/catatan yang telah diisikan (klik satu kali untuk melihat data no.4) 3. Menunjukkan posisi data/record yang anda lihat 4. Berfungsi untuk melihat/memposisikan satu demi satu data record/catatan yang telah diisikan (klik satu kali untuk melihat data no.6) 5. Berfungsi untuk melihat/memposisikan langsung data record/catatan yang telah diisikan ke data paling terakhir (dalam hal ini no. 10) dan juga bisa berfungsi untuk membuat catatan/record baru seperti tombol ke 6. 6. Berfungsi untuk membuat data/record baru, sehingga semua form isian baru disiapkan 7. Berfungsi untuk mencari data yang anda inginkan Tombol Perintah o Print Preview, berfungsi untuk melihat isian data yang akan dicetak o Cetak RUP, berfungsi untuk mencetak isian RUP dengan printer, perlu diperhatikan, ukuran cetak aplikasi ini telah disesuaikan dengan ukuran FOLIO/F4 dengan spesifikasi Lebar 215mm dan Panjang 329mm, jadi silahkan setting page size printer anda dengan ukuran diatas atau ukuran legal. o Main Menu untuk kembali ke halaman Menu Utama Menghapus Data/Record o Apabila terjadi kesalahan input data/kelebihan data kosong, ada 2 pilihan yang bisa dilakukan, yaitu, 6
1. Posisikan form ke data yang akan diedit, kemudian lakukan langsung revisi/perbaikan lewat form. 2. Apabila ingin menghapus data/record, 1 Klik kiri mouse anda di spot nomor 1 diatas, dan klik tombol delete pada keyboard anda. D. Pengisian/Edit Properti SKPD Semua data diatas harus diisi lengkap tanpa terkecuali, karena apabila belum diisi, anda tidak akan bisa keluar dari form diatas. Apabila telah dilengkapi, klik tombol Simpan dan klik tombol Keluar untuk keluar dari form. Apabila suatu saat akan mengedit isi form diatas, silahkan langsung saja ganti isian diatas sesuai yang anda inginkan. Yang penting jangan ada isian yang kosong 7
E. Pengisian Form RUP Kegiatan Melalui Penyedia Form ini diisi untuk kegiatan yang cara pengadaannya melalui penyedia. Yang masuk di kategori ini adalah: o Kegiatan yang kerangka utama kegiatannya bukan swakelola, sebagai contoh: Kegiatan Pembangunan Gedung, Peningkatan Jalan, dll. o Kegiatan yang merupakan sub kegiatan swakelola yang nilainya lebih dari 50 % dari total nilai kegiatan swakelola tersebut. Contoh: Kegiatan Seminar yang dilaksanakan secara swakelola dengan nilai total sebesar 80 juta rupiah, didalamnya terdapat sub kegiatan yang memerlukan pengadaan barang/jasa untuk makan minum sebesar 45 juta, karena nilainya lebih dari 50% maka sub kegiatan itu dimasukkan di form Melalui Penyedia sebagai penunjukkan/pengadaan langsung dan kemudian sisanya 35 juta masuk di Form Swakelola sebagai pengadaan lainnya(tidak menggunakan Lelang/Seleksi). Berikut penjelasan tiap kotak isian. o Nama Paket Pengadaan (Isikan judul atau nama PAKET kegiatan yang akan diadakan), sebagai contoh : Paket Pengadaan Server Komputer, Paket Pembangunan Gedung Kelurahan dan lain-lain. Apabila tidak ada kegiatan, cukup tuliskan NIHIL di isian ini dan tidak perlu mengisi kotak isian yang lain / selanjutnya. o Nama Kegiatan (Isikan nama Kegiatan sesuai permendagri dalam DPA yang menaungi / sebagai induk dari paket ini), Sebagai contoh : Fasilitasi Kerjasama DU/Lembaga, Pembangunan Pasar Pedesaan dan lain-lain o Jenis Belanja Terdapat 2 pilihan yaitu, Belanja Modal dan Belanja Barang/Jasa, apabila ada pilihan lain, bisa anda tambahkan/tuliskan sendiri di kotak isian ini. Belanja Modal (pengeluaran yang mengakibatkan adanya perolehan aset tetap atau aset lainnya yang menambah masa umur, manfaat dan kapasitas). Contoh : Mobil, Sepeda Motor, Komputer, AC, gedung. 8
