Jurnal Ilmiah Teknik dan Informatika Vol. 1, No. 2, Agustus 2016 Sistem Informasi Perizinan di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Pada Bidang Tertentu Subid (Izin Imb, Izin Ho dan Izin Prinsip) Kota Jayapura Mursalim Tonggiroh 1, Hasanudin 2 1,2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Sistem Informasi, Universitas Yapis Papua Jl. Samratulangi Dok V Atas, Jayapura 1 mursalim.t@gmail.com ABSTRACT Salah satu instansi pemerintahan yang berhubungan langsung dengan pelayanan kepada masyarakat adalah Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu (BPPTSP) Kota Jayapura. Adanya pencatatan dan penyimpanan data pemohon dalam bentuk arsip tersebut, menyebabkan kesulitan bagi pegawai dalam pencarian data-data yang diperlukan terutama pada saat data atau dokumen semakin banyak. Selain itu, keadaan tersebut menyebabkan proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang relatif lama, karena harus membuat rekapitulasi dari dokumen-dokumen tersebut. Penelitian ini menggunakan perancangan sistem DFD dan pengembangan sistem berbasis website. Sistem Informasi Perizinan Pada Bidang Tertentu SubBid (Izin Mendirikan Bangunan, Izin Prinsip dan Izin HO) berbasis Web dapat menjadi solusi alternatif terhadap permasalahan yang ada di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Kota Jayapura. Keywords: sistem informasi, layanan perizinan terpadu satu pintu, kota jayapura 1. Pendahuluan Pemerintah Kota Jayapura membentuk lembaga yang menangani perizinan yaitu Unit Pelayanan Perizinan Terpadu (UPT) dengan Surat Keputusan Walikota Nomor: 13 Tahun 1998 tentang Pembentukan Unit Pelayanan Daerah Kota Jayapura dan Surat Keputusan Walikota Nomor 73 Tahun 2001 tanggal 21 Nopember 2001 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Cabang Dinas dan Unit Pelayanan Teknis Dinas (UPTD) pada Dinas Daerah Kota Jayapura. Pada sistem informasi yang sedang berjalan proses pencatatan data pemohon yang ingin mengurus izin masih di tulis dalam buku-buku. Adanya pencatatan dan penyimpanan data pemohon dalam bentuk arsip tersebut, menyebabkan kesulitan bagi pegawai dalam pencarian data-data yang diperlukan terutama pada saat data atau dokumen semakin banyak. Selain itu, keadaan tersebut menyebabkan proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang relatif lama, karena harus membuat rekapitulasi dari dokumen-dokumen tersebut. Permasalahan lain yang terjadi adalah adanya kesulitan dalam penataan dokumen persyaratan izin. Semakin banyak pemohon yang mengurus perizinan semakin banyak pula dokumen-dokumen persyaratan izin sehingga membutuhkan ruang yang cukup untuk menyimpan dan menata dokumen tersebut. Penelitian ini merancang sebuah Sistem Informasi Perizinan Pada Bidang Tertentu SubBid Izin Mendirikan Bangunan, Izin Prinsip dan Ganguan HO yang terhubung melalui jaringan komputer yang di akses melalui internet (Berbasis Web), yang memudahkan pegawai dalam mengolah data permohonan dan memudahkan pemohon untuk mengajukan permohonan secara Online yang dapat diakses kapanpun dan dimana saja. Sistem yang dibangun hanya untuk kantor Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu kota Jayapura yang mencakup atas lima wilayah kecamatan, yaitu Abepura, Heram, Jayapura Selatan, Jayapura Utara, dan Muara Tami. Sistem yang dibangun hanya menangani perizinan pada bidang tertentu SuBid (Izin IMB, Izin HO dan Izin Prinsip). Sistem yang dibangun tidak menangani pembuatan laporan keuangan. Penelitian ini bertujuan untuk membangun Sistem Informasi Berbasis Website yang diharapkan dapat memudahkan pegawai dalam mengolah data permohonan serta memudahkan pemohon mengajukan permohonan secara Online. Selain itu, memberikan Informasi kepada masyarakat tentang prosedur mengurus perizinan di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu (BPPTSP) Kota Jayapura. Adapun manfaat dari pembuatan Sistem Informasi ini yaitu dapat mempermudah Pemohon dalam melakukan pendaftaran 31
perizinan secara Online, membantu Pemohon memperoleh informasi dan mempermudah Pegawai dalam mengolah data permohonan. Selain itu, diharapkan dapat membantu masyarakat dalam memperoleh informasi tentang Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Kota Jayapura. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Sistem Informasi Sistem adalah sebuah struktur yang terdiri dari bagian-bagian yang memiliki keterkaitan yang berjalan bersama agar sasaran dan maksud dapat tercapai. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005). Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau untuk mendukung sumber informasi. