STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UPT. PERPUSTAKAAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UPT. PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MALIKUSSALEH LHOKSEUMAWE 2015

KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT karena rahmat dan karunia-nya penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) UPT. Perpustakaan telah selesai disusun. Standar Operasional Prosedur (SOP) ini merupakan petunjuk teknis yang bertujuan untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan pelayanan dan kegiatan lainnya di Perpustakaan Universitas Malikussaleh. Harapan kami agar Standar Operasional Prosedur (SOP) ini sesuai dengan mekanisme perencanaan yang harus dilaksanakan oleh UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh. Kami menyadari penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini masih terdapat kekurangan-kekurangan dalam penyusunannya, maka kritik dan saran dari berbagai pihak sangat kami harapkan untuk kesempurnaan Standar Operasional Prosedur (SOP) di masa yang akan datang. Akhirnya kami tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku Standar Operasional Prosedur (SOP) ini. Semoga buku ini dapat mencapai sasarannya dan bermanfaat dalam memperlancar penyelenggaraan semua kegiatan di UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh. Reuleut, Desember 2015 Tim penyusun BJM UPT. PERPUSTAKAAN i

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii PEMINJAMAN BUKU MAHASISWA... 1 PENGEMBALIAN BUKU MAHASISWA... 5 PENGEMBALIAN BUKU STAF PENGAJAR/ KARYAWAN... 10 PEMESANAN BUKU (BOOKING)... 12 PERPANJANGAN PEMINJAMAN BUKU... 14 PENGADAAN BUKU... 16 DOKUMENTASI DENDA... 18 BEBAS PERPUSTAKAAN... 20 LAYANAN PEMBACA... 22 SURAT TEGURAN... 24 SUMBANG PENULISAN ILMIAH DAN SKRIPSI... 26 KATALOG BUKU... 28 KATALOG PENULISAN ILMIAH DAN SKRIPSI... 30 PENGOLAHAN DIGITAL COLLECTION... 32 BJM UPT. PERPUSTAKAAN ii

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : PEMINJAMAN BUKU MAHASISWA Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-001 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Melayani peminjaman buku oleh mahasiswa. 2. DEFINISI : Peminjaman buku bagi mahasiswa untuk melakukan prosedur peminjaman sesuai peraturan yang berlaku. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Mahasiswa (anggota) mencari judul dan lokasi buku pada komputer searching buku. Mahasiswa 4.2 Mahasiswa mengambil buku dari rak. 4.3 Mahasiswa menyerahkan KTM/ID Pustaka kepada petugas Mahasiswa peminjaman 4.4 Petugas mengecek pada database keanggotaan mahasiswa dan Bag. sirkulasi 4.5 Jika benar sudah terdaftar sebagai anggota, petugas memproses buku yang diminta. Jika belum terdaftar sebagai Mahasiswa anggota, petugas mengaktifkan keanggotaan dengan melihat dan Petugas blanko terakhir pembayaran pada semester yang registrasi bersangkutan. 4.6 Jika mahasiswa telah aktif proses peminjaman dilanjutkan 4.7 Petugas menscan KTM/ID Pustaka mahasiswa Bag. sirkulasi 4.8 Petugas mengecek jumlah maksimum yang dapat dipinjam mahasiswa 4.9 Jika tidak ada pinjaman berarti masih bisa meminjam maksimal Mahasiswa 2 buku, jika masih ada 1 pinjaman berarti masih dapat dan Bag. meminjam 1 buku dan jika masih ada 2 pinjaman buku, sirkulasi mahasiswa tidak bisa meminjam buku lagi. 4.10 Petugas menscan barcode pada buku untuk memproses data. Induk ke dalam database perpustakaan 4.11 Petugas menstempel tanggal pengembalian pada buku Bag. sirkulasi 4.12 Petugas menggesek buku pada Magnetic Desensitizer 4.13 Petugas menyerahkan buku & KTM/ID Pustaka Mahasiswa 4.14 Proses peminjaman selesai. dan Bag. sirkulasi BJM UPT. PERPUSTAKAAN 1