Belanja Barang/Jasa (pembelian barang dan jasa yang habis pakai untuk memproduksi barang dan jasa yang dipasarkan maupun yang tidak dipasarkan). Contoh : outsourcing dan konsultansi pengadaan aplikasi. o Jenis Pengadaan (Isikan jenis pengadaan sesuai dengan karakter kegiatan tersebut dan terdapat 4 pilihan), yaitu : 1. Barang : Pengadaan Komputer/mobil/sepeda motor 2. Konstruksi : Pembangunan Gedung/taman 3. Jasa Konsultansi : Penyusunan DED Pasar Klewer, Pembuatan aplikasi MONEV. 4. Jasa Lainnya : Pengadaan outsourcing driver, asuransi dan jasa kemanan. o Nilai Anggaran Hanya dapat diisi salah satu. Menggunakan Lelang/Seleksi, isikan jika nantinya akan dilakukan Lelang(barang, konstruksi dan jasa lainnya, >200jt) atau Seleksi(jasa konsultansi, >50jt) sederhana atau umum Menggunakan Penunjukkan/Pengadaan Langsung, isikan jika nantinya akan dilakukan secara langsung tanpa lelang atau seleksi, bernilai (barang, konstruksi dan jasa lainnya, <=200jt) atau Seleksi(jasa konsultansi, <=50jt) Menggunakan Pembelian Secara Elektronik, isikan jika nantinya akan dilakukan dengan aplikasi PLKB (Pengadaan Langsung Kendaraan Bermotor) dengan aplikasi Dari LKPP. o Volume Kegiatan (Isikan jumlah volume paket/kegiatan yang direncanakan), untuk isian satuan bisa diisi sesuai yang diinginkan apabila masih kurang. Sebagai contoh : 1 paket atau 1 kegiatan. o Lokasi Pekerjaan (Isikan lokasi pekerjaan dimana paket/kegiatan akan diaksanakan), Sebagai contoh : Kota Surakarta, Kecamatan Serengan dan lain-lain. o Sumber Dana (Isikan asal sumber dana yag dipakai untuk membiayai kegiatan tersebut) Disini terdapat 6 pilihan yaitu: 1. APBD Kota = APBD kota Murni 2. APBD Prov = APBD dari Provinsi 3. APBN = Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara 4. APBD Prov + APBD Kota 5. APBN+APBD Kota 6. PHLN (Pinjaman/Hibah Luar Negeri) o Tanggal Mulai dan Selesai Pemilihan Penyedia (Isikan Tanggal Mulai dan Selesai untuk tahap pemilihan penyedia barang/jasa) Tips: klik pada kotak isian, akan muncul di samping kanan, gambar/icon kalender, klik icon dan pilih tanggal yang diinginkan 9
o Tanggal Mulai dan Selesai Pekerjaan (Isikan Tanggal Mulai dan Selesai untuk tahap pelaksanaan pekerjaan atau kegiatan setelah tahap pemilihan penyedia selesai) Tips: klik pada kotak isian, akan muncul di samping kanan, gambar/icon kalender, klik icon dan pilih tanggal yang diinginkan o Keterangan (Isikan hal-hal yang dianggap perlu untuk memperjelas rencana kegiatan/pekerjaan) o Catatan Anggaran kegiatan yang dimasukkan ke dalam kotak isian Nilai Anggaran tidak termasuk belanja pegawai dan belanja perjalanan dinas. 10
