M / S : 1 / 19 1.0 TUJUAN Untuk memastikan urusan penamatan perkhidmatan kakitangan Universiti Pendidikan Sultan Idris dilaksanakan mengikut peraturan dan pekeliling yang berkuat kuasa. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Sumber Manusia bagi memastikan urusan penamatan perkhidmatan (Peletakan Jawatan, Persaraan Paksa, Persaraan Pilihan, Persaraan Atas Sebab Kesihatan dan Persaraan Kerana Meninggal Dunia) dilaksanakan dengan teratur. 3.0 RUJUKAN 3.1 Pekeliling Perkhidmatan Kerajaan 3.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan Kerajaan 3.3 Surat Edaran Jabatan Perkhidmatan Awam 3.4 Arahan Kerja Peletakan Jawatan 3.5 Arahan Kerja Persaraan Paksa, Persaraan Pilihan, Persaraan Atas Sebab Kesihatan dan Persaraan Kerana Meninggal Dunia) 4.0 DEFINISI BIL PERKARA DEFINISI 4.1 Penamatan perkhidmatan Penamatan perkhidmatan di dalam prosedur ini didefinisikan sebagai: 1. Peletakan Jawatan 2. Persaraan Paksa 3. Persaraan Pilihan 4. Persaraan Atas Sebab Kesihatan
M / S : 2 / 19 5. Persaraan Kerana Meninggal Dunia 4.2 Peletakan Jawatan Kakitangan yang memberi notis untuk menamatkan perkhidmatan dengan Universiti 4.3 Persaraan Paksa Persaraan kerana mencapai umur 55, 56, 58 atau 60 tahun 4.4 Persaraan Pilihan Menamatkan perkhidmatan lebih awal dari tarikh persaraan yang sebenar 4.5 Persaraan Atas Sebab Kakitangan yang telah diperakukan oleh sesebuah Kesihatan Lembaga Perubatan bahawa beliau tidak sihat/mampu untuk menjalankan tugas harian 4.6 Persaraan Kerana Meninggal Dunia Pegawai yang meninggal dunia semasa dalam perkhidmatan dan waris menerima faedah terbitan dan pencen tanggungan 4.7 Pegawai Kakitangan UPSI yang bertaraf tetap, sementara dan kontrak 4.8 Kakitangan Kontrak Kakitangan UPSI yang bertaraf kontrak (Contract Of Service) yang bersandarkan skim perkhidmatan Jabatan Perkhidmatan Awam sahaja 5.0 SINGKATAN BIL PERKARA SINGKATAN 5.1 Pendaftar P 5.2 Ketua Bahagian Sumber Manusia Ketua BSM
M / S : 3 / 19 BIL PERKARA SINGKATAN 5.3 Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua PTj 5.4 Penolong Pendaftar PP 5.5 Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) PT(P/O) 5.6 Bakal Pesara BP 5.7 Waris Pegawai WP 5.8 Universiti Pendidikan Sultan Idris UPSI 5.9 Bahagian Sumber Manusia BSM 5.10 Jabatan Perkhidmatan Awam JPA 5.11 Lembaga Hasil Dalam Negeri LHDN 5.12 Bahagian Pinjaman Perumahan BPP 5.13 Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia SPRM 5.14 Kumpulan Wang Simpanan Pekerja KWSP 5.15 Institut Pengajian Tinggi IPT 5.16 Gantian Cuti Rehat GCR
M / S : 4 / 19 BIL PERKARA SINGKATAN 5.17 University Integrated Management System UIMS 5.18 Human Resource Management Integrated System HRMIS 5.19 Arahan Kerja AK 6.0 PROSEDUR BIL. TINDAKAN 6.1 Permohonan Peletakan Jawatan, Persaraan Paksa, Persaraan Pilihan, Persaraan Atas Sebab Kesihatan dan Persaraan Kerana Meninggal Dunia TANGGUNG JAWAB DOKUMEN 6.1.1 Peletakan Jawatan Pegawai yang berhasrat untuk meletakkan jawatan perlu mengemukakan notis secara bertulis kepada Pendaftar melalui KPTj. Pegawai UPSI Surat permohonan daripada pegawai Bagi pegawai yang dilantik secara tetap, notis peletakan jawatan adalah 30 hari sebelum peletakan jawatan itu berkuat kuasa atau sebulan gaji sebagai ganti
