Lintas Unit LTPB Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
DAFTAR ISI 001/I1.B01.3/SOP/2014 002/I1.B01.3/SOP/2014 003/I1.B01.3/SOP/2014 004/I1.B01.3/SOP/2014 005/I1.B01.3/SOP/2014 006/I1.B01.3/SOP/2014 007/I1.B01.3/SOP/2014 008/I1.B01.3/SOP/2014 009/I1.B01.3/SOP/2014 010/I1.B01.3/SOP/2014 011/I1.B01.3/SOP/2014 012/I1.B01.3/SOP/2014 013/I1.B01.3/SOP/2014 014/I1.B01.3/SOP/2014 015/I1.B01.3/SOP/2014 Pelaksanaan Perkuliahan Pelaksanaan UTS dan UAS Mata Kuliah Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD) dan Pengenalan Teknologi Informasi (PTI) Pengenalan Program Studi Pengolahan Data Nilai Training Pengembangan Karakter Penjurusan Tahap TPB Penyusunan RKA LTPB Penyusunan RI LTPB Pengajuan FRA LTPB Penyusunan Belanja (Barang/Jasa - Selain Jasa Honor) Oleh Unit Kerja LTPB Penyusunan Belanja (Jasa-Honor) oleh Unit Keja LTPB Penyusunan Belanja Pegawai-Honor) oleh Unit Keja LTPB Pemrosesan Dana Kas Operasional oleh Unit Kerja LTPB Laporan Keuangan oleh Unit Kerja LTPB Laporan Evaluasi Diri oleh Unit Kerja LTPB
PELAKSANAAN PERKULIAHAN MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) No. 001/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : PELAKSANAAN PERKULIAHAN MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : 001/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 1 dari 5 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : PELAKSANAAN PERKULIAHAN MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : 001/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 3 V. PROSEDUR 3 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 2
JUDUL : PELAKSANAAN PERKULIAHAN MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : 001/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Fakultas/Sekolah II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur perkuliahan agar pelaksanaan perkuliahan dapat berjalan dengan baik dan lancar. III. REFERENSI - Kalender Akademik IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 1. Perkuliahan adalah suatu kegiatan belajar mengajar dengan cara tatap muka antara dosen dan mahasiswa yang telah dijadwalkan. 2. Direktorat Pendidikan adalah Direktorat dibawah WRAM yang mempunyai kewenangan untuk mengalokasikan ruangan untuk pelaksanaan perkuliahan. 3. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB berupa sekolah dan fakultas yang terdiri dari beberapa program studi. V. PROSEDUR 1. Staf Akademik LTPB membuat Draft Jadwal Perkuliahan yang berisi waktu, jumlah peserta kuliah dan jumlah kelas untuk matakuliah Tahap Persiapan Bersama (TPB). 2. Setelah Draft Jadwal Perkuliahan selesai dibuat, Staf Akademik LTPB berkoordinasi dengan Kepala Seksi Penjadwalan Kuliah/Ujian Direktorat Pendidikan untuk menentukan tempat (ruangan) yang akan digunakan. 3. Hasil koordinasi Staf Akademik LTPB dengan Kasi Penjadwalan Kuliah/Ujian Ditdik disampaikan kepada Kasubbag Akademik Fakultas/Sekolah sebagai informasi. Kemudian Staf Akademik LTPB mengirimkan surat permohonan dosen pengajar kepada Fakultas/Sekolah untuk matakuliah PTI dan PRD. 3
JUDUL : PELAKSANAAN PERKULIAHAN MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : 001/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 4 dari 5 4. Fakultas/Sekolah mengirimkan surat penugasan dosen pengajar matakuliah PTI dan PRD kepada LTPB. 5. Staf Akademik LTPB mengirimkan Jadwal Perkuliahan matakuliah TPB yang sudah lengkap kepada Fakultas/Sekolah untuk diketahui oleh dosen pengajar PTI dan PRD yang bersangkutan. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN - Ketepatan penyampaian informasi ruangan dan dosen pengajar. 4
DIAGRAM ALIR SOP PELAKSANAAN PERKULIAHAN MATAKULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NO. PROSEDUR LTPB DIREKTORAT PENDIDIKAN FAKULTAS/SEKOLAH 1 Staf Akademik LTPB membuat Draft Jadwal Perkuliahan yang berisi waktu, jumlah peserta kuliah dan jumlah kelas untuk matakuliah Tahap Persiapan 1 Bersama (TPB). 2 Setelah Draft Jadwal Perkuliahan selesai dibuat, Staf Akademik LTPB berkoordinasi dengan Kepala Seksi Penjadwalan Kuliah/Ujian Direktorat Pendidikan 2 untuk menentukan tempat (ruangan) yang akan digunakan. 3 Hasil koordinasi Staf Akademik dengan Kasi Penjadwalan Kuliah/Ujian Ditdik disampaikan kepada Kasubbag Akademik Fakultas/Sekolah sebagai informasi. Kemudian Staf Akademik LTPB 3 3 mengirimkan surat permohonan dosen pengajar kepada Fakultas/Sekolah untuk matakuliah PTI dan PRD. 4 Fakultas/Sekolah mengirimkan surat penugasan dosen pengajar untuk matakuliah PTI dan PRD kepada LTPB. 4 5 Staf Akademik LTPB mengirimkan Jadwal Perkuliahan matakuliah TPB yang sudah lengkap kepada Fakultas/Sekolah untuk diketahui oleh dosen pengajar PTI dan PRD yang bersangkutan. 5 5
PELAKSANAAN UTS DAN UAS MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) No. 002/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : PELAKSANAAN UTS DAN UAS MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : Error! Reference source not found.2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 1 dari 3 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : PELAKSANAAN UTS DAN UAS MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : Error! Reference source not found.2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 2 dari 3 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 3 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 2
JUDUL : PELAKSANAAN UTS DAN UAS MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : Error! Reference source not found.2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 3 dari 3 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Direktorat Sarana dan Prasarana 3. Fakultas/Sekolah II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur agar pelaksanaan Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS) matakuliah Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD) dan Pengenalan Teknologi Informasi (PTI) sehingga dapat berjalan dengan baik dan lancar. III. REFERENSI Kalender Akademik IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 1. Pelaksanaan UTS dan UAS adalah suatu kegiatan evaluasi perkuliahan selama satu semester. 2. Direktorat Pendidikan adalah Direktorat dibawah WRAM yang mempunyai kewenangan untuk mengalokasikan ruangan untuk pelaksanaan UTS dan UAS. 3. Direktorat Sarana dan Prasarana adalah Direktorat dibawah WRSO yang mempunyai kewenangan untuk mengatasi kekurangan ruangan. 4. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan. V. PROSEDUR 1. LTPB menerima daftar ruang yang dapat digunakan untuk pelaksanaan UTS dan UAS matakuliah Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD) dan Pengenalan Teknologi Informasi (PTI) dari Direktorat Pendidikan. 2. Staf Akademik LTPB menyusun ruang ujian sesuai dengan kelas dan kapasitas ruang ujian. Apabila kekurangan ruangan untuk pelaksanaan UTS dan UAS matakuliah 3
