Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit SPM

Transkripsi

1 Lintas Unit SPM Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

2 DAFTAR ISI 001/I1.B06/SOP/2014 Penyusunan RKA dan Rencana Implementasi 002/I1.B06/SOP/2014 Pengajuan Akreditasi BAN-PT Untuk Program Studi 003/I1.B06/SOP/2014 Pengajuan Akreditasi Internasional Program Studi 004/I1.B06/SOP/2014 Pengajuan Belanja Jasa Yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN 005/I1.B06/SOP/2014 Pengajuan Belanja Barang yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN 006/I1.B06/SOP/2014 Pengajuan Belanja Pegawai/Honor Jasa yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN

3 Penyusunan RKA dan Rencana Implementasi No. 001/I1.B01/SPM/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

4 JUDUL : PENYUSUNAN RKA DAN RENCANA IMPLEMENTASI NOMOR : 001/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 6 LEMBAR PENGESAHAN 1

5 JUDUL : PENYUSUNAN RKA DAN RENCANA IMPLEMENTASI NOMOR : 001/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN 4 V. PROSEDUR 5 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 5 VII. LAMPIRAN 6 2

6 JUDUL : PENYUSUNAN RKA DAN RENCANA IMPLEMENTASI NOMOR : 001/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Perencanaan 2. Satuan Penjaminan Mutu 3. Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB II. TUJUAN 1. Untuk menyatakan sasaran unit kerja secara jelas dan formal, sehingga bisa menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai. 2. Untuk mengkomunikasikan kepada pihak-pihak terkait sehingga Rencana Kegiatan dan Anggaran dimengerti, didukung, dan dilaksanakan. 3. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan unit terkait dalam upaya mencapai tujuan. 4. Untuk mengkoordinasikan cara/metode yang akan ditempuh dalam rangka memaksimalkan sumber daya. 5. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu-tidaknya tindakan koreksi. III. REFERENSI 1. Permenkeu RI No.72/PMK.02/2013 tentang Standar Biaya Masukan TA SK Rektor ITB No. 271/SK/I1.A/PR/2011 tentang Program Strategis Utama dan Sasaran Institut Teknologi Bandung Tahun

7 JUDUL : PENYUSUNAN RKA DAN RENCANA IMPLEMENTASI NOMOR : 001/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 6 3. Rincian Kertas Kerja Satker Tahun Anggaran 2014 (RKA-KL) 4. Pedoman dan Penyusunan RKA 2014 IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk kegiatan dan angka yang dinyatakan dalam Sistem Perencanaan (SISPRAN) secara on-line yang meliputi seluruh kegiatan untuk jangka waktu 1 tahun. 2. BATASAN 1) Penyusunan RKA dapat dilakukan setelah mendapat persetujuan penyusunan RAB dari Direktorat Perencanaan. 2) RAB yang dibuat terdiri dari program, kegiatan dan anggaran yang akan dilaksanakan oleh SPM untuk tahun yang akan datang, terdiri dari dua program sebagai berikut: a. Program Kelangsungan Operasi yang bersumber dari dana Bukan PNBP, yaitu program-program rutin SPM yang ditujukan untuk menjaga kepentingan stakeholders SPM melalui penyelenggaraan kegiatan pendukung akademik, operasi dan pemeliharaan serta administrasi dan umum. Program-program kelangsungan operasi disusun sesuai dengan tupoksi SPM dan pagu anggaran yang telah ditetapkan. b. Program Pengembangan yaitu program-program yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas dan kapasitas program-program penjaminan mutu dan akreditasi internasional. Program Pengembangan disusun dengan mengacu pada program-program strategis yang tercakup dalam renstra ITB 4

8 JUDUL : PENYUSUNAN RKA DAN RENCANA IMPLEMENTASI NOMOR : 001/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 6 Tahun Program Pengembangan memerlukan anggaran tambahan yang diajukan melalui proposal kegiatan. Sumber dana untuk Program Pengembangan pada tahun 2013 berasal dari BOPTN (DIPA). V. PROSEDUR 1. Direktorat Perencanaan memberikan pagu anggaran RKAT kepada SPM 2. SPM menyusun pagu anggaran untuk setiap Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB setelah itu disampaikan kepada Fakultas/Sekolah. 3. Fakultas/sekolah menerima/merespon pagu anggaran kegiatan dari SPM dan kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak. 4. Jika ya, Fakultas/Sekolah menyetujui RKA tersebut. 5. Jika tidak, Fakultas/Sekolah mengajukan revisi kegiatan dan anggaran ke SPM. 6. SPM menerima usulan revisi anggaran dan kegiatan dari Fakultas/Sekolah untuk di implementasikan dan diajukan ke Direktorat Perencanaan 7. Direktorat perencanaan me-review usulan revisi anggaran Fakultas/Sekolah yang melalui SPM dan kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak. 8. Jika direkomendasikan SPM memproses usulan RKA dan revisi tersebut untuk dilakukan entry kegiatan dan anggaran melalui SISPRAN on-line serta rencana implementasi per triwulan. 9. Jika tidak direkomendasikan, SPM menyampaikan informasi ke Fakultas/Sekolah VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Jumlah program studi S1, S2, dan S3 yang terakreditasi nasional (BAN-PT). 2. Jumlah program studi terakreditasi Internasional. 3. Jumlah program studi yang menerapkan sistem penjaminan mutu secara efektif. 5