5. FLOWCHART Mulai Cari buku dan call number di computer searching Cari buku di rak buku Buku tersedia? Buku/KTM/ID Pustaka diberikan ke petugas bagian peminjaman Barcode KTM/ID Pustaka dan buku A BJM UPT. PERPUSTAKAAN 2

A Ada? Tidak Ya Chek data peminjaman Aktifkan sebagai anggota perpustakaan Masih ada peminjaman? Tidak bisa pinjam buku Barcode buku yang dipinjam Selesai Simpan data Input lagi? B BJM UPT. PERPUSTAKAAN 3

B Beri stempel tanggal peminjaman buku Gesek buku pada Magnetic Desensitizer Beri buku/ KTM / ID Pustaka untuk mahasiswa Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 4

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : PENGEMBALIAN BUKU MAHASISWA Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-002 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Melayani pengembalian buku dari mahasiswa. 2. DEFINISI : Mahasiswa meminjam buku sampai dengan batas waktu tertentu lalu mengembalikan buku pinjamannya ke Perpustakaan. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan Penanggung Jawab 4.1 Anggota menyerahkan buku dan KTM/ID Pustaka kepada petugas 4.2 Petugas memeriksa data tanggal pengembalian / due date pada Mahasiswa buku dan Bag. 4.3 Jika terlambat, petugas menginformasikan jumlah denda sirkulasi kepada mahasiswa yang bersangkutan. 4.4 Menscan KTM/ ID Pustaka dan buku, serta memeriksa buku yang akan dikembalikan lalu mencocokkan nama peminjam dengan KTM/ ID Pustaka 4.5 Menyimpan transaksi pengembalian buku Bag. sirkulasi 4.6 Petugas menyerahkan KTM/ ID Pustaka Mahasiswa 4.7 Proses pengembalian selesai dan Bag. sirkulasi 4.8 Gesek buku di Magnetic Desensitizer Bag. sirkulasi BJM UPT. PERPUSTAKAAN 5

5. FLOWCHART Mulai Mahasiswa menyerahkan Buku/ KTM / ID Pustaka ke petugas Chek due date pada buku Terlambat? Informasi denda Anggota membayar denda Barcode KTM/ID Pustaka Barcode buku Simpan data Lagi? Gesek buku di Magnetic Resensitizer Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 6

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) JUDUL PEMINJAMAN BUKU STAF PENGAJAR/ : KARYAWAN Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-003 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Melaksanakan prosedur peminjaman sesuai peraturan yang berlaku. 2. DEFINISI : Semua koleksi perpustakaan yang diperbolehkan dipinjam keluar Perpustakaan. 3. REFERENSI : Peraturan penggunaan buku perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan Penanggung Jawab 4.1 Dosen/karyawan mencari judul dan lokasi buku pada komputer searching buku. Dosen/karyawan 4.2 Dosen/karyawan mencari buku secara langsung 4.3 Petugas mencari kartu peminjaman di dalam laci kartu Bag. sirkulasi dosen 4.4 Jika belum punya kartu anggota, dosen/karyawan Dosen/karyawan dianjurkan untuk mendaftar sebagai anggota 4.5 Mencatat data anggota pada kartu buku dan Petugas registrasi 4.6 Mencatat data buku pada kartu peminjaman 4.7 Mencatat tanggal pengembalian pada buku 4.8 Memasukkan nomor anggota dosen/karyawan 4.9 Menscan barcode buku yang akan dipinjam 4.10 Mempersilahkan Dosen untuk memberikan paraf pada kartu peminjaman Bag. sirkulasi Dosen/karyawan dan Bag. sirkulasi 4.11 Gesek buku di Magnetic Desensitizer Bag. sirkulasi 4.12 Proses peminjaman selesai Dosen/karyawan dan Bag. sirkulasi BJM UPT. PERPUSTAKAAN 7

5. FLOWCHART Mulai Cari buku dan call number di computer searching Cari buku di rak buku Buku tersedia? Buku diberikan ke petugas bagian peminjaman Masukkan no. anggota dosen/karyawan dan chek anggota Ada? Daftar dan aktifkan menjadi anggota Chek data peminjaman A BJM UPT. PERPUSTAKAAN 8