JUDUL : PELAKSANAAN UTS DAN UAS MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : Error! Reference source not found.2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 4 dari 3 Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD) dan Pengenalan Teknologi Informasi (PTI). maka LTPB mengirim surat permohonan peminjaman ruangan kepada Direktorat Sarana dan Prasarana 3. Staf Akademik LTPB mengumumkan jadwal pelaksanaan UTS dan UAS matakuliah Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD) dan Pengenalan Teknologi Informasi (PTI). di papan pengumuman LTPB untuk diketahui oleh mahasiswa TPB. 4. Staf Akademik LTPB mengirimkan surat permohonan pengawas kepada semua Fakultas/Sekolah. 5. Fakultas/Sekolah mengirimkan surat balasan daftar pegawai yang ditugaskan untuk mengawas UTS dan UAS matakuliah Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD) dan Pengenalan Teknologi Informasi (PTI). 6. Staf Akademik LTPB mengirimkan surat undangan kepada masing-masing pegawai yang sudah ditugaskan oleh Pimpinan Fakultas/Sekolah untuk mengawas dengan ketentuan dan peraturan yang dijelaskan dalam surat. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Ketepatan penyampaian informasi ruangan untuk peserta ujian. 4
DIAGRAM ALIR SOP PELAKSANAAN UTS DAN UAS MATAKULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NO PROSEDUR LTPB 1 LTPB menerima daftar ruang yang dapat digunakan untuk pelaksanaan UTS dan UAS matakuliah Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD) dan Pengenalan Teknologi Informasi (PTI) dari Direktorat Pendidikan. 2 Staf Akademik LTPB menyusun ruang ujian sesuai dengan kelas dan kapasitas ruang ujian. Apabila kekurangan ruangan untuk pelaksanaan UTS dan UAS matakuliah Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD) dan Pengenalan Teknologi Informasi (PTI). maka LTPB mengirim surat permohonan peminjaman ruangan kepada Direktorat Sarana dan Prasarana 3 Staf Akademik LTPB mengumumkan jadwal pelaksanaan UTS dan UAS matakuliah Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD) dan Pengenalan Teknologi Informasi (PTI). di papan pengumuman LTPB untuk diketahui oleh mahasiswa TPB. 4 Staf Akademik LTPB mengirimkan surat permohonan pengawas kepada semua Fakultas/Sekolah. 1 3 DIREKTORAT SARANA & PRASARANA 2 FAKULTAS/SEKOLAH 4 5 Fakultas/Sekolah mengirimkan surat balasan daftar pegawai yang ditugaskan untuk mengawas UTS dan UAS matakuliah Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD) dan Pengenalan Teknologi Informasi (PTI). 5 6 Staf Akademik LTPB mengirimkan surat undangan kepada fakultas/sekolah untuk disampaikan masingmasing pegawai yang sudah ditugaskan oleh Pimpinan Fakultas/Sekolah untuk mengawas dengan ketentuan dan peraturan yang dijelaskan dalam surat. 6
PENGENALAN PROGRAM STUDI No. 003/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : PENGENALAN PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 1 dari 3 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : PENGENALAN PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 2 dari 3 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 3 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 2
JUDUL : PENGENALAN PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 3 dari 3 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Fakultas/Sekolah 2. Direktorat Pendidikan 3. Direktorat Sarana dan Prasarana II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah sebagai pedoman dalam pelaksanaan pengenalan program studi dan pertemuan dengan dosen wali. III. REFERENSI - IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 1. Pengenalan Program Studi adalah suatu kegiatan penjelasan mengenai program studi yang dikoordinir oleh Lembaga Tahap Persiapan Bersama. 2. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB berupa sekolah dan fakultas yang terdiri dari beberapa program studi. 3. Direktorat Pendidikan adalah Direktorat dibawah WRAM yang mempunyai kewenangan untuk mengalokasikan ruangan untuk kegiatan pengenalan program studi. 4. Direktorat Sarana dan Prasarana adalah Direktorat dibawah WRSO yang mempunyai kewenangan untuk mengalokasikan ruangan yang berada di kampus ITB Ganesha 10. V. PROSEDUR 1. Staf Akademik LTPB membuat jadwal untuk pelaksanaan acara Pengenalan Program Studi yang berisi Fakultas/Sekolah dan waktu pelaksanaan. 2. Staf Akademik LTPB mengirimkan surat permohonan peminjaman ruangan kepada Direktorat Sarana dan Prasarana. 3. Direktorat Sarana dan Prasarana menindaklanjuti surat permohonan peminjaman ruangan dari LTPB, berisi informasi ruangan mana saja yang dapat digunakan untuk acara pengenalan program studi tersebut. Apabila pada waktu dan tanggal yang sudah dijadwalkan oleh LTPB tetapi ruangan yang dibutuhkan masih kurang maka Staf Akademik LTPB akan meminjam ruangan kepada Direktorat Pendidikan. 3
JUDUL : PENGENALAN PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 4 dari 3 4. Setelah jadwal pengenalan program studi lengkap yang berisi fakultas/sekolah, waktu pelaksanaan dan ruangan, kemudian oleh Pimpinan LTPB dibicarakan dalam rapim WDA. 5. Staf Akademik LTPB berkoordinasi dengan para Kasubag Akademik Fakultas/ Sekolah mengenai jadwal pelaksanaan pengenalan program studi untuk masing-masing fakultas/sekolah. Apabila jadwal yang sudah ditetapkan oleh LTPB, namun Fakultas/Sekolah tidak bisa melaksanaakan sesuai dengan jadwal dari LTPB maka Staf Akademik LTPB akan menjadwal ulang. 6. Fakultas/Sekolah melaksanakan kegiatan pengenalan program studi sesuai dengan jadwal yang sudah disepakati. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Jumlah mahasiswa yang mengikuti pengenalan prodi. 2. Mahasiswa mendapat penjelasan secara detail mengenai prodi. 3. Mahasiswa dapat memilih program studi sesuai dengan kemampuan dan minat yang dimilikinya. 4