9 JUDUL : PENYUSUNAN RKA DAN RENCANA IMPLEMENTASI NOMOR : 001/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 6 VII. LAMPIRAN Penyusunan RKA dan Rencana Implementasi No. Prosedur Direktorat Perencanaan SPM Fakultas/Sekolah 1. Direktorat Perencanaan memberikan pagu anggaran RKAT kepada SPM 2. SPM menyusun pagu anggaran untuk setiap Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB setelah itu disampaikan kepada Fakultas/Sekolah Fakultas/sekolah menerima/merespon pagu anggaran kegiatan dari SPM, dan kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak. 3 Ya Jika ya, Fakultas/Sekolah menyetujui RKA tersebut. Jika tidak, Fakultas/Sekolah mengajukan revisi kegiatan dan anggaran ke SPM. 5 Tidak 4 6. SPM menerima usulan kegiatan dan anggaran dari Fakultas/Sekolah serta revisi untuk di diajukan ke Direktorat Perencanaan sebagai bahan implementasi di SISPRAN on-line Direktorat perencanaan mereview usulan RKA dan revisi dari Fakultas/Sekolah yang melalui SPM, dan kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak. 7 Ya 8. Jika direkomendasikan SPM memproses usulan RKA dan revisi tersebut untuk dilakukan entry kegiatan dan anggaran melalui SISPRAN online serta rencana implementasi per triwulan Jika revisi tidak direkomendasikan, SPM menyampaikan informasi ke Fakultas/Sekolah Tidak 9 Phase 6

10 Pengajuan Akreditasi BAN-PT Untuk Program Studi No. 002/I1.B01/SPM/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

11 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI BAN-PT UNTUK PROGRAM STUDI NOMOR : 002/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 6 LEMBAR PENGESAHAN 1

12 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI BAN-PT UNTUK PROGRAM STUDI NOMOR : 002/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN 4 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 5 VII. LAMPIRAN 6 2

13 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI BAN-PT UNTUK PROGRAM STUDI NOMOR : 002/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Satuan Penjaminan Mutu 2. Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB 3. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) II. TUJUAN 1. Memberikan jaminan bahwa program studi yang terakreditasi telah memenuhi standar mutu yang ditetapkan oleh BAN-PT dengan merujuk pada standar nasional pendidikan yang termaktub dalam PP No. 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan, sehingga mampu memberikan perlindungan bagi masyarakat dari penyelenggaraan program studi yang tidak memenuhi standar yang ditetapkan itu. 2. Mendorong program studi untuk terus menerus melakukan perbaikan dan mempertahankan mutu yang tinggi. 3. Hasil akreditasi dapat dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan dalam transfer kredit perguruan tinggi, pemberian bantuan dan alokasi dana, serta pengakuan dari badan atau instansi yang lain. III. REFERENSI 1. UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. PP No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 5. Permendikbud No. 59 Tahun 2012 tentang Badan Akreditasi Nasional 6. SK Rektor ITB No. 271/SK/I1.A/PR/2011 tentang Program Strategis Utama dan Sasaran Institut Teknologi Bandung Tahun

14 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI BAN-PT UNTUK PROGRAM STUDI NOMOR : 002/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 6 IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1) Akreditasi merupakan salah satu bentuk sistem jaminan mutu eksternal, yaitu suatu proses yang digunakan lembaga yang berwenang dalam memberikan pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk melakukan kegiatan tertentu. Dengan demikian akreditasi melindungi masyarakat dari penipuan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. 2) BAN-PT adalah lembaga yang memiliki kewenangan untuk mengevaluasi dan menilai serta menetapkan status dan peringkat mutu program studi berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan. 2. BATASAN 1) Penilaian akreditasi dilakukan oleh pakar sejawat dari luar institusi terkait (external peer reviewer) dan dilakukan secara voluntir bagi perguruan tinggi yang menyelenggarakan suatu program studi. 2) Akreditasi ini diawali dengan melakukan kegiatan evaluasi diri terhadap berbagai/komponen dari masukan, proses dan produk perguruan tinggi yang menyelenggarakan program studi tersebut dan mengirimkan laporannya ke lembaga asesor. V. PROSEDUR 1. SPM menentukan jadwal kegiatan akreditasi BAN-PT 6 Bulan sebelum waktu reakreditasi SPM mengirim surat ke fakultas/sekolah agar dibentuk Satgas Akreditasi BAN-PT Prodi Sarjana, Magister, dan Doktor. 4