F. Pengisian Form RUP Kegiatan Swakelola Form ini diisi untuk kegiatan yang mempunyai kerangka utama sebagai swakelola yang bisa murni di kelola SKPD sendiri atau bisa juga membutuhkan pengadaan barang/jasa melalui penyedia, sebagai contoh: o Kegiatan Pemeliharaan, Sosialisasi dan Seminar. Apabila terdapat sub kegiatan yang nilainya diatas 50% dari total anggaran kegiatan swakelola, maka sub kegiatan tersebut harus dimasukkan di Form Melalui Penyedia, sisanya dimasukkan di form Swakelola. o Contoh: Kegiatan Swakelola Updating MONEV sebesar 90 juta, didalamnya terdapat sub kegiatan yang membutuhkan pengadaan jasa konsultansi aplikasi komputer sebesar 60 juta, karena nilainya diatas 50% dari total anggaran, maka sub kegiatan itu dimasukkan di Form Melalui Penyedia sebagai pengadaan dengan seleksi sedangkan sisanya 30 juta masuk di form Swakelola sebagai pengadaan lainnya(tidak menggunakan lelang/seleksi). Dan berikut penjelasan tiap kotak isian. o Nama Kegiatan Swakelola (Isikan nama Kegiatan permendagri dalam DPA yang menaungi), Sebagai contoh : Fasilitasi Kerjasama DU/Lembaga, Pembangunan Pasar Pedesaan dan lain-lain Apabila tidak ada kegiatan, cukup tuliskan NIHIL di isian ini dan tidak perlu mengisi isian yang lain / selanjutnya. o Nilai Anggaran Hanya dapat diisi salah satu. Kegiatan Swakelola tidak menggunakan lelang/seleksi, isikan jika kegiatan SKPD tidak menimbulkan lelang/seleksi pengadaan barang jasa oleh pihak penyedia. (barang, konstruksi dan jasa lainnya, <=200jt) atau Seleksi(jasa konsultansi, <=50jt) Kegiatan Swakelola menggunakan lelang/seleksi, isikan jika kegiatan SKPD menimbulkan lelang/seleksi pengadaan barang jasa oleh pihak penyedia. (barang, konstruksi dan jasa lainnya, >200jt) atau Seleksi(jasa konsultansi, >50jt) 11
Volume Kegiatan (Isikan jumlah volume paket/kegiatan yang direncanakan), untuk isian satuan bisa diisi sesuai yang diinginkan apabila masih kurang. Sebagai contoh : 1 paket atau 1 kegiatan. Tanggal Mulai dan Selesai Lelang/Seleksi (Isikan Tanggal Mulai dan Selesai untuk tahap pemilihan penyedia barang/jasa) Tips: klik pada kotak isian, akan muncul di samping kanan, gambar/icon kalender, klik icon dan pilih tanggal yang diinginkan o Lokasi Pekerjaan (Isikan lokasi pekerjaan dimana paket/kegiatan akan diaksanakan), Sebagai contoh : Kota Surakarta, Kecamatan Serengan dan lain-lain. o Sumber Dana (Isikan asal sumber dana yang dipakai untuk membiayai kegiatan tersebut) APBD Kota = APBD kota murni APBD Prov = APBD dari Provinsi APBN = Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara APBD Prov + APBD Kota APBN+APBD Kota PHLN (Pinjaman/Hibah Luar Negeri) o Tanggal Mulai dan Selesai Pekerjaan (Isikan Tanggal Mulai dan Selesai untuk tahap pelaksanaan pekerjaan atau kegiatan) Tips: klik pada kotak isian, akan muncul di samping kanan, gambar/icon kalender, klik icon dan pilih tanggal yang diinginkan o Keterangan (Isikan hal-hal yang dianggap perlu untuk memperjelas rencana kegiatan/pekerjaan) o Catatan Anggaran kegiatan yang dimasukkan ke dalam kotak isian Nilai Anggaran tidak termasuk belanja pegawai dan belanja perjalanan dinas. Courtesy of Bag. Administrasi Pembangunan Setda Kota Surakarta 2013 12