A Jumlah buku sudah melewati batas pinjaman? Barcode buku yang dipinjam Tidak bias pinjam buku Simpan data Selesai Pinjam lagi? Beri tanda pengembalian pada buku Gesek buku di Magnetic Desensitizer Beri buku ke dosen/karyawan Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 9

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DOKUMEN LEVEL : (SOP) PENGEMBALIAN BUKU STAF PENGAJAR/ JUDUL : KARYAWAN Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-004 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Melayani Pengembalian Buku yang dilakuakan oleh Staff pengajar dan Karyawan. 2. DEFINISI : Pengembalian Buku dan koleksi Perpustakaan yang dipinjam oleh staff pengajar / karyawan Universitas Malikussaleh 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan 4.1 Menerima kartu anggota dan buku yang akan dikembalikan dari dosen/karyawan 4.2 Memeriksa apakah buku yang dipinjam terkena denda 4.3 Jika buku yang dipinjam terkena denda, petugas menghitung banyak denda dan membarikan kwitansi jumlah uang denda kepada peminjam 4.4 Jika anggota minta perpanjang, maka dilihat pada buku, apakah sebelumnya pernah diperpanjang, jika belum, maka peminjaman dapat diperpanjang. Kemudian diproses menggunakan prosedur pengembalian terlebih dahulu dan setelah itu dilakukan prosedur peminjaman. 4.5 Mencatat tanggal pengembalian buku pada kartu anggota 4.6 Petugas memberikan paraf pada kartu anggota sebagai bukti penerima pengembalian buku 4.7 Mempersilahkan anggota untuk memberikan paraf juga di kartu anggota sebagai bukti pengembalian buku 4.8 Mencocokkan kartu induk buku dengan buku yang dikembalikan 4.9 Memasukkan data-data pengembalian buku 4.10 Menggesek buku pada Magnetic Resensitizer Penanggung Jawab Bag. sirkulasi Dosen/karyawan dan Bag. sirkulasi Bag. sirkulasi Dosen/karyawan dan Bag. sirkulasi Bag. sirkulasi BJM UPT. PERPUSTAKAAN 10

5. FLOWCHART Mulai Dosen/Karyawan menyerahkan Buku dan ID pustaka kepada petugas Chek due date pada buku Terlambat? Informasi denda Anggota membayar denda Masukkan no. anggota Barcode buku Simpan data Lagi? Gesek buku di Magnetic Resensitizer Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 11

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : PEMESANAN BUKU (BOOKING) Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-005 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Memberikan pelayanan secara on-line dengan layanan booking buku. 2. DEFINISI : Mahasiswa dan seluruh civitas akedemika Universitas Malikussaleh yang tidak dapat melakukan peminjaman langsung ditempat. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan Penanggung Jawab 4.1 Mahasiswa menginput ID pustaka mahasiswa di Web Perpustakaan Mahasiswa 4.2 Database Perpustakaan mengecek ID pustaka mahasiswa Bag. sirkulasi 4.3 Jika ID pustaka ada, mahasiswa bisa langsung registrasi online pada Web perpustakan dengan memasukkan alamat email yang dimiliki. 4.4 Jika ID pustaka tidak ada maka mahasiswa melakukan pendaftaran dengan memasukkan ID pustaka Mahasiswa 4.5 ID pustaka diinput ke database perpustakaan 4.6 Kemudian mahasiswa melakukan registrasi online dengan memasukkan alamat email yang dimiliki 4.7 Kemudian akan dikirim password untuk login ke Web perpustakaan via email Petugas IT Perpustakaan 4.8 Setelah mahasiswa menerima password, maka mahasiswa dapat melakukan login ke Web pepustakaan Mahasiswa 4.9 Mahasiswa memesan buku yang diinginkan melalui web 4.10 Maksimal pemesanan 2 buah buku 4.11 Buku dapat diambil setelah 7 hari kerja Bag. sirkulasi BJM UPT. PERPUSTAKAAN 12

