Standard Operating Procedure (SOP) Perencanaan Pengadaan Aset (Personal Gadget, Kendaraan) Nomor : 001/I1.B03.1/SOP/2014

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure (SOP) Perencanaan Pengadaan Aset Nomor : 001/I1.B03.1/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi InstitutTeknologi Bandung 2014

2 Nomor : 001/I1.B03.1/SOP/SP/2014. Halaman : 1 dari 6 RIWAYAT REVISI SOP merupakan penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam memandu unit kerja ITB dalam membuat usulan pengadaan peralatan khususnya personal gadget dan kendaraan bermotor. LEMBAR PENGESAHAN SOP disiapkan oleh Direktur Sarana dan Prasarana melalui Sub Direktorat Pendayagunaan Aset ITB 1

3 Halaman : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan Batasan 3 V. Prosedur 5 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 6 2

4 Halaman : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang 2. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI 3. Direktorat Perencanaan 4. Direktorat Keuangan 5. Unit kerja Akademik dan 6. Unit Kerja Pendukung II. TUJUAN SOP dibuat ini dibuat sebagai panduan kerja agar unit UKA maupun UKP yang akan mengadakan barang berupa personal gadget, kendaraan bermotor, dapat melakukan prosedur atau panduan yang sudah dibuat. III. REFERENSI 1. Peraturan menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 226/PMK.06/2011 tentang Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Negara. IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. Perencanaan kebutuhan Barang Milik Negara (BMN) adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan Barang Milik Negara (BMN) untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang b. Rencana kebutuhan BMN yang selanjutnya disingkat RKBMN, adalah dokumen perencanaan kebutuhan BMN untuk periode 5 (lima) tahun. c. Rencana Kebutuhan Tahunan BMN, yang selanjutnya disingkat RKTBMN, adalah dokumen perencanaan kebutuhan BMN untuk peride 1 (satu) tahun. 3

5 Halaman : 4 dari 6 2. BATASAN a. Unit kerja seharusnya dalam merencanakan kebutuhan Barang Milik Negara (BMN) (personal gadget, kendaraan bermotor) harus berdasarkan kebutuhan dan keperluan yang riil. b. Barang Milik Negara (BMN) yang diadakan harus menjamin pemanfaatan dan pemungsiannya secara optimal c. Perencanaan Barang Milik Negara (BMN) harus mengutamakan prinsip-prinsip: efisiensi, efektifitas, optimalisasi fungsi. d. Standar barang sesuai dengan spesifikasi barang yang ditetapkan sebagai acuan perhitungan pengadaan Barang Milik Negara (BMN) dalam perencanaan kebutuhan Barang Milik Negara (BMN). e. Standar kebutuhan adalah satuan jumlah barang yang dibutuhkan sebagai acuan perhitungan pengadaan dan penggunaan Barang Milik Negara (BMN) dalam perencanaan kebutuhan Barang Milik Negara (BMN). V. PROSEDUR Perencanaan Pengadaan Barang Milik Negara (BMN) a. UKA/UKP mengajukan usulan rencana pengadaan Barang Milik Negara (BMN) (Personal Gadget, Kendaraan) kepada Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi b. Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi memverifikasi usulan unit kerja dibantu Direktorat Sarana dan Prasarana c. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan klasifikasi Perencanaan Barang Milik Negara (BMN) dan menyampaikan hasil verifikasi ke UKA, UKP dan tembusan Direktorat Perencanaan d. Unit kerja (UKA, UKP) menyusun rencana kerja dan anggaran (RKA) modal e. Direktorat Perencanaan memverifikasi dan menetapkan anggaran di Sispran untuk pengadaan Barang Milik Negara (BMN) f. Unit Kerja (UKA, UKP) melakukan Implementasi pada Sispran g. Direktorat Logistik memproses pengadaan Barang Milik Negara (BMN), dan menyerahkan Barang/Jasa kepada Direktorat Sarana dan Prasarana dengan Berita Acara Serah Terima (BAST)-2 4

6 Halaman : 5 dari 6 h. Direktorat Sarana dan Prasarana menerima Berita Acara Serah Terima (BAST-2) dan mendistribusikan Barang Milik Negara (BMN) kepada Unit Kerja (UKA, UKP) dengan BAST-3 i. Unit Kerja mencatat dan melakukan proses posting pada aplikasi Oracle Fixed Aset Output yang dihasilkan adalah Rekomendasi Pengadaan Modal Sesuai dengan Kebutuhan dan Sesuai Standar Barang Milik Negara (BMN). VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Indikator yang dapat dipakai adalah: 1. Rekomendasi persetujuan atau penolakan berdasarkan standar yang ada 2. Penambahan Barang Milik Negara (BMN) tidak menjadikan Idle Fungsi 3. Barang Milik Negara (BMN) yang diadakan dapat meningkatkan fungsi tri dharma pada unit kerja pengusul 4. Barang Milik Negara (BMN) yang diadakan dapat berfungsi secara optimal dan menunjang kepentingan umum. 5. Pemeliharaan dapat dilaksanakan secara baik VII. LAMPIRAN Lampiran 1-Diagram Alir SOP PERENCANAAN Pengadaan Barang Milik Negara (BMN) (Peronal gadget, Kendaraan) 5

7 Diagram Alir SOP Perencanaan Pengadaan Aset No Prosedur UKA/UKP WR-SO Dit SP DitRen Ditlog 1 UKA/UKP mengajukan usulan rencana pengadaan BMN kepada Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi 1 Tidak 2 3 Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi memverifikasi usulan unit kerja dibantu Direktorat Sarana dan Prasarana Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan klasifikasi Perencanaan BMN dan menyampaikan hasil verifikasi ke UKA, UKP dan tembusan Direktorat Perencanaan 2 Ya 3 4 Unit kerja (UKA, UKP) menyusun rencana kerja dan anggaran (RKA) modal 4 5 Direktorat Perencanaan memverifikasi dan menetapkan anggaran di Sistem Perencanaan (Sispran) untuk pengadaan Barang Milik Negara (BMN) Unit Kerja (UKA, UKP) melakukan Implementasi pada Sistem Perencanaan (Sispran) Direktorat Logistik memproses pengadaan BMN, dan menyerahkan Barang/Jasa kepada Direktorat Sarana dan Prasarana dengan BAST-2 Direktorat Sarana dan Prasarana menerima BAST-2 dan mendistribusikan BMN kepada Unit Kerja (UKA, UKP) dengan BAST-3 Unit Kerja mencatat dan melakukan proses posting pada aplikasi Oracle Fixed Aset Versi: Revisi-1 Bandung, 12November 2014 DirektoratSaranadanPrasarana - ITB 6