15 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI BAN-PT UNTUK PROGRAM STUDI NOMOR : 002/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 6 2. Fakultas/Sekolah membentuk Satgas Akreditasi BAN-PT Prodi Sarjana, Magister, dan Doktor. 3. Satgas yang telah terbentuk menyusun draft dokumen akreditasi yang kemudian dikirimkan ke SPM 2 bulan sebelum waktu re-akreditasi untuk di review. 4. Tim evaluator SPM me-review dokumen akreditasi selama 4-6 Minggu sebelum waktu re-akreditasi, hasil review dikembalikan ke F/S untuk di revisi. 5. Fakultas/Sekolah mengirim dokumen akreditasi hasil perbaikan ke SPM 1 Minggu sebelum waktu re-akreditasi. 6. SPM membuat jadwal pertemuan untuk tim evaluator internal SPM dengan satgas akreditasi prodi, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak 7. Jika ya, maka dokumen akreditasi sudah final dan siap untuk digandakan dan dikirim ke BAN-PT Jakarta. 8. Jika tidak, maka dokumen akreditasi diperbaiki kembali oleh F/S, hasil perbaikan digandakan dikirim kembali ke SPM untuk siap dikirimkan ke BAN-PT Jakarta. 9. BAN-PT mengirim jadwal visitasi ke SPM untuk diteruskan ke F/S. 10. F/S mempersiapkan dokumen akreditasi dan memfasilitasi tempat untuk para asesor BAN-PT. 11. Setelah visitasi dilaksanakan SPM menunggu terbitnya SK akreditasi dari BAN-PT. (masa berlaku SK dan sertifikat akreditasi selama 5 tahun). VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Jumlah program studi yang mendapat sertifikasi akreditasi dari BAN-PT. 5

16 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI BAN-PT UNTUK PROGRAM STUDI NOMOR : 002/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 6 VII. LAMPIRAN S.O.P Pengajuan Akreditasi BAN-PT No. Prosedur SPM Fakultas/Sekolah BAN-PT 1. SPM menentukan jadwal kegiatan akreditasi BAN-PT 6 Bulan sebelum waktu re-akreditasi SPM mengirim surat ke fakultas/sekolah agar dibentuk Satgas akreditasi BAN-PT Prodi Sarjana, Magister, dan Doktor Fakultas/Sekolah membentuk Satgas Akreditasi BAN-PT Prodi Sarjana, Magister, dan Doktor Satgas yang telah terbentuk menyusun draft dokumen akreditasi yang kemudian dikirimkan ke SPM 2 bulan sebelum waktu re-akreditasi untu di review Tim evaluator SPM mereview dokumen akreditasi selama 4-6 Minggu sebelum waktu reakreditasi, hasil review dikembalikan ke F/S untuk di revisi Fakultas/Sekolah mengirim dokumen akreditas hasil perbaikan ke SPM 1 Minggu sebelum waktu re-akreditasi. 6. SPM membuat jadwal pertemuan untuk tim evaluator internal SPM dengan satgas akreditasi prodi, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak 1. 6 Tidak Jika ya, maka dokumen akreditasi sudah final dan siap untuk digandakan dan dikirim ke BAN- PT Jakarta. Jika tidak, maka dokumen akreditasi diperbaiki kembali oleh F/S, hasil perbaikan digandakan dikirim kembali ke SPM untuk siap dikirimkan ke BAN-PT Jakarta. 9 ya 7 9. BAN-PT mengirim jadwal visitasi ke SPM untuk diteruskan ke F/S. 10. F/S mempersiapkan dokumen akreditasi dan memfasilitasi tempat untuk para asesor Ban-PT Setelah visitasi dilaksanakan SPM menunggu terbitnya SK akreditasi dari BAN-PT. (masa berlaku SK dan sertifikat akreditasi selama 5 tahun). 11 6

17 Pengajuan Akreditasi Internasional Program Studi No. 003/I1.B01/SPM/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

18 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI INTERNASIONAL PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 7 LEMBAR PENGESAHAN 1

19 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI INTERNASIONAL PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 7 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN 4 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 6 VII. LAMPIRAN 7 2