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibandingkan biaya untuk mendapatkannya. Sekumpulan fakta-fakta yang telah diolah menjadi bentuk data, sehingga dapat menjadi lebih berguna dan dapat digunakan oleh siapa saja yang membutuhkan data-data tersebut sebagai pengetahuan atau dapat digunakan dalam pengambilan keputusan (Jogiyanto, 2005). Sistem Informasi adalah data yang telah dibuat dan juga diolah dengan metode tertentu ke dalam bentuk yang nantinya akan memiliki arti tertentu bagi manusia sebagai penggunanya. Sistem informasi istilah yang sering digunakan untuk merujuk pada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya untuk penggunaan organisasi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan teknologi dalam mendukung proses bisnis (Hanif, 2009). 2.2 Website Website adalah sering juga disebut Web, dapat diartikan suatu kumpulan-kumpulan halaman yang menampilkan berbagai macam informasi teks, data, gambar diam ataupun bergerak, data animasi, suara, video maupun gabungan dari semuanya, baik itu yang bersifat statis maupun yang dinamis, yang dimana membentuk satu rangkaian bangunan yang saling berkaitan dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan halaman atau hyperlink (Rauf, 2013). 2.3 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (Jogiyanto, 2005). 2.4 Basis Data Basis data adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Basis data merupakan komponen dalam pembangunan sistem informasi, karena menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun informasiinformasi dalam berbagai bentuk. Basis data merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak terjadi duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah atau dieksplorasi secara tepat dan mudah untuk menghasilkan informasi (Indrajani, 2014). 3. Metodologi Penelitian 3.1 Pengambilan Data Metode pengumpulan data yang digunakan, antara lain: a. Observasi adalah teknik pengambilan data yang dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung pada objek penelitian yang merupakan sumber data. Karena dengan melakukan pengamatan langsung kita bisa mengetahui dengan jelas permasalahan yang ada pada kantor. b. Interview dilakukan dengan cara wawancara langsung dengan mengajukan pertanyaan kepada Bpk. Ibrahim di BPPTSP Kota Jayapura untuk mendapatkan data dan informasi yang di butuhkan. c. Sampling adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan pengambilan data arsip/formulir/catatan yang berkaitan dengan objek penelitian. Karena didalam pembuatan sistem dibutuhkan beberapa data yang akan dijadikan dalam sebuah form. 3.2 Analisis Sistem Berjalan Bagian loket memberikan formulir permohonan izin kepada pemohon. Kemudian 32
pemohon mengisi formulir tersebut sesuai dengan jenis izin yang akan diurus. Setelah formulir diisi pemohon mengembalikan formulir yang sudah diisi ke bagian loket untuk dilakukan pengecekan kelengkapan. jika formulir permohonan lengkap maka akan dilakukan pengesahan, jika formulir tidak lengkap maka formulir dikembalikan ke pemohon untuk segera dilengkapi. Formulir permohonan yang sudah disahkan akan dilakukan pengecekan lapangan oleh tim teknis, jika data sesuai maka akan dilakukan perhitungan retribusi dan jika tidak sesuai maka akan dibuatkan surat penangguhan, apabila data sesuai setelah itu dilakukan perhitungan retribusi, tim teknis memberikan form retribusi yang harus bayarkan, jika pemohon sudah membayarkan retribusi maka dilakukan pengecakan pembayaran jika tidak sesuai tim teknis memberikan informasi kepada pemohon, jika sesuai maka akan di lanjutkan proses pembuatan surat izin dan jika izin gratis tim teknis langsung melakukan proses pembuatan surat izin. Surat Izin yang telah dibuat akan disahkan oleh kepala Bidang. Surat Izin yang sudah disahkan oleh kepala Bidang selanjutnya dilakukan pengesahan oleh kepala Badan. Surat Izin yang sudah disahkan oleh kepala badan lalu diberikan kepada Fornt Office/Tim Teknis dan memberikan ke Loket Untuk diterbitkan kepada Pemohon yang bersangkutan. Dari hasil evaluasi permasalahan sistem berjalan diketahui beberapa permasalahan sebagai berikut: a. Belum efektifnya sistem informasi perizinan dan manajemen arsip data yang saat ini berjalan pada Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu. b. Sistem kearsipan dokumen perizinan belum dikelola dengan baik sehingga menjadi tidak efektif dan efisien dalam proses pencarian data. c. Belum adanya mekanisme monitoring dan kontrol untuk mengetahui status perizinan. 