5. FLOWCHART Mulai Masukkan dan chek ID card pustaka Ada? Masukkan ID card ke database perpustakaan Registrasi online pada web perpustakaan Mahasiswa memasukkan alamat email yang dimiliki Password login dikirim via email Mahasiswa melakukan login ke web perpustakaan Mahasiswa memesan buku, maksimal dua buku Mahasiswa mengambil buku yang dipesan setelah 7 hari Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 13

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : PERPANJANGAN PEMINJAMAN BUKU Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-006 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Melayani perpanjangan waktu peminjaman buku anggota Perpustakaan Universitas Malikussaleh. 2. DEFINISI : Perpanjangan waktu peminjaman buku bagi anggota perpustakaan untuk melakukan prosedur perpanjangan waktu peminjaman buku sesuai peraturan yang berlaku. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan 4.1 Mahasiswa (anggota) memberikan buku dan ID pustaka kepada petugas. 4.2 Untuk staff pengajar/karyawan memberikan buku dan Kartu Peminjaman ke petugas. 4.3 Scanning ID pustaka 4.4 Input buku yang akan diperpanjang 4.5 Untuk dosen/karyawan masukkan nomor anggota perpustakaan 4.6 Input buku yang akan diperpanjang. 4.7 Bila sudah perpanjang waktu peminjaman buku sekali maka tidak bisa perpanjang waktu peminjaman buku yang kedua kali. 4.8 Simpan data perpanjangan peminjaman buku. 4.9 Stempelkan kembali buku yang diperpanjang masa peminjamannya. 4.10 Untuk dosen / karyawan tuliskan lamanya pengembalian pada kartu anggota dan buku yang dipinjam. 4.11 Kembalikan buku, ID pustaka kepada mahasiswa dan buku saja kepada dosen/karyawan. Penanggung Jawab Peminjam Bag. sirkulasi Peminjam Bag. sirkulasi BJM UPT. PERPUSTAKAAN 14

5. FLOWCHART Mulai Anggota menyerahkan buku yang akan diperpanjang kepada petugas Mahasiswa? Barcode ID card Input no. anggota dosen / karyawan Barcode buku Chek data peminjaman Input perpanjangan buku Sudah diperpanjang 1 kali? Tidak bias diperpanjang Simpan Data Chek hard cover dan soft copy Skripsi, Penulisan Ilmiah Stempelkan lagi tanggal pada buku Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 15

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : PENGADAAN BUKU Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-007 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Memberikan koleksi buku terbaru bagi pengguna perpustakaan. 2. DEFINISI : Pembelian buku refensi terbaru untuk mahasiswa dan seluruh civitas akedemika di lingkungan Universitas Malikussaleh. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan 4.1 Petugas mencari daftar buku terbaru dari web site, dari katalog buku penerbit, dari usulan Jurusan/Prodi dan staff pengajar. 4.2 Petugas bersama staff yang ditunjuk memilih buku yang akan dibeli atau memasukkan ke dalam daftar list buku. 4.3 Jika buku yang diusulkan telah ada maka usulan buku tersebut dibatalkan. 4.4 Jika buku tersebut tidak ada dalam koleksi perpustakaan maka buku tersebut diajukan dalam daftar pembelian atau pesanan. 4.5 Staff perpustakaan mencari dan membeli buku tersebut dengan persetujuan Rektor ke toko buku atau melalui pemesanan. Penanggung Jawab Kasubbag. Jaringan dan database Staff yang ditunjuk Kasubbag. Jaringan dan database BJM UPT. PERPUSTAKAAN 16

5. FLOWCHART Mulai Membuat daftar koleksi buku terbaru Memilih koleksi buku yang akan dibeli Ada dalam list koleksi? Simpan daftar usulan buku Hapus dari daftar usulan Buat daftar usulan buku Minta persetujuan Rektor Mencari buku di took buku atau pesan melalu penerbit Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 17