20 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI INTERNASIONAL PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 7 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Rektorat 2. Satuan Penjaminan Mutu 3. Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB 4. Institusi/Lembaga Akreditasi Internasional II. TUJUAN 1. Memberikan jaminan bahwa program studi yang terakreditasi telah memenuhi standar mutu yang ditetapkan oleh Institusi/Lembaga Akreditasi Internasional dengan merujuk pada Renstra ITB tentang standar Internasional pendidikan, sehingga mampu memberikan perlindungan bagi masyarakat dari penyelenggaraan program studi yang tidak memenuhi standar yang ditetapkan itu. 2. Mendorong program studi untuk terus menerus melakukan perbaikan dan mempertahankan mutu yang tinggi. 3. Hasil akreditasi dapat dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan dalam transfer kredit perguruan tinggi, pemberian bantuan dan alokasi dana, serta pengakuan internasional dari badan atau instansi luar negeri. 4. Menciptakan lulusan program studi lebih berkualitas, yang membuktikan bahwa kualitas bangsa Indonesia diakui oleh Internasional. 5. Lulusan akan lebih diperhitungkan ketika mulai memasuki dunia kerja dan membantu perusahaan dalam melakukan standar rekruitmen. 3

21 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI INTERNASIONAL PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 7 III. REFERENSI 1. PP No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 2. UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. SK Rektor ITB No. 271/SK/I1.A/PR/2011 tentang Program Strategis Utama dan Sasaran Institut Teknologi Bandung Tahun IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1) Akreditasi merupakan salah satu bentuk sistem jaminan mutu eksternal, yaitu suatu proses yang digunakan lembaga yang berwenang dalam memberikan pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk melakukan kegiatan tertentu. Dengan demikian akreditasi melindungi masyarakat dari penipuan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. 2) Akreditasi Internasional adalah akreditasi yang diberikan oleh suatu institusi/lembaga akreditasi internasional yang bersifat independen yang memiliki kewenangan untuk memberikan penilaian tentang kualitas pelayananan pendidikan yang telah memenuhi standar dan kriteria yang ditentukan. 2. BATASAN Ada sembilan kriteria yang harus dipenuhi untuk mendapatkan akreditasi internasional, yaitu: kemahasiswaan, tujuan program studi, luaran program studi, proses perbaikan yang berkelanjutan, kurikulum, pengajar, fasilitas, fasilitas pendukung dan keuangan, serta kriteria khusus program studi. V. PROSEDUR 1. Prodi, melalui Dekan menyampaikan usulan untuk mengajukan akreditasi internasional ke Rektor. 2. Rektor membahas usulan tersebut di RAPIM. 4

22 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI INTERNASIONAL PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 7 3. Untuk memastikan bahwa Prodi tersebut layak untuk mengajukan akreditasi internasional, SPM melakukan asesmen kelayakan dan kesiapan Prodi. 4. Jika Prodi tersebut dipandang belum siap dan layak, SPM merekomendasikan kepada Rektor untuk menunda pengajuan akreditasi internasional tersebut dan prodi melakukan perbaikan yang diperlukan. 5. Jika Prodi tersebut dipandang sudah siap, SPM merekomendasikan kepada Rektor untuk memproses pengajuan akreditasi internasional yang dimaksud. 6. SPM memasukkan anggaran untuk persiapan akreditasi internasional di RKA tahun yang akan datang. 7. F/S membentuk Satgas persiapan akreditasi internasional untuk menyusun Self Assessment Report (SAR) dan pembenahan kegiatan akademik di Prodi yang bersangkutan 8. SPM mengajukan surat kepada Lembaga Akreditasi Internasional yang menyatakan ITB berminat untuk mengajukan Prodi tersebut untuk di-akreditasi. 9. Lembaga akreditasi internasional akan menyampaikan surat persetujuan/penolakan, disertai dengan kontrak yang berisi ketentuan proses akreditasi dan biayanya. 10. ITB, melalui SPM, merespon surat tersebut apakah pengajuan akreditasi internasional dilanjutkan atau tidak. 11. SPM melakukan koordinasi dengan Satgas dan prodi dalam penyusunan SAR agar dihasilkan SAR yang baik. 12. Satgas melalui S/F menyampaikan SAR ke SPM untuk di review. 13. SPM membentuk Satgas untuk mereview dokumen SAR. 14. SPM menyampaikan hasil review dokumen SAR ke Satgas Prodi melalui S/F 15. Satgas melakukan perbaikan dokumen SAR dan hasil perbaikannya disampaikan ke SPM 16. Dokumen SAR disampaikan ke Lembaga Akreditasi internasional sesuai jadwal yang ditetapkan 17. F/S membentuk Satgas untuk persiapan visitasi asesor dari lembaga akreditasi internasional 18. SPM menerima surat pemberitahuan dari lembaga akreditasi internasional tentang calon asesor 19. SPM merespon keberatan/tidak keberatan atas penunjukkan calon asesor tersebut. 20. SPM membentuk Tim Persiapan visitasi akreditasi intenasional 21. SPM berkoordinasi dengan F/S dan Prodi serta unit-unit lain di ITB untuk persiapan visitasi 5