DIAGRAM ALIR SOP PENGENALAN PROGRAM STUDI NO PROSEDUR LTPB 1 Staf Akademik LTPB membuat jadwal untuk pelaksanaan acara Pengenalan Program Studi yang berisi Fakultas/Sekolah dan waktu pelaksanaan. 1 DIREKTORAT SARANA & PRASARANA DIREKTORAT PENDIDIKAN FAKULTAS/SEKOLAH WRAM 2 Staf Akademik LTPB mengirimkan surat permohonan peminjaman ruangan kepada Direktorat Sarana dan Prasarana. 2 3 Direktorat Sarana dan Prasarana menindaklanjuti surat permohonan peminjaman ruangan dari LTPB, berisi informasi ruangan mana saja yang dapat digunakan untuk acara pengenalan program studi tersebut. Apabila pada waktu dan tanggal yang sudah dijadwalkan oleh LTPB tetapi ruangan yang dibutuhkan masih kurang maka Staf Akademik LTPB akan meminjam ruangan kepada Direktorat Pendidikan. 4 Setelah jadwal pengenalan program studi lengkap berisi Fakultas/Sekolah, waktu pelaksanaan dan ruangan, kemudian oleh Pimpinan LTPB dibicarakan dalam Rapim WDA. 5 Staf Akademik LTPB berkoordinasi dengan para Kasubag Akademik Fakultas/Sekolah mengenai jadwal pelaksanaan pengenalan program studi untuk masing-masing Fakultas/Sekolah. Apabila jadwal yang sudah ditetapkan oleh LTPB, namun ada Fakultas/Sekolah tidak bisa melaksanakan sesuai dengan jadwal dari LTPB maka Staf Akademik akan menjadwal ulang 6 Fakultas/Sekolah melaksanakan kegiatan pengenalan program studi sesuai dengan jadwal yang sudah disepakati. 3 3 4 4 5 6 5
PENGOLAHAN DATA NILAI MATAKULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) No. 004/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : PENGOLAHAN DATA NILAI MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : 004/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT :12 Nopember 2014 HALAMAN : 1 dari 5 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : PENGOLAHAN DATA NILAI MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : 004/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT :12 Nopember 2014 HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 3 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 2
JUDUL : PENGOLAHAN DATA NILAI MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : 004/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT :12 Nopember 2014 HALAMAN : 3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Fakultas Matematikan dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) 2. Sekolah Teknik Elektro dan Informatika (STEI) 3. Direktorat Pendidikan II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengolah data dan distribusi nilai UTS dan UAS yang telah diselenggarakan. III. REFERENSI 1. Kalender Akademik ITB 2. Peraturan Akademik ITB 3. Kunci Jawaban Soal Ujian IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 1. Pengolahan data nilai adalah suatu kegiatan pengolahan data yang terdiri dari scaning Lembar Jawaban Komputer (LJK) dan rekapitulasi data nilai per fakultas/sekolah. 2. FMIPA adalah fakultas yang mempunyai kewenangan untuk mengatur dosen matakuliah Pengantar Rekayasa dan Desain (PRD). 3. STEI adalah fakultas yang mempunyai kewenangan untuk mengatur dosen matakuliah Pengenalan Teknologi Informasi (PTI). 4. Direktorat Pendidikan adalah Direktorat dibawah WRAM yang mempunyai kewenangan untuk mengalokasikan ruangan untuk kegiatan pengenalan program studi. V. PROSEDUR 1. Staf Akademik LTPB melakukan pengecekan LJK dengan daftar hadir mahasiswa saat ujian. 2. Staf Akademik LTPB melakulan proses scan setelah naskah LJK terkumpul. 3. Setelah proses scan selesai kemudian dilakukan rekap hasil scan. 3
JUDUL : PENGOLAHAN DATA NILAI MATA KULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NOMOR : 004/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT :12 Nopember 2014 HALAMAN : 4 dari 5 4. Hasil scan UTS/UAS dilaporkan kepada Koordinator Matakuliah untuk kemudian diolah menjadi nilai akhir. 5. Koordinator Matakuliah mengembalikan hasil scan yang telah diolah menjadi nilai akhir UTS/UAS kepada sekretariat LTPB. 6. Hasil akhir nilai UTS/UAS di-upload menjadi DNA di Si-X (Sistim Informasi Akademik). 7. Staf Akademik LTPB mengirim Berita Acara Entry DNA untuk yang telah diverifikasi ke Direktorat Pendidikan. 8. Bagian Akademik LTPB mengumumkan hasil ujian akhir kepada mahasiswa. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Kecepatan dan ketepatan dalam menghasilkan nilai akhir UTS/UAS 2. Informasi daftar nilai akhir (DNA) diperoleh mahasiswa sesuai jadwal dalam Kalender Akademik 4
DIAGRAM ALIR SOP PENGOLAHAN DANA NILAI MATAKULIAH PENGANTAR REKAYASA DAN DESAIN (PRD) DAN PENGENALAN TEKNOLOGI INFORMASI (PTI) NO PROSEDUR LTPB DIREKTORAT PENDIDIKAN FAKULTAS/SEKOLAH 1 Staf Akademik LTPB melakukan pengecekan Lembar Jawaban Kompuer (LJK) dengan daftar hadir mahasiswa saat ujian 1 2 Staf Akademik LTPB melakukan proses scan setelah naskah LJK terkumpul. 2 3 Setelah proses scan selesai kemudian dilakukan rekap hasil scan. 3 4 Hasil scan UTS/UAS dilaporkan kepada Koordinator Matakuliah untuk kemudian diolah menjadi nilai akhir. 4 5 Koordinator Matakuliah mengembalikan hasil scan yang telah diolah menjadi nilai akhir UTS/UAS kepada secretariat LTPB. 5 6 Hasil nilai akhir UTS/UAS di-upload menjadi DNA di Si-X (SIstem Informasi Akademik). 6 7 Staf Akademik LTPB mengirim Berita Acara Entry DNA yang telah diverifikasi kepada Direktorat Pendidikan. 7 8 Staf Akademik LTPB mengumumkan hasial ujian akhir kepada mahasiswa. 8 5
TRAINING PENGEMBANGAN KARAKTER No. 005/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : TRAINING PENGEMBANGAN KARAKTER NOMOR : 005/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 1 dari 4 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : TRAINING PENGEMBANGAN KARAKTER NOMOR : 005/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 2 dari 4 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 3 V. PROSEDUR 3 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 2
