BAB III ANALISA MASALAH DAN PEMBAHASAN 3.1 SEJARAH SINGKAT BADAN USAHA Organisasi dapat diibaratkan seperti tubuh manusia, yang terdiri dari bagian bagian yang saling bekerjasama antara organ tubuh yang satu dengan yang lainnya, sehingga tubuh manusia dapat berfungsi sesuai dengan yang diinginkan. Begitu juga dengan organisasi yang ada pada Rental VCD D-NOS masing masing bagian bekerjasama sesuai dengan bidangnya untuk mencapai tujuan yang sama. Rental VCD D-NOS di buka pada tanggal 1 November 2005, Oleh Dolly Novarudin Siregar. Rental VCD D-NOS bertempat di jalan Peninggaran Raya No.4, Kebayoran Lama Utara, Jakarta Selatan. Rental VCD D-NOS ini bergerak dibidang jasa penyewaan VCD. 3.1.1 Struktur Organisasi Untuk mencapai tujuan dari organisasi maka Rental VCD D-NOS melakukan pengorganisasian yang sesuai dengan fungsi dari organisasi tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.1 sebagai berikut : Pemilik Bagian Keuangan Pelayanan Bagian Pemeliharaan Gambar 3.1 : Struktur Organisasi 19
20 Adapun tugas dan fungsi dari masing masing bagian adalah sebagai berikut : 1) Pemilik a. Sebagai pihak yang bertanggung jawab atas segala kebutuhan dari badan usaha tersebut. b. Memantau perkembangan badan usaha tersebut dari waktu ke waktu. c. Menerima laporan dari Setiap bagian. 2) Bagian Keuangan Bertanggung jawab atas kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan laporan keuangan badan usaha. 3) Bagian Pelayanan Mempertanggung jawabkan segala macam hal yang berkaitan dengan penyewaan VCD. 4) Bagian Pemeliharaan Bertanggung jawab atas kegiatan yang berkaitan dengan pemeliharaan VCD. 3.1.2 Analisa Sistem Yang Berjalan Dalam membahas sistem yang berjalan, yang terdiri dari prosedur prosedur dalam melakukan berbagai kegiatan adalah sebagai berikut : 1. Penyewa menyerahkan kartu anggota dan memberikan kode VCD yang akan disewanya kepada bagian penyewaan. 2. Bagian Penyewaan Vcd lalu melakukan pengecekan terhadap kartu anggota dan VCD yang akan di sewa. 3. Setelah dilakukan pengecekan dan VCD yang akan di sewa maka bagian penyewaan menyerahkan bukti penyewaan kepada penyewa. 4. Pengembalian VCD dilakukan dengan membawa bukti penyewaan dan VCD.
21 5. Bagian Penyewaan membuat laporan penyewaan berdasarkan bukti penyewaan untuk diserahkan kepada pemilik. 3.1.3 Flow Of Dokumen Sistem Yang Sedang Berjalan Gambar 3.2 FOD yang berjalan
22 3.1.4 Permasalahan Setelah dilakukan analisa pada system yang digunakan pada proses penyewaan VCD di Rental VCD D-NOS, Ditemukan permasalahan sebagai berikut : 1. Proses Penyewaan VCD yang masih Menggunakan proses manual. 2. Proses Pengadaan bukti penyewaan yang masih manual. 3. Tidak adanya bukti pengembalian. Arsip anggota & penyewaan yang tidak teratur sehingga proses pembuatan laporan menjadi terhambat. 3.2 Prosedur Sistem Yang Di Usulkan 3.2.1 Dasar Pemikiran Sistem Yang Di Usulkan Sistem penyewaan yang sedang berjalan sekarang masih memiliki prosedur yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah rancangan Sistem Informasi untuk bagian pelayanan yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Keseluruhan Sistem pada D NOS (Video CD - Rental) 3.2.2 Tujuan Sistem Yang Di Usulkan Adapun system yang diusulkan ini dapat diharapkan dapat mempermudah pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh berbagai pihak baik pada bagian Pelayanan maupun Pelanggan. 1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagian Pelayanan dalam mengolah informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam menangani pengolahan informasi 2. ketelitian dan ketepatan pencarian data pinjaman yang telah tersusun rapih.