M / S : 5 / 19 notis. Bagi pegawai selain daripada lantikan tetap, notis peletakan jawatan adalah berdasarkan syarat pelantikan atau sekiranya ianya tidak dinyatakan, maka 30 hari sebelum peletakan jawatan itu berkuat kuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis. Pegawai juga boleh memohon pemendekan notis peletakan jawatan tertakluk atas budi bicara majikan. 6.1.2 Persaraan Paksa, Persaraan Pilihan, Persaraan Atas Sebab Kesihatan dan Persaraan Kerana Meninggal Dunia BSM akan mengenal pasti pegawai yang akan bersara paksa 2 tahun sebelum tahun persaraan pegawai. Laporan APR170 daripada UIMS BP perlu mengemaskinikan maklumat peribadi di dalam UIMS dan HRMIS. BP BP juga perlu membuat semakan dan pengesahan ke atas maklumat perkhidmatan yang direkodkan di dalam
M / S : 6 / 19 buku rekod perkhidmatan Kerajaan. BP / WP perlu mengemukakan dokumen seperti berikut: 1) Salinan Sijil Nikah; sekiranya tiada, Surat Akuan Sumpah 2) Salinan Kad Pengenalan anggota dan suami / isteri 3) Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah umur 21 tahun dan tiada had umur bagi anak cacat 4) Salinan dokumen bank yang menunjukkan nama, nombor Kad Pengenalan dan nombor akaun bank 5) Salinan surat pengesahan pengambilan anak angkat (jika berkenaan) BP / WP Dokumen tambahan yang perlu dikemukakan oleh WP adalah seperti berikut: 1) Salinan Sijil Kematian 2) Surat Akuan balu / duda yang sah 3) Salinan Kad Pengenalan balu / duda / anak 4) Salinan Kad Pengenalan ibu / bapa / wakil diri di sisi undang-undang (mana WP
M / S : 7 / 19 yang berkenaan) 5) Salinan Sijil Kelahiran pegawai / bukti pengesahan ibu / bapa Pegawai yang berhasrat untuk bersara lebih awal (persaraan pilihan) perlu mengemukakan permohonan secara bertulis kepada Pendaftar melalui Ketua PTj dan melengkapkan Borang Bersara Pilihan. BP perlu kemukakan permohonan sekurang-kurangnya dalam tempoh 3 bulan sebelum tarikh persaraan. Walau bagaimanapun sekiranya permohonan dibuat kurang dari 3 bulan, maka kelulusan adalah berdasarkan budi bicara majikan. P / Ketua PTj / BP a. Surat permohonan b. Borang Bersara Pilihan Pegawai yang merasakan dirinya tidak sihat/mampu menjalankan tugas seharian, boleh mengemukakan permohonan untuk bersara atas sebab kesihatan secara bertulis kepada Pendaftar melalui Ketua PTj. Walau bagaimanapun, persaraan atas sebab kesihatan ini juga boleh dibuat tanpa permohonan daripada pegawai sekiranya Ketua PTj atau majikan P / Ketua PTj / BP
M / S : 8 / 19 merasakan seseorang pegawai itu tidak sihat/mampu untuk menjalankan tugas seharian. Bagi pegawai yang meninggal dunia semasa dalam perkhidmatan, urusan faedah terbitan dan pencen tanggungan akan diuruskan oleh BSM dengan kerjasama waris pegawai. BSM / WP Pencen tanggungan hanya dibayar kepada orang tanggungan sekiranya: 1) Orang tanggungan itu tidak dibayar apa-apa pampasan di bawah Akta Pampasan Pekerja 1952; dan 2) Pegawai mati akibat menanggung bencana, mendapat kemalangan atau menghidap penyakit yang berkaitan dengan tugasnya Orang tanggungan yang layak adalah: 1) Duda dalam tanggungan, atau balu; 2) Anak, tidak melebihi 6 orang dikira daripada yang tertua yang layak; 3) Ibu dalam tanggungan; dan 4) Jika ibu tiada, bapa dalam tanggungan.