JUDUL : TRAINING PENGEMBANGAN KARAKTER NOMOR : 005/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 3 dari 4 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Setiap UKA II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk menjadi acuan pelaksanaan kegiatan Training Pengembangan Karakter untuk mahasiswa baru TPB agar dapat terlaksana dengan baik. III. REFERENSI - IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 1. Training Pengembangan Karakter TPB merupakan kegiatan pelatihan untuk mengenalkan dan menanamkan nilai-nilai dasar dan memberikan modal yang diperlukan mahasiswa TPB sebagai langkah awal menempuh pendidikan di ITb. 2. Direktorat Pendidikan adalah Direktorat dibawah WRAM yang mempunyai kewenangan untuk mengalokasikan ruangan untuk pelaksanaan kegiatan Training Pengembangan Karakter TPB. 3. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan. V. PROSEDUR 1. LTPB mendapatkan surat keputusan terkait pelaksanaan Penerimaan Mahasiswa Baru dan Pengembangan Karakter Mahasiswa Baru. 2. LTPB membentuk Panitia pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter TPB untuk merumuskan materi, rangkaian kegiatan, mempersiapkan trainer dan co-fasilitator, melaksanakan kegiatan dan membuat evaluasi. 3. Panitia meminta data mahasiswa baru dan mengajukan ruangan untuk kegiatan. 3
JUDUL : TRAINING PENGEMBANGAN KARAKTER NOMOR : 005/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014 HALAMAN : 4 dari 4 4. LTPB mengirimkan surat kepada Direktorat Pendidikan untuk meminta data Mahasiswa Baru ITB 2014 dari setiap fakultas/sekolah. 5. Direktorat Pendidikan mengirimkan data Mahasiswa Baru ITB 2014 dari setiap fakultas/sekolah. 6. LTPB mengirimkan surat kepada Direktorat Pendidikan untuk meminjam ruangan untuk kegiatan TFT dan pelaksanaan kegiatan Pengembangan Karakter Mahasiswa Baru. 7. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat balasan peminjaman ruang. 8. Apabila kekurangan ruangan, maka LTPB mengirimkan surat ke UKA terkait. 9. Pimpinan UKA mengirimkan surat balasan mengenai peminjaman ruang. 10. Panitia Melaksanakan Kegiatan Pengembangan Karakte Mahasiswa Baru 11. LTPB membuat daftar honor setelah merekap semua tandatangan kehadiran panitia, fasilitator, co-fasilitator dan trainer yang sesuai dengan daftar hadir selama kegiatan Pengembangan Karakter Mahasiswa Baru ITB. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Prosentase mahasiswa yang mengikuti kegiatan Training Pengembangan Karakter ITB. 2. Ketepatan penyampaian informasi kegiatan Training PengembanganKarakter ITB. 3. Seluruh rekap kehadiran dan feedback Training Pengembangan Karakter ITB terkumpul. 4
DIAGRAM ALIR SOP TRAINING PENGEMBANGAN KARAKTER No. Prosedur Direktorat Pendidikan 1 LTPB mendapatkan surat keputusan terkait pelaksanaan Penerimaan Mahasiswa Baru dan Pengembangan Karakter Mahasiswa Baru. 1 2 LTPB membentuk Panitia pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter TPB untuk merumuskan materi, rangkaian kegiatan, mempersiapkan trainer dan cofasilitator, melaksanakan kegiatan dan membuat evaluasi. 3 Panitia meminta data mahasiswa baru dan mengajukan ruangan untuk kegiatan. 4 LTPB mengirimkan surat kepada Direktorat Pendidikan untuk meminta data Mahasiswa Baru ITB 2014 dari setiap fakultas/sekolah. UKA LTPB Panitia 2 3 4 5 Direktorat Pendidikan mengirimkan data Mahasiswa Baru ITB 2014 dari setiap fakultas/sekolah. 6 LTPB mengirimkan surat kepada Direktorat Pendidikan untuk meminjam ruangan untuk kegiatan TFT dan pelaksanaan kegiatan Pengembangan Karakter Mahasiswa Baru. 7 Direktorat Pendidikan mengirimkan surat balasan peminjaman ruang. 5 5 5 7 7 7 6 8 Apabila kekurangan ruangan, maka LTPB mengirimkan surat permohonan peminjaman ruang kepada UKA terkait. tidak 8 Ya 9 Pimpinan UKA mengirimkan surat balasan mengenai peminjaman ruang. 10 Panitia Melaksanakan Kegiatan Pengembangan Karakter Mahasiswa Baru 11 LTPB membuat daftar honor setelah merekap semua tanda tangan kehadiran panitia, fasilitator, co-fasilitator dan trainer yang sesuai dengan daftar hadir selama kegiatan Pengembangan Karakter Mahasiswa Baru ITB. 9 11 10
PENJURUSAN TAHAP TPB No. 006/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : PENJURUSAN TAHAP TPB NOMOR : 006/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT :12 November 2014 HALAMAN :1 dari 5 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : PENJURUSAN TAHAP TPB NOMOR : 006/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT :12 November 2014 HALAMAN :2 dari 5 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 3 V. PROSEDUR 5 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 5 2
JUDUL : PENJURUSAN TAHAP TPB NOMOR : 006/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT :12 November 2014 HALAMAN :3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT 1 Lembaga TPB 2. Direktorat Pendidikan 3. Fakultas/Sekolah (FMIPA, SITH, SF, FITB, FTTM, FTI, FTMD, STEI, FTSL, SAPPK, dan FSRD) II. III. IV. TUJUAN Memastikan bahwa proses penjurusan mahasiswa baru dapat berjalan dengan lancar dan mudah sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku di ITB. REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01/PP/2005). 2. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB. 3. Prosedur dan Tatacara Pengisian Kuesioner Pilihan Program Studi. 4. Kalender Pendidikan. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN Penjurusan : Penyaluran mahasiswa pada tahun kedua dari Fakultas atau Sekolah ke dalam program studi yang sesuai B. BATASAN Diterapkan pada seluruh kegiatan penjurusan bagi mahasiswa pada tahun kedua di lingkup ITB Penjurusan ini khusus bagi mahasiswa bukan jalur minat V. PROSEDUR 1. LTPB membuat surat permohonan ditujukan kepada Direktur Pendidikan perihal dibukanya pengisian kuesioner penjurusan secara on-line. 3