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : DOKUMENTASI DENDA Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-008 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Memberi solusi kepada pengguna agar menggembalikan tepat waktu. 2. DEFINISI : Semua anggota yang meminjam buku perpustakaan dan pengembaliannya melampaui batas waktu yang telah ditentukan 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan Penanggung Jawab 4.1 Petugas mengecek tanggal pengembalian dan menghitung jumlah hari keterlambatan berdasarkan sistem. Bag. sirkulasi 4.2 Peminjam menyerahkan uang sesuai ketentuan denda Peminjam 4.3 Petugas membuat tanda bukti pembayaran denda 4.4 Bukti pembayaran denda diserahkan ke mahasiswa 4.5 Petugas membukukan uang denda Bag. sirkulasi 4.6 Petugas menyerahkan uang denda ke bendahara BJM UPT. PERPUSTAKAAN 18

5. FLOWCHART Mulai Chek denda Peminjam menyerahkan uang denda Petugas membuta tanda bukti pembayaran Tanda bukti diserahkan ke peminjam Petugas membukukan dan menyerahkan uang denda ke bandahara Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 19

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : BEBAS PERPUSTAKAAN Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-009 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Agar mahasiswa menegembalikan semua buku peminjamanya sebelum mereka keluar/mengambil ijazah dari Universitas Malikussaleh. 2. DEFINISI : Semua mahasiswa yang sudah lulus dalam mengikuti sidang sarjana atau D3 dan sedang mengurus pengambilan ijazah wajib menyelesaikan semua urusannya dengan perpustakaan. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan Penanggung Jawab 5.1 Chek persyaratan: KRS aktif dan form pengurusan ijazah bagi Bag. sirkulasi program sarjana dan surat keterangan lulus sidang dari dosen & Kasubbag. Pembimbing bagi program D3 Pelayanan 5.2 Petugas mengecek data mahasiswa dari data base Bag. Keanggotaan 5.3 Jika masih ada pinjaman, pembuatan surat bebas ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan pinjaman bukunya terlebih dahulu Mahasiswa dan Bag. Keanggotaan 5.4 Jika tidak ada pinjaman maka di teruskan ke pengisian formulir Mahasiswa, Bag. sirkulasi & Bag. Keanggotaan 5.5 Data akan diproses oleh bagian pembuatan surat bebas pustaka (SBP) 5.6 Surat bebas pustaka siap dikeluarkan Bag. Keanggotaan BJM UPT. PERPUSTAKAAN 20

5. FLOWCHART Mulai Chek data Mahasiswa Chek Pinjaman Status Pinjaman Simpan Data Kembalikan Buku Chek Pinjaman Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 21

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : LAYANAN PEMBACA Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-010 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Memberi layanan kepada pengguna yang ingin membaca dan mencari buku. 2. DEFINISI : Seluruh pengguna yang ingin memanfaatkan perpustakaan untuk membaca, belajar dan menambah informasi. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Mahasiswa datang mengisi buku keanggotaan/tamu Mahasiswa 4.2 Mahasiswa mencari buku berdasarkan judul buku/isbn di Mahasiswa komputer searching 4.3 Mahasiswa mencari buku di rak berdasarkan abjad Mahasiswa 4.4 Mahasiswa membaca buku di meja baca yang telah disediakan Mahasiswa 4.5 Ruang refrensi hanya diperkenankan untuk membaca ditempat Mahasiswa dan Bag. Koleksi 4.6 Untuk meminjam buku tersebut, mahasiswa langsung menuju meja petugas bagian peminjaman 4.7 Setelah membaca, buku diletakkan di tempat yang telah disediakan Mahasiswa dan Bag. sirkulasi Mahasiswa dan Bag. Koleksi 4.8 Mahasiswa keluar melalui pintu keluar Mahasiswa BJM UPT. PERPUSTAKAAN 22

5. FLOWCHART Mulai Imput nama dan tujuan di komputer kunjungan Baca di ruang baca atau referensi Masuk ke ruang referensi Masuk ke ruang baca Cari buku atau referensi lainnya Cari buku dan call number di computer searching Baca buku di ruang baca buku referensi Cari buku di rak buku Taruh kembali buku referensi di raknya Baca buku di meja baca Buku diletakkan di tempat yang telah disediakan Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 23