23 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI INTERNASIONAL PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari SPM menerima asesor untuk visit ke Prodi dan diskusi dengan beberapa unit di ITB. 23. Asesor menyampaikan Draft Statement sebagai hasil visitasi ke Prodi dan ITB secara keseluruhan. 24. Prodi melalui SPM menyampaikan respon terhadap Draft Statement tersebut 25. F/S dan Prodi memperbaiki hal-hal yang direkomendasikan dalam Daft Statement dan menyampaikan proses perbaikan itu ke lembaga Akreditasi Internasional 26. Lembaga Akreditasi internasional mengeluarkan Final Statement tentang hasil akreditasi prodi tersebut. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Jumlah program studi yang mendapat sertifikasi akreditasi Internasional. 6

24 JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI INTERNASIONAL PROGRAM STUDI NOMOR : 003/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari 7 VII. LAMPIRAN S.O.P Pengajuan Akreditasi Internasional No. Prosedur Fakultas/Sekolah Rektor ITB SPM Institusi Akreditasi Internasional 1. Dekan menerima usulan akreditasi internasional prodi dan menyampaikan usulan tersebut kepada Rektor 1 2. Rektor membahas usulan di RAPIM Untuk memastikan bahwa Prodi tersebut layak untuk mengajukan akreditasi internasional, SPM melakukan asesmen kelayakan dan kesiapan Prodi dengan merekomendasikan ya atau tidak. Jika Tidak, prodi tersebut dipandang belum siap dan layak, SPM merekomendasikan kepada Rektor untuk menunda pengajuan akreditasi internasional tersebut dan prodi melakukan perbaikan yang diperlukan Tidak Jika Ya, prodi tersebut sudah siap, SPM merekomendasikan kepada Rektor untuk memproses pengajuan akreditasi Internasional yang dimaksud. SPM memasukkan anggaran untuk persiapan akreditasi internasional di RKA tahun yang akan datang. 5 Ya F/S membentuk Satgas persiapan akreditasi internasional untuk menyusun Self Assessment Report (SAR) dan pembenahan kegiatan akademik di Prodi yang bersangkutan SPM mengajukan surat kepada Lembaga Akreditasi Internasional yang menyatakan ITB berminat untuk mengajukan Prodi tersebut untuk di-akreditasi. Lembaga akreditasi internasional akan menyampaikan surat persetujuan/penolakan, disertai dengan kontrak yang berisi ketentuan proses akreditasi dan biayanya. 7 9 Ya/Tidak ITB, melalui SPM, merespon surat tersebut apakah pengajuan akreditasi internasional dilanjutkan atau tidak. SPM melakukan koordinasi dengan Satgas dan prodi dalam penyusunan SAR agar dihasilkan SAR yang baik. Satgas melalui S/F menyampaikan SAR ke SPM untuk di review dan SPM Membentuk Satgas untuk mereview Dokumen tersebut. SPM menyampaikan hasil review dokumen SAR ke Satgas Prodi melalui S/F Satgas melakukan perbaikan dokumen SAR dan hasil perbaikannya disampaikan ke SPM Ya/Tidak Ya Dokumen SAR disampaikan oleh SPM ke Lembaga Akreditasi internasional sesuai jadwal yang ditetapkan serta menyampaikan ke F/S untuk membentuk satgas persiapan Visitasi Asesor SPM menerima surat pemberitahuan dari lembaga akreditasi internasional tentang calon asesor SPM merespon keberatan/tidak keberatan atas penunjukkan calon asesor tersebut SPM membentuk dan berkoordinasi dengan Tim Persiapan visitasi akreditasi intenasional Prodi di F/S. Ya 16 Ya/Tidak SPM menerima asesor untuk visit ke Prodi dan diskusi dengan beberapa unit di ITB, kemudian Asesor menyampaikan hasil visitasi dalam bentuk Draft Statement ke SPM kemudian diteruskan ke F/S Prodi melalui SPM menyampaikan respon terhadap Draft Statement tersebut Lembaga Akreditasi internasional mengeluarkan Final Statement tentang hasil akreditasi prodi tersebut

25 Pengajuan Belanja Jasa Yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN No. 004/I1.B01/SPM/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

26 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 004/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 5 LEMBAR PENGESAHAN 1

27 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 004/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN 3 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 VII. LAMPIRAN 5 2