JUDUL : PENJURUSAN TAHAP TPB NOMOR : 006/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT :12 November 2014 HALAMAN :4 dari 5 2. DitDik menjawab surat tersebut perihal dibukanya pengisian kuesioner penjurusan secara on-line. 3. LTPB mengeluarkan pengumuman mengenai pelaksanaan pengisian kuesioner pilihan program studi ke fakultas/sekolah dan melalui website http://ol.akademik.itb.ac.id. 4. LTPB memantau pelaksanaan pengisian kuesioner pilihan prodi tahap I, II dan III dalam kurun waktu 3 (tiga) minggu setelah jadwal pengisian kuesioner pilihan prodi ditutup. 5. LTPB membuat surat ke Fakultas/Sekolah mengenai bobot dan kapasitas program studi dan persyaratan khusus lainnya (jika ada). 6. Fakultas/Sekolah menjawab surat dari LTPB mengenai bobot dan kapasitas program studi serta persyaratan khusus lainnya (jika ada) untuk diproses oleh LTPB. 7. LTPB menyerahkan data bobot dan kapasitas program studi Fakultas/sekolah kepada DitDik untuk diproses. 8. DitDik melakukan langkah-langkah penjurusan program studi sbb: a. Memproses kuesioner pilihan prodi tahap I, II dan III sebagai acuan pilihan prodi mahasiswa baru. b. DitDik mengolah data kuesioner berdasarkan urutan pilihan prodi, prestasi akademik, dan kapasitas yang tersedia pada prodi yang terkait. c. DitDik memproses penjurusan berdasarkan pilihan prodi dan bobot masing-masing Fakultas/Sekolah dalam kurun waktu satu bulan. d. DitDik memproses kasus mahasiswa yang tidak terjuruskan dengan cara memasukkan mahasiswa tersebut ke dalam prodi yang masih kosong atau memberikan formulir pilihan prodi tambahan dalam kurun waktu dua minggu. e. Dalam hal kasus lain yang tidak disebutkan pada butir a sampai d dibahas dalam rapat penjurusan Fakultas/Sekolah. 9. DitDik menyerahkan data hasil penjurusan kepada LTPB untuk diteruskan kepada para Wakil Dekan Bidang Akademik Fakultas/Sekolah 4
JUDUL : PENJURUSAN TAHAP TPB NOMOR : 006/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT :12 November 2014 HALAMAN :5 dari 5 10. LTPB mengundang WRAM, para WDA Fakultas/Sekolah, Direktur Pendidikan dan Kasubdit Administrasi Pendidikan untuk membahas hasil penjurusan prodi pada rapat penjurusan. 11. DitDik membuat draft SK mahasiswa baru yang telah terjuruskan yaitu SK penempatan prodi setelah proses penjurusan selesai dilaksanakan untuk selanjutnya disampaikan ke LTPB untuk di verifikasi. 12. LTPB memproses SK tersebut dan meneruskan SK penempatan prodi untuk di Paraf oleh WRAM. 13. WRAM mengembalikan SK penempatan prodi kepada LTPB. 14. LTPB meneruskannya kepada WRKMA untuk diproses dan di tandatangani oleh Rektor. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Pada tahun kedua, semua mahasiswa TPB sudah terjuruskan ke Program Studi pada Fakultas/Sekolah masing-masing, sesuai dengan pilihan program studi, prestasi akademik, dan kapasitas yang tersdia. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP 5
DIAGRAM ALUR SOP PENJURUSAN TAHAP TPB NO PROSEDUR LTPB DITDIK FAKULTAS/ SEKOLAH WRAM WRKMA 1 LTPB membuat surat permohonan ditujukan kepada Direktur Pendidikan perihal dibukanya pengisian kuesioner penjurusan secara on-line 2 Ditdik menjawab surat tersebut perihal dibukan pengisian kuesioner penjurusan secara on-line 3 4 5 6 7 8 LTPB mengeluarkan pengumuman mengenai pelaksanaan pengisian kuesioner pilihan program studi ke fakultas/sekolah dan melalui website http://ol.akademik.itb.ac.id LTPB memantau pelaksanaan pengisian kuesioner pilihan prodi tahap I, II dan III dalam kurun waktu 3 (tiga) minggu setelah jadwal pengisian kuesioner pilihan prodi ditutup LTPB membuat surat ke fakultas/sekolah mengenai bobot dan kapasitas program studi dan persyaratan khusus lainnya (jika ada) Fakultas/sekolah menjawab surat dari LTPB mengenai bobot dan kapasitas program studi serta persyaratan khusus lainnya (jika ada) untuk diproses oleh LTPB LTPB menyerahkan data bobot dan kapasitas program studi fakultas/sekolah kepada Ditdik untuk diproses lebih lanjut Ditdik melakukan langkah-langkah penjurusan program studi sebagai berikut: a. Memproses kuesioner pilihan prodi tahap I, II dan III sebagai acuan pilihan prodi mahasiswa baru b. Ditdik mengolah data kuesioner berdasarkan urutan pilihan prodi, prestasi akademik, dan kapasitas yang tersedia pada prodi yang terkait. c. Ditdik memproses penjurusan berdasarkan pilihan prodi dan bobot masing-masing fakultas/sekolah dalam kurun waktu satu bilan d. Ditdik memproses kasus mahasiswa yang tidak terjuruskan dengan cara memasukkan mahasiswa tersebut ke dalam prodi yang masih kosong atau memberikan formulir pilihan prodi tambahan dalam kurun waktu 2 minggu e. Dalam hal kasus lain yang tidak disebutkan pada butir a-d dibahas dalam rapat penjurusan F/S 9 Ditdik menyerahkan data hasil penjurusan kepada LTPB untuk diteruskan kepasa para WDA F/S. 10 LTPB mengundang WRAM, para WDA F/S Direktur Pendidikan dan Kasubdit Administrasi Pendidikan untuk membahas hasil penjurusan prodi pada rapat penjurusan. 11 Ditdik membuat draft SK mahasiswa baru yang telah dijuruskan yaitu SK penempatan prodi setelah proses penjurusan selesai dilaksanakan untuk selanjutnya disampaikan ke LTPB untuk diverifikasi. 12 LTPB memproses SK Penempatan Prodi untuk diparaf oleh WRAM. 13 WRAM mengembalikan SK penempatan program studi kepada LTPB 14 LTPB meneruskannya kepada WRKMA untuk diproses dan ditandatangani oleh Rektor ITB. 6
PENYUSUNAN RKA LTPB No. 007/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 007/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 1 dari 7 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 007/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 2 dari 7 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN 3 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 5 VII. LAMPIRAN 5 2
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 007/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 3 dari 7 I. UNIT KERJA TERKAIT - Direktorat Perencanaan II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyusunan RKA di Lembaga Tahap Persiapan Bersama. III. REFERENSI 1. Manual Book RKA 2014 IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. RKA atau Rencana Kegiatan dan Anggaran susunan program, kegiatan, sub kegiatan, sampai rincian sub kegiatan yang akan dilaksanakan dalam satu tahun. 2. Renstra atau Rencana Strategis adalah perencanaan jangka panjang unit kerja, yaitu untuk kurun waktu lima tahun. 3. Program adalah program kerja, dikelompokkan menjadi Program Kelangsungan Operasi dan Program Pengembangan. 4. KO atau Kelangsungan Operasi adalah kelompok program untuk kegiatan-kegiatan operasional yang sudah rutin. 5. PB atau Pengembangan adalah kelompok program yang disediakan untuk kegiatan-kegiatan peningkatan kualitas dan kapasitas programprogram akademik ITB. 6. Kegiatan adalah Kelompok Kegiatan yang bisa dilaksanakan di dalam Setiap Program. Ada sembilan kelompok kegiatan yaitu: Pendidikan, Penelitian, Pengabdian pada Masyarakat, Pendukung Akademik, Pelayanan Mahasiswa, Operasi dan Pemeliharaan, Administrasi dan Umum, Beasiswa, dan Kemtiraan dan Auxilliary Business. 3