M / S : 9 / 19 6.2 Proses permohonan Peletakan Jawatan, Persaraan Paksa, Persaraan Pilihan, Persaraan Atas Sebab Kesihatan dan Persaraan Kerana Meninggal Dunia 6.2.1 Peletakan Jawatan Menerima permohonan peletakan jawatan daripada pegawai. P / Ketua BSM / Surat permohonan Mengenal pasti notis peletakan jawatan tersebut sama ada notis 30 hari atau kurang atau pemendekan notis peletakan jawatan. Mendapatkan maklumat pinjaman / hutang piutang pegawai dengan Universiti. Ketua BSM / a. Memo b. Borang perakuan hutang Menamatkan gaji dan elaun pegawai melalui UIMS. Rujuk Arahan Kerja: UPSI(ISO) / BSM / P05 / AK01 UPSI(ISO) / BSM / P06 / AK01 P / PP / PT(P/O) Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)
M / S : 10 / 19 6.2.2 Persaraan Paksa, Persaraan Pilihan, Persaraan Atas Sebab Kesihatan dan Persaraan Kerana Meninggal Dunia Mengenal pasti pegawai yang akan bersara paksa 2 tahun sebelum tahun persaraan pegawai. Laporan APR170 daripada UIMS Meminta BP membuat semakan dan pengesahan ke atas maklumat perkhidmatan di dalam buku rekod perkhidmatan Kerajaan. Ketua BSM / Menghantar maklumat asas BP kepada JPA 2 tahun sebelum tahun persaraan paksa pegawai. Ketua BSM / Senarai semak Mendapatkan maklumat potongan cukai daripada LHDN dan pinjaman perumahan daripada BPP 1 tahun sebelum tahun persaraan paksa pegawai. Bagi persaraan pilihan atau atas sebab kesihatan atau meninggal dunia, maklumat potongan cukai dan pinjaman perumahan dibuat dengan kadar segera. Ketua BSM / Surat Mendapatkan maklumat tapisan keutuhan daripada SPRM bagi persaraan Ketua BSM / Surat
M / S : 11 / 19 pilihan dan persaraan atas sebab kesihatan. Bagi persaraan atas sebab kesihatan, permohonan penubuhan lembaga perubatan perlu dibuat sebaik sahaja menerima permohonan daripada pegawai ataupun menerima arahan daripada majikan. P / Ketua BSM / Surat Mendapatkan maklum balas siasatan polis bagi pegawai yang meninggal dunia akibat daripada kemalangan. Ketua BSM / Borang maklum balas siasatan polis bagi kes kemalangan Melengkapkan borang dan dokumen persaraan BP / gemulah untuk dikemukakan kepada JPA. Ketua BSM / Senarai semak Mendapatkan maklumat pinjaman / hutang piutang pegawai dengan Universiti. Ketua BSM / a. Memo b. Borang perakuan hutang Membuat pengiraan wang tunai GCR P / PP / PT(P/O) Memo Menamatkan gaji dan elaun melalui UIMS. P / PP / PT(P/O) Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)
M / S : 12 / 19 Rujuk Arahan Kerja: UPSI(ISO) / BSM / P05 / AK02 UPSI(ISO) / BSM / P06 / AK01 6.3 Kelulusan permohonan Peletakan Jawatan, Persaraan Paksa, Persaraan Pilihan, Persaraan Atas Sebab Kesihatan dan Persaraan Kerana Meninggal Dunia Mengeluarkan surat kelulusan peletakan jawatan kepada pegawai. P / PP / PT(P/O) Surat Menerima surat kelulusan persaraan daripada JPA. P / Ketua BSM / Surat Mengeluarkan surat penghargaan kepada BP / WP P / PP / PT(P/O) Merekodkan kelulusan peletakan jawatan dan persaraan di dalam buku rekod perkhidmatan pegawai. Buku rekod perkhidmatan Kerajaan Menyimpan salinan surat kelulusan peletakan jawatan dan persaraan di dalam fail peribadi. PT(P/O)
M / S : 13 / 19 7.0 REKOD 8.0 LAMPIRAN BIL. REKOD TEMPOH TEMPAT 7.1 Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan Simpanan Kekal 7.2 Fail Peribadi Kakitangan Sepanjang Perkhidmatan Bilik Fail Bilik Fail 8.1 Perakuan Untuk Di tandatangan Apabila Meninggalkan Perkhidmatan Kerajaan 8.2 Borang Perakuan Hutang / Pinjaman Dengan Universiti 8.3 Borang Maklumat Asas Bakal Pesara 8.4 Borang Maklumat Pesara 8.5 Borang Maklumat Tanggungan 8.6 Borang Laporan Pengesahan Pakar Perubatan Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota (jika berkenaan) 8.7 Borang Notis Pelepasan / Pengasingan Caruman Kerajaan di KWSP Untuk Tujuan Pengiraan Faedah Persaraan 8.8 Borang Permohonan Faedah Terbitan Bagi Kematian Dalam Perkhidmatan 8.9 Borang Pengesahan Anak Belajar di IPT (jika berkenaan) 8.10 Borang Maklumat Akaun Bank Penerima Pencen 8.11 Borang Maklum balas Siasatan Polis Bagi Kes Kemalangan (jika berkenaan) 8.12 Borang Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang 8.13 Lampiran A Laporan Lembaga Perubatan 8.14 Lampiran C-1 Surat Persetujuan Pegawai 8.15 Lampiran D Perakuan Persaraan Atas Sebab Kesihatan 8.16 Lampiran C Notis Cadangan Persaraan Atas Sebab Kesihatan 8.17 Lampiran B Laporan Lembaga Perubatan 8.18 Borang Bersara Pilihan 8.19 Lampiran B Persetujuan/permohonan Pengecualian Syarat Penangguhan Bayaran Sebahagian Ganjaran Berkaitan Persaraan Pilihan 8.20 Lampiran C Surat Akuan (Untuk Anggota Beragama Islam) 8.21 Lampiran D Surat Akuan (Untuk Anggota Bukan Beragama Islam)
M / S : 14 / 19 9.0 CARTA ALIR 9.1 Peletakan Jawatan Mula Menerima notis peletakan jawatan daripada pegawai Menyemak notis yang diberikan sama ada notis 30 hari atau 24 jam Ya 24 jam? Tidak Membuat memo bayaran satu bulan gaji pokok sebagai pengganti notis Membuat memo kepada Jabatan Bendahari, Pusat ICT dan Perpustakaan berhubung dengan hutang atau pinjaman Membuat memo kepada Unit Cuti Belajar untuk semakan ikatan kontrak bagi pegawai yang pernah cuti belajar Menerima maklum balas daripada Jabatan Bendahari, Pusat ICT, Perpustakaan dan Unit Cuti Belajar A
M / S : 15 / 19 A Hutang/Ikatan? Tidak Ya Menghubungi atau membuat memo/surat makluman kepada pegawai Membuat memo makluman peletakan jawatan kepada Unit Pentadbiran dan Kewangan, Unit Teknologi Maklumat dan Unit Perjawatan Menghubungi pegawai untuk menandatangani Lampiran E - Perakuan Untuk Ditandatangan Apabila Meninggalkan Perkhidmatan Kerajaan Membuat penamatan gaji dan elaun pegawai (Kew.8) Membuat surat kelulusan peletakan jawatan kepada pegawai Merekodkan kelulusan peletakan jawatan di dalam buku rekod perkhidmatan Menyimpan salinan surat kelulusan peletakan jawatan di dalam fail peribadi Tamat
M / S : 16 / 19 9.2 Persaraan Paksa, Persaraan Pilihan, Persaraan Atas Sebab Kesihatan dan Faedah Terbitan & Pencen Tanggungan Mula Mengenal pasti pegawai yang akan bersara Mengemaskinikan dan mengesahkan rekod perkhidmatan BP di dalam buku rekod perkhidmatan dan HRMIS Membuat memo kepada BP untuk menyemak maklumat perkhidmatan Menerima maklum balas daripada BP Setuju? Ya Menghantar maklumat asas BP kepada JPA Tidak Mengenalpasti jenis persaraan B
M / S : 17 / 19 B Atas Sebab Kesihatan? Tidak Tidak Pilihan? Ya Ya Membuat permohonan penubuhan lembaga perubatan dan mendapatkan maklumat tapisan keutuhan daripada SPRM Mendapatkan maklumat tapisan keutuhan daripada SPRM Meninggal dunia kerana kemalangan? Ya Mendapatkan maklumat kemalangan daripada Balai Polis Tidak Mendapatkan maklumat penyelesaian cukai pendapatan daripada LHDN dan pinjaman perumahan daripada BPP Menerima maklum balas daripada LHDN, BPP, SPRM, pihak hospital dan balai polis C
M / S : 18 / 19 C Melengkapkan borang dan dokumen persaraan BP Mengemukakan permohonan persaraan yang lengkap kepada JPA Menerima surat kelulusan persaraan daripada JPA Membuat memo Arahan Pembayaran wang tunai GCR BP kepada Jabatan Bendahari Membuat memo kepada Jabatan Bendahari, Pusat ICT dan Perpustakaan berhubung dengan hutang atau pinjaman Menerima maklum balas daripada Jabatan Bendahari, Pusat ICT, Perpustakaan dan Unit Cuti Belajar Hutang/Ikatan? Tidak Ya Menghubungi atau membuat memo/surat makluman kepada pegawai Membuat memo makluman peletakan jawatan kepada Unit Pentadbiran dan Kewangan, Unit Teknologi Maklumat dan Unit Perjawatan D
M / S : 19 / 19 D Menghubungi pegawai untuk menandatangani Lampiran E - Perakuan Untuk Ditandatangan Apabila Meninggalkan Perkhidmatan Kerajaan Membuat penamatan gaji dan elaun pegawai (Kew.8) Membuat surat penghargaan kepada pegawai Merekodkan kelulusan persaraan di dalam buku rekod perkhidmatan Menyimpan salinan surat kelulusan persaraan di dalam fail peribadi Tamat