28 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 004/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Satuan Penjaminan Mutu 2. Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB 3. Direktorat Logistik 4. Direktorat Keuangan II. TUJUAN Belanja jasa yang memenuhi nilai kapitalisasi, menambah dan memperpanjang masa manfaat dan atau kemungkinan besar memberi manfaat ekonomi di masa yang akan datang dalam bentuk kapasitas, mutu produksi, atau peningkatan standar kinerja aset. III. REFERENSI 1. Peraturan Menteri Keuangan RI No. 72/PMK.02/2013 tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran Peraturan Presiden RI No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa 3. Surat Edaran Direktur Keuangan No. 1356/I1.B02.1/KU/2013 tentang Penjelasan Penggunaan Kode Akun Bagan Akun Standar 4. Rincian kertas kerja satker tahun 2014 (RKAL) IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN Belanja Jasa adalah pengeluaran/biaya yang digunakan untuk pengadaan/ penambahan/penggantian dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia, peralatan dan mesin serta inventaris kantor yang memberikan manfaat. 3

29 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 004/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 5 2. BATASAN Kelompok Belanja Jasa DIPA terdiri dari: Belanja keperluan kantor (honorarium pegawai kontrak), belanja barang operasional lainnya, belanja bahan, belanja jasa lainnya, belanja pengiriman surat dinas pos surat, belanja barang non operasional lainnya, belanja perjalanan biasa, belanja jasa profesi, belanja perjalanan dinas paket meeting dalam kota, belanja perjalanan dinas paket meeting luar kota, belanja perjalanan biasa luar negeri. V. PROSEDUR 1. Fakultas mengirim Bukti pertanggungjawaban keuangan kepada SPM 2. SPM melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban keuangan F/S, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak 3. Jika ya, pertanggungjawaban keuangan diserahkan ke Direktorat logistik untuk ditandatangani oleh PPK Belanja Jasa, kemudian dikembalikan ke SPM. 4. SPM menggandakan dan mengirim pertanggungjawaban keuangan ke Direktorat Keuangan. 5. Jika tidak, pertanggungjawaban keuangan dikembalikan ke F/S untuk dilengkapi/diperbaiki. 6. Direktorat keuangan memverifikasi pertanggungjawaban keuangan untuk merealisasikan penyerapan dana kegiatan. 7. Direktorat keuangan mengirim dana kegiatan ke SPM dalam bentuk cek. 8. SPM melakukan pembayaran belanja jasa kepada pihak ketiga. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Jumlah dokumen evaluasi dan pengembangan pembelajaran. 2. Jumlah program studi S1, S2, dan S3 terakreditasi nasional (BAN-PT) 3. Jumlah program studi terakreditasi internasional 4

30 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 004/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 5 4. Jumlah program studi yang menerapkan sistem penjaminan mutu secara efektif. 5. Jumlah program diverifikasi dan penguatan akademik yang dilaksanakan 6. Waktu layanan efektif per minggu 7. Jumlah rapat koordinasi 8. Jumlah perjalanan dinas 9. Jumlah tenaga yang dikerahkan VII. LAMPIRAN Pengajuan Belanja Jasa yang bersumber dari dana BOPTN No. Prosedur Fakultas/Sekolah SPM Direktorat Logistik Direktorat Keuangan 1. Fakultas/Sekolah mengirim Bukti pertanggungjawaban keuangan kepada SPM 2. SPM melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban keuangan F/S, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak Jika ya, pertanggungjawaban keuangan diserahkan ke Direktorat Logistik untuk ditandatangani oleh PPK Belanja Jasa, kemudian dikembalikan ke SPM. 4 Tidak Ya 3 4. SPM menggandakan dokumen dan mengirim pertanggungjawaban keuangan ke Direktorat Keuangan. Jika tidak, pertanggungjawaban keuangan 5. dikembalikan ke F/S untuk dilengkapi/ diperbaiki. 6. Direktorat keuangan memverifikasi pertanggung jawaban keuangan untuk merealisasikan penyerapan dana kegiatan Tidak 5 Ya 6 7. Direktorat keuangan mengirim dana kegiatan ke SPM dalam bentuk cek SPM melakukan pembayaran Belanja jasa kepada pihak ketiga. 8 Phase 5

31 Pengajuan Belanja Barang yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN No. 005/I1.B01/SPM/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

32 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA BARANG YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 005/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 5 LEMBAR PENGESAHAN 1

33 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA BARANG YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 005/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN 3 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4 VII. LAMPIRAN 5 2

34 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA BARANG YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 005/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Satuan Penjaminan Mutu 2. Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB 3. Direktorat Logistik 4. Direktorat Keuangan 5. Rekanan/Pihak Ketiga II. TUJUAN Belanja Barang yang memenuhi nilai kapitalisasi, menambah dan memperpanjang masa manfaat dan atau kemungkinan besar memberi manfaat ekonomi di masa yang akan datang dalam bentuk kapasitas, mutu produksi, atau peningkatan standar kinerja aset. III. REFERENSI 1. Peraturan Menteri Keuangan RI No. 72/PMK.02/2013 tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran Peraturan Presiden RI No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa 3. Surat Edaran Direktur Keuangan No. 1356/I1.B02.1/KU/2013 tentang Penjelasan Penggunaan Kode Akun Bagan Akun Standar 4. Rincian kertas kerja satker tahun 2014 (RKAL) IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 3