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : SURAT TEGURAN Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-011 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mengingatkan pengguna jasa perpustakaan yang telah melebihi batas waktu peminjaman. 2. DEFINISI : Semua anggota perpustakaan yang belum mengembalikan buku sampai batas waktu yang telah ditentukan. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan 4.1 Petugas mengecek skedul peminjaman buku oleh mahasiswa, karyawan atau staff pengajar yang telah melewati batas waktu yang telah ditentukan 4.2 Surat teguran dibuat untuk mahasiswa atau staff pengajar. 4.3 Untuk mahasiswa surat teguran di kirimkan ke jurusan masingmasing 4.4 Untuk staff pengajar surat teguran dikirim melalui e-mail Penanggung Jawab Peminjam dan Bag. sirkulasi Kasubbag. pelayanan BJM UPT. PERPUSTAKAAN 24

5. FLOWCHART Mulai Chek anggota yang sudah melewati waktu Mahasiswa? Buat surat teguran untuk mahasiswa Buat surat teguran untuk staf pengajar Kirim ke jurusan Kirim melalui e-mail Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 25

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DOKUMEN LEVEL : (SOP) SUMBANG PENULISAN ILMIAH DAN JUDUL : SKRIPSI Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-012 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mendokumentasikan hasil karya ilmiah yang dibuat oleh mahasiswa serta pengembangan koleksi perpustakaan. 2. DEFINISI : Diberikan oleh mahasiswa yang telah selesai sidang sarjana maupun D3 yang ingin mendapatkan sertifikat dan ijazah. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan 4.1 Mahasiswa menyerahkan Penulisan Ilmiah dan Skripsi dalam bentuk hard cover dan soft copy (CD/DVD) 4.2 Untuk mahasiswa non skripsi, mahasiswa hanya menunjukkan surat jadwal sidang sarjana 4.3 Petugas menginput data penulisan ilmiah dan skripsi dari mahasiswa 4.4 Cek soft copy penulisan ilmiah dan skripsi 4.5 Soft copy dan hard cover dikirim ke bagian pengolahan penulisan ilmiah dan skripsi 4.6 Petugas menginput data penulisan mahasiswa/skripsi. 4.7 Simpan data Penanggung Jawab Mahasiswa dan Bag. Keloksi & Referensi Bag. Keloksi dan Referensi BJM UPT. PERPUSTAKAAN 26

5. FLOWCHART Mulai Skripsi, Penulisan Ilmiah Mahasiswa dengan penulisan ilmiah dan skripsi Mahasiswa menyerahkan hard cover dan soft copy Skripsi, Penulisan Ilmiah Chek hard cover dan soft copy Skripsi, Penulisan Ilmiah Input soft copy Skripsi, Penulisan Ilmiah Mahasiswa non skripsi Simpan Data Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 27

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : KATALOG BUKU Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-013 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mengetahuai apakah koleksi buku terbaru sudah ada di dalam catalog buku dan sudah ditampilkan di web site perpustakaan. 2. DEFINISI : sistematika daftar buku atau bahan pustaka di dalam perpustakaan yang memberi informasi tentang pengarang, judul, edisi, penerbit, tahun terbit, dan lokasi bahan pustaka tersebut disimpan. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan Penanggung Jawab 4.1 Buku diterima dari Sumbangan mahasiswa, pembelian dan hadiah Bag. Keloksi 4.2 Petugas memberi stempel perpustakaan dan stampel induk pada buku majalah & Referensi 4.3 Petugas mengecheck database katalog buku di komputer 4.4 Bila katalog buku ada, tulis nomor kelas untuk buku tersebut di kolom nomor kelas pada stempel induk dan langsung diberi nomor induk. Bag. Keloksi 4.5 Bila tidak ada, cari nomor kelas dan lakukan pembuatan katalog baru 4.6 Petugas melakukan pengkatalogan buku di komputer Bag. Keloksi 4.7 Petugas melakukan penentuan subyek buku dan pengarang buku 4.8 Petugas memberikan nomor induk buku majalah & Referensi Bag. Keloksi 4.9 Simpan data katalog buku di database computer Bag. Referensi 4.10 Petugas memberi label call number pada buku 4.11 Petugas memberi label barcode pada buku Bag. Keloksi 4.12 Petugas memasukkan buku ke rak buku BJM UPT. PERPUSTAKAAN 28