23 3.2.3 Flow Of Dokumen Yang Di Usulkan Gambar 3.3 FOD yang diusulkan
24 3.3 Data Flow Diagram 3.3.1 Diagram Konteks Gambar 3.4 Diagram Konteks 3.3.2 Diagram Zero Gambar 3.5 Diagram Zero
25 Level 1 Proses 1 Anggota Kartu Anggota Cek Anggota 1.1 Data Anggota Anggota VCD Data VCD Faktur Pinjaman Input Pinjaman 1.2 Data Pinjaman PINJAM Level 1 Proses 2 Gambar 3.6 Level 1 Proses 1 Anggota Faktur Pinjaman Kembali VCD 2.1 Data Pinjaman PINJAM Data Pinjaman Faktur Pengembalian Cetak Faktur Pengembalian 2.2 Level 1 Proses 3 Gambar 3.7 Level 1 Proses 2 Gambar 3.8 Level 1 Proses 3
26 3.3.3 Entity Relation Diagram Gambar 3.9 Entity Relationship Diagram 3.3.4 Normalisasi A. Unormalized Form (Bentuk Tidak Normal) / Normalisasi 1NF kd_ang nama alamat telp NBP kd_ang kd_f TGL_pinjam TGL_kembali JmlPinjam Kembali_TGL denda kd_f judul jenis stock harga Gambar 3.10 Normalisasi 1NF
27 B. Normalisasi 2NF Data Anggota Data Pinjam kd_ang * nama alamat telp kd_f * judul jenis stock harga NBP * kd_ang ** kd_f ** TGL_pinjam TGL_kembali JmlPinjam Kembali_TGL denda Gambar 3.11 Normalisasi 2NF C. Normalisasi 3NF Data Anggota Data Pinjam Data VCD kd_ang * nama alamat telp NBP * kd_ang ** kd_f ** TGL_pinjam TGL_kembali JmlPinjam Kembali_TGL denda kd_f * judul jenis stock harga Gambar 3.12 Normalisasi 3NF
28 3.4 Spesifikasi File Dalam mengerjakan file data dapat disesuaikan menurut kebutuhan sesuai dengan program yang akan dibuat. File database program ini terdiri dari 3 file terpisah yaitu : 1. Struktur File Anggota, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File : rentalvcd.mdb Nama Tabel : Anggota Primary Key : kd_ang No Nama Field Type Width Description 1 kd_ang* Text 9 Kode Anggota 2 nama Text 25 Nama Anggota 3 alamat Text 40 Alamat Anggota 4 telp Text 13 Nomer Telpon / Hp Anggota Total : 77 Tabel 3.1 File Anggota
29 2. Struktur File Pinjam, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File : rentalvcd.mdb Nama Table : Pinjam Primary Key : NBP Foreign Key : kd_ang Kd_F No Nama Field Type Width Description 1 NBP* Text 10 Nomer Bukti Pinjaman 2 kd_ang Text 9 Kode Anggota 3 kd_f Text 5 Kode VCD 4 TGL_pinjam Date 8 Tanggal Peminjaman VCD 5 TGL_kembali Date 8 Tanggal Kembali VCD 6 JmlPinjam Integer 1 Jumlah Pinjaman VCD 7 Kembali_TGL Date 8 Tanggal Pengembalian VCD 8 denda Currency 8 Denda Peminjaman Total 57 Tabel 3.2 File Pinjam
30 3. Struktur File VCD, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File : rentalvcd.mdb Nama Table : VCD Primary Key : kd_f No Nama Field Type Width Description 1 kd_f* Text 5 Kode VCD 2 judul Text 25 Judul VCD 3 jenis Text 10 Jenis VCD 4 stock Integer 2 Stock VCD 5 Harga Currency 8 Harga Sewa VCD Total : 50 Tabel 3.3 File VCD
31 3.5 Rancangan Input / Output 3.5.1 Rancangan Input 3.5.1.1 Struktur Menu Gambar 3.13 Struktur Menu
32 3.5.1.2 Menu Utama Menu Utama _ X File Master Transaksi Laporan Keluar Gambar 3.14 Menu Utama
33 3.5.1.3 Input Data Anggota Gambar 3.15 Input Data Anggota
34 3.5.1.4 Input Data VCD Gambar 3.16 Input Data VCD
35 3.5.1.5 Input Pinjaman Pinjaman PINJAMAN X NBP nbp TANGGAL Tgl_Pinjam V Kode Anggota Kd_ang V NAMA Nama TANGGAL Tgl_Kembali V Kode VCD Judul VCD Jenis VCD Harga Sewa Kd_f V judul jenis harga DATA GRID1 Data Grid 1 SIMPAN CETAK KELUAR TOTAL TOTAL Gambar 3.17 Input Pinjaman
36 3.5.1.6 Input Pengembalian Pengembalian PENGEMBALIAN X Kode Anggota Kd_Ang V NBP nbp NAMA Nama Tanggal Kembali_TGL V DATA GRID1 SIMPAN CETAK KELUAR TOTAL TOTAL Gambar 3.18 Input Pengembalian 3.5.1.7 Cetak laporan Pinjaman
37 Gambar 3.19 Cetak Laporan Pinjaman 3.5.1.8 Cetak Laporan Stok VCD Gambar 3.20 Cetak Laporan Stok VCD 3.5.2 Rancangan Output 3.5.2.1 Faktur Pinjaman
38 3.5.2.2 Faktur Pengembalian Gambar 3.21 Faktur Pinjaman Gambar 3.22 Faktur Pengembalian
39 3.5.2.3 Output Laporan Pinjaman Gambar 3.23 Output Laporan Pinjaman 3.5.2.4 Output Laporan Stok VCD
40 Gambar 3.24 Output Laporan Stok VCD 3.6 Konfigurasi Komputer Agar jalannya program ini dapat berhasil dengan baik, beberapa komponen yang akan disebutkan nanti harus dipenuhi. Jika salah satu komponen tidak ada atau kurang memenuhi syarat, maka akan mengalami kendala dan program tidak akan berjalan dengan baik. A. Perangkat Keras Utama (Hardware) Prosesor : Pentium 1 atau lebih tinggi Memory Ram : 32 MB Harddisk : minimal 700 Kb ruang kosong Monitor : VGA 800 X 600 pixel dengan 16 bit warna Mouse B. Perangkat Lunak (Software) Sistem operasi : Mocrosoft windows 9X, atau yang terbaru Microsoft visual basic Crystal report 8,5