35 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA BARANG YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 005/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 5 Belanja Barang adalah pengeluaran/biaya yang digunakan untuk pengadaan/penambahan/penggantian dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia, peralatan dan mesin serta inventaris kantor yang memberikan manfaat. 2. BATASAN Kelompok Belanja Barang DIPA terdiri dari: Belanja barang operasional lainnya, belanja bahan, belanja barang non operasional lainnya, V. PROSEDUR 1. Fakultas mengirim Bukti pertanggungjawaban keuangan kepada SPM 2. SPM melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban keuangan F/S, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak 3. Jika ya, pertanggungjawaban keuangan diserahkan ke Direktorat Logistik untuk ditandatangani oleh PPK Belanja Barang, kemudian dikembalikan ke SPM. 4. SPM Menggandakan dan mengirim pertanggungjawaban keuangan ke Direktorat Keuangan. 5. Jika tidak, pertanggungjawaban keuangan dikembalikan ke F/S untuk dilengkapi/diperbaiki. 6. Direktorat keuangan memverifikasi pertanggungjawaban keuangan untuk merealisasikan penyerapan dana kegiatan. 7. Direktorat keuangan mengirim dana kegiatan ke SPM dalam bentuk cek. 8. SPM melakukan pembayaran Belanja Barang kepada pihak ketiga. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Jumlah program diverifikasi dan penguatan akademik yang dilaksanakan. 2. Waktu layanan efektif per minggu 3. Jumlah rapat koordinasi 4

36 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA BARANG YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 005/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 5 4. Jumlah tenaga yang dikerahkan 5. Jumlah pengadaan sarana dan prasarana baru dalam satu tahun VII. LAMPIRAN Pengajuan Belanja Barang yang bersumber dari dana BOPTN dibawah Rp ,- No. Prosedur Fakultas/Sekolah SPM Direktorat Logistik Direktorat Keuangan Pihak Ketiga 1. Fakultas/Sekolah mengirim Bukti pertanggung - jawaban keuangan kepada SPM 2. SPM melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban keuangan F/S, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak Jika ya, pertanggungjawaban keuangan diserahkan ke Direktorat logistik untuk ditandatangani oleh PPK Belanja Barang, kemudian dikembalikan ke SPM. 5 Tidak Ya 3 4. SPM Menggandakan dan mengirim Pertanggungjawaban Keuangan ke Direktorat Keuangan. 5. Jika tidak, pertanggungjawaban keuangan dikembalikan ke F/S untuk dilengkapi/ diperbaiki. 6. Direktorat keuangan memverifikasi pertanggungjawaban keuangan untuk merealisasikan penyerapan dana kegiatan Direktorat keuangan mengirim dana kegiatan ke SPM dalam bentuk cek. 8. SPM melakukan pembayaran Belanja Barang kepada pihak ketiga. 7 8 Phase 5

37 Pengajuan Belanja Pegawai/Honor Jasa yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN No. 006/I1.B01/SPM/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

38 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA PEGAWAI/HONOR JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 006/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 5 LEMBAR PENGESAHAN 1

39 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA PEGAWAI/HONOR JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 006/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 5 DAFTAR ISI I. UNIT KERJA TERKAIT 3 II. TUJUAN 3 III. REFERENSI 3 IV. PENGERTIAN & BATASAN 3 V. PROSEDUR 4 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 5 VII. LAMPIRAN 6 2

40 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA PEGAWAI/HONOR JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 006/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 5 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Satuan Penjaminan Mutu 2. Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB 3. Direktorat Kepegawaian 4. Direktorat Keuangan 5. Bank II. TUJUAN 1. Penyusunan beban pegawai berbasis kinerja. 2. Penyajian anggaran belanja pegawai yang sesuai dengan kebutuhan belanja pegawai yang digunakan. III. REFERENSI 1. Permenkeu Nomor : 72/PMK.02/2013 tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran Surat Edaran Direktur Keuangan No. 1356/I1.B02.1/KU/2013 tentang Penjelasan Penggunaan Kode Akun Bagan Akun Standar 3. Rincian kertas kerja satker tahun 2014 (RKAL) IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1) Belanja pegawai adalah Belanja kompensasi, baik dalam bentuk uang maupun barang yang ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang 3