3.3 Perancangan Sistem 1. Diagram Konteks Diagram konteks merupakan tahap pertama dari bagian Data Flow Diagram (DFD) yang berfungsi memetakan model lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks perancangan sistem informasi perizinan ditunjukan pada gambar 1. Gambar 1. Diagram Konteks Pemohon baru harus melakukan registrasi untuk mengakses sistem. Pemohon yang sudah teregistrasi dapat melakukan login, pemohon dapat melakukan pengajuan permohonan izin. Setelah melakukan pengajuan izin pemohon melengkapi persyaratan dengan mengupload persyaratan sesuai dengan jenis izin. Upload bukti pembayaran dilakukan setelah tim teknis melakukan pemeriksaan lapangan. Bagian loket harus melakukan login untuk mengakses sistem. Loket dapat melakukan pengajuan permohonan bagi pemohon yang datang langsung ke kantor BPPTSP. Loket dapat memeriksa status izin pemohon. Front Office harus melakukan login untuk mengakses sistem. Front office dapat melakukan manajemen data permohonan izin. Front office dapat mengupload hasil periksa lapangan kedalam sistem. Admin dapat melakukan manajemen data user, data jenis izin, data persyaratan izin, data kecamatan dan data kelurahan. Sebelum mengakses sistem admin harus melakukan login. 2. Basis Data Relasi tabel terdiri dari beberapa tabel yang saling berhubungan. Tabel Pemohon dan Perizinan memiliki hubungan One to Many artinya setiap pemohon bisa mengajukan lebih dari satu permohonan. Tabel login_petugas dan Perizinan memiliki hubungan One to Many artinya satu petugas dapat Mengelola lebih dari satu perizinan. Tabel Jenis izin dan Persyaratan memiliki hubungan One to Many artinya setiap jenis izin memiliki beberapa persyaratan. Tabel Kecamatan dan Kelurahan memiliki hubungan One to Many artinya setiap kecamatan terdiri dari beberapa kelurahan. Tabel Perizinan dan Upload_Pembayaran memiliki hubungan One to One artinya setiap Perizinan yang berbayar dapat 33
melakukan upload bukti pembayaran retribusi. Tabel Perizinan dan Periksa Lapangan memiliki hubungan One to One artinya setiap perizinan memiliki hasil periksa lapangan yang harus diupload petugas. Tabel Perizinan dan Upload Persyaratan memiliki hubungan One to Many artinya setiap perizinan harus melengkapi beberapa persyaratan yang harus diupload oleh pemohon. Relasi tabel Sistem Informasi Perizinan ditunjukan pada gambar 2. Gambar 4. Halaman Login 4.3 Halaman Registrasi Pemohon Halaman ini adalah halaman yang digunakan untuk melakukan registrasi pemohon agar dapat masuk kedalam sistem. Ditunjukkan pada gambar 5. Gambar 2. Relasi Tabel 4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Halaman Utama Halaman utama adalah halaman yang muncul pertama kali saat user mengakses sistem. Ditunjukan pada gambar 3. Gambar 5. Halaman Registasi Pemohon 4.4 Halaman Pengajuan Permohonan Halaman ini adalah halaman yang digunakan pemohon untuk melakukan pengjuan permohonan izin. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 6. 4.2 Halaman Login Gambar 3. Halaman Utama Halaman login adalah halaman yang digunakan untuk Login oleh para pengguna. Halaman login dapat dilihat pada gambar 4. Gambar 6. Halaman Pengajuan Permohonan 4.5 Halaman Persyaratan Izin Halaman ini adalah halaman yang menampilkan data persyaratan izin. Ditunjukan pada gambar 7. 34
2. Tampilan prototype sistem perlu dikembangkan lebih lanjut agar lebih menarik dan mudah digunakan. 3. Perlu adanya pelatihan khusus untuk pegawai yang memiliki hak akses sebagai Loket, Admin dan Front Office agar dapat menggunakan sistem ini dengan mudah. Gambar 7. Halaman Persyaratan Izin 4.6 Halaman Periksa Permohonan Halaman ini adalah halaman untuk melakukan pemeriksaan permohonan. Dapat dilihat pada gambar 8. Referensi Hanif, (2009). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. CV Andi Offset, Yogyakarta. Indrajani, (2014). Database Systems (Case Study All In One). PT Elex Media Komputindo, Jakarta. Jogiyanto, (2005). Analisis Dan Desain Sistem Informasi. CV Andi Offset, Yogyakarta. Rauf. R, (2013). Sejarah Generasi Pemrograman PHP. Teknik Informatika, STMIK AKBA, Makassar. Gambar 9. Halaman Pemeriksaan Permohonan 5. Simpulan dan Saran Setelah penelitian ini dilakukan, maka dihasilkan beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Dihasilkan suatu Sistem Informasi Perizinan di Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Pada Bidang Tertentu Subid (Izin IMB, Izin HO dan Izin Prinsip). 2. Sistem Informasi ini dapat digunakan sebagai solusi atas permasalahan yang terjadi pada Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu. 3. Sistem Informasi ini mempermudah pegawai dalam mengolah data permohonan, mempermudah pimpinan dalam mengambil suatu kebijakan dan mempermudah pemohon mengajukan permohonan secara Online. Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat digunakan untuk penelitian selanjutnya: 1. Perlu dilakukan pengembangan sistem menjadi sistem yang lebih kompleks seperti laporan perizinan berdasarkan periode, laporan perizinan berdasarkan wilayah dan penambahan hak akses untuk Bagian Keuangan agar lebih mudah saat proses pengecekan pembayaran retribusi. 35