PROSEDUR PENUBUHAN ORGANISASI
PENUBUHAN PERSATUAN Penubuhan Persatuan Tiada Badan Induk Penubuhan Persatuan Yang Mempunyai Badan Induk
Penubuhan Persatuan Tiada Badan Induk Kebanyakkan kelab/persatuan di institusi pendidikan tiada badan induk yang menyelaras dan mentadbir aktiviti secara rasmi. Penubuhan memadai dengan perundingan di antara penasihat dengan pentadbir sesebuah institusi. Penasihat akan mencari ahli, mendaftar, membentuk perlembagaan persatuan, melantik jawatankuasa kerja dan melaksana aktiviti yang dipersetujui oleh ahli jawatankuasa.
Penubuhan Persatuan Yang Mempunyai Badan Induk Semua pasukan beruniform di institusi pendidikan mempunyai badan induk peringkat daerah, negeri, dan pusat. Badan induk menyelaras aktiviti, pendaftaran, pentadbiran dan lain-lain keperluan. Institusi yang ingin menubuhkan pasukan beruniform perlu berunding dengan badan induk
Prosedur Penubuhan Persatuan Yang Mempunyai Badan Induk Berbincang dengan badan induk mengetahui syarat-syarat penubuhan persatuan Isi borang permohonan badan induk Hantar borang permohonan untuk diproses Menawarkan kepada pelajar untuk menjadi ahli sementara mendapat kelulusan. Apabila mendapat kelulusan, mulai mendaftar ahli Laksana aktiviti persatuan.
Perlembagaan Persatuan Fungsi Perlembagaan Sebagai panduan menggerakkan persatuan, melicinkan perjalanan persatuan kerana ia menetapkan bidang tugas dan hak jawatankuasa dan ahli, menjadi rujukan apabila timbul masalah dalam menjalankan aktiviti persatuan.
Kandungan Perlembagaan 1. Nama dan alamat persatuan 2. Matlamat dan objektif 3. Keahlian 4. Jawatankuasa persatuan 5. Pembatalan dan pembubaran persatuan 6. Pindaan perlembagaan dan undang- undang persatuan 7. Mesyuarat persatuan
Kandungan Perlembagaan (tambahan) 1. Lencana/logo persatuan 2. Disiplin dan tatatertib persatuan 3. Memindah milik harta, tanggungan 4. Cogan kata/motto 5. Pendaftaran persatuan 6. Jawatankuasa kecil
Melantik Jawatankuasa Terdapat dua cara : 1. Melalui Mesyuarat Agung 2. Perlantikan oleh Penasihat
Melantik Jawatankuasa Melalui Mesyuarat Agung Semua ahli berhak membuat pencalonan, memilih dan melantik sesiapa sahaja di kalangan ahli menjadi jawatankuasa. Pemilihan dibuat secara mengangkat tangan atau undi rahsia dengan menggunakan kertas.
Melantik Jawatankuasa Perlantikan oleh Penasihat Perlantikan dibuat melalui perbincangan dengan ahli atau ujian tertentu. Kebiasaannya perlantikan berdasarkan kebolehan tertinggi seseorang ahli berbanding dengan ahli yang lain. Contohnya jawatankuasa untuk pasukan beruniform.
Struktur Organisasi Jawatankuasa Kelab Penasihat Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Bendahari Ketua Biro Ketua Biro Ketua Biro Ketua Biro
Bidang Tugas Jawatankuasa Pengerusi Mengurus persatuan mengikut perlembagaan atau melaksanakan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja atau Mesyuarat Agung. Mempengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Merancang, melaksana dan menyelia aktiviti persatuan Menjalankan tugas mengikut peruntukan perlembagaan persatuan
Bidang Tugas Jawatankuasa Naib Pengerusi Membantu Pengerusi mengurus dan mentadbir persatuan Menjadi pengerusi mesyuarat atau menjalankan tugas pengerusi apabila tiada pengerusi Menjalankan tugas mengikut ketetapan perlembagaan
Bidang Tugas Jawatankuasa Setiausaha Menyimpan pendaftaran ahli Urusan surat-menyurat dengan pihak luar, pentadbir institusi pendidikan atau ahli persatuan Menjemput dan mengedarkan surat panggilan mesyuarat Bekerjasama dengan pengerusi untuk mentadbir dan menguruskanpersatuan Merekod kegiatan gerak kerja persatuan Menjalankan tugas mengikut ketetapan perlembagaan
Bidang Tugas Jawatankuasa Bendahari Menyimpan rekod dan stok harta persatuan Memungut dan menyimpan kenyataan pembayaran yuran Mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan persatuan Menyimpan dan menyiapkan penyata kira-kira persatuan Menjalankan tugas mengikut ketetapan perlembagaan
Bidang Tugas Jawatankuasa Ketua Biro Mengetuai satu kumpulan kecil ahli bagi melaksanakan sesuatu tugas yang ditetapkan mengikut biro Menjalankan tugas mengikut ketetapan perlembagaan Membantu pengerusi dan setiausaha melaksanakan tugas yang telah ditetapkan mengikut perlembagaan persatuan.