41 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA PEGAWAI/HONOR JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 006/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 5 diberikan kepada pejabat negara, Pegawai Negeri Sipil (PNS), dan pegawai yang dipekerjakan oleh pemerintah yang belum berstatus PNS sebagai imbalan atas pekerjaan yang telah dilaksanakan kecuali pekerjaan yang berkaitan dengan pembentukan modal. 2) Belanja pegawai berupa honorarium tetap hanya dipergunakan untuk pembayaran honor pegawai honorer dalam rangka mendukung tugas pokok dan fungsi unit organisasi yang bersangkutan. 2. BATASAN 1) Belanja pegawai terdiri dari: Gaji dan tunjangan, honorarium, lembur, uang makan, dan lain-lain yang berhubungan dengan pegawai. 2) Besar atau kecilnya belanja pegawai/honor seorang PNS/pegawai honorer ditentukan oleh beban kerja dan kinerja pegawai yang bersangkutan. V. PROSEDUR 1. Fakultas mengirim Daftar Nominatif, SK Dekan dan SK PPK Belanja Pegawai dan Jasa kepada SPM 2. SPM melakukan verifikasi data/dokumen yang diberikan F/S, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak. 3. Jika ya, SPM melengkapi data/dokumen berupa SPP, BKK F.1.1, DRPP, SPTB, DI, dan SSP kemudian dikirimkan ke Direktorat Kepegawaian. 4. Jika tidak, data/dokumen dikembalikan ke F/S untuk dilengkapi/diperbaiki. 5. Direktorat kepegawaian memverifikasi kelengkapan data/dokumen, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak. 6. Jika ya, data/dokumen dikirimkan ke Direktorat keuangan. 7. Jika tidak, data/dokumen dikembalikan ke SPM untuk dilengkapi/diperbaiki. 4

42 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA PEGAWAI/HONOR JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 006/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 5 8. Direktorat keuangan memverifikasi data/dokumen, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak. 9. Jika ya: a. Direktorat keuangan memproses belanja pegawai lebih lanjut untuk pencairan dana ke Dir. Kepegawaian diterusakan proses ke bank. b. Direktorat Keuangan memproses belanja honor jasa lebih lanjut untuk pencairan dana ke Bank. 10. Jika tidak, data/dokumen dikembalikan ke SPM untuk dilengkapi/diperbaiki. 11. SPM melakukan monitoring pencairan dana dari Direktorat keuangan, agar dapat diketahui penerimaan belanja pegawai/honor yang sudah diterima oleh pegawai/satgas. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Jumlah dokumen evaluasi dan pengembangan pembelajaran (lengkap). 2. Jumlah program studi S1, S2, dan S3 terakreditasi nasional (BAN-PT) 3. Jumlah program studi terakreditasi internasional 4. Jumlah program studi yang menerapkan sistem penjaminan mutu secara efektif. 5. Jumlah program diverifikasi dan penguatan akademik yang dilaksanakan 6. Waktu layanan efektif per minggu 7. Jumlah rapat koordinasi 8. Jumlah perjalanan dinas 9. Jumlah tenaga yang dikerahkan 5

43 JUDUL : PENGAJUAN BELANJA PEGAWAI/HONOR JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN NOMOR : 006/I1.B01/SPM/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 5 VII. LAMPIRAN Pengajuan Belanja Pegawai/Honor Jasa yang bersumber dari dana BOPTN No. Prosedur Fakultas/Sekolah SPM Direktorat Kepegawaian Direktorat Keuangan Bank 1. Fakultas/Sekolah mengirim Daftar Nominatif, SK Dekan dan SK PPK Belanja Pegawai dan Jasa kepada SPM 1 2. SPM melakukan verifikasi data/dokumen yang diberikan F/S, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak. Tidak 2 3. Jika tidak, data/dokumen dikembalikan ke F/S untuk dilengkapi/diperbaiki. 3 Ya 4. Jika ya, SPM melengkapi data/dokumen berupa SPP, BKK F.1.1, DRPP, SPTB, DI, dan SSP kemudian dikirimkan ke Direktorat Kepegawaian. 5. Direktorat kepegawaian memverifikasi kelengkapan data/dokumen, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak. 4 5 Ya 6 6. Jika ya, data/dokumen dikirimkan ke Direktorat keuangan. 7 Tidak 7. Jika tidak, data/dokumen dikembalikan ke SPM untuk dilengkapi/diperbaiki. 8. Direktorat keuangan memverifikasi data/ dokumen, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak Tidak 8 Ya 9. Jika ya: A. Direktorat Keuangan memproses belanja pegawai lebih lanjut untuk pencairan dana ke Direktorat Kepegawaian diteruskan proses ke bank. B. Direktorat Keuangan memproses belanja honor jasa lebih lanjut untuk pencairan dana ke Bank. 9A Ya 9B 10. Jika tidak, data/dokumen dikembalikan ke SPM untuk dilengkapi/diperbaiki. 9A Phase 11. SPM melakukan monitoring pencairan dana dari Direktorat keuangan, agar dapat diketahui penerimaan belanja pegawai/honor yang sudah diterima oleh pegawai/satgas. 6