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 007/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 4 dari 7 7. Sub Kegiatan adalah kegiatan spesifik pada setiap Kelompok Kegiatan. Satu Kelompok kegiatan bisa memiliki lebih dari satu Sub Kegiatan. 8. Rincian sub kegiatan adalah nama kegiatan yang lebih spesifik untuk setiap Sub Kegiatan. Setiap sub kegiatan bisa memiliki lebih dari satu Rincian Sub Kegiatan. 9. Indikator Kinerja adalah ukuran yang digunakan untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja suatu kegiatan. Indikator kinerja yang digunakan/disediakan oleh Direktorat Perencanaan ITB mengacu pada Sasaran Rencana Strategis ITB. 10. Sispran adalah aplikasi komputer berbasis web yang dikembangkan oleh tim dari Direktorat Perencanaan untuk membantu proses penyusunan rencana kegiatan dan anggaran. B. BATASAN 1. Penyusunan RKA LTPB harus sejalan dengan perencanaan yang dituangkan dalam Renstra LTPB. 2. Penyusunan RKA untuk tahun n dilakukan sekitar awal semester 2 pada tahun n-1. 3. Prosedur yang dijelaskan pada dokumen ini mencakup tahap usulan RKA dan Penyusunan RKA untuk program operasional/kelangsungan operasi (KO) dan pengembangan (PB). 4. Penyusunan RKA LTPB dilakukan menggunakan aplikasi Sispran (mulai 2013 menggunakan Sispran BLU) V. PROSEDUR A. Kegiatan Operasional (Program Kelangsungan Operasi / KO) 1. Sekretariat LTPB menerima surat pemberitahuan mengenai jadwal penyusunan RKA. 2. Sekretariat LTPB menyusun RKA untuk kegiatan LTPB. 3. Sekretariat LTPB berkoordinasi bersama dengan Pimpinan LTPB menyusun Indikator Kinerja untuk setiap Rincian Sub kegiatan dalam RKA. 4. Sekretariat LTPB mengajukan usulan RKA LTPB. 4
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 007/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 5 dari 7 5. Direktorat Perencanaan melakukan evaluasi terhadap usulan RKA LTPB termasuk indikator kegiatan yang digunakan. 6. Sekretariat LTPB menerima hasil evaluasi usulan RKA LTPB. Jika ada perbaikan, maka Sekretariat LTPB melakukan perbaikan, kemudian ulangi ke poin 2. 7. Jika tidak ada perbaikan, maka Sekretariat LTPB menyusun anggaran untuk setiap kegiatan yang terdiri dari memilih kelompok belanja dan anggarannya. 8. Sekretariat LTPB menyusun rencana penyerapan setiap kelompok belanja di setiap kegiatan untuk triwulan 1 s.d. triwulan 4. B. Kegiatan Pengembangan (Program Pengembangan / PB) 1. Sekretariat LTPB menerima surat pemberitahuan mengenai jadwal penyusunan RKA. 2. Sekretariat LTPB menyusun proposal kegiatan pengembangan yang akan diusulkan menggunakan format yang telah disediakan oleh Direktorat Perencanaan. 3. Sekretariat LTPB menerima jadwal untuk presentasi proposal kemudian menyampaikannya kepada para penanggung jawab kegiatan. 4. Penanggung jawab kegiatan menyampaikan paparan mengenai proposal yang diajukan pada jadwal yang telah disampaikan. 5. Sekretariat LTPB menerima surat pemberitahuan hasil evaluasi proposal program pengembangan dan meneruskannya kepada penanggung jawab kegiatan. 6. Jika proposal disetujui, penangguna jawab kegiatan (dibantu oleh sekretariat LTPB) menyusun RKA untuk kegiatan tersebut. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. RKA LTPB tersimpan di Sispran dan disetujui (tidak ada perbaikan) VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penyusunan RKA LTPB 5
Lampiran 1 SOP Error! Reference source not found. Penyusunan RKA LTPB A. Kelangsungan Operasi DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found.ltpb No Prosedur LTPB Dit. Perencanaan 1 Sekretariat LTPB menerima surat pemberitahuan mengenai jadwal penyusunan RKA. 2 Sekretariat LTPB menyusun RKA untuk kegiatan LTPB. 3 Sekretariat LTPB berkoordinasi bersama dengan Pimpinan LTPB menyusun Indikator Kinerja untuk setiap Rincian Sub kegiatan dalam RKA. 4 Sekretariat LTPB mengajukan usulan RKA LTPB. 5 Sekretariat LTPB menerima hasil evaluasi usulan RKA LTPB. Jika ada perbaikan, maka Sekretariat LTPB melakukan perbaikan, kemudian ulangi ke poin 2. 6 Jika tidak ada perbaikan, maka Sekretariat LTPB menyusun anggaran untuk setiap kegiatan yang terdiri dari memilih kelompok belanja dan anggarannya. 7 Sekretariat LTPB menyusun rencana penyerapan setiap kelompok belanja di setiap kegiatan untuk triwulan 1 s.d. triwulan 4. Ada Perba ik a n 1 2 3 4 5 6 7 S ura t A pli kasi Si spran 6
Penyusunan RKA LTPB B. Pengembangan No Prosedur 1 Sekretariat LTPB menerima surat pemberitahuan mengenai jadwal penyusunan RKA. 2 Sekretariat LTPB menyusun proposal kegiatan pengembangan yang akan diusulkan menggunakan format yang telah disediakan oleh Direktorat Perencanaan. 3 Sekretariat LTPB menerima jadwal untuk presentasi proposal kemudian menyampaikannya kepada para penanggung jawab kegiatan. 4 Penanggung jawab kegiatan menyampaikan paparan mengenai proposal yang diajukan pada jadwal yang telah disampaikan. Penanggung Jawab kegiatan 4 LTPB 1 2 3 Dit. Perencanaan Su ra t Ap lika si Sispra n Su ra t 5 Sekretariat LTPB menerima surat pemberitahuan hasil evaluasi proposal program pengembangan dan meneruskannya kepada penanggung jawab kegiatan. 6 Jika proposal disetujui, penangguna jawab kegiatan (dibantu oleh sekretariat LTPB) menyusun RKA untuk kegiatan tersebut. 5 Prop osal Dise tujui 6 Dise tujui 7
PENYUSUNAN RI LTPB No. 008/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 008/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 1 dari 5 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 008/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN 3 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 VII. LAMPIRAN 4 2