5. FLOWCHART Mulai Buku dari pembelian, sumbangan dan hadiah Cari database katalog buku di komputer Ada? Tulis nomor kelas Cari nomor kelas Input katalog buku ke komputer Penentuan subjek pengarang Pemberian nomor induk buku Simpan Data Labeling buku dan barcode Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 29

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DOKUMEN LEVEL : (SOP) KATALOG PENULISAN ILMIAH DAN JUDUL : SKRIPSI Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-014 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mengetahuai apakah koleksi penulisan ilmiah dan skripsi terbaru sudah ada di dalam catalog pustaka dan sudah ditampilkan di web site perpustakaan. 2. DEFINISI : sistematika daftar bahan pustaka yang lain di dalam perpustakaan yang memberi informasi tentang pengarang, judul penulisan ilmiah dan tahun terbit. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Penanggung Kegiatan Jawab 4.1 Hard copy penulisan Ilmiah dan skripsi diterima dari mahasiswa Bag. Keloksi majalah & Referensi 4.2 Petugas memberi stempel pengindukan pada hard copy penulisan Ilmiah dan skripsi 4.3 Petugas menginput judul, nama mahasiswa, NIM, tahun, nama Bag. Referensi dosen pembimbing dan call number ke database dan menyimpannya 4.4 Petugas memberi tanggal, nomor induk, call number dan keterangan pada hard copy penulisan ilmiah dan skripsi 4.5 Petugas memberi kode warna sesuai tema hard copy penulisan Bag. Keloksi dan skripsi pada punggung bawah hard copy 4.6 Petugas menyimpan hard copy penulisan dan skripsi ke rak berdasarkan fakultas dan warna tema BJM UPT. PERPUSTAKAAN 30

5. FLOWCHART Mulai Hard copy diterima dari mahasiswa Stempel pengindukan pada hard copy Input judul, nama, NIM, tahun dan call number Simpan Data Tulis tanggal, call number, nomor induk, keterangan pada hard cover Pemberian kode warna pada punggung hard cover sesuai tema Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 31

UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : UPT. PERPUSTAKAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : PENGOLAHAN DIGITAL COLLECTION Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.UPT-I/SOP-015 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mengolah koleksi soft copy penulisan ilmiah dan skripsi kedalam bentuk compact disc dan menampilkan koleksi di web site perpustakaan. 2. DEFINISI : Seluruh pengguna perpustakaan yang akan melihat koleksi soft copy penulisan ilmiah dan skripsi baik lewat CD maupun Website. 3. REFERENSI : Peraturan UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR Kegiatan 4.1 Petugas menerima soft copy makalah dan penelitian ilmiah (PI) dari mahasiswa 4.2 Petugas melakukan pengecekan isi dari materi soft copy 4.3 Petugas menginput data bibliografi-makalah/penelitian ilmiah 4.4 Petugas mengcopy abstrak ke dalam data base 4.5 Petugas menguploud data bibliografi dan abstrak. Pihak Terkait Bag. Keloksi majalah & Referensi Bag. Referensi Bag. TIK BJM UPT. PERPUSTAKAAN 32

5. FLOWCHART Mulai Pengumpulan soft copy di hard disc Klasifikasi berdasarkan tahun masuk universitas Back up soft copy ke hard disc Upload abstrak ke web site Masukkan NIM, Nama dan Abstrak Simpan Data Selesai BJM UPT. PERPUSTAKAAN 33

Tim Penyusun Ketua : DR. Muhammad, ST., M.Sc Anggota : 1. DR. Ir. Mawardati, M.Si (FP) 2. DR. Murhaban,SE., M.Si, Ak (FE) 3. Abubakar, ST. MT (FT) 4. Elvira Sari Dewi, SP, MS. (FP) 5. M. Haykal, SE. M.Si, Ak (FE) 6. Subhani, S.Sos, M.Si (FISIP) 7. Marlia Sastro, SH.M.Hum (FH) BJM UPT. PERPUSTAKAAN 34