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 008/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT - Direktorat Perencanaan II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyusunan RI di Lembaga Tahap Persiapan Bersama. III. REFERENSI Dokumen User Manual Sispran BLU. IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. RI atau Rencana Implementasi adalah rencana belanja triwulanan unit kerja. 2. Sispran adalah aplikasi komputer berbasis web yang dikembangkan oleh tim dari Direktorat Perencanaan untuk membantu proses penyusunan rencana kegiatan dan anggaran. B. BATASAN 1. Penyusunan RI LTPB harus sejalan dengan perencanaan yang dituangkan dalam RKA LTPB. 2. Penyusunan RI untuk triwulan n dilakukan sekitar 1-2 minggu sebelum memasuki triwulan n. 3. Penyusunan RI dilakukan menggunakan aplikasi Sispran (mulai 2013 menggunakan Sispran BLU). 3
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 008/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 4 dari 5 V. PROSEDUR A. Kegiatan Operasional (Program Kelangsungan Operasi / KO) 1. Sekretariat LTPB menerima surat pemberitahuan mengenai jadwal penyusunan RI. 2. Sekretariat LTPB menyusun RI untuk kegiatan LTPB. Untuk setiap kegiatan, isi detail belanja (jenis dan volume) untuk setiap kelompok belanja yang telah diisi saat penyusunan RKA. 3. Sekretariat LTPB mengajukan RI LTPB. 4. Sekretariat LTPB menerima hasil evaluasi RI LTPB. 5. Jika ada perbaikan, maka penanggung jawab kegiatan tersebut diminta untuk melakukan perbaikan (kembali ke poin2). 6. Jika tidak ada perbaikan maka proses penyusunan RI untuk satu triwulan selesai. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. RI LTPB tersimpan di Sispran dan disetujui (tidak ada perbaikan) VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penyusunan RI USDI 4
Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Penyusunan Rencana Implementasi (RI) No Prosedur LTPB Dit. Perencanaan 1 Sekretariat LTPB menerima surat pemberitahuan mengenai jadwal penyusunan RI. 2 Sekretariat LTPB menyusun RI untuk kegiatan LTPB. Untuk setiap kegiatan, isi detail belanja (jenis dan volume) untuk setiap kelompok belanja yang telah diisi saat penyusunan RKA. 1 2 Su ra t 3 Sekretariat LTPB mengajukan RI LTPB. 4 Sekretariat LTPB menerima hasil evaluasi RI LTPB. 5 Jika ada perbaikan, maka penanggung jawab kegiatan tersebut diminta untuk melakukan perbaikan (kembali ke poin2). A da Perba ik a n 3 4 5 4 6 Jika tidak ada perbaikan maka proses penyusunan RI untuk satu triwulan selesai 6 5
PENGAJUAN FRA LTPB No. 009/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 009/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 1 dari 5 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 009/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN 3 V. PROSEDUR 3 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 VII. LAMPIRAN 4 2
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 009/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT - Direktorat Logistik dan Direktorat Keuangan II. III. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme FRA di Lembaga Tahap Persiapan Bersama. REFERENSI Sosialisasi SISPRANITB dan Panduan Teknis SIPPM IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. FRA atau Formulir Realisasi Anggaran adalah suatu wadah yang dijadikan basis untuk proses pembuatan/ penerbitan BKK. 2. Sispran adalah aplikasi komputer berbasis web yang dikembangkan oleh tim dari Direktorat Perencanaan sebagai sarana untuk mengakses proses pengajuan Formulir Realisasi Anggaran (FRA). B. BATASAN 1. Rencana implementasi menjadi acuan penerbitan form realisasi anggaran (FRA) 2. FRA LTPB dilakukan pada awal bulan sesuai dengan anggaran yang sudah di RI-kan. 3. Proses FRA dilakukan menggunakan aplikasi Sispran (mulai 2013 menggunakan Sispran BLU). V. PROSEDUR A. Kegiatan Operasional (Program Kelangsungan Operasi / KO) 1. Setelah berhasil melakukan proses RI, maka unit LTPB diminta melakukan FRA. 2. Sekretariat LTPB melakukan FRA yang mengacu pada anggaran yang sudah di RI pada triwulan-n dan bulan-n. 3. FRA yang sudah diajukan kemudian harus di tanda tangan oleh Pimpinan LTPB. Semenjak tahun 2014, FRA yang dilaksanakan oleh unit LTPB 3
JUDUL : Error! Reference source not found. NOMOR : 009/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 4 dari 5 tidak usah dikirim ke Direktorat Logistik untuk di tanda tangan, karena hard copy hanya untuk arsip di unit LTPB saja. 4. FRA untuk jenis belanja yang jalur pengadaannya dilaksanakan oleh Direktorat Logistik sudah otomatis akan dilakukan oleh Direktorat Logistik pula. Pemilihan proses jalur pengadaan akan terlihat di Laporan Bulanan jika unit LTPB sudah melakukan proses RI. 5. Proses FRA yang sudah diajukan oleh Direktorat Logistik akan otomatis muncul di FRA LTPB. 6. Jika unit bersedia melakukan pengadaan yang jalur pengadaannya dilakukan oleh Direktorat Logistik, maka unit diharap membuat surat pemindahan jalur pengadaan kepada Direkorat Logistik yang ditembuskan kepada Direktorat Keuangan. Setelah ada persetujuan dari Direktorat Logistik, maka Direktorat Logistik akan membatalkan proses FRA. Kemudian, unit LTPB akan menarik data dan mengajukan FRA. 7. Direktorat Keuangan akan mengambil data untuk pencairan BKK dari FRA yang sudah diajukan. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. FRA LTPB tersimpan di Sispran dan tidak ada pembatalan FRA VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Pengajuan FRA LTPB 4
Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP PENGAJUAN FRA UNIT LTPB Penyusunan Pengajuan FRA No Prosedur Pimpinan LTPB LTPB Dit. Logistik Dit. Keuangan 1 Data anggaran yang sudah di-ri-kan akan dijadikan sebagai acuan oleh Direktorat Logistik dan Unit LTPB untuk melakukan proses pengajuan FRA. 2 Unit LTPB melakukan proses FRA dalam sispran BLU sesuai dengan data RI triwulan-n yang jalur pengadaannya dilaksanakan oleh unit LTPB, begitu pula dengan Direktorat Logistik melakukan proses FRA dalam sispran BLU yang jalur pengadaannya dilaksanakan oleh Direktorat Logistik. Kemudian sispran akan otomatis memunculkan anggaran yang sudah di FRA-kan. 1 2 Sispran 3 Jika jalur pengadaan yang asalnya dilakukan oleh Direktorat Logistik kemudian unit akan melakukan sendiri, maka unit LTPB diminta membuat surat pengalihan jalur pengadaan yang ditujukan kepada 4 Direktorat Logistik menerima surat yang dibuat oleh unit LTPB, kemudian memproses surat tersebut. Jika sudah disetujui Direktorat Logistik akan menjawab surat dari unit LTPB dan membatalkan FRA. Kembali, unit akan melakukan proses pengajuan FRA. 5 Pimpinan LTPB akan menandatangani pengajuan FRA yang sudah dilakukan. 6 Setelah itu Dokumen FRA akan ditarik oleh Direktorat Keuangan sebagai acuan untuk mencairkan BKK. 3 4 Penga lihan Surat Disetujui 5
PENYUSUNAN BELANJA (BARANG/JASA SELAIN JASA HONOR) OLEH UNIT KERJA LTPB No. 010/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : PENYUSUNAN BELANJA (BARANG/JASA SELAIN JASA HONOR) OLEH UNIT KERJA LTPB NOMOR : 010/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 1 dari 6 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : PENYUSUNAN BELANJA (BARANG/JASA SELAIN JASA HONOR) OLEH UNIT KERJA LTPB NOMOR : 010/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN 3 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 VII. LAMPIRAN 4 2
JUDUL : PENYUSUNAN BELANJA (BARANG/JASA SELAIN JASA HONOR) OLEH UNIT KERJA LTPB NOMOR : 010/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT - Direktorat Logistik, Direktorat Keuangan II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk merealisasikan belanja Barang/Jasa oleh Unit Kerja. III. REFERENSI Panduan Penggunaan Oracle Purchasing. IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Belanja adalah semua pengeluaran dari Rekening Kas yang mengurangi Saldo Anggaran dalam periode tahun anggaran bersangkutan. 2. Oracle adalah aplikasi komputer berbasis web yang dikembangkan oleh tim dari Direktorat Keuangan untuk membantu proses penyusunan Laporan Keuangan. B. BATASAN 1. Khusus untuk dana PNBP Belanja Barang/Jasa-Selain honor dilakukan sesuai dengan batasan triwulan (tidak boleh melewati triwulan berjalan). 2. Untuk dana DIPA tidak ada batasan waktu, asal masih di tahun berjalan. 3
JUDUL : PENYUSUNAN BELANJA (BARANG/JASA SELAIN JASA HONOR) OLEH UNIT KERJA LTPB NOMOR : 010/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 4 dari 6 V. PROSEDUR 1. Untuk Belanja Barang/Jasa yang kurang dari Rp 10 Juta, pelaksana kegiatan bisa langsung melakukan belanja. Tetapi jika nominal belanja Rp 10 Juta atau lebih, maka harus menginputkan data-data terkait prosedur pengadaan ke Oracle Purchasing. 2. Untuk Belanja Barang/Jasa yang kurang dari Rp 10 Juta: a. Pelaksana kegiatan menyerahkan invoice (dan dokumen pelengkap lainnya) kepada Sekretariat LTPB. b. Sekretariat LTPB memeriksa kelengkapan dokumen, mengentry data ke Oracle AP (Unit/Pusat), kemudian melakukan penandatanganan & pemeriksaan kelengkapan dokumen ke Dit. Logistik (selaku PPK BelanjaBarang dan Jasa), melakukan pembayaran/mengajukan pembayaran invoice ke Dit. Keuangan. c. Untuk belanja langsung, tidak perlu menginputkan data ke Oracle Purchasing. d. Setiap transaksi keuangan harian dicatat ke Oracle GL berdasarkan bukti transaksi. 3. Untuk Belanja Barang/Jasa diatas Rp 10 Juta: a. Pelaksana Kegiatan mempersiapkan dokumen-dokumen pengadaan yang diperlukan. b. Sekretariat LTPB meng-entri data ke Oracle Purchasing beserta BAST Oracle berdasarkan dokumen dari pelaksana kegiatan. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Dana turun/cair. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penyusunan Belanja (Barang/Jasa selain Jasa Honor) LTPB ITB. 4
Lampiran 1 - SOP Error! Reference source not found. DIAGRAM ALIR SOP Error! Reference source not found. Penyusunan Belanja (Barang/Jasa selain Jasa Honor) LTPB ITB A. Pengajuan Di bawah 10 Juta No Prosedur Pelaksana Kegiatan LTPB Dit. Logistik Dit. Keuangan 1 Pelaksana kegiatan menyerahkan invoice (dan dokumen pelengkap lainnya seperti kwitansi) kepada Sekretariat LTPB. Perbaikan 2 Sekretariat LTPB memeriksa kelengkapan dokumen. 3 Kemudian melakukan penandatanganan & pemeriksaan kelengkapan dokumen ke Dit. Logistik (selaku PPK Belanja Barang dan Jasa). Jika ada perbaikan, maka Sekretariat LTPB melakukan perbaikan, kemudian ulangi ke poin 2. 4 Setelah disetujui oleh Direktorat Logistik & kelengkapan dokumen di tanda tangani, dan dikembalikan ke Sekretariat LTPB 5 Kemudian diajukan ke Dit. Keuangan untuk pemeriksanaan kembali kelengkapan dokumen & pembayaran invoice. Jika ada perbaikan, maka Sekretariat LTPB melakukan perbaikan, kemudian ulangi ke poin 2. 6 Setiap transaksi keuangan harian dicatat ke Oracle GL berdasarkan bukti transaksi. 1 2 3 Perbaikan 4 Tidak Ada Perbaikan Tidak ada Perbaikan Dana Cair 5 O racle 5
Penyusunan Belanja (Barang/Jasa selain Jasa Honor) LTPB ITB B. Pengajuan Di atas 10 Juta No Prosedur Pelaksana Kegiatan LTPB Dit. Logistik Dit. Keuangan 1 Pelaksana kegiatan menyerahkan invoice (dan dokumen pelengkap lainnya seperti kwitansi) kepada Sekretariat LTPB. 2 Sekretariat LTPB memeriksa kelengkapan dokumen. 3 Sekretariat LTPB meng-entri data ke Oracle Purchasing beserta BAST Oracle berdasarkan dokumen dari pelaksana kegiatan. 4 Kemudian melakukan penandatanganan & pemeriksaan kelengkapan dokumen ke Dit. Logistik (selaku PPK Belanja Barang dan Jasa). Jika ada perbaikan, maka Sekretariat LTPB melakukan perbaikan, kemudian ulangi ke poin 2. 4 Setelah disetujui oleh Direktorat Logistik & kelengkapan dokumen di tanda tangani, dan dikembalikan ke Sekretariat LTPB. 5 Kemudian diajukan ke Dit. Keuangan untuk pemeriksanaan kembali kelengkapan dokumen & pembayaran invoice. Jika ada perbaikan, maka Sekretariat LTPB melakukan perbaikan, kemudian ulangi ke poin 2. 6 Dana yang turun akan langsung dibayarkan oleh Dit. Keuangan kepada pelaksana kegiatan. 1 2 6 4 3 Perbaik an Tidak A da Perbaikan Tidak ada Perbaikan Perbaikan Oracle 5 6
PENYUSUNAN BELANJA (PEGAWAI-HONOR) OLEH UNIT KERJA LTPB No. 011/I1.B01.3/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014
JUDUL : PENYUSUNAN BELANJA (PEGAWAI HONOR) OLEH UNIT KERJA LTPB NOMOR : 011/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 1 dari 5 RIWAYAT REVISI - 1
JUDUL : PENYUSUNAN BELANJA (PEGAWAI HONOR) OLEH UNIT KERJA LTPB NOMOR : 011/I1.B01.3/SOP/2014 BERLAKU TMT : HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN DAN BATASAN 3 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 VII. LAMPIRAN 4 2